Che cos'è la riconciliazione?

La riconciliazione è il processo di corrispondenza delle transazioni registrate internamente con estratti conto mensili provenienti da fonti esterne come le banche per verificare se vi sono differenze nei record e per correggere eventuali discrepanze.

Per esempio, il registro interno delle entrate e delle uscite di cassa può essere confrontato con l'estratto conto per vedere se i registri concordano tra loro. Il processo di riconciliazione conferma che l'importo che lascia il conto è speso correttamente e che i due sono bilanciati alla fine del periodo contabile.

Il processo di riconciliazione

Nella maggior parte delle organizzazioni, il processo di riconciliazione è solitamente automatizzato, utilizzando il software di contabilitàSoftware di contabilità gratuitoIl software di contabilità gratuito offre alle aziende dai proprietari individuali alle piccole e medie imprese (PMI) un rapporto costo-efficacia. Però, poiché alcune transazioni potrebbero non essere acquisite nel sistema, è necessario il coinvolgimento umano per identificare tali differenze inspiegabili. I passaggi di base coinvolti nella riconciliazione delle transazioni includono quanto segue:

1. Confronta il registratore di cassa interno con l'estratto conto

Il primo passaggio consiste nel confrontare le transazioni nel registro interno e nel conto bancario per vedere se le transazioni di pagamento e deposito corrispondono in entrambi i record. Identificare eventuali transazioni nell'estratto conto che non sono supportate da alcuna prova.

2. Identificare i pagamenti registrati nella cassa interna e non nell'estratto conto (e viceversa)

È possibile avere alcune transazioni che sono state registrate come pagate nella cassa interna ma che non risultano come pagate nell'estratto conto. Le transazioni devono essere detratte dal saldo dell'estratto conto. Un esempio di tale transazione è un assegno che è stato emesso ma deve ancora essere liquidato dalla banca.

Una società può emettere un assegno e registrare la transazione come detrazione di contanti nel registratore di cassa, ma potrebbe volerci del tempo prima che l'assegno venga presentato alla banca. In tal caso, la transazione non appare nell'estratto conto fino a quando l'assegno non è stato presentato e accettato dalla banca.

Al contrario, identificare eventuali addebiti che compaiono nell'estratto conto ma che non sono stati rilevati nella cassa interna. Alcune delle possibili spese includono le spese di transazione ATM, spese di stampa degli assegni, scoperti di conto, interesse bancario, ecc. Le spese sono già state registrate dalla banca, ma l'azienda non ne viene a conoscenza fino alla ricezione dell'estratto conto.

3. Confermare che gli incassi ei depositi siano registrati nel registratore di cassa e nell'estratto conto

L'azienda dovrebbe garantire che tutti i soldi che entrano in azienda siano registrati sia nel registratore di cassa che nell'estratto conto. Se vi sono ricevute registrate nel registro interno e mancanti nell'estratto conto, aggiungere le transazioni all'estratto conto. Di conseguenza, eventuali operazioni registrate nell'estratto conto e mancanti nel registratore di cassa devono essere aggiunte al registro.

4. Fai attenzione agli errori bancari

È possibile avere alcune transazioni che sono state registrate come pagate nella cassa interna ma che non risultano come pagate nell'estratto conto. Le transazioni devono essere detratte dal saldo dell'estratto conto. Un esempio di tale transazione è un assegno che è stato emesso ma deve ancora essere liquidato dalla banca.

Gli errori dovrebbero essere aggiunti, sottratto, o modificato sul saldo dell'estratto conto per riflettere l'importo corretto. Una volta individuati gli errori, la banca dovrebbe essere informata per correggere l'errore alla fine e generare un estratto conto rettificato.

5. Bilancia entrambi i record

L'obiettivo di fare riconciliazioni per assicurarsi che il registratore di cassa interno sia in accordo con l'estratto conto. Una volta individuate e corrette le eventuali differenze, sia i registri interni che quelli esterni dovrebbero essere uguali per dimostrare una buona salute finanziaria.

Metodi di riconciliazione

La riconciliazione deve essere eseguita su base regolare e continua su tutti i bilanci.BilancioIl bilancio è uno dei tre rendiconti finanziari fondamentali. I rendiconti finanziari sono fondamentali sia per la modellazione finanziaria che per la contabilità. conti come un modo per garantire l'integrità dei documenti finanziari. Questo aiuta a scoprire omissioni, duplicazione, furto, e transazioni fraudolente.

Ci sono due modi per riconciliare i documenti finanziari, come segue:

1. Revisione del documento

Il metodo di revisione dei documenti prevede la revisione di transazioni o documenti esistenti per assicurarsi che l'importo registrato sia l'importo effettivamente speso. La revisione è per lo più effettuata utilizzando software di contabilità.

Per esempio, una società può rivedere le proprie ricevute per identificare eventuali discrepanze. Durante l'esame dei registri, la società rileva che le spese di locazione per i suoi locali sono state addebitate due volte. L'azienda sporge denuncia al locatore e viene rimborsata la somma addebitata. In assenza di tale revisione, la società avrebbe perso denaro a causa di un doppio addebito.

2. Revisione delle analisi

La revisione di Analytics utilizza i precedenti livelli di attività dell'account o l'attività storica per stimare l'importo da registrare nell'account. Esamina il conto di cassa o l'estratto conto per identificare eventuali irregolarità, errori di bilancio, o attività fraudolentaI principali scandali contabiliGli ultimi due decenni hanno visto alcuni dei peggiori scandali contabili della storia. Miliardi di dollari sono stati persi a causa di questi disastri finanziari. In questo.

Per esempio, La società XYZ è un fondo di investimento che acquisisce almeno da tre a cinque start-up ogni anno. Per l'anno in corso, la società stima che il fatturato annuo sarà di $ 100 milioni, sulla base della sua attività di conto storico. Le entrate attuali della società sono di $ 9 milioni, che è troppo basso rispetto alla proiezione dell'azienda.

Dopo aver esaminato il conto, il contabile rileva un errore contabile che ha omesso uno zero durante la registrazione delle registrazioni. La rettifica dell'errore porta le entrate correnti a $ 90 milioni, che è relativamente vicino alla proiezione.

Parola finale

La riconciliazione garantisce che le registrazioni contabili siano accurate, rilevando errori contabili e transazioni fraudolente. Le differenze a volte possono essere accettabili a causa delle tempistiche dei pagamenti e dei depositi, ma eventuali differenze inspiegabili possono indicare un potenziale furto o uso improprio dei fondi.

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