Come fare il fai-da-te per la busta paga della tua piccola impresa nel 2021

La gestione delle buste paga è un compito complesso e impegnativo, ed è importante farlo bene. Le piccole imprese hanno molte opzioni per l'elaborazione delle buste paga, inclusi software e soluzioni online che automatizzano la maggior parte dei passaggi e aiutano a garantire la precisione. Ma se hai solo pochi dipendenti, è possibile adottare un approccio fai-da-te (fai da te), purché ti assicuri di aver compreso tutti i passaggi, tieniti aggiornato sugli adempimenti fiscali e legali e dedica del tempo a gestire con cura l'intero processo.

Perché dovresti gestire tu stesso il libro paga?

Molti imprenditori iniziano con uno o pochi dipendenti, e non è possibile prevedere quanto crescerà il business. In quelle circostanze, può avere senso elaborare manualmente il libro paga, almeno all'inizio. Significa che l'azienda non ha bisogno di ricercare soluzioni per il libro paga o pagare per quella tecnologia.

Ma l'elaborazione manuale delle buste paga richiede molto tempo ed è difficile evitare errori, soprattutto quando l'azienda aggiunge dipendenti e il suo libro paga diventa più complesso. Il mancato pagamento corretto dei dipendenti può portare alla perdita di dipendenti e danneggiare la tua reputazione nel settore. Cosa c'è di più, se il libro paga è fatto in modo errato può esporre l'azienda a possibili multe. Ecco perché molte piccole imprese alla fine scelgono di utilizzare il software per il libro paga per automatizzare il processo e ridurre gli errori.

Sfide comuni del libro paga per le piccole imprese

L'elaborazione manuale delle buste paga può essere sorprendentemente impegnativa, soprattutto quando l'azienda cresce, perché i calcoli salariali e fiscali sono complessi e ci sono conseguenze negative significative se si commettono errori o non si rispettano tutte le normative.

• Precisione del libro paga. Gestire autonomamente l'elaborazione delle buste paga aumenta la possibilità di errore umano, che è una delle principali cause di imprecisioni sui salari. Errori nel calcolo dei salari e delle tasse possono portare a dipendenti insoddisfatti e multe considerevoli da parte delle autorità fiscali per non conformità.
• Rimanere aggiornati con il diritto del lavoro e le modifiche fiscali. Generalmente, è tua responsabilità come imprenditore calcolare e trattenere accuratamente le imposte sui salari, pagare le tasse in tempo e presentare i relativi moduli fiscali aziendali. È una sfida perché le regole sono in continua evoluzione a livello federale, livello statale e locale, e il mancato rispetto di tali regolamenti di spostamento può nuovamente comportare sanzioni.
• Tenuta dei registri. Il mantenimento di record accurati è importante non solo per scopi aziendali, ma anche per la conformità. Per esempio, il Fair Labor Standards Act (FLSA) richiede alle aziende di tenere registri dei guadagni dei dipendenti per almeno tre anni. Molti proprietari di piccole imprese trovano che non sia facile quando cercano di gestire un frenetico programma operativo giornaliero con risorse limitate.
• Classificazione errata dei dipendenti. Molte aziende hanno un misto di dipendenti a tempo pieno, lavoratori part-time e appaltatori. Ogni categoria di lavoratori ha diritto a benefici diversi, e l'errata classificazione dei lavoratori può avere gravi conseguenze. Per esempio, se classifichi erroneamente un dipendente a tempo pieno come un appaltatore indipendente, puoi incorrere in sanzioni e responsabilità per imposte e benefici non pagati.

Tre passaggi nel processo di gestione delle paghe

Ad alto livello, la gestione del libro paga può essere suddivisa in tre fasi:Preparazione, attività di pagamento dei dipendenti e post-pagamento.

1. Prep. Dovrai impostare il libro paga prima di poter iniziare a pagare i dipendenti. Ciò include la determinazione della frequenza retributiva per i dipendenti orari e stipendiati e un meccanismo per tenere traccia del loro tempo. È necessario sollecitare i moduli W-4 dai dipendenti per determinare la quantità di tasse da trattenere dai loro stipendi, così come i moduli I-9 per confermare la loro idoneità a lavorare negli Stati Uniti. La tua azienda avrà anche bisogno di un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) dall'IRS. In genere vale la pena creare un conto bancario separato per le buste paga per monitorare e gestire più facilmente le buste paga. La maggior parte dei datori di lavoro paga tramite deposito diretto, che richiede la creazione di una funzionalità di deposito diretto con la tua banca e l'ottenimento dei dettagli del conto bancario dei tuoi dipendenti, nonché la loro autorizzazione al deposito diretto.
2. Pagare i dipendenti. Per ogni esecuzione del libro paga, si calcola la retribuzione lorda di ogni dipendente, trattenere eventuali tasse e altre detrazioni. Quindi distribuisci la retribuzione netta ai dipendenti tramite deposito diretto, controllo o altri metodi.
3. Dopo il pagamento. È necessario pagare le tasse e presentare i moduli pertinenti entro le scadenze dell'IRS. Invierai all'IRS le tasse federali che hai trattenuto dagli stipendi dei dipendenti, più la quota a carico del datore di lavoro delle tasse di Social Security e Medicare, tipicamente ogni mese. Pagherai anche eventuali tasse statali e locali. Alla fine dell'anno solare, distribuire moduli fiscali ai dipendenti.

8 passaggi per elaborare autonomamente il libro paga

Ecco uno sguardo più dettagliato ai passaggi coinvolti nell'elaborazione del libro paga fai-da-te:

1. Raccolta di moduli W-4. Avrai bisogno di un modulo W-4 compilato da ogni nuovo dipendente per determinare quanta parte della loro retribuzione lorda trattenere. La ritenuta dipende da diversi fattori, compreso se un dipendente è sposato o single e quante persone a carico hanno. I W-4 non scadono, ma deve essere aggiornato in caso di modifiche allo stato di un dipendente, come sposarsi, divorziato o avere un figlio.
2. Ottenere un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN). L'IRS utilizza gli EIN per identificare le imprese, così come usa i numeri di previdenza sociale per identificare le persone. Hai bisogno di un EIN anche se hai un solo dipendente, perché non puoi pagare le tasse dei dipendenti senza di essa. L'applicazione è gratuita e facile:puoi farlo per telefono, posta, fax o online. L'IRS preferisce le applicazioni online e ti fornirà immediatamente un EIN purché la tua domanda venga approvata. Devi solo dire all'IRS che tipo di attività hai, che si tratti di una società o di una LLC, ad esempio, fornisci un indirizzo commerciale e spiega perché desideri un EIN.
3. Scegli il tuo piano paghe. Le frequenze di pagamento tipiche sono settimanali, ogni due settimane (bisettimanale), due volte al mese (semestrale) o mensile. Alcuni stati consentono solo determinate frequenze di pagamento, quindi controlla i requisiti del tuo stato prima di fare questa scelta. Ogni opzione ha vantaggi e svantaggi, ed è necessario bilanciare i benefici per l'azienda con i benefici per i dipendenti. I periodi di paga mensile richiedono il minimo lavoro per i datori di lavoro e possono aiutare a migliorare il flusso di cassa dell'azienda, ma spesso non sono la prima scelta dei dipendenti. Molte aziende pagano dipendenti stipendiati due volte al mese e dipendenti orari settimanali.
4. Determinare e trattenere le imposte sul reddito. Questo è uno degli aspetti più complessi del calcolo della retribuzione dei dipendenti, ed è facile sbagliare. È necessario detrarre eventuali contributi al lordo delle imposte per l'assicurazione sanitaria (medica, dentale e della vista) e piani pensionistici. Quindi, per ogni dipendente, calcolare l'importo dovuto per l'imposta federale e statale sul reddito, nonché per le tasse della Federal Insurance Contributions Act (FICA), che finanziano la previdenza sociale e il Medicare, insieme ad eventuali tasse locali.
5. Esegui i numeri. Sottrai le detrazioni e le imposte ante imposte dalla retribuzione lorda per ottenere la retribuzione netta di ciascun dipendente. Per i lavoratori dipendenti, la retribuzione lorda non cambierà da busta paga a busta paga a meno che non ci siano circostanze eccezionali come ferie non pagate o pagamenti variabili come bonus e commissioni. La retribuzione lorda dei lavoratori dipendenti è calcolata dividendo il loro stipendio annuo per il numero di periodi di paga all'anno. Per i lavoratori orari, dovrai conoscere le ore lavorate alla normale tariffa oraria più eventuali straordinari, e tenere conto di eventuali ferie pagate, permessi retribuiti per malattia e giorni di ferie.
6. Distribuire buste paga o deposito diretto. Il deposito diretto è di gran lunga il metodo più diffuso per pagare i dipendenti, ma molte aziende offrono ai dipendenti altre opzioni, come assegni o carte di pagamento, che sono carte di debito ricaricabili specializzate. Con le carte a pagamento, depositi la paga di un dipendente su un conto collegato alla carta; il dipendente può quindi utilizzare la carta per gli acquisti, come una normale carta di debito.
7. Pagare le tasse. Devi pagare le tasse che hai trattenuto dalle buste paga dei dipendenti, più la quota di tasse a carico del datore di lavoro. Per esempio, i datori di lavoro e i dipendenti devono versare contributi fiscali FICA pari al 7,65% dei guadagni di un dipendente. Devi anche pagare l'assicurazione federale contro la disoccupazione e tutte le tasse statali e locali. La tempistica di questi pagamenti delle tasse varia a seconda delle dimensioni della tua attività e dello stato in cui operi. La maggior parte delle aziende deve pagare le tasse federali mensilmente o semestralmente. Molti stati richiedono pagamenti trimestrali.
8. Compila i moduli fiscali. I datori di lavoro generalmente devono presentare alcuni moduli fiscali trimestralmente e altri alla fine dell'anno. Per esempio, è necessario segnalare le tasse FICA e alcune altre ritenute alla fonte sul modulo IRS 941 ogni trimestre. Alla fine dell'anno, fornisci ai dipendenti regolari moduli W-2 che riassumono i loro salari e le tasse trattenute, e devi anche inviare quei moduli all'IRS. Sei anche responsabile dell'invio del modulo W-3, un modulo di riepilogo che accompagna i W-2 che invii, così come il modulo 940 per l'imposta federale sulla disoccupazione. Ci sono scadenze per la presentazione di ciascuno di questi moduli, con sanzioni e interessi per ritardato pagamento.

8 passaggi per l'elaborazione del libro paga fai da te 1 Verifica l'idoneità Verifica l'identità del nuovo dipendente e l'autorizzazione all'assunzione con il modulo I-9. 2 Raccogli i moduli W-4 Ottieni un W-4 da ogni nuovo dipendente per determinare la ritenuta d'acconto. 2 Ottieni un EIN Hai bisogno di un numero di identificazione del datore di lavoro dall'IRS per pagare i dipendenti. 3 Scegli un piano paghe Le opzioni variano in base allo stato:le frequenze comuni includono settimanali, bisettimanale e semestrale. 4 Calcolare e trattenere le tasse Calcola le tasse dei dipendenti e altre detrazioni che tratterrai dalle loro buste paga. 5 Eseguire i numeri Calcola la retribuzione netta per ciascun dipendente sottraendo le tasse e altre detrazioni dalla retribuzione lorda. 6 Paga i dipendenti Le opzioni includono il deposito diretto, assegno o carta di pagamento. 7 Pagare le tasse Pagare la quota federale del dipendente e del datore di lavoro, tasse statali e locali 8 Compila i moduli fiscali Presentare moduli fiscali trimestrali e annuali con federali, autorità statali e locali. Fornire W-2 ai dipendenti.

Scegliere un software per la gestione delle paghe per una piccola impresa

Man mano che le aziende crescono, un approccio fai-da-te diventa meno gestibile. Il software per le buste paga può semplificare notevolmente l'elaborazione delle buste paga, garantendo accuratezza e conformità. A seconda della soluzione, il software può anche automatizzare i pagamenti di stipendi e tasse e la dichiarazione dei redditi, contabilizzazione dei crediti d'imposta. Ecco cinque cose da considerare quando si seleziona una soluzione per il libro paga:

1. Quanto puoi permetterti di spendere? Cerca un sistema adatto al tuo budget. Devi bilanciare il costo con i benefici, che può includere una maggiore precisione e velocità oltre a liberare il tempo del personale per altre attività. Molte soluzioni per il libro paga hanno un prezzo per dipendente, quindi il costo è proporzionale alle dimensioni della tua attività. Alcune soluzioni per il libro paga sono fornite come parte di suite software aziendali più grandi, che possono fornire ulteriori vantaggi come la contabilità semplificata e l'analisi dei costi. Assicurati di aver compreso quali funzionalità di un servizio paghe sono incluse nella tariffa base, e che costano di più. Considera anche la crescita potenziale. Sebbene la migrazione da un software di gestione delle paghe a un altro non sia troppo complicata, è una considerazione se ti aspetti una rapida crescita.
2. Quanto sono complicate le tue esigenze in materia di buste paga? Un'azienda più grande con diverse categorie di dipendenti in più giurisdizioni fiscali avrà bisogno di un software più sofisticato rispetto a una piccola azienda con dipendenti stipendiati in un unico stato. E meno esperienza in materia di paghe hai internamente, maggiore è il valore di un sistema che gestisce ogni aspetto dell'elaborazione delle buste paga, compresi i pagamenti automatici e la dichiarazione dei redditi.
3. Esistono soluzioni su misura per il tuo tipo di attività? Alcune soluzioni sono studiate per soddisfare le esigenze di specifiche tipologie di attività, come studi legali o ristoranti. Se operi in un segmento di mercato che ha molte piccole imprese, probabilmente c'è almeno un'offerta pensata per un'attività del tuo profilo, e vale la pena vedere se quella soluzione è adatta alla tua azienda.
4. Che tipo di report vuoi generare? Al suo meglio, Il software per il libro paga può supportare le decisioni strategiche consentendo di analizzare rapidamente i costi e l'impatto di potenziali decisioni aziendali. Quanto possiamo risparmiare modificando il nostro mix di dipendenti fissi e orari per ridurre gli straordinari? Di quanto aumenteranno i costi del personale se apriamo un nuovo ufficio a Boston anziché a Chicago? Il software per le paghe che fa parte di una suite integrata può anche semplificare l'esecuzione di ulteriori analisi e report che combinano i dati sulle paghe con altre informazioni aziendali.
5. Quanto sono felici gli altri con i pacchetti software che stai considerando? Può essere utile leggere le recensioni dei clienti online e i casi di studio. Ma non fermarti qui:mettiti in contatto con i fornitori che ti interessano e chiedi loro dei clienti di riferimento.

Domande frequenti sui salari delle piccole imprese

• Perché ho bisogno di un sistema di buste paga?

  Teoricamente, chiunque può amministrare autonomamente le buste paga utilizzando fogli di calcolo, ma farlo è complicato, richiede tempo e richiede esperienza. Se commetti errori, puoi incorrere in sanzioni significative. Per la maggior parte delle aziende, ha senso utilizzare un sistema di libro paga che automatizza il processo e potenzialmente consultare un contabile esperto nelle ultime leggi e tasse.

• Che cos'è un calcolatore di buste paga?

  Un calcolatore del libro paga è uno strumento online che calcola la retribuzione netta e le ritenute di un dipendente. Inserisci dati come tasso di pagamento, giurisdizione fiscale locale ed eventuali esenzioni. Quindi la calcolatrice esegue i numeri.

• Che cos'è una registrazione del libro paga?

  Contabili e contabili utilizzano le registrazioni del libro paga per registrare la retribuzione pagata ai dipendenti. Queste voci possono quindi essere incorporate nella contabilità generale della società. Ci sono tre tipi principali di iscrizione:registrazione iniziale (salario lordo percepito dai dipendenti insieme a ritenute ed eventuali tasse aggiuntive), salari maturati (una voce registrata alla chiusura di ogni periodo contabile per registrare eventuali salari dovuti ma non ancora pagati), e pagamenti manuali (questi riguardano gli stipendi manuali occasionali generati a causa di adeguamenti o cessazioni di retribuzione).

È possibile gestire autonomamente la busta paga, ma è complicato, laborioso e soggetto a errori, soprattutto per qualsiasi azienda con più di una manciata di dipendenti. Poiché l'elaborazione delle buste paga è un costo amministrativo piuttosto che un'attività generatrice di entrate, la maggior parte delle aziende vuole ridurre al minimo la quantità di tempo e denaro che spendono su di esso. Per molte piccole imprese, l'utilizzo di un software per il libro paga per automatizzare il processo è un'opzione molto migliore rispetto al tentativo di gestire manualmente il libro paga.