Cosa sono i documenti di origine?

Ogni volta che un'azienda è coinvolta in una transazione finanziaria, viene generata una traccia cartacea. Questa traccia cartacea è indicata nella contabilità come documenti di origine. Se gli assegni sono scritti per essere pagati, le vendite sono fatte per generare entrate, fatture di fatturazione Modello di fattura (parola) Questo modello di fattura (parola) fungerà da linea guida per l'utente durante la creazione di fatture di vendita per conservare i registri delle transazioni. o le ore di lavoro sono registrate sulla scheda attività di un dipendente:tutti i rispettivi documenti sono documenti di origine.

Importanza dei documenti di origine

I documenti di origine sono, innanzitutto, importante per la contabilitàCos'è la contabilità?La contabilità implica la registrazione, regolarmente, delle operazioni finanziarie di una società. Con una corretta contabilità, le aziende sono in grado di e processo contabile perché servono come prova fisica che una transazione finanziaria si è effettivamente verificata. Oggi, questi documenti non devono necessariamente essere una copia fisica cartacea:possono essere in formato elettronico tracciabile.

Inoltre, anche i documenti di origine sono essenziali nel processo di auditing. Quando le aziende si sottopongono a un audit, l'accesso del revisore a una documentazione cartacea chiara e accessibile di tutte le operazioni migliora la legittimità e l'indipendenza complessive della revisione. Al fine di riaffermare l'esattezza dei saldi della società nei conti individuali, i revisori devono avere pieno accesso a tutti i documenti. Globale, per gestire un'attività più agevolmente e migliorare la trasparenza, tutti i suoi documenti di origine dovrebbero essere conservati e conservati per riferimento futuro.

Tipi comuni di documenti di origine

Nella sua forma più semplice, un documento di origine generalmente contiene le seguenti informazioni:

• La data della transazione
• L'importo totale della transazione
• Una descrizione della transazione
• Una o più firme di autorizzazione

I documenti più comuni sono:

• assegni
• Fatture
• Ricevute
• note di credito
• Carte orari dei dipendenti
• Polizze di versamento
• Ordini di acquistoOrdine di acquistoUn ordine di acquisto è un documento di origine commerciale emesso dal reparto acquisti di un'azienda quando si effettua un ordine con i fornitori dell'azienda o

Archiviazione documenti

Qualsiasi informazione generata attraverso documenti di origine dovrebbe essere correttamente registrata nel giornale della società, software di contabilità, o libri finanziari. Dopo la registrazione iniziale, tutti i documenti devono essere conservati e organizzati in un file e inseriti in un sistema in modo che possano essere recuperati in qualsiasi momento. È anche importante registrare le procedure generali di controllo interno che specifichino chi all'interno dell'azienda può accedere e autorizzare i pagamenti, ordini, e altre transazioni.

Originalità dei documenti di origine

Nella maggior parte dei casi, le fotocopie dei documenti originali sono legalmente consentite. Secondo l'Internal Review Service (IRS) degli Stati Uniti, purché queste fotocopie siano complete, leggibile, e rappresentazioni accurate del documento originale, sono legalmente accettabili.

Allo stesso modo, l'Agenzia delle Entrate canadese (CRA) accetta documenti scansionati a condizione che i registri siano prodotti e conservati in formato cartaceo o archiviati in un formato leggibile e accessibile elettronicamente. Sebbene organizzare e archiviare questi documenti possa essere noioso, dedicare del tempo extra per mantenere correttamente una traccia cartacea e creare un modo semplice per accedere a questi documenti può comportare enormi risparmi di tempo in futuro, e garantisce anche una maggiore trasparenza.

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