Come funziona il software di bilancio

Il budget di una piccola impresa può essere un po' più difficile di un budget personale, perché il reddito non è così normale.

Il software di budgeting è probabilmente qualcosa a cui la maggior parte di noi non pensa troppo spesso, ma secondo la maggior parte degli esperti di finanza personale, è uno degli strumenti più importanti per garantire il successo finanziario. Creare e attenersi al proprio budget può essere difficile, motivo per cui il software di budgeting può essere utile sia a livello personale che di piccole imprese. Può aiutarti a raggiungere gli obiettivi finanziari per fare nuovi acquisti e darti una visione a lungo termine dei tuoi investimenti, delle tue abitudini di spesa e, cosa forse più importante, aiutarti a nasconderti un po' in caso di emergenze. La maggior parte dei software di budgeting è collegata direttamente al tuo conto bancario e funziona essenzialmente come un libretto degli assegni intelligente che bilancia automaticamente e suggerisce modi per risparmiare denaro.

Il software di budgeting è in circolazione da molto tempo. In effetti, uno dei primi programmi sui computer di casa, il foglio di calcolo, è stato rapidamente trasformato in un modo per le persone di bilanciare il proprio libretto degli assegni. Software come VisiCalc, che è stato il primo programma di fogli di calcolo per personal computer, ha dato agli utenti la possibilità di vedere i propri dati davanti a sé in modo pulito, semplice e ordinato [fonte:Hormby].

L'ascesa del personal computer è anche l'origine del software di budgeting domestico. Quando i sistemi Microsoft DOS e Windows hanno guadagnato popolarità, anche programmi come Quicken, che sono stati creati su misura per aiutarti a tenere traccia del tuo budget.

Da allora, molto è cambiato. Il software è diventato più accessibile:ora puoi accedere al software di budgeting direttamente online, tramite download, CD-ROM e persino sul tuo smartphone. Uno dei primi programmi ad arrivare sul mercato, Quicken, è ancora uno dei leader nel settore -- e l'azienda dietro, Intuit, sta anche guidando il push delle applicazioni Web con il servizio Mint.com acquisito nel 2009. Mint .com integra tutti i tuoi account online in modo che possano essere accessibili da qualsiasi luogo [fonte:Wortham].

Ed è proprio qui che si stanno dirigendo molti di questi servizi. Insieme alla spinta verso un maggior numero di applicazioni mobili progettate per tenere sotto controllo le tue spese e tenere traccia dei tuoi acquisti, l'obiettivo principale del software di budgeting è la disponibilità e la facilità d'uso.

Ci sono ancora molte opzioni e molte sono più adatte per le piccole imprese che per uso personale o privato. Nel corso di questo articolo, vedremo come funzionano alcuni dei software più popolari e come ti aiutano a tenere traccia delle tue finanze.

Software per il budget delle piccole imprese

Il budget di una piccola impresa può essere un po' più difficile di un budget personale, perché il reddito non è così normalizzato e diversi fattori, come il costo di beni e servizi, non sono sempre fissi. Per questo motivo, i software per il budgeting delle piccole imprese sono disponibili in diverse forme e dimensioni, a seconda delle funzionalità che ti interessano di più. Alcuni, come Quicken Home &Business, fondono le tue finanze personali e aziendali in un unico posto così puoi facilmente traccia entrambi contemporaneamente. Altri, come QuickBooks, PeachTree e Plan Guru, offrono funzionalità aggiuntive come servizi di libro paga ed elaborazione dei pagamenti al mix. Dovrai scegliere ciò di cui hai bisogno in base alle dimensioni della tua azienda e alle funzionalità che stai cercando.

Il nucleo di questi programmi sarà familiare alla maggior parte delle persone che hanno un budget in pareggio. Oltre al maggiore supporto per fattori specifici dell'azienda, il software per piccole imprese offre più metodi di previsione per aiutarti a pianificare meglio il budget della tua attività. Ad esempio, potresti esaminare i potenziali profitti nel corso di 10 anni utilizzando dati storici oppure potresti utilizzare il tuo insieme di fattori. La maggior parte ha diversi tipi di modelli integrati nel software per assicurarti di avere una visione ad ampio raggio del potenziale della tua azienda e pianificare il tuo budget di conseguenza.

A differenza del software personale, in genere hai anche più opzioni per generare report di tutti i tipi, dandoti un'idea migliore di dove stanno andando i tuoi soldi e perché.

Per i tipi fai-da-te sia nel software personale che in quello per piccole imprese, esiste il primo e più comune strumento di budgeting:i fogli di calcolo. La maggior parte dei programmi per fogli di calcolo ha accesso a semplici modelli di budgeting, oppure possono essere trovati (spesso gratuitamente) online. Funzionano in modo simile ai programmi software che puoi acquistare, ma richiedono l'inserimento o l'importazione manuale dei dati dalla tua banca e non sono dotati di routine sgargianti per aiutarti a prevedere o classificare i tipi di acquisto.

Successivamente, andiamo sul personale.

Software per il budget personale

Il software di budgeting personale è simile al tipo di piccola impresa, ma in un modo essenziale e più facile da usare. Molti dei servizi ti consentono di importare direttamente i tuoi estratti conto esportando un tipo di file specifico dal sito Web della tua banca o consentendoti di inserire il tuo nome utente e password in modo che possa estrarlo direttamente per te. Questo software in genere varia da gratuito a $ 100, con Quicken e You Need a Budget sono due dei più popolari.

Con tutti i tuoi dati finanziari importati nel software, il programma di budgeting classificherà le tue spese in modo da poter vedere quanto stai spendendo e dove. Ad esempio, il software riconoscerà il tuo negozio di alimentari e lo inserirà in una categoria "alimentari" oppure noterà che stai colpendo la caffetteria ogni giorno e lo inserisce nella sezione "mangiare fuori". Ciò ti consente di vedere esattamente a quali tipi di spese saranno destinati i tuoi soldi.

Da lì, puoi impostare un budget con obiettivi:supponi di voler risparmiare abbastanza denaro per prenderti una vacanza entro il prossimo anno, inserisci la quantità di denaro di cui avrai bisogno e quindi il software di budget esaminerà i tuoi dati passati e generare un importo che devi mettere da parte ogni mese. Nella maggior parte dei casi, spetta a te decidere cosa potrebbe essere necessario tagliare dal tuo budget se intendi raggiungere il tuo obiettivo, ma alcuni software offrono suggerimenti su dove potresti essere in grado di ridurre. Ti avviserà anche quando spendi più denaro del solito in una particolare categoria, ma in genere sono necessari alcuni mesi di utilizzo prima che diventi utile.

Software e programmi basati sul Web come Mint, Buxfer e Mvelopes non differiscono in molti modi, con l'eccezione che il software basato sul Web viene fornito con l'ulteriore incentivo di integrare tutto in un sito Web, il che significa che avrai accesso ad esso da qualsiasi computer o smartphone. Lo svantaggio è che comporta anche problemi di sicurezza, poiché tutti i tuoi dati vengono archiviati in un'unica posizione centralizzata che non ha la sicurezza del tuo computer di casa. Tienilo a mente quando scegli il servizio o il programma più adatto a te.

Fondamentalmente, l'obiettivo del software di budgeting è aiutarti a creare e mantenere abitudini di spesa coerenti e creare un mezzo di facile comprensione per raggiungere i tuoi obiettivi finanziari. Per molte altre informazioni, continua alla pagina successiva.