Che cos'è la contabilità salariale?

La contabilità salariale è essenzialmente il calcolo, gestione, registrazione, e analisi della retribuzione dei dipendenti Remunerazione La retribuzione è qualsiasi tipo di compenso o pagamento che un individuo o un dipendente riceve come pagamento per i propri servizi o il lavoro che svolge per un'organizzazione o un'azienda. Include lo stipendio base percepito da un dipendente, insieme ad altri tipi di pagamento che maturano nel corso del loro lavoro, quale. Inoltre, la contabilità del libro paga include anche la riconciliazione per i benefici, e ritenute d'acconto e deduzioni relative alla compensazione. Il calcolo del libro paga è fortemente influenzato dai requisiti legali di ciascun paese (può anche dipendere dai requisiti statali o locali della città).

Riepilogo

• La contabilità salariale è essenzialmente il calcolo, gestione, registrazione, e analisi della retribuzione dei dipendenti.
• La chiave per la contabilità delle buste paga è riconoscere quando un concetto viene assunto dal datore di lavoro o dal dipendente.

Costi principali della contabilità del libro paga

I costi del personale sono legati agli obblighi (spese) assunti da un datore di lavoro. Finanziano i compensi corrisposti ai dipendenti per il loro lavoro diretto o come conseguenza di benefici obbligatori definiti da requisiti legali.

La somma di tutti i concetti sopra elencati costituisce il rateo passivo per il mantenimento di un dipendente a libro paga.

Secondo i principi contabili, tutti i ratei passivi Ratei passivi I ratei passivi sono spese che sono riconosciute anche se non è stato pagato denaro. Di solito sono abbinati alle entrate tramite il principio di corrispondenza che deve soddisfare il principio di corrispondenza. Il principio di abbinamento prevede che tutte le spese debbano coincidere nel periodo in cui vengono contabilizzati tutti i relativi ricavi (non dipende dalla data di pagamento). Per esempio, se un dipendente viene assunto il primo giorno di dicembre ma pagato la prima settimana di gennaio, la spesa relativa al lavoro del dipendente deve essere rilevata nel mese di dicembre.

Nota: Il compenso per il lavoro dei dipendenti non è sempre rilevato come una spesa. Per esempio, se il lavoro dei dipendenti è servito per la fabbricazione di un prodotto o bene, il compenso (compresi gli accantonamenti) deve essere registrato come costo di fabbricazione del prodotto (inventario) o del bene e rilevato come spesa quando l'inventario viene venduto (attraverso il costo del venduto).

Obblighi di prestazione nell'ambito della contabilità del libro paga

Gli obblighi di prestazione sono legati a ritenute o detrazioni dai salari dei dipendenti. Questi importi trattenuti non vengono pagati direttamente ai dipendenti, ma vengono pagati in seguito a istituzioni governative o aziende private. Le ritenute più comuni secondo le leggi statunitensi sono:

• Ritenute federali:ritenute per imposte sul reddito federali
• Ritenute statali:trattenute per imposte statali sul reddito
• FICA pagabile:Ritenzioni per la previdenza sociale e Medicare
• Invalidità statale:tasse statali sull'invalidità
• Assicurazione sanitaria dei dipendenti:trattenute per la copertura assicurativa sanitaria
• 401K:Ritenzioni per risparmio previdenziale.

Altre trattenute includono:

• Ritenute disposte dal tribunale:trattenute dallo stipendio disposte dal tribunale per scopi specifici.
• quote sindacali

Impostare la contabilità del libro paga

Prima di iniziare il processo di assunzione, ci sono alcuni requisiti o considerazioni importanti che i datori di lavoro devono soddisfare. Sono conformi alla legislazione federale degli Stati Uniti e possono variare da stato a stato.

1. Numero di identificazione del datore di lavoro federale (EIN)

Questo viene utilizzato per tenere traccia dei pagamenti delle tasse federali. Una società deve ottenere un EIN dall'IRS.

2. Tipo di pagamento e periodicità

Dopo aver deciso il livello di stipendio (in base alla posizione, Esperienza, industria, ecc.) e tipologia (retribuzione oraria o annua), selezionare il periodo in cui i dipendenti verranno pagati. I pagamenti sono generalmente selezionati tra settimanali, bisettimanale, o mensile. I periodi di pagamento non dovrebbero essere più lunghi della base mensile.

3. Benefici e assicurazioni per i dipendenti

Se i datori di lavoro offrono vantaggi aggiuntivi come l'assicurazione o un piano pensionistico 401K, dovranno decidere quanto contribuire come datore di lavoro, e quanto del costo il dipendente deve sostenere per ottenere il beneficio.

4. Moduli dei dipendenti

Quando si assumono dipendenti, è importante raccogliere tutte le informazioni relative al diritto al lavoro negli Stati Uniti e le informazioni personali. I moduli più importanti sono il modulo I-9 (per verificare se il dipendente ha la cittadinanza o il diritto di lavorare negli Stati Uniti con un permesso di lavoro), Modulo W-4 (Dati personali dei dipendenti - completando questo modulo, ottieni le informazioni necessarie per calcolare la ritenuta applicabile a un dipendente) e il Modulo di deposito diretto.

Calcoli nella contabilità del libro paga

Dopo aver creato la società per assumere dipendenti e aver raccolto tutte le informazioni relative ai dipendenti, l'azienda dovrà seguire questi passaggi:

1. Calcolare il compenso diretto e indiretto per il lavoro:Al termine di un mese, sommare tutti i costi per l'indennizzo diretto, come stipendi e straordinari (la maggior parte delle ritenute e degli accantonamenti sono calcolati in base a questi concetti).
2. Quindi, sommare concetti indiretti come commissioni e bonus (verificare i requisiti federali e statali per vedere se devono essere inclusi nel calcolo per ritenute o detrazioni).
3. Calcola le ritenute e le detrazioni:dopo aver determinato la base per ciascuna ritenuta o detrazione secondo il passaggio precedente, calcola le tasse e le detrazioni salariali dei tuoi dipendenti in base ai requisiti applicabili.
4. Calcola accantonamenti:gli accantonamenti sono ratei passivi che generano passività. Tipi di passività Esistono tre tipi principali di passività:correnti, non corrente, e passività potenziali. Le passività sono obbligazioni legali o debiti che verranno pagati in futuro. Le spese che sono il risultato di requisiti legali come ferie e ferie sono rilevate come accantonamenti nel periodo in cui sono sostenute, anche se vengono pagati nei mesi successivi. Sono il risultato del rapporto contrattuale con il dipendente.
5. Registra le voci nei libri.
6. Generare pagamenti:dopo aver calcolato e registrato le scritture contabili, le aziende devono generare i pagamenti ai dipendenti, enti governativi (relativi alle ritenute), e altri enti. Questo processo può spesso essere affidato a terzi, come Ceridiano.
7. Calcolare gli adeguamenti successivi agli accantonamenti:a causa della natura degli accantonamenti, che si basano su stime, è importante ricalcolare e adeguare gli accantonamenti se necessario.

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