Backorder definiti:che cos'è,

Cause e soluzioni

Di fronte a una notifica di esaurimento scorte, molti consumatori faranno semplicemente clic sul sito di un concorrente. Per alcuni rivenditori, la risposta è usare gli ordini arretrati, dove un articolo desiderato che è ancora in produzione ma attualmente esaurito viene promesso di essere spedito in un determinato lasso di tempo.

Il cliente riceve l'oggetto, il rivenditore effettua la vendita. Vinci/vinci.

Gli ordini arretrati possono essere complicati, anche se. Se non riesci a evadere l'ordine, il cliente potrebbe essere più irritato che se avessi appena contrassegnato l'articolo come esaurito. E, la gestione degli ordini arretrati può essere un grattacapo per i team finanziari e logistici.

Quindi gli ordini arretrati sono adatti alla tua attività? Forse. Ecco gli elementi da considerare.

Che cos'è un ordine arretrato?

Un ordine arretrato viene generato quando un ordine non può essere evaso al momento dell'acquisto perché l'articolo non è nell'inventario corrente del venditore. Però, l'oggetto è ancora in produzione o disponibile presso il distributore.

Conosciuto anche come arretrato, un ordine arretrato indica che la domanda per un determinato prodotto supera ciò che il venditore ha prodotto o ordinato. Potrebbe essere una funzione di una cattiva pianificazione, politiche eccessivamente rigide sulle scorte di sicurezza o un picco imprevedibile della domanda di un articolo.

Evita di consentire ordini arretrati su prodotti economici o di base che i clienti possono facilmente acquistare altrove. Dove sono offerti ordini arretrati, assicurati che il margine di profitto renda utile lo sforzo logistico extra e che tu possa soddisfare tali richieste prontamente. La quantità di tempo necessaria per ottenere un articolo in arretrato al cliente dipende da una serie di fattori.

Fattori che influenzano l'evasione degli ordini inevasi

Quando si stima la lunghezza di un ordine arretrato, tener conto di:

La tua filiera: Più lunga e complessa è la catena di approvvigionamento di un articolo in arretrato, più tempo ci vorrà per acquisire abbastanza per soddisfare la domanda, e più è probabile che l'articolo si esaurisca prima che gli ordini arretrati vengano riempiti.

Capacità del servizio clienti: Gli ordini arretrati aggiungono ulteriori passaggi ed eccezioni. Aziende con gestione automatizzata degli ordini e gestione delle eccezioni, o che utilizzano provider 3PL, può gestire in modo più rapido ed efficiente i riordini e l'evasione degli ordini.

Capacità di dropshipping: Se fattibile, tagliare i passaggi e spedire gli articoli in arretrato direttamente dal produttore o dal distributore accelera l'evasione degli ordini.

Regole del mercato: Rivenditori che vendono su Amazon, Ebay o un altro marketplace possono scegliere di non accettare ordini arretrati a causa dei termini di vendita, come regole rigorose sui tempi di adempimento; in genere, la data di rifornimento deve essere entro 30 giorni dalla vendita.

Ordini arretrati vs. esaurito

Un oggetto è Esaurito quando il venditore non ha l'articolo nell'inventario e non ha una data certa per rifornire, oppure l'articolo è stagionale o a tiratura limitata. In arretrato gli articoli dovrebbero essere disponibili in un lasso di tempo ragionevole.

Come funzionano gli ordini arretrati

Quando un'azienda prende ordini - e potenzialmente pagamenti - per prodotti che non sono in stock, sta accettando ordini arretrati.

Una volta accettati gli ordini inevasi, il sistema di gestione delle scorte li converte in ordini di acquisto e li invia al reparto interno appropriato, venditore o distributore. I team del servizio clienti dovrebbero fornire agli acquirenti una stima di quando possono aspettarsi i loro ordini e come verrà gestito il pagamento.

I rivenditori possono scegliere di far spedire dal fornitore gli articoli direttamente ai clienti, o il rivenditore può prendere in consegna gli articoli, tradurre gli ordini arretrati in ordini di vendita e spedire gli articoli ai clienti dopo aver addebitato l'account del cliente, se applicabile.

Per un numero limitato di SKU a un volume gestibile, questo non è un processo eccessivamente complesso. I problemi aumentano, però, quando il numero o la quantità di prodotti in arretrato si moltiplica o quando i rivenditori hanno molti processi di ordinazione manuali e devono abbinare ogni ordine di acquisto con un ordine di vendita corrente al termine del processo di evasione.

Qual è lo scopo degli ordini arretrati?

Gli ordini arretrati possono avvantaggiare le aziende in alcuni modi. I rivenditori con capacità di magazzino limitata potrebbero non essere in grado di detenere una grande quantità di scorte, ma se loro Potere monitorare con sicurezza la disponibilità degli articoli dai fornitori, possono evitare il sovraffollamento e sostenere costi di stoccaggio eccessivi accettando con sicurezza gli ordini arretrati.

Qualche volta, le aziende vedono un aumento inaspettato della domanda di un prodotto. Ancora, a seconda della visibilità sulla disponibilità di scorte aggiuntive, accettare ordini arretrati consente al rivenditore di effettuare tali vendite e soddisfare i clienti.

I piccoli fornitori che spediscono la maggior parte o tutti i loro articoli spesso accettano ordini arretrati come una cosa ovvia ed effettuano un ordine con il fornitore solo una volta che gli ordini arretrati raggiungono una certa soglia. Queste aziende evitano del tutto i costi di inventario.

In che modo gli ordini arretrati influiscono sulle catene di approvvigionamento

Gli ordini arretrati influiscono sulle catene di approvvigionamento perché pongono oneri aggiuntivi su distributori e produttori. Durante l'evasione degli ordini arretrati, i fornitori devono produrre o procurarsi scorte aggiuntive in arretrato oltre al normale inventario. Se non c'è abbastanza prodotto per soddisfare questi ordini, l'onere viene spostato lungo la catena di approvvigionamento, o i rivenditori sono costretti ad annullare gli ordini inevasi.

Queste improvvise fluttuazioni della domanda possono finire per causare il cosiddetto "effetto frusta, ” una correzione eccessiva della catena di approvvigionamento. Quanto più un'entità viene rimossa dalla fonte della domanda di ordini arretrati, maggiore è l'incertezza introdotta. Fornitori esteri a distanza dai rivenditori, Per esempio, è improbabile che ricevano informazioni tempestive su ciò che ha causato la situazione dell'ordine arretrato. Ciò potrebbe indurli a coprirsi aumentando la produzione per garantire che possano soddisfare la domanda a valle, anche se gli ordini arretrati sono stati il ​​risultato di un caso fortuito, come un'ondata di caldo in ottobre che porta le persone a caccia di filtri AC. Così, i costi totali della catena di approvvigionamento aumentano, e i rivenditori potrebbero effettivamente ritrovarsi con scorte in eccesso.

Quali sono le cause degli ordini arretrati?

Affrontare le cause degli ordini arretrati è il primo passo per prevenirli, o almeno ridurli al minimo. Diamo un'occhiata ad alcuni dei motivi più comuni per gli ordini arretrati, che in un certo senso sono tutti sintomi di previsioni imprecise e che a loro volta possono essere risolte con una migliore previsione dell'inventario:

• La domanda insolita o la domanda supera l'offerta: periodi di vacanza o altre circostanze impreviste, come un clima estremo, può portare ad acquisti insoliti. Per esempio, la nostra ondata di caldo, o quando un allarme uragano porta a un aumento degli ordini per i generatori, portando a ordini arretrati.
• Previsioni imprecise: Previsioni meno accurate potrebbero portare a scorte di sicurezza basse e a maggiori possibilità di ordini arretrati.
• Problema relativo al fornitore o alla produzione: Sfide della catena di approvvigionamento, come la chiusura degli stabilimenti o la carenza di materie prime, può portare all'esaurimento imprevisto degli articoli.
• Ordini in ritardo: Le aziende che ordinano in base a formule di scorte di sicurezza e richiedono la revisione manuale degli ordini di acquisto possono incorrere in ritardi di rifornimento, solo per sperimentare un'improvvisa ondata di ordini. Possono verificarsi ritardi anche quando il fornitore a monte dell'azienda non ha rifornito le sue scorte abituali, portando a ordini arretrati.
• Errori umani: Un dipendente può inserire un ordine come ordine a saldo anche se l'articolo è disponibile. O, peggio, un rivenditore può accettare un ordine arretrato anche se l'articolo è esaurito. Ciò può accadere a causa di un errore o di un ritardo negli aggiornamenti dell'inventario.
• Discrepanze nella gestione del magazzino: La gestione del magazzino si riferisce a tutti i processi coinvolti nelle operazioni quotidiane di magazzino - ed è un lungo elenco. Un problema tecnico in un sistema di gestione dell'inventario può fornire dati imprecisi, o un'interruzione dell'immissione dei dati può portare a un conteggio errato o a una collocazione errata delle scorte.

Come contabilizzare gli ordini arretrati

Anche con i giusti sistemi di gestione dell'inventario in atto, gli ordini arretrati richiedono in genere processi contabili e di assistenza clienti speciali perché l'azienda deve informare gli acquirenti dell'ordine arretrato, quando verranno addebitati e quando prevedere la consegna.

L'arretrato di un'azienda viene solitamente convogliato come una sottocategoria di vendite, in dollari o in base al numero di unità vendute o ordinate. Piuttosto che considerarlo come una vendita completata, il backorder sarà registrato come tale sui libri della società. In questo modo l'azienda non deve tornare indietro e riconciliare i propri registri contabili se il cliente annulla l'ordine, o se la società non può acquisire le azioni.

Una volta registrato un ordine arretrato, l'azienda effettua l'ordine. Quando gli articoli vengono ricevuti, l'azienda segue, consegnare il prodotto in base all'ordine di acquisto del cliente. In alternativa, gli articoli potrebbero essere spediti direttamente. La vendita verrà quindi registrata e contrassegnata come completata.

È importante che le aziende calcolino i tassi di ordini arretrati, tra gli altri KPI e metriche di inventario vitali, come l'accuratezza delle previsioni e il tempo di ricezione.

Il KPI del tasso di arretrato misura quale parte degli ordini totali dei clienti è per gli articoli in arretrato, il che significa un ritardo nella consegna. Mostra quanto bene un'azienda immagazzina i prodotti più richiesti.

Calcola il tasso di backorder con questa formula:

Tasso di ordine arretrato = (# ordini in ritardo a causa di ordini arretrati / totale # ordini effettuati) x 100

Gestione dell'evasione degli ordini arretrati

Il modo migliore per gestire gli ordini arretrati è non averne bisogno. realisticamente, però, la maggior parte dei venditori si imbatterà in questa situazione. È qui che un sistema di gestione degli ordini può ripagarsi assicurandosi di non alienare i clienti, fornendo dati accurati e in tempo reale per aiutare con il processo decisionale e la compilazione di approfondimenti basati sulle tendenze stagionali per prevedere le prestazioni dei fornitori e prevedere picchi di domanda.

Le aziende in grado di gestire i flussi di inventario intorno al lead time del fornitore e adattare gli ordini di acquisto sulla base di dati in tempo reale possono evitare di rimanere senza prodotti, soprattutto quando il potenziale di vendita è più alto.

Quando devi evadere ordini arretrati, utilizzare un processo in 5 fasi:

1. Fare bene — valuta se ringraziare i clienti interessati per la loro pazienza con un upgrade di spedizione o includendo un articolo a basso costo gratuitamente.

2. Avvisare il cliente dell'intervallo di date di consegna previsto. Verifica se il cliente ha effettuato un altro ordine con cui puoi raggruppare l'articolo in arretrato.

3. Sposta l'ordine a saldo in ordine di vendita e autorizzare la spedizione.

4. Elabora il pagamento oppure emettere fattura.

5. Spedire articolo e chiudere la vendita.

Ma non fermarti qui. Se vedi un numero significativo di ordini arretrati, considerare di ricalcolare i punti di riordino, impostare una soglia di scorta di sicurezza più elevata o ripensare il processo di previsione dell'inventario.

Vantaggi degli ordini arretrati

Motivi positivi per offrire ordini arretrati includono l'aumento delle vendite e l'aggiunta di una certa flessibilità per le piccole imprese.

Altri vantaggi includono:

• Offre approfondimenti di mercato: Gli ordini arretrati agiscono come sondaggi sui clienti, indicando quali tipi di prodotti desiderano gli acquirenti, e quando sono più richiesti.
• Flusso di cassa migliorato: Aziende che evitano di detenere scorte in eccesso, con i relativi costi, liberare denaro per altre priorità. In alcuni settori, meno inventario si traduce anche in tasse ridotte.
• Ridurre al minimo lo spazio di archiviazione e altri costi di inventario che derivano dalla detenzione di scorte extra.

Svantaggi degli ordini arretrati

Gli ordini arretrati presentano alcuni aspetti negativi significativi che possono costare alla tua azienda. Questi includono:

• Perdere in affari: I clienti potrebbero non voler aspettare, o affidare all'azienda l'evasione degli ordini, causando loro di annullare e acquistare altrove.
• Perdita di quote di mercato: Se i clienti incontrano spesso ordini arretrati o devono attendere molto tempo per l'evasione, la loro fedeltà al tuo marchio potrebbe diminuire, e potrebbero rivolgersi ad altri marchi.
• Maggiore complessità: Gli ordini arretrati aumentano le possibilità che un'azienda debba risolvere problemi relativi al servizio clienti, come il tentativo di aggiornare le informazioni di pagamento scadute.

Finalmente, uno dei principali punti di svolta pro/contro per gli ordini arretrati sono i costi di trasporto delle scorte. Un'azienda che vende principalmente a buon mercato, piccolo, gli articoli non di tendenza potrebbero non preoccuparsi tanto dell'obsolescenza, spazio o vincolare il capitale e quindi può mantenere più scorte rispetto, dire, un'azienda che vende grandi elettrodomestici.

Best practice per gli ordini arretrati

Alcuni ordini arretrati sono inevitabili, ma è una buona pratica minimizzarli e quindi limitare le possibilità che un effetto bullwhip influisca negativamente sulla catena di approvvigionamento, così come altre sfide come clienti delusi, intervalli di adempimento più lunghi e maggiore complessità di back-end.

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Raccogli il maggior numero di articoli in arretrato di un cliente il più possibile prima della notifica, spedizione o fatturazione.

Imposta un limite di tempo per quanto tempo gli ordini arretrati rimarranno aperti e attivi. Quale sia questo lasso di tempo dipende dall'azienda, ma 30 giorni sono nella media.

Fai ogni tentativo per acquisire gli articoli in arretrato entro tale lasso di tempo, anche se ciò comporta un maggior costo delle merci e/o dei processi manuali.

Avvisare prontamente il cliente se un articolo non può essere spedito entro il limite di tempo, e inserisci una voce nel tuo CRM per inviare un'e-mail se l'articolo diventa disponibile in futuro.

Altre best practice che puoi implementare:

Comunica con i tuoi partner della catena di fornitura — linee aperte con partner sia a monte che a valle significano meno ipotesi e meno possibilità di sopravvalutare o sottostimare la domanda.

Educare i dipendenti sugli aspetti negativi degli ordini arretrati e sulla necessità di fare il possibile in termini di servizio clienti.

Cinque suggerimenti per ridurre al minimo gli ordini arretrati

Ridurre al minimo gli ordini arretrati è fattibile se si utilizza la giusta combinazione di processi aziendali e tecnologia. Passi che puoi eseguire:

1. Sapere cosa vogliono i tuoi clienti e di cui hanno bisogno: Assegnando priorità agli articoli di inventario in base all'importanza per i clienti, potete essere selettivi nell'aumentare le scorte di sicurezza. Per esempio, un ristoratore sarà meno comprensivo sul fatto che le patate vengano ordinate in ritardo rispetto a un frutto esotico. E poiché il costo di trasportare un sacco di patate è basso, ci sono poche ragioni per essere mai fuori. D'altra parte, se il piatto più popolare del tuo più grande cliente richiede un ingrediente costoso e difficile da trovare, e troppi ordini arretrati lo porteranno a cercare un altro fornitore, vorrai avere una catena di approvvigionamento affidabile.

2. Cerca dati e rapporti in tempo reale: Garantire che i dati siano accurati e riportati in tempo quasi reale garantisce due cose:che il tuo magazzino riceverà una notifica per rifornire gli articoli in modo tempestivo, riducendo le possibilità di ritardi negli acquisti che portano a ordini inevasi. E che i clienti possano essere avvisati prontamente, idealmente al momento dell'acquisto, che un articolo è in arretrato, così possono scegliere se tenerlo nei loro carrelli.

3. Imposta i trigger di sistema: Questi possono variare da semplici avvisi quando le scorte sono in esaurimento fino ad avvisi automatici ai clienti sullo stato dei loro ordini o per far loro sapere che è arrivata una nuova spedizione di un articolo acquistato di frequente.

4. Sviluppare piani di backup o di emergenza: Quando un articolo è in arretrato, i venditori intelligenti fanno tutto il necessario per non deludere i clienti stimati. Ciò include l'approvvigionamento di fornitori locali o persino l'acquisto dell'articolo altrove al dettaglio.

5. Diversificare i fornitori: Anche i produttori o i fornitori possono raggiungere picchi di domanda, pianificato o non pianificato. Ordinare da un'ampia varietà di fonti è solo una buona gestione della catena di approvvigionamento, che inizia con ordini di acquisto tempestivi e passa attraverso il monitoraggio delle prestazioni, compresa la produttività, costi, tassi di riempimento, consegna puntuale e soddisfazione del cliente.

Servizio clienti e ordini arretrati

Mantenere i clienti felici durante le situazioni di ordini arretrati è la chiave per farli tornare.

Si aspetteranno di ricevere aggiornamenti tempestivi e di essere tenuti aggiornati su ritardi o modifiche. Essere proattivi con le comunicazioni manterrà la reputazione della tua azienda. I passaggi di azione specifici includono l'invio regolare di e-mail, fornendo un orario di arrivo stimato e aggiornando i clienti su eventuali eventi che possono accelerare o ritardare la loro spedizione.

Se hai riscosso un deposito o un pagamento completo e il cliente annulla, elaborare prontamente il rimborso.

Tieni traccia delle scorte e gestisci gli ordini arretrati con NetSuite

Il software ERP può aiutare la tua azienda ad automatizzare gran parte dell'automazione di gran parte della catena di approvvigionamento e del processo di gestione dell'inventario e gestire gli ordini arretrati. Più specificamente, può aiutare con la pianificazione della domanda, utilizzando i dati storici per pianificare il tuo inventario per soddisfare la domanda dei clienti ed eventi speciali come vendite o promozioni.

L'utilizzo del software può aiutarti a creare una roadmap sostenibile per il tuo processo di adempimento, dall'ordinazione dei prodotti alla loro ricezione e spedizione. Può anche aiutarti a inserire automaticamente ordini di acquisto con i tuoi fornitori, riduzione dei tempi di arretrato.

Domande frequenti sugli ordini arretrati

D:Quanto dura un ordine arretrato?

UN: Il periodo di tempo per gli ordini arretrati varierà a seconda di fattori quali se sono in stock presso il distributore o fornitore, quando ordini gli articoli e il tempo necessario per spedire l'ordine al tuo magazzino. La cosa fondamentale da ricordare è che devi comunicare chiaramente ai clienti quando possono aspettarsi di ricevere i loro acquisti.

D:Perché si verificano ordini arretrati?

UN: Gli ordini arretrati si verificano generalmente quando la domanda supera l'offerta, se ciò è dovuto a una campagna di marketing di successo o alle tendenze stagionali. Potrebbero verificarsi anche quando si verifica un'interruzione della catena di approvvigionamento a causa di circostanze impreviste come condizioni meteorologiche estreme, sfide con i trasporti, sconvolgimenti politici, una carenza di materie prime o un fornitore che fallisce.