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Cinque modi per proteggere la tua azienda dalle frodi

La maggior parte delle aziende è oggetto di frode e sapere come proteggere un'azienda dalle minacce di frode è fondamentale nel panorama digitale in cui viviamo oggi. Usa questi cinque suggerimenti per assicurarti che la tua azienda sia protetta da potenziali frodi e attacchi informatici.

1. Comprendi la minaccia delle frodi commerciali 

Esistono molti tipi di frode aziendale da considerare, ma quattro tipi sono diventati la minaccia più grave per le aziende.

  • Appropriazione di beni. Essendo il tipo più comune di frode, l'appropriazione indebita di beni si verifica quando un dipendente ruba denaro o altri beni con mezzi fraudolenti.
  • Compromesso email aziendale (BEC). BEC è una truffa progettata per accedere alle informazioni aziendali tramite phishing, ingegneria sociale, e-mail, spoofing di account di social media e malware e può coinvolgere fornitori, sistemi di fatturazione e traffico di messaggi online.
  • Ingegneria sociale. I truffatori usano l'inganno, la manipolazione e l'inganno per influenzare un bersaglio ad andare al di fuori dei protocolli di sicurezza standard per divulgare informazioni per scopi nefasti. Ad esempio, i truffatori possono chiedere a un utente di rinunciare a login e password, modificare le informazioni bancarie o inviare un file commerciale riservato perché di recente è stato "perso" per caso.
  • Frode interna. La frode interna è quando una persona accede alle tue preziose risorse digitali.

Gli effetti della frode possono essere dannosi e includere enormi perdite finanziarie e reputazionali. La maggior parte delle organizzazioni riconosce la natura e la gravità della minaccia di frode. In molti casi, nonostante riconoscano tali rischi, le nuove tecnologie creano punti ciechi istituzionali, mentre i truffatori utilizzano metodi più sofisticati per attaccare i punti deboli. Comprendere i tipi di frode e riconoscere i difetti nel processo in cui un'azienda può essere vulnerabile è fondamentale.

2. Diventa un bersaglio più difficile per i cyber truffatori

I clienti delle aziende e i sistemi di pagamento dei fornitori vengono più spesso compromessi e inviano fatture fraudolente. Ciò significa che le aziende pensano di dover denaro o di essere in ritardo con i pagamenti quando non è necessariamente così. Il vero problema è che quando le aziende ricevono queste fatture fraudolente o avvisi di pagamento posticipato, spesso non effettuano un doppio controllo per confermare la validità e finiscono per pagarle. Tuttavia, una volta effettuato il pagamento, è difficile recuperarlo.

La cosa più importante che un imprenditore può fare per combattere queste truffe informatiche è essere vigile. Quando ricevi una richiesta di pagamento, non limitarti a pagarla subito. Ricontrolla tutte le richieste ricevute e conferma che i documenti sono accurati. In caso di frode, alza il telefono e chiama i tuoi partner finanziari o fornitori per convalidare la richiesta. Se qualcosa non va bene, probabilmente non lo è. Cambia frequentemente le tue password e rendile difficili da indovinare e ricorda che la richiesta di confermare informazioni personali o finanziarie via e-mail non è considerata una pratica standard.

3. Stabilire flussi di lavoro e sistemi che identificano le frodi

Man mano che gli schemi di frode diventano più sofisticati, le organizzazioni finanziarie non possono fare affidamento solo sull'avere un occhio acuto. Flussi di lavoro e sistemi ben consolidati devono essere predisposti in anticipo. Nel 2020, il 74% delle organizzazioni era bersaglio di truffe nei pagamenti, secondo il sondaggio AFP Payments Fraud and Control del 2021.

Il phishing, l'atto di inviare un messaggio online fingendo di essere qualcun altro, spesso include una richiesta al destinatario di intraprendere un'azione dannosa, come scaricare un allegato o fare clic su un collegamento che può fornire all'attaccante dati sensibili. Questi dati possono fornire le credenziali di accesso del truffatore e tutti i privilegi online detenuti dalla vittima. Avere un sistema che filtri questi tipi di email in spam è fondamentale per evitare di cadere vittima di tentativi di phishing.

Le truffe BEC sono anche difficili da identificare perché il truffatore trova un modo per impersonare un decisore di fiducia. Un tipico esempio sono gli autori che impersonano un dirigente aziendale e inviano un'e-mail "come" quel dirigente richiedendo il completamento di un bonifico bancario. In questo esempio, se un'organizzazione non dispone di un flusso di lavoro stabilito per la gestione di questo tipo di richieste, un dipendente ignaro potrebbe completare un bonifico bancario fraudolento.

4. Adottare misure per mantenere la continuità

All'indomani della pandemia, le aziende hanno chiuso o limitato l'accesso agli uffici, incoraggiato o imposto politiche di lavoro da casa e annullato eventi e riunioni di lavoro. L'equilibrio tra la necessità di distanziare i dipendenti e il proseguimento delle attività vitali in un'economia in difficoltà è al primo posto ovunque. Anche i migliori piani di continuità aziendale non contemplavano le circostanze attuali. Sfortunatamente, un'attività che ha un impatto su molte aziende ma che è improbabile che rallenti durante la pandemia sono i tentativi di frode. Le aziende sono ancora oggetto di frodi nei pagamenti, con i truffatori che utilizzano BEC per alterare assegni, bonifici, carte di credito aziendali e furto dei dipendenti.

Prevenire il BEC richiede un piano, salvaguarda gli strumenti e l'istruzione per tutti. Ciò significa garantire che i dipendenti abbiano la formazione adeguata per il rilevamento delle frodi, che di solito richiede sessioni di formazione regolari con il tuo team. Concentrati sulla creazione di un'atmosfera in cui i dipendenti si sentano aperti a condividere qualsiasi comportamento insolito. Aiutare i dipendenti a sentirsi responsabilizzati e istruiti è la chiave per fermare BEC sui suoi binari.

5. Proteggi i tuoi pagamenti

Dagli assegni alterati ai bonifici e dalle carte di credito aziendali al furto dei dipendenti, le frodi di pagamento si presentano in tutte le forme. Sfortunatamente, molte aziende sono più consapevoli che mai dei diversi tipi di frode e molte stanno mettendo in atto misure per combattere il problema crescente. Ciò include la formazione di se stessi e del proprio personale sulle misure proattive che possono intraprendere per ridurre al minimo i rischi.

Assegni e bonifici hanno continuato a essere i metodi di pagamento più colpiti dalle attività di frode. Se le aziende continuano a utilizzare regolarmente gli assegni, ci sono diversi motivi per passare ai metodi elettronici. Oltre all'attenuazione delle frodi, le carte commerciali possono anche aiutare le aziende a:

  • Aumenta il flusso di cassa
  • Paga le bollette più velocemente
  • Mantieni i pagamenti in contanti e float per periodi più lunghi
  • Partecipa a programmi di ricompensa e ricevi cashback e sconti
  • Riduci i costi amministrativi semplificando i pagamenti e riconciliando automaticamente gli acquisti dei dipendenti

Dal punto di vista della sicurezza, le protezioni integrate come Europay, MasterCard e Visa, i chip e i controlli dei pagamenti consentono agli amministratori di monitorare e regolamentare da vicino la spesa delle carte, il che crea un'infrastruttura di gestione del rischio di frode significativamente più forte di quella dei sistemi di sicurezza degli assegni.

Sebbene le misure preventive possano aiutare a proteggere dalle frodi, esisteranno sempre in una forma o nell'altra. Quello che puoi fare è educare i dipendenti ad assicurarsi che utilizzino la tecnologia più aggiornata e collaborare con il tuo partner finanziario per garantire che le migliori pratiche e le misure di protezione siano in atto. Quando si tratta di frode commerciale, il vecchio detto rimane vero, "un grammo di prevenzione vale un chilo di cura".

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