Come i datori di lavoro possono pianificare l'iscrizione virtuale aperta quest'anno

Le iscrizioni aperte sono dietro l'angolo e quest'anno pone sfide diverse sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. Il COVID-19 ha costretto le aziende ad abbracciare la tecnologia e a diventare creative non solo quando si tratta di operazioni quotidiane, ma anche di riunioni, conferenze ed eventi. L'iscrizione aperta ai benefici per i dipendenti non sarà diversa. Il COVID-19 ha avuto un impatto sulla progettazione del piano dei benefici, sui costi sanitari e potrebbe avere un impatto finanziario sui dipendenti. Sebbene il COVID-19 rappresenti sfide senza precedenti per i datori di lavoro, crea anche opportunità per fare la differenza.

Gli effetti del COVID-19 sull'assistenza sanitaria e sui benefici saranno al centro delle menti dei dipendenti che si avviano verso la stagione delle iscrizioni aperte e l'ambiente attuale sarà un punto di stress per molti. I datori di lavoro dovrebbero affrontare direttamente l'impatto del coronavirus sui benefici per la salute e spiegare in che modo sta influenzando i pacchetti di benefici, incoraggiando al contempo i dipendenti a selezionare un percorso finanziario e di benessere più adatto alle loro esigenze individuali.

Un sondaggio 2020BenefitsPro su oltre 150.000 datori di lavoro ha rilevato che ci sono stati cambiamenti radicali nella definizione delle priorità dei dipendenti rispetto ai loro obiettivi finanziari dal COVID-19. Prima della pandemia, la maggior parte dei dipendenti ha scelto "prendersi una vacanza" come priorità finanziaria numero uno. Quando è stato chiesto di nuovo, a 90 giorni dall'inizio degli ordini di blocco, le priorità dei dipendenti hanno spostato le loro priorità dalle ferie alla "costituzione di un fondo di emergenza" e al "risparmio per la pensione". I datori di lavoro dovrebbero tenere a mente questo cambiamento durante la stagione delle iscrizioni aperte. Lo stato attuale dell'economia ha cambiato i comportamenti di molte persone‡, e questo significa che i dipendenti sono più stressati e iniziano a pensare di più alle sfide a lungo termine. Per i datori di lavoro, questo è il motivo per cui i programmi di benessere e le prestazioni sanitarie stanno diventando sempre più importanti, in quanto possono consentire ai dipendenti di investire per soddisfare le loro esigenze a lungo termine, non solo i desideri a breve termine.

Di seguito sono riportati alcuni modi in cui i datori di lavoro possono prepararsi e pianificare meglio una sessione di iscrizione aperta vantaggiosa e virtuale quest'anno.

Pianifica in anticipo

Mentre i datori di lavoro si preparano per le iscrizioni aperte, può essere utile fermarsi e riflettere sull'ultimo anno. Parla di ciò che è stato efficace:questo può aiutare a inquadrare la conversazione attorno al formato di quest'anno e a eventuali modifiche al piano. Assicurati di pensare e comprendere i vantaggi di cui i dipendenti hanno bisogno ora rispetto a questo periodo dell'anno scorso e l'impatto del COVID-19 sugli obiettivi dei benefici. Evidenzia i vantaggi che potrebbero essere più utili durante la pandemia come la telemedicina, i servizi di salute mentale e la copertura per i test e le cure per il COVID-19.

Prendi in considerazione la possibilità di condurre un sondaggio o un quiz ai dipendenti prima dell'apertura delle iscrizioni per valutare quali aspetti di un pacchetto di vantaggi sono più interessati a conoscere. I datori di lavoro possono creare presentazioni ed evidenziare determinate funzionalità in base a tali risultati. Ricorda, questa è un'opportunità per rendere il processo più personale rispetto al passato. Sfruttando la nuova tecnologia che consente interazioni faccia a faccia, i team dei vantaggi possono effettivamente fornire più supporto su richiesta e avere l'opportunità di rendere l'esperienza più vantaggiosa e forse migliore di prima.

Considera una fiera virtuale dei vantaggi

Una fiera virtuale dei vantaggi può coinvolgere tutti i dipendenti, compresi quelli che lavorano in remoto. Crea un'agenda e considera l'idea di ospitare più sessioni per assicurarti che queste sessioni si adattino ai programmi di tutti i dipendenti. Invia promemoria e delinea ciò che i dipendenti possono aspettarsi in fiera, inclusi i punti salienti e le modifiche a eventuali pacchetti o offerte di vantaggi. Mantieni la presentazione semplice e diretta. Anche se la fiera dei benefici andrà come previsto, molto probabilmente i dipendenti avranno delle domande. Può essere utile creare un volantino digitale delle domande frequenti sui vantaggi per i dipendenti che copre le domande di base e può essere una risorsa preziosa per i dipendenti prima che pongano domande.

I datori di lavoro possono anche considerare di invitare i fornitori a partecipare e partecipare a fiere di benefici virtuali. Possono fornire informazioni e indicazioni specifiche se i dipendenti hanno situazioni uniche di cui vorrebbero discutere. I datori di lavoro possono anche ospitare sessioni interattive attraverso sale riunioni virtuali a cui i dipendenti possono partecipare se hanno domande aggiuntive o se desiderano saperne di più su un determinato argomento.

Fornire supporto su richiesta

La maggior parte dei dipendenti lavora ancora da casa, ma ciò non dovrebbe significare che non hanno accesso all'assistenza e alla guida per l'iscrizione. I datori di lavoro dovrebbero consentire ai propri dipendenti di fermarsi virtualmente alla loro scrivania per chiedere aiuto. Pensa a cosa porterebbe in genere una tradizionale fiera delle iscrizioni aperte o un kick-off, come l'orario d'ufficio o un momento dopo la presentazione in cui i dipendenti possono porre domande e immagina come fornire lo stesso supporto virtualmente. Per evitare di essere inondati di chiamate o e-mail, i datori di lavoro dovrebbero prendere in considerazione la possibilità di lavorare con il proprio team delle risorse umane utilizzando uno strumento di calendario in cui i dipendenti possono prenotare orari con i membri del personale per discutere considerazioni, porre domande e rendere il processo più personale.

È importante investire in tecnologia e testarla in anticipo. Assicurati di fornire supporto alle decisioni sui vantaggi e strumenti educativi per rendere questo processo il più semplice possibile. Prendi in considerazione l'invio di avvisi di testo o e-mail ai tuoi dipendenti sull'iscrizione e registra la sessione informativa principale in modo che i dipendenti possano accedervi in ​​un secondo momento per un aggiornamento o se l'hanno persa.

Concentrati sul coinvolgimento

Cerca di concentrarti sulla creazione di più comunicazione e rendila interessante in modo che attiri l'attenzione dei dipendenti. I datori di lavoro dovrebbero cercare di concentrarsi sulle modifiche chiave ai benefici. Se i datori di lavoro decidono di procedere con un sondaggio tra i dipendenti per valutare l'interesse per gli aspetti del piano, è qui che i datori di lavoro e il team delle risorse umane possono concentrarsi su tali risultati. Ospita sessioni virtuali individuali e chiedi feedback. Misura il successo dell'iscrizione virtuale misurando il coinvolgimento prima, durante e dopo il processo.

Rendilo personale

I dipendenti si aspettano una comunicazione personalizzata e vorranno che le loro domande specifiche ricevano una risposta piuttosto che ricevere contenuti generici. I datori di lavoro dovrebbero concentrarsi sulla messaggistica personale e sulla creazione di spazio e opzioni affinché i dipendenti si sentano ascoltati e ricevano risposta alle loro domande. Sebbene questo sia un momento difficile, i datori di lavoro dovrebbero aspettarsi di ottenere un'iscrizione più efficace quando si collegano con i dipendenti sulle loro situazioni individuali e consentono ai dipendenti di fare scelte migliori quando partecipano ai programmi. Educare i dipendenti sui vantaggi disponibili, su come lavorano e sul tipo di valore che dovrebbero aspettarsi. A sua volta, ciò aumenterà la consapevolezza dei benefici, il sostegno alle difficoltà finanziarie, le direttive sulle risorse e una cultura della cura.

Non è troppo tardi per iniziare a pianificare ed eseguire con successo un'iscrizione ai vantaggi virtuali. Tieni presente che COVID-19 sta cambiando la popolazione coperta dai benefici, nonché gli obiettivi e le priorità. Preparati ad adattare la strategia poiché l'ambiente attuale è in continua evoluzione. I dati sui sinistri possono aiutare a identificare le tendenze e potenzialmente eventuali lacune nell'assistenza che devono essere colmate. Investi in tecnologia, supporto e strumenti di formazione per i tuoi dipendenti. Ricorda, una buona piattaforma di benessere finanziario può garantire che il dipendente prenda una decisione informata in base al suo pacchetto di benefici e alle sue circostanze specifiche.

Ulteriori informazioni su  Servizi sanitari UMB , che si colloca al quarto posto per conti totali e al quinto per asset di deposito totali tra tutti i fornitori di HSA (Fonte:Rapporto di Devenir Mid-year HSA Market Statistics &Trends 2021).‡