Come creare un budget aziendale nel 2022

Un budget aziendale può aiutarti a tenere sotto controllo i costi e aumentare le entrate. Scopri come creare un budget aziendale per la tua piccola impresa in cinque passaggi.

Se hai appena avviato la tua attività, è probabile che tu debba ancora creare un budget. Ma è difficile far crescere la tua attività, raggiungere obiettivi a breve o lungo termine o ottenere investitori esterni o finanziamenti senza proiezioni finanziarie accurate, il che richiede un budget per piccole imprese.

Anche la creazione di un budget gioca un ruolo importante nel ciclo contabile, che garantisce che tutte le transazioni finanziarie siano adeguatamente contabilizzate.

E mentre l'atto di creare un budget può sembrare scoraggiante, è molto simile alla creazione di un budget personale. Identifichi ciò che possiedi di valore (i tuoi beni), stimi le tue spese imminenti e rendi conto e fai crescere la tua base di entrate.

Se sai come creare una nota spese o come scrivere una fattura e hai dimestichezza con le basi della contabilità, puoi sicuramente gestire la pianificazione del budget aziendale.

Creando e, soprattutto, seguendo un budget, puoi eliminare le spese inutili, sviluppare piani per espandere la tua base di entrate e lavorare verso i tuoi obiettivi prefissati in modo produttivo.

5 tipi di budget per le aziende

I budget aiutano le aziende a monitorare e gestire le proprie risorse. Le aziende utilizzano una varietà di budget per misurare le proprie spese e sviluppare strategie efficaci per massimizzare i propri beni e ricavi. I seguenti tipi di budget sono comunemente utilizzati dalle aziende:

1. Budget principale

Un budget principale è un aggregato dei budget individuali di un'azienda progettato per presentare un quadro completo della sua attività finanziaria e della sua salute. Il budget principale combina fattori come vendite, spese operative, beni e flussi di reddito per consentire alle aziende di stabilire obiettivi e valutare le proprie prestazioni complessive, nonché quelle dei singoli centri di costo all'interno dell'organizzazione.

I budget principali vengono spesso utilizzati nelle aziende più grandi per mantenere allineati tutti i singoli manager.

2. Budget operativo

Un budget operativo è una previsione e un'analisi delle entrate e delle spese previste nel corso di un periodo di tempo specificato.

Per creare un quadro accurato, i budget operativi devono tenere conto di fattori quali vendite, produzione, costi di manodopera, costi dei materiali, spese generali, costi di produzione e spese amministrative. I budget operativi vengono generalmente creati su base settimanale, mensile o annuale. Un manager potrebbe confrontare questi rapporti mese dopo mese per vedere se un'azienda sta spendendo eccessivamente per le forniture.

3. Budget del flusso di cassa

Un budget di flusso di cassa è un mezzo per prevedere come e quando il denaro entra ed esce da un'azienda entro un determinato periodo di tempo. Può essere utile per aiutare un'azienda a determinare se sta gestendo la propria liquidità in modo oculato.

I budget dei flussi di cassa prendono in considerazione fattori quali debiti e crediti per valutare se un'azienda dispone di liquidità sufficiente per continuare a operare, la misura in cui sta utilizzando la sua liquidità in modo produttivo e la sua probabilità di generare liquidità nel prossimo futuro.

Un'impresa edile, ad esempio, potrebbe utilizzare il proprio budget di cassa per determinare se può iniziare un nuovo progetto edilizio prima di essere pagata per i lavori in corso.

4. Bilancio finanziario

Un budget finanziario presenta la strategia di un'azienda per la gestione delle proprie attività, flusso di cassa, entrate e spese. Un budget finanziario viene utilizzato per stabilire un quadro della salute finanziaria di un'azienda e presentare una panoramica completa della sua spesa rispetto ai ricavi delle operazioni principali.

Una società di software, ad esempio, potrebbe utilizzare il proprio budget finanziario per determinarne il valore nel contesto di un'offerta pubblica di azioni o di una fusione.

5. Budget statico

Un budget statico, a differenza di un budget flessibile, è un budget fisso che rimane inalterato indipendentemente dalle variazioni di fattori quali il volume delle vendite o le entrate. Un'azienda di forniture idrauliche, ad esempio, potrebbe avere un budget statico in atto ogni anno per l'immagazzinamento e lo stoccaggio, indipendentemente dalla quantità di inventario in entrata e in uscita a causa dell'aumento o della diminuzione delle vendite.

Come creare un budget per la tua piccola impresa

Uno dei modi più semplici e accurati per creare un budget consiste nell'esaminare le entrate e i costi dell'ultimo anno e utilizzare quei numeri durante la creazione del nuovo budget.

Se la tua attività è nuova di zecca, dovrai essere un po' più creativo, basandoti sull'ottenimento di numeri degli ultimi mesi o sulla ricerca di attività simili per ottenere stime accurate su entrate e spese.

Comunque tu lo faccia, imparare a definire il budget per le aziende è molto più facile di quanto immagini.

Passaggio 1:verifica le tue entrate

Il primo passo verso la creazione di un budget è esaminare le entrate:non solo il totale per un dato periodo di tempo, ma specifiche, come i mesi in cui le entrate sono aumentate o diminuite. Ciò è particolarmente importante per la gestione del flusso di cassa.

Ad esempio, molti rivenditori guadagnano gran parte delle loro entrate annuali nei mesi di novembre e dicembre, mentre gennaio e febbraio in genere registrano vendite molto lente.

Conoscere queste informazioni e includerle nel tuo budget può aiutarti a prepararti meglio sia per i mesi impegnativi che per quelli lenti.

Fase 2:dai un'occhiata alle tue spese fisse

Come proprietario di una piccola impresa, dovresti sapere quali sono le tue normali spese mensili. Se sai come tenere traccia delle spese aziendali come affitto, assicurazione, stipendi e utenze, puoi creare un budget.

Considerare queste voci nel tuo budget ti aiuta a tenere conto di queste spese in modo corretto.

Fase 3:tieni conto delle spese variabili

Sia nella nostra vita personale che negli affari, dobbiamo tenere conto delle spese variabili.

Ad esempio, potrebbe essere necessario assumere un interinale se il responsabile dell'ufficio si ammala inaspettatamente. Altri costi variabili possono includere pubblicità e marketing, nonché spese di spedizione o di stampa. Il viaggio è un altro costo che potrebbe essere pianificato (sai che andrai a una convention a maggio), ma il costo finale non è ancora noto.

Considerare le spese variabili può aiutare con i tuoi profitti. Non essere prudente nella stima di questi costi, preferiresti che fossero troppo alti, lasciandoti più denaro del previsto per il mese piuttosto che il contrario.

Fase 4:includi i costi una tantum e imprevisti

Anche se può sembrare controintuitivo includere nel budget costi imprevisti quando non si sono ancora verificati, puoi tranquillamente presumere che accadrà qualcosa di inaspettato.

Il tuo computer si arresta in modo anomalo e deve essere riparato o, peggio, sostituito. O forse la tua auto aziendale muore. Questi sono entrambi esempi di costi imprevisti. Puoi anche pianificare i costi una tantum.

Ad esempio, sai che aggiornerai i laptop dei dipendenti a dicembre. Ciò ti consente di pianificare questa spesa in anticipo, assicurandoti che i fondi siano disponibili.

Passaggio 5:inserisci tutte le tue informazioni in un formato budget

La situazione ideale è preparare i dettagli del budget nell'applicazione software di contabilità.

Tuttavia, non tutti i software di contabilità, in particolare quelli progettati per le piccole imprese, includono una funzione di budgeting. In tal caso, puoi utilizzare Microsoft Excel o un software simile per fogli di calcolo per preparare il tuo budget.

Uno dei principali vantaggi della preparazione di un budget nell'applicazione software di contabilità è che puoi tenere traccia del budget rispetto alle entrate e alle spese effettive. Ciò ti consente di vedere quanto è accurato (o meno) il tuo budget, consentendoti forse di apportare alcune modifiche a metà anno.

Aspetti da considerare quando si crea un budget per la propria attività

La creazione di un budget è un ottimo primo passo per gestire correttamente la tua attività. Tuttavia, è importante quando crei il tuo budget che fai del tuo meglio per renderlo il più accurato possibile. Esistono numerosi modi per farlo, inclusi i seguenti:

1. Sii prudente con le entrate

Quando inserisci i totali delle entrate, sii prudente. All'inizio dell'anno siamo tutti ottimisti. Ma assicurati di inserire i numeri il più accurati possibile quando imposti le entrate.

Quando pianifichi la crescita dei ricavi, sii prudente, magari pianificando una crescita del 5%-10% per l'anno. Se superi quel livello, fantastico. Avrai soldi da vendere. Ma se non lo fai, finirai con una perdita, che non è dove vuoi che sia la tua attività.

2. Pianifica la crescita

La pianificazione della crescita è importante quando si calcolano le entrate del budget, ma dovrai tenere conto anche delle spese aggiuntive.

Sì, se la tua attività cresce, aumenteranno le tue entrate, ma anche le tue spese generali, aumentando la pubblicità, aggiungendo dipendenti e pagando tasse aggiuntive. Quindi, quando pianifichi la crescita aziendale, assicurati di tenere conto anche delle tue maggiori spese.

3. Spese impreviste

Questo è importante. Una catastrofe può essere disastrosa per la tua attività, in particolare se operi con un flusso di cassa limitato.

Quando stabilisci il budget, supponi che la tua azienda avrà almeno una grossa spesa imprevista durante l'anno. Se non è così, fantastico. Puoi depositare quei soldi per quando si verifica l'imprevisto.

4. Obiettivi a lungo termine

Prima di completare il tuo budget, potresti voler considerare i tuoi obiettivi a lungo termine.

Hai intenzione di aumentare la tua base di clienti ogni anno del 5%? Forse stai lavorando fuori casa, ma hai intenzione di affittare o acquistare un edificio per la tua attività nel prossimo anno o due.

Assicurati di tenerne conto nel tuo budget e pianifica le entrate e le spese di conseguenza.

Il miglior software di contabilità per tenere traccia del budget della tua piccola impresa

Non tutte le applicazioni software di contabilità offrono funzionalità di budgeting, ma le seguenti applicazioni software di contabilità per piccole imprese lo fanno.

Se stai cercando di passare al software di contabilità o stai cercando un'applicazione che ti permetta di creare e gestire un budget per la tua attività, assicurati di controllare queste applicazioni.

1. Xero

Xero ti consente di creare facilmente un budget utilizzando la loro funzione Budget Manager. Puoi scegliere la data di inizio per qualsiasi budget e preparare un budget di 3, 6, 12 o 24 mesi. Xero ti consente anche di confrontare qualsiasi budget creato con i totali effettivi, per vedere quanto è al di sotto o al di sopra del budget della tua azienda.

Puoi copiare i dettagli del budget dai dati effettivi per l'anno precedente, copiare i dati da un budget esistente o creare un nuovo budget da zero. È possibile apportare modifiche per ciascun periodo di budget, in modo da poter modificare l'importo ogni mese per aumentare i totali a budget di un importo prestabilito o di una percentuale. Questo è un ottimo modo per pianificare la crescita.

2. QuickBooks in linea

La funzione di budgeting in QuickBooks Online ti consente di creare facilmente un budget annuale. Basta scegliere l'anno fiscale corretto, fare clic sul pulsante "Aggiungi budget" e iniziare a inserire i dettagli del budget.

Puoi scegliere di precompilare i dati del budget utilizzando i dati effettivi di QuickBooks Online o semplicemente creare un budget da zero. Hai la possibilità di creare un budget mensile, trimestrale o annuale e puoi scegliere di suddividere il budget per cliente, classe o località, o semplicemente inserire un singolo totale nei campi appropriati.

I dati di budget possono essere modificati quando lo si desidera e, per avere un'idea delle prestazioni aziendali, eseguire il rapporto Budget vs. effettivi, che mostra le prestazioni attuali dell'azienda fino ad oggi.

3. Libri di Zoho

Zoho Books offre un'eccellente capacità di creazione del budget, offrendo tre modi per inserire i dati del budget:

1. Compila automaticamente le informazioni sul budget in base alle entrate e alle spese correnti
2. Precompila dai numeri effettivi dell'anno scorso
3. Inizia da zero, inserendo manualmente i numeri di budget

Come Xero, Zoho Books ti consente di inserire numeri di budget per un singolo periodo, quindi specificare un aumento o una diminuzione percentuale dei numeri di budget.

Ad esempio, se il tuo piano a breve termine per quest'anno prevede di aumentare le tue entrate del 5% ogni trimestre, puoi inserire tali informazioni in Zoho Books, che calcolerà automaticamente l'aumento del 5% e riempirà automaticamente il resto del budget . Puoi anche applicare un importo fisso per ogni periodo.

Al termine del periodo di budget specificato, puoi confrontare i dati effettivi con gli importi previsti per visualizzare il rendimento aziendale e apportare eventuali modifiche in futuro.

Inizia oggi stesso con il tuo budget

Ora che sai quanto è facile preparare un budget per la tua piccola impresa, cosa aspetti?

Completare un budget per la tua attività ti fornirà le informazioni di cui hai bisogno per far crescere la tua attività, pianificare gli imprevisti e rimanere in linea con il futuro.