Una guida ai ratei di spesa per le piccole imprese

Un rateo passivo è quello che è stato rilevato ma non è stato ancora pagato. Per segnalare le spese nel periodo contabile corretto, potrebbe essere necessario accumulare determinate spese e utilizzare il metodo di competenza.

I ratei passivi sono spese sostenute che non sono state ancora pagate. Per garantire che la rendicontazione di fine periodo sia accurata, i ratei passivi devono essere registrati prima di eseguire il bilancio.

Per accumulare spese, è necessario utilizzare il metodo di contabilità per competenza, che registra le entrate e le spese quando si verificano. Sia il principio di corrispondenza che il principio di riconoscimento delle spese sono componenti fondamentali del metodo di contabilizzazione per competenza.

Panoramica:cos'è una spesa maturata?

In qualità di proprietario di una piccola impresa, devi tenere conto delle spese sostenute che non sono state ancora fatturate o pagate e lo fai accumulando spese. Per comprendere meglio i ratei passivi, può essere utile acquisire familiarità con i seguenti termini contabili:

• Periodo contabile: Un periodo di tempo specifico che è coperto dai rendiconti finanziari. Un periodo contabile può essere di un mese, un trimestre o un anno, a seconda della tua attività.
• Conti da pagare: La contabilità fornitori è il denaro che devi a venditori e fornitori per beni e servizi acquistati a credito.
• Contabilità per competenza: La contabilità per competenza registra le transazioni quando si verificano, piuttosto che quando il denaro passa di mano.
• Spese: Le spese sono il costo di fare affari e sono necessarie per guadagnare.
• Bilancio : I rendiconti finanziari riferiscono sulla performance finanziaria della tua attività e vengono utilizzati internamente ed esternamente. Ci sono tre rendiconti finanziari di base che dovrebbero essere eseguiti dopo ogni periodo contabile:stato patrimoniale, conto economico (conto profitti e perdite) e rendiconto finanziario.
• Inserimento nel diario : Le voci del diario registrano le transazioni finanziarie della tua attività nella contabilità generale.

Ecco alcune spese che dovrebbero essere maturate alla fine di un periodo contabile:

• Retribuzioni e relative spese per i dipendenti non ancora pagati
• Commissioni di vendita guadagnate nel mese corrente che non saranno pagate fino al mese successivo
• Tasse sostenute
• Servizi ricevuti prima di ricevere una fattura dal venditore
• Mercie ricevute prima di ricevere una fattura dal fornitore
• Pagamenti di interessi sui prestiti

Il tuo rateo dovrebbe sempre riflettere l'importo dovuto, quando possibile. Se non hai un totale esatto, dovrai stimare la spesa.

Ad esempio, il 1° maggio contrai un contratto con un'impresa di pulizie per pulire il tuo ufficio quattro volte al mese. Al 31 maggio non hai ricevuto fattura dall'azienda per la pulizia dell'ufficio, né il conto è stato pagato. Per contabilizzare correttamente tale spesa, dovrai registrare le spese di pulizia dell'ufficio come un rateo.

Se un rateo passivo non viene registrato nel mese appropriato, le spese sul tuo conto economico saranno troppo basse, così come i ratei passivi che appaiono nel tuo bilancio.

Ratei passivi e debiti verso fornitori:qual è la differenza?

La gestione delle spese per la tua attività avviene in due modi:attraverso i debiti o registrando i ratei passivi. I ratei passivi sono spese dovute per beni o servizi che sono già stati ricevuti, ma non sono ancora stati registrati come spese nel tuo libro mastro o nel tuo software di contabilità.

I debiti verso fornitori, sebbene simili, rappresentano il costo di beni e servizi che hai acquistato a credito e di solito sono esigibili entro 30 giorni dalla data della fattura. I debiti verso fornitori sono considerati passività correnti.

Dai un'occhiata al seguente esempio di quando dovresti accumulare una spesa.

È l'ultimo giorno di aprile e il computer di Carol va in crash. Un servizio di riparazione di computer arriva e ripara il computer di Carol, dicendole che le farà pagare la settimana successiva. Per contabilizzare correttamente le spese di riparazione del computer, Carol dovrà accumularle utilizzando una registrazione prima nota.

Quando riceverà la fattura il mese prossimo, dovrà stornare l'accantonamento e registrare la spesa correttamente.

Carol non sa esattamente quanto sarà la fattura, ma ha già utilizzato il servizio di riparazione, quindi stima quanto accumulare in base alle fatture precedenti.

Data	Account	Addebito	Credito
30-4-2020	Spese di riparazione	$ 350
30-4-2020	Spese maturate		$ 350

La voce di cui sopra verrà stornata a partire dal 1 maggio. Se un rateo non viene stornato, sia le spese che le passività verranno sopravvalutate una volta che la fattura arriva e viene registrata. L'inversione sarebbe:

Data	Account	Addebito	Credito
5-01-2020	Spese maturate	$ 350
01-5-2020	Spese di riparazione		$ 350

Una volta ricevuta la fattura, Carol la paga immediatamente, registrando la prima nota come segue:

Data	Account	Addebito	Credito
31-5-2020	Spese di riparazione	$ 350
31-5-2020	Contanti		$ 350

Uno dei vantaggi dell'utilizzo del software di contabilità è che la maggior parte delle applicazioni software di contabilità stornerà automaticamente le spese maturate all'inizio del nuovo periodo contabile. Con la voce maturata stornata, tutto ciò che devi fare è inserire la fattura quando viene ricevuta.

Il prossimo è un esempio di una spesa di contabilità fornitori.

È l'ultimo giorno di aprile e il computer di Carol va in crash. Un servizio di riparazione di computer arriva e ripara il computer di Carol, lasciandola con una fattura per un importo di $ 350. Carol inserisce la fattura come voce fornitori, che registra la spesa ad aprile, anche se la fattura non verrà pagata fino al mese successivo.

Data	Account	Addebito	Credito
30-4-2020	Spese di riparazione	$ 350
30-4-2020	Contabilità fornitori		$ 350

Una volta che Carol paga il conto, la registrazione del diario sarà:

Data	Account	Addebito	Credito
31-5-2020	Contabilità fornitori	$ 350
31-5-2020	Contanti		$ 350

Come si registrano le spese maturate?

Per registrare le spese maturate, è necessario utilizzare il metodo di contabilità per competenza. Se stai utilizzando il metodo di contabilità in contanti, non è necessario accumulare spese poiché registri solo entrate e spese quando il denaro passa di mano.

I ratei passivi vengono generalmente inseriti alla fine di un periodo contabile e di solito fanno parte delle tue scritture di rettifica.

Ecco un altro esempio di una spesa maturata.

È il 31 maggio e ti accorgi di non aver ricevuto la bolletta per il mese. Se non si tiene conto di tale spesa, le spese per le utenze di maggio saranno sottovalutate, mentre le spese per le utenze di giugno saranno sopravvalutate.

Per essere sicuro che la spesa sia registrata per il mese corretto, la maturi. Non sai quanto sarà il conto, ma puoi fare un'ipotesi plausibile rivedendo i conti passati.

Sulla base delle bollette dell'anno scorso, stimi che questa fattura sarà di $ 650.

Data	Account	Addebito	Credito
31-5-2020	Spese di utilità	$ 650
31-5-2020	Spese maturate		$ 650

All'inizio del prossimo periodo contabile, la registrazione di cui sopra verrà stornata:

Data	Account	Addebito	Credito
6-01-2020	Spese maturate	$ 650
01-06-2020	Spese di utilità		$ 650

La tua bolletta arriverà finalmente il 1 giugno, per un importo di $ 710, e verrà registrata nella contabilità fornitori.

Data	Account	Addebito	Credito
6-01-2020	Spese di utilità	$ 710
01-06-2020	Contabilità fornitori		$ 710

Infine, quando il conto sarà pagato il 10 giugno, registrerai un'ultima registrazione prima nota:

Data	Account	Addebito	Credito
6-10-2020	Contabilità fornitori	$ 710
6-10-2020	Contanti		$ 710

Mentre l'accantonamento di $ 650 per le spese di utilità era vicino al conto finale di $ 710, nel mese di giugno verranno riconosciuti ulteriori $ 60 di spese per le utenze che non sono state spese a maggio. Completerai la stessa procedura quando registri gli stipendi maturati o gli stipendi pagabili per i dipendenti.

La maturazione delle spese significa una contabilità più accurata

L'utilizzo del metodo di contabilità per competenza ti offre l'opportunità di presentare un quadro più accurato della tua attività e della sua salute finanziaria.

Quando si registrano i ratei passivi, si ha un impatto diretto sui totali dell'utile netto e, di conseguenza, sugli utili non distribuiti e sul patrimonio netto. Se le spese non vengono accumulate, le spese saranno troppo basse in un mese e troppo alte nel mese successivo.

Uno dei migliori strumenti per la gestione dei ratei è il software di contabilità, che può semplificare l'intero processo di maturazione, dal consolidamento delle prime note allo storno automatico dei ratei. Se sei nel mercato del software di contabilità per la tua azienda, assicurati di controllare le recensioni del software di contabilità di The Ascent.