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Una guida per le piccole imprese ai sistemi di inventario periodico

Il sistema di inventario periodico è un modo semplice per tenere traccia dell'inventario. Scopri se è il metodo giusto per la tua attività.

I metodi di valutazione delle scorte come LIFO e FIFO vengono utilizzati per contabilizzare immediatamente il movimento delle scorte. I sistemi di inventario periodico sono progettati per aggiornare i totali dell'inventario solo dopo che un inventario fisico è stato completato.

Piuttosto che il sistema di inventario perpetuo che viene generalmente utilizzato nelle applicazioni software di contabilità, i sistemi di inventario periodico sono spesso utilizzati dalle piccole imprese che sono in grado di fare facilmente un inventario fisico.

Sebbene questa sia una possibilità per un'azienda che ha una quantità limitata di scorte in un dato momento, il compito sarebbe difficile, se non impossibile, per le aziende più grandi con più magazzini.

Panoramica:cos'è il sistema di inventario periodico?

Un sistema di inventario periodico è un sistema di contabilità dell'inventario in cui registri le rettifiche dell'inventario solo dopo che è stato effettuato un inventario fisico.

Tra i conti di inventario, tutti gli acquisti di inventario vengono registrati in un conto acquisti, dove il saldo rimane fino a quando non viene prelevato un inventario fisico.

Ad esempio, se esegui un inventario fisico il 15 gennaio, tutti i successivi acquisti di inventario vengono registrati in un account acquisti separato che verrà rettificato la prossima volta che verrà effettuato un inventario fisico.

Esistono alcune differenze sostanziali tra un sistema di inventario periodico e un sistema di inventario standard. Ad esempio, quando acquisti inventario, invece di registrare su un conto inventario, devi registrare la transazione come segue:

Data Account Addebito Credito
15-1-2020 Acquisti $ 1.500
15-1-2020 Contanti $ 1.500

Se i tuoi acquisti sono stati acquistati in conto corrente, pubblicheresti la transazione in questo modo:

Data Account Addebito Credito
15-1-2020 Acquisti $ 1.500
15-1-2020 Contabilità fornitori $ 1.500

In entrambi i casi, gli acquisti vanno in un account acquisti separato anziché direttamente nel tuo account inventario. Queste transazioni verrebbero registrate ogni volta che effettui un acquisto di inventario e rimarranno lì per tutto il periodo.

Alla fine di ogni periodo, dovrai registrare una registrazione prima nota che ridurrà il conto acquisti a zero aumentando l'importo dell'inventario in base ai totali degli acquisti. Ad esempio, se hai effettuato acquisti per $ 2.000 durante il periodo, la registrazione prima nota mostrerebbe:

Data Account Addebito Credito
15-2-2020 Inventario $ 2.000
15-2-2020 Acquisti $ 2.000

Un altro modo in cui i sistemi di inventario periodico differiscono dall'inventario standard è il modo in cui viene registrata una transazione di vendita. In altri sistemi di inventario, una transazione di vendita influisce immediatamente sui totali dell'inventario.

Tuttavia, quando utilizzi un sistema di inventario periodico, non influirai direttamente sui totali di inventario, quindi dovrai registrare le transazioni di vendita in modo leggermente diverso:

Data Account Addebito Credito
15-2-2020 Contabilità clienti $ 95
15-2-2020 Vendite $ 95

Poiché registri periodicamente i movimenti dell'inventario, una vendita non ridurrà i totali dell'inventario come farebbe utilizzando un altro sistema di inventario, quindi non vi è alcun impatto diretto sul valore o sulla disponibilità dell'inventario quando viene effettuata una vendita.

Vantaggi del sistema di inventario periodico

Le aziende più grandi o quelle che gestiscono più articoli di inventario risentirebbero dell'utilizzo del sistema di inventario periodico, che può includere conteggi di inventario imprecisi e un costo delle merci vendute sopravvalutato o sottovalutato.

Anche le aziende con grandi quantità di inventario farebbero fatica a tenere il passo con i conteggi di prodotti necessari.

Ma per le attività più piccole, o le attività con inventario limitato, l'utilizzo del sistema di inventario periodico offre vantaggi.

1. Facile da usare

Un sistema di inventario periodico non richiede formazione, quindi le aziende più piccole possono iniziare a utilizzarlo dal primo giorno. Coloro che utilizzano il sistema di inventario periodico possono anche escogitare un lasso di tempo praticabile per il completamento di un conteggio dell'inventario fisico, che può essere mensile, trimestrale o annuale, a seconda dell'azienda.

È anche facile iniziare completando un conteggio dell'inventario per il totale dell'inventario iniziale e quindi monitorando eventuali acquisti lungo il percorso.

2. Economico

Le piccole imprese possono risparmiare un po' di denaro poiché un sistema di inventario periodico non richiede alcun software speciale o sistema di punti vendita per tenere traccia dei movimenti dell'inventario.

3. Flessibilità del periodo

A differenza di altri sistemi di inventario, un sistema di inventario periodico ti consente di scegliere il periodo di tempo che desideri utilizzare per la contabilizzazione dell'inventario.

Ad esempio, se vendi inventario frequentemente, un periodo mensile potrebbe essere utile, mentre un periodo trimestrale o addirittura annuale sarebbe probabilmente sufficiente se vendi prodotti raramente.

Come calcolare i COGS con il sistema di inventario periodico

A differenza del metodo dell'inventario perpetuo, che tiene sempre traccia del costo delle merci vendute (COGS), dovrai stimare il costo delle merci vendute tra gli inventari fisici. Quando sei pronto per calcolare i COGS, utilizza la seguente formula di inventario periodico per calcolare i COGS:

Inventario iniziale + Acquisti - Inventario finale =COGS

Ad esempio, a gennaio 2020, il tuo inventario iniziale ammonta a $ 50.000. Decidi di fare un inventario periodico ogni trimestre. Durante il primo trimestre del 2020, i tuoi acquisti ammontano a $ 62.000. Dopo aver completato il conteggio dell'inventario alla fine del primo trimestre, il totale dell'inventario finale è di $ 44.000.

Il tuo calcolo COGS sarebbe:

$ 50.000 + $ 62.000 - $ 44.000 =$ 68.000

Il sistema di inventario periodico è adatto alla tua attività?

Se sei una piccola impresa con un inventario limitato da vendere, il sistema di inventario periodico potrebbe essere la scelta migliore per la gestione dell'inventario. Puoi tenere traccia dell'inventario per un determinato periodo e stimare i COGS, se necessario.

Tuttavia, le aziende più grandi devono tenere traccia dei movimenti di inventario in tempo reale, tenere conto dei COGS e avere accesso ai saldi di inventario correnti, cosa che il sistema di inventario periodico non può fare.

Quando scegli di utilizzare il metodo dell'inventario periodico, tieni presente che il tuo contabile o contabile sarà responsabile della contabilità periodica necessaria.

La gestione dell'inventario è un compito importante per qualsiasi piccola impresa, quindi è importante scegliere il metodo di inventario più adatto alla tua attività.