Definizione della fatturazione dei progressi:vantaggi e modalità di implementazione

La fatturazione dei progressi è un modo per gestire la fatturazione in settori in cui i progetti possono richiedere mesi, persino anni, e costare centinaia di migliaia o milioni di dollari. Sebbene sia più spesso associato al settore delle costruzioni, il concetto di fatturazione incrementale legata ai traguardi di avanzamento ha senso per un certo numero di aziende.

Ancora, mentre è un concetto semplice, ci sono alcune sfumature sull'esecuzione di cui le aziende e i clienti dovrebbero essere consapevoli.

Che cos'è la fatturazione dei progressi?

La fatturazione progressiva è una modalità di fatturazione che prevede una cadenza regolare di pagamento su larga scala, progetto a lungo termine. Le aziende fatturano i clienti in base a una tempistica predefinita in base al completamento delle pietre miliari.

Il metodo è più comunemente usato nella costruzione.

Punti chiave

• La fatturazione dei progressi è un metodo di fatturazione standard per grandi, progetti a lungo termine che richiedono finanziamenti continui per forniture e manodopera.
• La fatturazione dei progressi mantiene i proprietari del progetto, appaltatori generali, subappaltatori e altre parti interessate sulla stessa pagina sull'ambito, tappe e pagamento.
• Le modifiche ai costi e le controversie sono due delle sfide principali.

Spiegazione delle fatture di avanzamento

Il contraente e il cliente o il prestatore concordano contrattualmente una serie di traguardi con percentuali di pagamento associate, e iniziano i lavori. La fatturazione dello stato di avanzamento viene calcolata su base attuale moltiplicando la percentuale di completamento del progetto per il prezzo totale del progetto.

Quando raggiunge le pietre miliari, l'appaltatore presenta una fattura per il lavoro completato. Finché il cliente è soddisfatto della qualità del prodotto, fa il pagamento. L'appaltatore può quindi finanziare l'acquisto di beni e manodopera per la successiva fase di costruzione.

A completamento soddisfacente del progetto, i clienti firmano ed effettuano il pagamento finale.

Cosa è incluso nelle fatture di avanzamento?

Le fatture con fatturazione progressiva richiedono alcuni elementi non presenti nelle fatture tipiche per garantire che i pagamenti siano accurati.

Importo totale del progetto: Questo è quanto si stima che il progetto costerà al termine. Potrebbero esserci incentivi incorporati, Per esempio, se l'appaltatore completa il lavoro in anticipo o sotto budget.

Totale pagato fino ad oggi: Il totale pagato fino ad oggi è quanto il cliente ha pagato finora nel progetto.

Percentuale di completamento del progetto: La percentuale di completamento del progetto è la parte del progetto completata e fatturata.

Modifiche approvate e successivo prezzo adeguato: Include eventuali ordini di modifica approvati che incidono sul costo del progetto, insieme alla differenza di prezzo.

Equilibrio restante: Il saldo residuo è quanto il cliente deve ancora per il progetto. Include il saldo corrente della fattura, il saldo del lavoro lasciato e le fatture in sospeso e scadute.

Chi utilizza la fatturazione dei progressi?

La fatturazione dei progressi è utile per qualsiasi progetto che ha definito fasi e traguardi verso il completamento. Però, il flusso di cassa costante e la compatibilità con i progetti a lungo termine lo rendono un punto fermo in alcuni settori.

Quali industrie utilizzano la fatturazione dei progressi?

L'edilizia è il settore più comune per utilizzare la fatturazione dei progressi. carpentieri, muratori, elettricisti, pittori, idraulici e conciatetti, nonché gli appaltatori generali che impiegano questi specialisti, di solito utilizzano la fatturazione incrementale per tenere il passo con i costi del libro paga e dei materiali in corso durante i progetti di costruzione.

Aziende nell'integrazione tecnologica, anche le industrie aeronautiche e della difesa utilizzano la fatturazione dei progressi. I progetti in questi settori tendono ad avere molte parti mobili complicate, e possono richiedere anni per essere completati. L'utilizzo della schedulazione dei valori semplifica il processo di fatturazione garantendo al tempo stesso che ogni attività del progetto abbia la responsabilità finanziaria.

In che modo la conservazione influisce sulla fatturazione dei progressi?

La conservazione è la piccola quantità, in genere dal 5% al ​​10% dell'importo del pagamento di ogni acconto che i clienti tengono in riserva come una sorta di "assicurazione" contro un appaltatore che non termina il lavoro. Una volta completato il lavoro, il proprietario del progetto effettua il pagamento finale per il lavoro svolto e gli importi delle trattenute.

Poiché è dovuto ma non pagato fino alla fine del progetto, gli appaltatori dovrebbero tenere conto di tale importo quando determinano i piani di pagamento per garantire che la percentuale di trattenuta non ostacoli l'acquisto di forniture o il pagamento dei lavoratori.

Vantaggi della fatturazione dei progressi

Semplicità e trasparenza sono tra i vantaggi più significativi che la fatturazione progressiva offre sia ai fornitori che ai clienti. Però, ci sono alcuni venditori-, vantaggi specifici del cliente e del settore per progredire nella fatturazione.

Vantaggi del venditore

Pagato come vanno: Essere pagati in incrementi definiti semplifica la gestione finanziaria per gli appaltatori, consentendo loro di pianificare le spese e assicurarsi di avere fondi sufficienti per coprire i materiali, lavoratori e subappaltatori.

Mantiene basso il debito: Gli appaltatori ricevono un afflusso costante di fondi durante tutto il progetto, quindi c'è meno bisogno di indebitarsi per pagare materiali e manodopera. Questo fattore è essenziale perché i pagamenti degli interessi intaccano i profitti.

I problemi di pagamento sono più facili da identificare: I fornitori possono monitorare quando dovrebbero arrivare i pagamenti e il loro importo. Ciò aiuta a evitare pagamenti mancati o errati e rende più facile trovare e correggere le discrepanze.

Può smettere di lavorare se non pagato: Ricevere il pagamento man mano che il lavoro avanza significa anche che gli appaltatori evitano il rischio di fare un intero lavoro e di non essere pagati. Ciò motiva il cliente a effettuare pagamenti regolari per garantire il completamento tempestivo del progetto.

Vantaggi per il cliente

A basso rischio: La fatturazione dei progressi riduce il rischio dei proprietari dei progetti di lavori scadenti o di appaltatori che lasciano i progetti incompleti. L'appaltatore non riceverà il pagamento per il lavoro non eseguito secondo le specifiche.

Nessun pagamento anticipato: I clienti non devono pagare un importo significativo in anticipo. Anziché, pagano un deposito per iniziare il lavoro e poi erogano fondi man mano che il progetto procede.

Lavoro più veloce: Gli appaltatori sono incentivati ​​a completare i progetti prontamente per garantire un pagamento rapido e, potenzialmente, incentivi. Però, la fatturazione dei progressi scoraggia anche la fretta che porta a lavori scadenti perché l'appaltatore non riceve il pagamento finché il cliente non ritiene il lavoro accettabile.

Vantaggi del settore

La fatturazione di avanzamento presenta particolari vantaggi rispetto ad altri tipi di fatturazione nella costruzione, tecnologia e industria aerospaziale/difesa.

Monitoraggio dei costi: Questi progetti sono generalmente complessi, lunghi e dipendono dalle attività svolte da più subappaltatori e individui. La fatturazione dei progressi aiuta le aziende di questi settori a tenere traccia delle ore lavorate dai loro lavoratori e subappaltatori in modo più preciso, assicurandosi che la loro retribuzione sia accurata.

Ripartizione dei costi: La fatturazione dei progressi è utile anche in questi settori per distribuire il costo di materiali costosi, attrezzature o attività in modo che il cliente o il creditore ipotecario non debba sostenere questi costi tutti in una volta. Questo può essere un utile punto di forza quando si fanno offerte sui contratti.

Sfide sulla fatturazione dei progressi

La fatturazione dei progressi è un ottimo metodo di fatturazione in molte situazioni, ma ha degli svantaggi per i venditori, clienti e l'industria.

Sfide del venditore

Tempo per impostare il progetto: Preparazione dei contratti, come il calendario dei pagamenti e le tappe fondamentali, può essere un'enorme perdita di tempo poiché devono tenere conto di molti dettagli minuti. Può anche volerci un po' di tempo per negoziare i prezzi, pietre miliari, conservazione e altre condizioni contrattuali.

Fatture multiple: Gli appaltatori devono fatturare al cliente più volte durante il progetto. Questo processo è un po' più coinvolto nella fatturazione dei progressi, richiede tempo e risorse amministrative aggiuntive.

Controversie: La sovrafatturazione è una delle fonti di conflitto più frequenti, ma i clienti e gli appaltatori anche comunemente non sono d'accordo su come valutare le pietre miliari prima dell'inizio del progetto e quanto del lavoro è effettivamente completato a intervalli di fatturazione. Definire chiaramente le fasi del progetto e le pietre miliari nel contratto, mentre richiede tempo, può aiutare le aziende a evitare controversie come questa.

Sfide dei clienti

Fatturazione eccessiva: I clienti rischiano di pagare se non possono valutare personalmente l'avanzamento del progetto. Clienti, o un esperto dei loro istituti di credito ipotecario, se applicabile, dovrebbe monitorare il lavoro in loco ogniqualvolta possibile e richiedere la prova del completamento per ogni pietra miliare per ridurre i rischi di sovrafatturazione.

Sfide del settore

Le industrie che utilizzano più spesso il progresso tendono ad essere pesantemente regolamentate e devono aderire agli standard governativi e di settore e sono soggette a zonizzazione e ispezioni locali. Gli appaltatori devono incorporare queste realtà nel contratto, compiti di progetto e attività di fatturazione, complicando ulteriormente il processo di fatturazione dello stato di avanzamento.

I clienti dovrebbero prevedere i pagamenti su ispettori edili locali e commissioni di pianificazione che approvano in varie fasi.

Come implementare la fatturazione dei progressi?

Ci sono otto passaggi essenziali per implementare con successo un progetto basato sulla fatturazione dei progressi:

1. Sviluppa un programma di valori: La tabella dei valori delinea le attività del progetto e i relativi costi. Nel settore edile, questa ripartizione è secondo le 50 divisioni della parte di costruzione della guida MasterFormat sviluppata dal Construction Specifications Institute (CSI), con l'appaltatore e il cliente concordando un valore stimato per ciascuna unità di divisione.

   Un programma di valori fornisce a fornitori e clienti un modo standard per organizzare le attività e le fasi del progetto. Inoltre, rende più facile per gli appaltatori e i clienti concordare l'ambito del progetto, tappe specifiche del progetto e termini di pagamento.

   Appaltatori e clienti possono anche confrontare i costi delle attività stimati con i loro costi effettivi. Possono farlo ad ogni iterazione di pagamento o alla fine del progetto. Un programma di valori è un buon arbitro per stabilire se il progetto è arrivato al di sopra o al di sotto del budget.

2. Determinare il calendario dei pagamenti: La frequenza dei pagamenti è un altro aspetto importante della fatturazione dello stato di avanzamento. Il contratto dovrebbe delineare le tappe fondamentali del progetto che attivano i pagamenti, la percentuale di ciascuna pietra miliare e l'importo del pagamento di avanzamento.

3. Stesura del contratto: L'appaltatore e il cliente possono ora creare un accordo che dettaglia l'ambito del progetto, pietre miliari e prezzo. Questi aspetti devono essere ben ponderati e accurati in quanto costituiscono la base dell'accordo.

4. Inizia il progetto: L'appaltatore esegue il lavoro specificato entro la tempistica concordata per soddisfare le pietre miliari stabilite nel contratto.

5. Invia una fattura: Una volta che l'appaltatore raggiunge una pietra miliare, applicano le attività completate come percentuale del progetto ed emettono una fattura per la parte del loro lavoro completato.

6. Recensione del cliente: Il cliente o il prestatore esamina la fattura per verificarne l'accuratezza. Si assicurano inoltre che il lavoro fatturato soddisfi le aspettative.

7. Pagamento delle fatture: Il cliente invia il pagamento meno eventuali importi di ritenuta. Ciò dovrebbe avvenire entro la data di scadenza della fattura per evitare interruzioni del lavoro per mancato pagamento.

8. Termina il progetto: Una volta completato il progetto, il contraente presenta la fattura finale. Il cliente esegue una revisione finale del lavoro e invia l'ultimo pagamento, compresi eventuali importi trattenuti.

Gestione delle modifiche ai costi nelle fatture in corso

La lunghezza e la complessità dei progetti di fatturazione di avanzamento tipici li rendono soggetti a modifiche dei costi. I motivi più comuni per apportare modifiche che comportano costi aggiuntivi sono:

• Fluttuazioni dei materiali e dei prezzi del lavoro
• Richieste di nuovi clienti e ordini di modifica
• Errori di costruzione o di progettazione
• Danno, furto o altra perdita
• Sfide normative impreviste, come le richieste degli ispettori locali

Evitare costosi passi falsi implica garantire che il contratto stabilisca i criteri per effettuare le richieste di modifica, l'entità delle rettifiche ammissibili e le modalità di gestione delle modifiche nell'ambito della fattura progressiva. Tipicamente, il cliente deve firmare un modulo che dettaglia le modifiche e accettando i costi prima che l'appaltatore proceda.

È anche utile per gli appaltatori aggiungere ammortizzatori nel loro programma di stime dei valori per le spese che potrebbero fluttuare durante il progetto per alleviare alcune incertezze finanziarie.

Esempi di fatturazione dei progressi

Ecco come funziona in pratica una fattura di avanzamento:

Un'azienda si rivolge a un appaltatore per costruire una nuova sede. Il cliente e l'appaltatore discutono il piano di progettazione e costruzione, e l'appaltatore sviluppa quindi un programma di valori per il lavoro. Entrambe le parti si uniscono per concordare i prezzi, pietre miliari e altri termini contrattuali, e il lavoro comincia.

Al primo traguardo, gettando le basi, l'appaltatore invia una fattura che dettaglia ogni voce della schedulazione di valore per quella fase. Quello include:

• Prezzi del lavoro e dei materiali
• L'importo fatturato in precedenza
• L'importo fatturato attualmente
• La percentuale di completamento
• L'importo del pagamento rimanente
• Importi di ritenzione per ogni articolo

Una volta che il cliente o il creditore ipotecario esamina la fattura e verifica che il lavoro fatturato sia completo, invia il pagamento e mette da parte i fondi trattenuti.

Per progetti che si estendono per un anno o più, una fattura grafica che mostri lo stato di avanzamento dei vari aspetti del progetto può fornire più contesto per i prezzi e le tappe.

Questo esempio offre alle aziende un'idea migliore dell'aspetto di una fattura di fatturazione dello stato di avanzamento. Però, è importante notare che qualsiasi modello o campione deve essere adattato alle esigenze di una singola azienda per garantire che soddisfi le circostanze esatte del progetto.

Gestisci la fatturazione dei progressi con il software di contabilità

La fatturazione dei progressi è un concetto ragionevolmente semplice, ma è ancora possibile che sia gli appaltatori che i proprietari dei progetti commettano errori nelle percentuali, pagamenti o altri dettagli importanti. L'inserimento manuale delle informazioni all'interno del software e sulle fatture è una delle principali fonti di errori di calcolo, cifre imprecise, informazioni obsolete e altri errori.

Una moderna soluzione ERP analizza automaticamente i contratti di fatturazione in corso e i dati dalla contabilità, operazioni e altre aree aziendali per popolare documenti e fatture appropriati. Il sistema tiene traccia dello stato di avanzamento del progetto, tempi di pagamento e persino importi di ritenuta. Le fatture vengono inviate automaticamente come fasi contrassegnate come complete. Per di qua, gli appaltatori possono evitare la fatturazione in eccesso e in difetto e i clienti possono essere sicuri di pagare l'importo corretto a ogni iterazione di fatturazione.

Quando si cerca un sistema per aiutare con la contrattazione, cercare funzionalità di analisi sofisticate in grado di evidenziare opportunità di risparmio di costi e tempo con report e grafici personalizzabili che forniscano analisi dettagliate dei costi, percentuali di completamento del progetto e altre informazioni preziose. Cerca anche un sistema di gestione finanziaria in grado di semplificare il processo di fatturazione in corso e ottimizzare le operazioni.

Chiaramente, la contabilità delle costruzioni ha alcune sfumature, inclusa non solo la fatturazione dello stato di avanzamento, ma la necessità di tenere traccia di più lavori in esecuzione contemporaneamente e gestire metodi specializzati per il riconoscimento delle entrate e la rendicontazione fiscale su progetti che possono durare mesi o anni. Ricevere pagamenti regolari può aiutare a finanziare le competenze finanziarie necessarie per mantenere i conti in ordine.

Domande frequenti sulla fatturazione dei progressi

Cos'è una fattura progressiva?

Con l'avanzamento della fatturazione, un fornitore invia fatture frazionarie mentre completano il lavoro. Queste fatture progressive sono il modo in cui un appaltatore richiede il pagamento iterativo su un progetto di lavoro. Le fatture progressive vengono inviate secondo un programma concordato dettato dal completamento di specifiche milestone.

Che cos'è un acconto nella costruzione?

In costruzione, gli appaltatori forniscono acconti mentre completano le fasi di un progetto. Per esempio, un appaltatore generale che lavora su un nuovo progetto di parco per uffici può emettere una fattura di avanzamento una volta versate le fondamenta, dopo l'inquadratura, dopo aver installato l'infrastruttura elettrica e idraulica e così via.

Che cos'è la fatturazione dei progressi in contabilità?

Per i team di contabilità di un costruttore, la fatturazione dei progressi è uno strumento per generare entrate durante progetti estesi in modo che i libri non diventino sbilanciati come spese, come materiali e manodopera, sono sostenuti. Senza fatturazione di avanzamento, non ci sarebbero entrate di compensazione fino alla chiusura del progetto. Ciò ostacola in modo significativo il flusso di cassa, e molti appaltatori non possono permettersi di aspettare mesi - o anni per grandi progetti - per recuperare i costi.

Per il team di contabilità di un cliente, la fatturazione dei progressi significa che non devono pagare una grande quantità in anticipo. Questo aiuta con il flusso di cassa. E, offre protezione contro un appaltatore che non riesce a completare le tappe fondamentali o a fornire i livelli di qualità previsti, in quanto gli acconti possono essere trattenuti.

La fatturazione dei progressi è una risorsa?

Gli appaltatori considerano gli importi di fatturazione dell'avanzamento come "attività in contropartita" in quanto compensano una corrispondente voce nel conto lavori in corso (CIP). In genere, i costi e gli acconti vengono aggiunti al conto economico in un lasso di tempo prestabilito, generalmente trimestrale.