Che cos'è il ciclo di acquisizione e pagamento?

Il ciclo di acquisizione e pagamento (noto anche come ciclo PPP per acquisti, Debiti, e Pagamenti) si compone principalmente di due classi di operazioni. La prima classe è la classe di acquisizione. La tipica registrazione prima nota per questa classe di transazioni è un addebito sull'inventarioInventoryInventory è un conto corrente che si trova nello stato patrimoniale, costituito da tutte le materie prime, lavori in corso, e prodotti finiti che una o una spesa e un credito su conti da pagareConti da pagareConti da pagare è una passività sostenuta quando un'organizzazione riceve beni o servizi dai suoi fornitori a credito. I debiti sono. L'asserzione di classificazione è molto importante in questo scenario perché ci sono molti possibili addebiti che possono soddisfare la registrazione prima nota.

La seconda classe di transazioni nel ciclo di acquisizione e pagamento è la classe di esborsi di cassa. La tipica voce di diario per questa classe è semplicemente un addebito su conti fornitori e un credito su contanti. Tutto sommato, questo ciclo riguarda principalmente l'assunzione di debiti e il pagamento di tali debiti in contanti.

Funzioni aziendali tipiche e documenti importanti

Sebbene molte aziende seguano processi interni diversi e utilizzino metodi elettronici, il seguente diagramma di flusso è un tipico processo aziendaleCiclo di vita aziendaleIl ciclo di vita aziendale è la progressione di un'azienda in fasi nel tempo, ed è più comunemente suddiviso in cinque fasi del ciclo di acquisizione e pagamento.

Il processo in genere inizia con una richiesta di acquisto generata da un dipendente dell'azienda. La richiesta di acquisto è un documento che descrive il prodotto necessario e la quantità richiesta. Il documento viene quindi inviato al reparto acquisti che genera un ordine di acquisto. L'ordine di acquisto elenca il prodotto da acquistare, la quantità da ordinare, e il prezzo che l'azienda è disposta a pagare.

Tipicamente, i dipendenti possono acquistare solo da un elenco di fornitori approvati. Una volta ricevuta la merce ordinata dal reparto successivo, l'azienda emette un rapporto di ricezione. Il report deve riconciliarsi con l'ordine di acquisto e viene inviato al team di contabilità fornitori nel reparto contabilità. Qui, il dipendente riconcilia la merce ricevuta con la fattura del fornitore, e viene registrata la registrazione prima nota della contabilità fornitori. Finalmente, il pagamento viene elaborato dalla tesoreria, e il denaro viene effettivamente pagato.

Metodologia generale per i cicli di audit

Quando si controllano cicli per aziende diverse, l'approccio tipico è quello di:

• Comprendere l'entità e il suo ambiente
• Per ogni ciclo, identificare i controlli interni esistenti
• Valutare il rischio di controllo e il rischio di errori significativi
• Valutare l'analisi costi-benefici dei controlli di verifica e seguire un approccio di audit combinato rispetto a un approccio di audit puramente sostanziale

Importanti controlli interni per acquisizioni ed esborsi

Ricorda che per le classi di operazioni, ci sono cinque asserzioni applicabili:cut-off, classificazione, completezza, occorrenza, e precisione .

Il controllo interno relativo all'asserzione dell'evento è che ogni acquisto sia accompagnato dai documenti giustificativi necessari, come la richiesta di acquisto, ordinazione d'acquisto, rapporto di ricezione, e fattura del venditore. Senza tali documenti, un acquisto non può “avvenire” e quindi non avrebbe dovuto essere registrato. Altri controlli includono l'approvazione degli ordini di acquisto da parte del personale di livello superiore, la cancellazione dei documenti una volta che una transazione è stata registrata/contabilizzata, e approvando eventuali modifiche all'elenco del fornitore.

Per quanto riguarda l'asserzione di completezza, gli ordini di acquisto e i rapporti di ricezione sono in genere pre-numerati e contabilizzati. Se un numero è stato registrato due volte o manca un numero dall'elenco, sarà facile capire il problema.

Finalmente, in termini di affermazione di classificazione, alcuni controlli includono un'adeguata approvazione da parte di un supervisore per le registrazioni a giornale, un adeguato elenco/piano dei conti con le descrizioni di ciascuno, e confrontando i saldi con gli importi preventivati. Per quanto riguarda gli esborsi di cassa, controlli importanti sono principalmente la segregazione dei compiti e le frequenti riconciliazioni bancarie.

Il ruolo del revisore dei conti

Le procedure analitiche sostanziali sono in genere analisi delle tendenze e dei rapporti rispetto ai dati del settore, dati dell'anno precedente, e risultati attesi. Le procedure analitiche di validità sono generalmente sufficienti e appropriate come elementi probativi in ​​quanto gli importi non sono significativi e molto spesso comportano saldi relativamente irrilevanti come le spese generali e amministrative.

Però, per questioni contabili più giudiziali e più complesse per quanto riguarda le spese legali, riparazioni, spese di manutenzione, e spese di locazione, Per esempio, i revisori vorranno ottenere maggiori garanzie ed eseguire test sui dettagli dei saldi.

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