Cosa significa Diaria? Quali sono le tariffe giornaliere?

Quando si tratta di pagare le spese di viaggio legate all'attività, le aziende hanno una serie di opzioni:fornire ai dipendenti carte di credito aziendali, rimborsandoli per le spese effettive sostenute utilizzando i resoconti di viaggio e spese o pagandoli "diaria".

Le diarie forniscono ai dipendenti un'indennità fissa per ogni giorno trascorso fuori casa ed eliminano la necessità di gestire una miriade di ricevute per le spese. Semplificano le pratiche burocratiche per l'azienda e per i dipendenti nell'affrontare le spese ordinarie di alloggio, pasti e spese accessorie come mance e tasse. Se utilizzato come parte di una polizza di viaggio completa, le diarie forniscono un modo semplice per garantire che le spese di viaggio siano deducibili dalle tasse per l'azienda e che i dipendenti non vengano tassati sui soldi che vengono rimborsati.

Cosa significa Diaria?

Per diem si riferisce più comunemente a un'indennità giornaliera fissa che un'organizzazione fornisce ai dipendenti o ai lavoratori a contratto per coprire le spese di viaggio d'affari. La parola deriva dal latino e si traduce in "di giorno in giorno".

Il termine diaria è talvolta usato anche per descrivere un accordo di lavoro in base al quale i lavoratori, come gli insegnanti supplenti, infermieri o fotografi:vengono pagati una tariffa giornaliera per lavori temporanei o su chiamata. Per un datore di lavoro, l'occupazione giornaliera offre spesso una maggiore flessibilità per quanto riguarda i costi del lavoro e la programmazione.

Cosa copre la diaria?

Le diarie coprono il costo dell'alloggio, pasti e spese accessorie per ogni giorno di viaggio d'affari. Ogni spesa ha una tariffa predeterminata, sulla base dei costi medi associati a località specifiche. Sotto questo modello, un'azienda in genere paga una diaria parziale per il primo e l'ultimo giorno di un viaggio, poiché il dipendente può trascorrere parte di tali giornate a casa o in ufficio.

Ecco due esempi di diaria basati sulle tariffe della United States General Services Administration (GSA):

Viaggio di tre giorni a Seattle Viaggio di sei giorni a Greensboro, NC Alloggio $257/notte $167/notte Pasti $71/giorno $82/giorno Spese accessorie $5/giorno $5/giorno Totale al giorno $ 999 $ 1, 524

Quali sono le tariffe di viaggio giornaliere? Chi li imposta?

La GSA pubblica le tariffe giornaliere ogni anno. Il governo utilizza queste tariffe per rimborsare i dipendenti federali per viaggi di lavoro all'interno degli Stati Uniti, e sono spesso adottati anche dal settore privato. Questo perché le tariffe giornaliere utilizzate dalle aziende per rimborsare i dipendenti per l'alloggio, i pasti e le spese accessorie devono essere uguali o inferiori a quelli fissati dal governo federale per essere deducibili dalle tasse per l'azienda ed evitare un carico fiscale per i dipendenti.

Le tariffe GSA entrano in vigore annualmente il 1° ottobre e si basano sui dati sui costi più aggiornati per varie città e contee. C'è una tariffa standard che si applica a circa 2, 600 contee negli Stati Uniti e più di 300 tariffe specifiche per località per aree particolarmente costose. Le tariffe giornaliere variano in modo significativo, non sorprendentemente, una città come New York o Los Angeles ha una tariffa giornaliera più alta rispetto a una città più piccola.

Tariffe giornaliere federali

Le tariffe giornaliere per le località all'interno degli Stati Uniti continentali sono disponibili sul sito Web di GSA. Tariffe per l'Alaska, Hawaii, Territori e possedimenti degli Stati Uniti, Le installazioni militari statunitensi e i paesi stranieri sono disponibili tramite l'Ufficio per la gestione dei viaggi della difesa degli Stati Uniti; quelli per l'estero si possono trovare anche sul sito del Dipartimento di Stato degli Stati Uniti.

La pagina web GSA per diem e la sua app mobile offrono un indice ricercabile per città, stato e codice postale. L'indice è suddiviso in due categorie di base:"Tariffe per l'alloggio" e "Tariffe per pasti e spese accessorie (M&IE)". Sia la tariffa standard che le tariffe specifiche per località mostrano cifre mensili (ad es. la tariffa di alloggio specifica per la posizione per Chicago è di $ 134 a marzo 2021 e $ 216 a giugno). L'indice consente anche di inserire date di viaggio specifiche per un luogo specifico e ricevere il totale giornaliero per il periodo di tempo definito.

Le tariffe giornaliere variano in modo significativo tra gli stati e le città. Per esempio, la tariffa standard stabilita dalla GSA per l'alloggio (tasse escluse) nel 2021 è di $ 96 a notte, ma per l'area di Los Angeles, costa $ 182 a notte (per la maggior parte dei mesi; l'importo cambia in base al mese in cui viaggi). La tariffa standard per i pasti è di $ 55, ma a Los Angeles, di solito è $ 66.

Come funziona la diaria?

Le linee guida di viaggio di un'azienda dovrebbero delineare una politica giornaliera che definisca chiaramente cosa è coperto e le tariffe utilizzate per il pagamento o il rimborso per tutte le località pertinenti.

I dipendenti possono spendere fino all'indennità giornaliera, presentare rapporti giornalieri con ricevuta di alloggio, ricevere le diarie autorizzate. In genere possono intascare la differenza se la spesa scende al di sotto del limite.

Cosa significa il rimborso giornaliero per le tasse?

Il codice fiscale degli Stati Uniti consente alle aziende di detrarre le spese ordinarie e ragionevoli relative ai viaggi dei dipendenti. Questo include le diarie. Però, un'organizzazione deve stabilire un "piano responsabile, "secondo le linee guida dell'IRS, per giustificare le spese. Questo significa semplicemente che le spese sono direttamente legate al business, i dipendenti devono contabilizzare adeguatamente le proprie spese (inviando un rapporto giornaliero) e i dipendenti devono restituire qualsiasi rimborso in eccesso (oltre gli importi giornalieri giornalieri stabiliti dal governo) entro un ragionevole lasso di tempo.

Non è necessario che i dipendenti presentino i pasti e le ricevute accessorie se ricevono una diaria, sebbene l'IRS richieda la presentazione delle ricevute. Le diarie non sono tassabili per i dipendenti a condizione che i report giornalieri richiesti contengano le seguenti informazioni:

• Oggetto commerciale della spesa
• Data, tempo, luogo e importo della spesa
• Ricevute di alloggio

In che modo le aziende pagano in genere le tariffe giornaliere?

I dipendenti che ricevono le diarie devono presentare i rapporti entro 60 giorni dal viaggio per evitare l'obbligo fiscale. Se i dipendenti non inviano segnalazioni, l'IRS considera il reddito imponibile dei pagamenti giornalieri. Le aziende in genere pagano le diarie ai dipendenti elettronicamente o tramite assegno, dopo aver ricevuto le segnalazioni dei dipendenti. Sono emessi come pagamenti separati dal salario e non sono soggetti a tasse, compresa l'imposta federale sui contributi assicurativi (FICA).

Vantaggi della Diaria

La possibilità di rimborsare le spese di viaggio su base giornaliera semplifica la rendicontazione e la contabilità delle spese, consentendo alle organizzazioni di prevedere meglio i costi di viaggio dei dipendenti. Ciò consente di risparmiare tempo di contabilità e scartoffie. Quando i dipendenti sono autorizzati a trattenere i soldi non spesi (fintanto che scendono al di sotto delle tariffe giornaliere effettive del governo), serve come incentivo a mantenere bassi i costi e ridurre al minimo le spese per l'azienda.