Una guida per principianti alle basi della contabilità

Spesso può essere difficile mantenere chiari i diversi termini coinvolti nella contabilità delle piccole imprese. In questa guida, The Ascent scompone le basi per aiutarti a ottenere una presa salda su questi termini.

Questa guida è progettata per semplificare il processo di contabilità per te, fornendoti le nozioni di base dalla corretta configurazione di tutti i tuoi conti al motivo per cui è importante registrare tempestivamente le transazioni.

Ecco le nozioni di base sulla contabilità che dovresti conoscere:

• Acquisisci familiarità e imposta il tuo piano dei conti.
• Inizia a registrare tutte le tue transazioni finanziarie.
• Riconcilia i conti bancari.
• Chiudi il mese ed esegui i rendiconti finanziari.

Panoramica:cos'è la contabilità?

In poche parole, la contabilità è la registrazione delle transazioni finanziarie di un'azienda. Qualsiasi transazione con implicazioni finanziarie deve essere registrata da un contabile. Sembra abbastanza semplice, vero?

Tuttavia, per i principianti, l'introduzione di un vocabolario specifico per la contabilità e le regole che regolano i processi di contabilità corretta possono essere travolgenti.

Contabile vs contabile:qual è la differenza?

Sebbene il lavoro di contabile possa sembrare simile (o lo stesso) a quello di contabile, sono simili solo in superficie. Un contabile registra tutte le transazioni finanziarie per un'azienda, mentre il compito di un contabile è interpretare e analizzare i dati registrati dal contabile.

Nozioni di base sulla contabilità:i conti che dovresti conoscere

Ci sono cinque conti di contabilità che dovresti conoscere e capire:

1. Attività: Qualsiasi cosa di valore nella tua attività è considerata una risorsa. Ciò include i contanti nei tuoi conti bancari, i tuoi crediti (A/R), il saldo (poiché si tratta di denaro dovuto a te dai clienti), nonché inventario, computer e mobili.
2. Responsabilità: Tutti i debiti dovuti dalla tua azienda sono considerati passività, come il saldo dei tuoi conti fornitori (A/P), (poiché è ciò che è dovuto ai fornitori), nonché qualsiasi prestito dovuto dall'azienda.
3. Entrate/entrate: Le entrate, chiamate anche entrate, sono semplicemente i soldi guadagnati dalla tua attività attraverso prodotti venduti o servizi resi.
4. Spese: Conosciamo tutti le spese. La bolletta della luce, gli stipendi dei dipendenti e il pranzo di lavoro con un potenziale cliente sono tutti considerati spese.
5. Azioni: Quando sottrai le tue passività commerciali dai tuoi beni aziendali, hai un patrimonio netto, che riflette il tuo interesse finanziario nell'attività.

Devi anche capire cosa sono debiti e crediti prima di poter iniziare a inserire qualsiasi transazione. Qualsiasi transazione registrata nel tuo libro mastro o nel tuo software di contabilità sarà un debito o un credito.

Se stai utilizzando la contabilità in partita doppia, che è consigliata, avrai una registrazione di credito corrispondente per qualsiasi registrazione di addebito effettuata e viceversa.

Tipo di conto	Per aumentare l'equilibrio	Per diminuire il saldo
Risorse	Addebito	Credito
Passività	Credito	Addebito
Entrate	Credito	Addebito
Spese	Addebito	Credito
Azionario	Credito	Addebito

I debiti sono registrati sul lato sinistro di un libro mastro, mentre i crediti sono registrati sul lato destro del libro mastro.

Una voce di debito può aumentare il saldo di alcuni conti, mentre una voce di credito può aumentare il saldo di altri conti. Ti sarà utile comprendere questo principio prima di pubblicare qualsiasi transazione.

Come gestire la contabilità per la tua piccola impresa

Ci sono alcune cose che devi fare per iniziare a tenere la contabilità per la tua attività. Questi passaggi sono descritti di seguito.

Passaggio 1:acquisisci familiarità e imposta il tuo piano dei conti

Il piano dei conti è la spina dorsale della tua attività ed è una necessità per registrare correttamente le transazioni. Anche se puoi sicuramente acquistare un libro mastro in un negozio di forniture per ufficio, tieni presente che è molto più facile impostare il tuo piano dei conti se utilizzi un software di contabilità, come Wave.

La maggior parte dei software progettati per le ditte individuali e le piccole imprese includerà un piano dei conti predefinito, quindi non dovrai crearne uno da zero.

Tieni presente che nella maggior parte dei casi puoi modificare il piano dei conti per adattarlo meglio alla tua attività. È anche una buona idea acquisire familiarità con i conti inclusi nel piano dei conti, il che renderà molto più semplice l'inserimento di transazioni finanziarie.

Fase 2:inizia a registrare le transazioni finanziarie

Qualsiasi transazione effettuata deve essere registrata, nel libro mastro o nell'applicazione software di contabilità.

Questo processo può essere semplice come preparare una fattura per un cliente per impostare la bolletta elettrica da pagare. Uno dei vantaggi dell'utilizzo di un software è che gli addebiti e i crediti coinvolti nella creazione di una fattura vengono tutti gestiti dietro le quinte.

Ad esempio, se prepari e registri una fattura per un importo di $ 150 a John Brown per consulenza, dovrai registrare tali informazioni in una registrazione prima nota.

Data	Account	Addebito	Credito
25-10-2019	Contabilità clienti	$ 150
25-10-2019	Entrate/entrate		$ 150

Quando John Brown paga la fattura e il pagamento viene registrato, la voce corretta verrà visualizzata di seguito. Noterai che il conto A/R, che è stato addebitato nella prima voce, verrà accreditato (ridotto) perché la fattura è stata pagata.

Data	Account	Addebito	Credito
31-10-2019	Contanti	$ 150
31-10-2019	Contabilità clienti		$ 150

Fase 3:riconcilia i tuoi conti bancari

Tradizionalmente, dovresti aspettare di ricevere il tuo estratto conto mensile e riconciliare le transazioni sull'estratto conto con quelle registrate nel tuo libro mastro o nel software di contabilità. Lo scopo del completamento di una riconciliazione mensile è vedere quali assegni sono ancora in sospeso, registrare eventuali transazioni bancarie e aggiungere costi aggiuntivi come commissioni sul conto.

La riconciliazione fornisce un saldo di cassa accurato, che può essere particolarmente importante per le piccole imprese con un flusso di cassa limitato.

Uno dei vantaggi dell'utilizzo di un software di contabilità è che gran parte del processo di riconciliazione viene completato semplicemente collegando i tuoi conti bancari al tuo software preferito. Ciò consente una facile riconciliazione giornaliera o settimanale, rendendo il processo di fine mese molto più semplice.

Se scegli di non collegare il tuo software con la tua banca, dovrai riconciliare i conti manualmente. In qualunque modo tu lo faccia, è importante completare il processo regolarmente.

Fase 4:chiudi il mese ed esegui i rendiconti finanziari

Una volta che i tuoi conti bancari sono stati riconciliati e tutte le modifiche apportate al tuo strumento di registrazione preferito, ti consigliamo di chiudere il mese e stampare i rendiconti finanziari.

Se stai utilizzando un libro mastro manuale, dovrai chiudere ogni singolo account e combinarli nei tipi di account appropriati:un processo noioso che giustifica fortemente l'utilizzo di un software di contabilità, che completa questo processo automaticamente.

Molti dei prodotti più recenti non prevedono uno specifico processo di chiusura di fine mese, ma consentono invece di scegliere una data limite per l'inserimento delle transazioni e la preparazione di rendiconti finanziari che riflettano accuratamente i saldi di quel mese.

La rendicontazione finanziaria è una parte importante del processo di contabilità, in quanto i rendiconti ti forniscono una visione accurata della salute finanziaria della tua attività, che può essere condivisa con il tuo commercialista o CPA.

I tre rendiconti finanziari di base includono:

1. Equilibrio foglio: Un bilancio mostra le attività, le passività e il patrimonio netto della tua attività in una data particolare.
2. Reddito dichiarazione: I rendiconti economici possono essere particolarmente utili per le piccole imprese in quanto mostrano un reddito netto in un determinato periodo di tempo.
3. Flusso di cassa dichiarazione :I rendiconti finanziari mostrano il contante in entrata e in uscita durante un periodo di tempo specifico.

Dovresti usare un software di contabilità per la tua contabilità?

In qualità di ditta individuale, libero professionista o piccolo imprenditore, puoi scegliere tra l'utilizzo di un libro mastro scritto a mano tradizionale, un software per fogli di calcolo o un software di contabilità.

Rimani con carta e penna se:

• Non hai un computer e non vuoi acquistarne uno.
• Non hai accesso a Internet.
• La tua attività è più simile a un hobby.

Utilizzare il software di contabilità se:

• Vuoi un quadro accurato della tua attività. Sebbene i software di contabilità possano intimidire chi non ha esperienza di contabilità o contabilità, molti prodotti sono progettati specificamente per i principianti della finanza.
• Vuoi dedicare meno tempo alla tenuta dei registri e più tempo alla tua attività. Invece di annotare tutto e dover riconciliare manualmente tutti i tuoi libri mastri e conti, l'utilizzo di un software di contabilità ti consente di dedicare meno tempo a tenere traccia delle tue transazioni, dandoti più tempo da dedicare alla tua attività.
• Vuoi far crescere la tua attività. Tenere il passo con più registri e mantenere l'accuratezza richiede molto tempo, quindi se i tuoi piani includono la crescita della tua attività, dovrai utilizzare un software di contabilità.

Trovare il metodo di contabilità giusto per te

Se sei in affari, sia come libero professionista, imprenditore individuale o piccolo imprenditore, devi essere in grado di fatturare i tuoi clienti, tenere traccia delle tue spese e sapere esattamente quanto è finanziariamente stabile la tua attività. Il modo migliore per farlo è utilizzare un software di contabilità.