Entrate differite:come riconoscerle

I ricavi differiti sono i ricavi ricevuti prima della consegna di beni o servizi. Scopri perché è così importante per le piccole imprese riconoscerlo correttamente.

Se stai utilizzando il metodo di contabilità per competenza, dovrai assicurarti che tutte le entrate che la tua azienda riceve siano registrate secondo il principio di riconoscimento delle entrate. Questo principio stabilisce che i ricavi devono essere rilevati nello stesso periodo in cui vengono forniti beni o servizi.

In termini più semplici, qualsiasi denaro che la tua azienda riceve da un cliente prima della consegna di beni e servizi dovrà essere registrato come ricavo differito, inclusi depositi, pagamenti anticipati e trattenute.

Conosciuti anche come risconti passivi o ricavi non realizzati, i ricavi differiti devono essere registrati in modo diverso rispetto ai ratei attivi o ai crediti.

Panoramica:cosa sono le entrate differite?

Come piccolo imprenditore, essere pagato in anticipo per beni e servizi può fornire una spinta necessaria al flusso di cassa. Ma per quanto graditi possano essere quei fondi, dovranno essere gestiti in modo leggermente diverso rispetto alle entrate standard.

Alcuni esempi di entrate differite includono:

• Ritenuti ricevuti da avvocati, contabili o altri professionisti
• Assicurazione prepagata
• Servizi di pulizia e paesaggistica
• Abbonamenti e abbonamenti
• Servizi mensili di manutenzione di elettrodomestici e apparecchiature
• Affitto

Oltre ai servizi sopra menzionati, qualsiasi deposito raccolto anticipatamente da un cliente deve essere considerato un ricavo differito e registrato come tale.

Sebbene sia più comune per le attività di servizi, anche altri tipi di attività devono tenere conto delle entrate differite. Le aziende manifatturiere spesso accettano depositi per ordini di grandi dimensioni prima della consegna. Fino alla consegna dei prodotti, l'acconto deve essere registrato come ricavo differito.

Perché le entrate differite sono importanti per le piccole imprese?

In qualità di proprietario di una piccola impresa, una delle cose più importanti che ti viene affidata è monitorare correttamente le entrate e le spese aziendali. Sebbene sia meglio farlo utilizzando un software di contabilità, anche se stai utilizzando libri contabili manuali o un software per fogli di calcolo, dovrai comunque registrare le transazioni correttamente.

Le entrate differite sono importanti per qualsiasi attività, anche per le piccole imprese con attività finanziaria limitata. Supponiamo che la tua impresa di pulizie riceva un pagamento anticipato di $ 10.000 da uno dei suoi clienti per pagare l'intero anno in anticipo.

La registrazione di tutti i $ 10.000 nel mese ricevuto comporterà una sopravvalutazione dell'utile netto per quel mese, con una successiva sottostima del reddito per i mesi successivi.

Questo errore nella segnalazione si traduce in rendiconti finanziari imprecisi che possono influire negativamente sulla tua capacità di attrarre investitori o garantire un prestito o una linea di credito.

Uno dei motivi per cui le piccole imprese amano le entrate differite è perché forniscono un afflusso di denaro che può aiutare a compensare le spese aziendali. Sebbene ciò possa essere vantaggioso per le aziende con un flusso di cassa limitato, è importante ricordare che le entrate differite costituiscono una passività fino alla consegna di un prodotto o servizio.

Se un prodotto o un servizio non può essere consegnato, potresti dover offrire ai tuoi clienti un rimborso, cosa che può essere difficile se i contanti sono già stati utilizzati per coprire altre spese.

Entrate differite e entrate non realizzate:qual è la differenza?

Non c'è differenza tra entrate differite e entrate non realizzate, poiché entrambi indicano la stessa cosa:entrate che sono state ricevute per beni e servizi che non sono stati ancora forniti.

Come funzionano le entrate differite?

Quando fatturate a un cliente beni e servizi e il vostro cliente paga immediatamente, questo è considerato un ricavo in contanti che viene riconosciuto immediatamente.

Tuttavia, quando il tuo cliente ti paga in anticipo per un anno di servizi, riconoscerai solo il primo mese di entrate come guadagnato e registrerai il saldo come entrate non realizzate.

Ad esempio, possiedi un complesso di appartamenti di 10 unità. Mentre la maggior parte dei tuoi inquilini paga l'affitto mensilmente, c'è un inquilino che paga l'affitto per l'intero anno in anticipo. Il 15 agosto ricevi un assegno per un importo di $ 12.000, che depositi immediatamente anche se il contratto di locazione non inizia fino a settembre.

Il loro pagamento anticipato di $ 12.000 sarebbe stato registrato come ricavo differito ad agosto. Il 1° settembre dovrai registrare l'affitto del primo mese come ricavo, con il saldo che rimarrà in ricavo differito fino al mese successivo.

A quel punto, verranno registrati altri $ 1.000 come entrate, con il processo che continuerà fino a quando non sarà stato contabilizzato l'intero pagamento anticipato.

Data	Account	Addebito	Credito
15-8-2020	Contanti	$ 12.000
15-8-2020	Entrate differite		$ 12.000

L'intero importo verrebbe registrato come ricavo differito, con una registrazione prima nota aggiuntiva necessaria per registrare l'affitto di settembre.

Data	Account	Addebito	Credito
9-1-2020	Entrate differite	$ 1.000
9-1-2020	Ricavi da locazione		$ 1.000

La seconda registrazione prima nota riflette la riduzione dei ricavi differiti e la registrazione dei ricavi degli affitti di settembre.

Come altro esempio, supponiamo che tu attualmente lavori come avvocato, fornendo servizi legali di base ai clienti per $ 1.250 al mese. Uno dei tuoi clienti decide di pagare in anticipo per i prossimi sei mesi e ti invia un assegno per un importo di $ 7.500.

Quando ricevi il pagamento, dovrà essere registrato nel conto delle entrate differite poiché devi ancora fornire i servizi per i quali il tuo cliente ha pagato.

Data	Account	Addebito	Credito
1-1-2020	Contanti	$ 7.500
1-1-2020	Entrate differite		$ 7.500

Poiché i servizi legali iniziano a gennaio, dovrai riconoscere le entrate di gennaio con una registrazione prima nota:

Data	Account	Addebito	Credito
31-1-2020	Entrate differite	$ 1.250
31-1-2020	Entrate		$ 1.250

Questa voce riduce le entrate differite del canone mensile di $ 1.250, riconoscendo le entrate di gennaio nel conto entrate appropriato. Questa registrazione prima nota dovrà essere ripetuta per i prossimi cinque mesi fino a quando l'intero importo dei ricavi differiti non sarà stato correttamente rilevato.

Per i pagamenti anticipati sulle vendite di prodotti, le prime note sono simili. Ad esempio, uno dei tuoi clienti ordina da te 100 sedie al costo di $ 50 per sedia, per un costo totale di $ 5.000.

Poiché devi fornire i materiali in anticipo, richiedi un deposito di $ 2.500. Quando il tuo cliente paga il deposito, dovrà essere registrato come ricavo differito poiché devi ancora fornire le sedie.

Data	Account	Addebito	Credito
31-03-2020	Contanti	$ 2.500
31-03-2020	Entrate differite		$ 2.500

A maggio spedite le prime 50 sedie. A quel punto, riconosceresti e registreresti i ricavi delle vendite con la seguente registrazione prima nota:

Data	Account	Addebito	Credito
31-5-2020	Entrate differite	$ 2.500
31-05-2020	Ricavi di vendita		$ 2.500

Una volta che il cliente riceve le sedie, ti pagherà il saldo di $ 2.500, che verrà nuovamente registrato come ricavo differito fino al completamento e alla spedizione delle successive 50 sedie. In quel momento, il saldo dei ricavi differiti verrà rilevato e registrato come ricavi di vendita.

Perché i risconti passivi vengono trattati come passività?

I ricavi differiti sono sempre considerati una passività poiché riflettono i beni e i servizi che devi attualmente ai tuoi clienti. Fino a quando tali beni e servizi non sono stati forniti, eventuali pagamenti anticipati dovrebbero rimanere nel conto delle entrate differite.

Scopri quando riconoscere le entrate

Se stai utilizzando il metodo di contabilità di cassa, non devi preoccuparti del riconoscimento delle entrate poiché le entrate vengono rilevate solo quando vengono ricevuti contanti.

Tuttavia, se stai utilizzando il metodo di contabilità per competenza, eventuali pagamenti anticipati, acconti o depositi ricevuti dai tuoi clienti in anticipo sui beni e servizi forniti dovranno essere registrati come entrate differite.

Riconoscendo correttamente le entrate, ti assicurerai anche che i rendiconti finanziari come il tuo bilancio e conto economico siano sempre accurati.

Riconoscere le entrate quando sono state guadagnate ti aiuterà anche a evitare problemi come i totali delle entrate errate, che possono avere un impatto diretto sulla crescita dell'attività e su possibili finanziamenti futuri da parte di investitori e prestatori.