Proteggi la tua azienda dal diventare una vittima di frode finanziaria

Secondo il sondaggio 2021 dell'Association for Financial Professionals (AFP)‡, il 65% dei professionisti della tesoreria e della finanza ritiene che la pandemia di COVID-19 sia la causa di parte dell'aumento delle frodi nei pagamenti nelle loro aziende. Questa tendenza è quella che le aziende stanno monitorando da vicino e sta portando le aziende a fare ogni sforzo per cercare di stare un passo avanti a queste minacce.

Dagli assegni alterati ai bonifici e dalle carte di credito aziendali al furto dei dipendenti, la frode nei pagamenti si presenta in tutte le forme. Fortunatamente, molte aziende sono più consapevoli che mai dei diversi tipi di frode e molte stanno mettendo in atto misure per combattere il problema crescente. Ciò include la formazione di se stessi e del proprio personale sulle misure proattive che possono adottare per ridurre al minimo i rischi.

Tuttavia, per coloro che hanno intensificato i loro sforzi e per coloro che stanno cercando di farlo, ci sono alcuni rischi che stanno al di sopra degli altri. Ecco due dei principali problemi scoperti dal sondaggio e le azioni che puoi intraprendere per proteggere la tua attività.

Abbandona la carta, prendi una carta  

Gli assegni continuano a essere una delle forme più comuni di frode nei pagamenti, con il 66% delle organizzazioni colpite nel 2020. E sebbene le frodi sugli assegni siano in declino, rappresentano comunque una significativa perdita finanziaria per un'organizzazione quando si verificano.

Se stai ancora utilizzando gli assegni regolarmente, ci sono diversi motivi per considerare il passaggio a metodi di pagamento elettronici, come un programma di carte commerciali, che possono soddisfare una varietà di esigenze di spesa aziendale. Oltre all'attenuazione delle frodi, le carte commerciali possono anche aiutare le aziende:

• Aumenta il flusso di cassa
• Paga le bollette più velocemente
• Mantieni i pagamenti in contanti e float per periodi più lunghi
• Partecipa a programmi di ricompensa e ricevi cashback e sconti
• Riduci i costi amministrativi semplificando i pagamenti e riconciliando automaticamente gli acquisti dei dipendenti
• Risparmia sui costi delle commissioni di transazione:il costo medio di elaborazione di un assegno cartaceo è di $ 3, il doppio del costo di una transazione con carta di acquisto

Dal punto di vista della sicurezza, le protezioni integrate come i chip EMV e i controlli dei pagamenti consentono agli amministratori di monitorare e regolare da vicino la spesa delle carte, creando un'infrastruttura di gestione del rischio di frode significativamente più forte di quella dei sistemi di sicurezza degli assegni.

I numeri raccontano la storia

• Il 74% delle aziende è stato oggetto di frode nei pagamenti nel 2020
• Il 62% delle organizzazioni ha sperimentato la compromissione della posta elettronica aziendale (BEC) nel 2020
• Il 66% delle organizzazioni ha subito frodi sugli assegni, in leggera diminuzione rispetto al 2019
• Il 52% delle frodi tentate o effettive di pagamento è derivato da azioni di un individuo esterno all'organizzazione

I mali dell'e-mail

Un'altra area di frode in crescita è la compromissione della posta elettronica aziendale (BEC), ed è in rapida crescita. La percentuale di organizzazioni prese di mira da BEC è aumentata al 76% nel 2020, dimostrando che forme innovative e creative di frode possono sfondare le vecchie protezioni. BEC è una forma di frode che prende di mira i dipendenti tramite e-mail per ottenere l'accesso alle finanze aziendali e ingannare le persone facendole trasferire denaro.

Un esempio di BEC è quando gli aggressori ottengono l'accesso all'account di posta elettronica di un dirigente e quindi ne monitorano il comportamento. L'attaccante identificherà quando il dirigente è in viaggio o è più vulnerabile e invierà una nota chiedendo il pagamento o affinché un associato faccia clic su un collegamento che è un malware.

Quindi, come proteggi la tua azienda e i tuoi dipendenti da BEC? È importante disporre di un piano in atto e sfruttare tutti gli strumenti di protezione disponibili per la tua azienda. Assicurati che i tuoi dipendenti abbiano l'istruzione e la formazione adeguate per il rilevamento delle frodi, il che significa avere una formazione regolare con il tuo team. Ti consigliamo di incoraggiare le domande tra il tuo team per creare un'atmosfera in cui i dipendenti si sentano liberi di condividere qualsiasi comportamento insolito o email.

Esempi concreti per aiutare a frenare le frodi via e-mail includono la riduzione della scrittura di assegni, l'esternalizzazione delle responsabilità in materia di buste paga e l'adozione di doppi controlli in modo che una persona non sia responsabile di tutte le decisioni e azioni finanziarie.

Il risultato finale

Sebbene le misure preventive possano aiutare a proteggere dalle frodi, esisteranno sempre in una forma o nell'altra. Quello che puoi fare è istruire i dipendenti, assicurarti che utilizzino la tecnologia più aggiornata e collaborare con il tuo partner finanziario per garantire che le migliori pratiche e le misure di protezione siano in atto. Quando si tratta di frode nei pagamenti, il vecchio detto rimane vero:"Un grammo di prevenzione vale un chilo di cura".

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