Conteggio dei cicli e conteggio fisico:differenze chiave e come scegliere

Dati accurati sull'inventario sono fondamentali per il successo aziendale perché le informazioni sull'inventario influiscono su tutto, dall'adempimento del cliente al finanziamento. Quando i conteggi dell'inventario sono errati, servizio, efficienza e redditività ne risentono. Impedisce alle aziende di fare previsioni accurate, e potrebbero ordinare in eccesso l'inventario o scoprire di non avere abbastanza scorte a disposizione per mantenere i loro impegni nei confronti dei clienti.

Però, mantenere accurate informazioni di inventario può essere difficile. Tradizionalmente, molte aziende hanno fatto affidamento su conteggi periodici di inventario fisico che richiedono molto tempo, che possono interferire con le operazioni aziendali quotidiane. Oggi, molti si stanno muovendo verso un approccio più flessibile e agile:il conteggio dei cicli. Sebbene alcune regole contabili e normative fiscali richiedano un conteggio fisico, questo articolo esplora entrambe le opzioni, e ti aiuta a scegliere e implementare l'approccio migliore per la tua azienda.

Che cos'è un conteggio fisico?

In un conteggio fisico convenzionale, un'organizzazione dedica diversi giorni per contare ogni singolo articolo in inventario, in tutti i magazzini, negozi e altri luoghi. Il risultato è un conteggio completo che serve come mezzo di controllo e bilanciamento per garantire che ciò che hai sugli scaffali sia rappresentato accuratamente nel tuo sistema di gestione dell'inventario.

I conteggi fisici vengono in genere eseguiti ogni anno, in gran parte perché richiedono molto tempo e possono interrompere l'attività. Infatti, i conteggi fisici spesso richiedono alle aziende di sospendere operazioni come la spedizione e la ricezione finché il conteggio è in corso. Possono essere estremamente laboriosi, anche se le aziende utilizzano tag a radiofrequenza (RF) o altri metodi di scansione dell'inventario.

Tradizionalmente, le aziende hanno valutato il conteggio fisico annuale come un modo per iniziare un nuovo anno finanziario con la conoscenza dei propri inventari e adeguare i propri libri contabili per prendere decisioni aziendali basate su informazioni accurate. Le aziende con meno scorte spesso scoprono che lo sforzo richiesto dai conteggi fisici annuali è gestibile e, a condizione che nessun regolamento richieda un conteggio fisico, non vedo una ragione convincente per cambiare.

Che cos'è un conteggio del ciclo?

In un conteggio del ciclo, l'azienda conta continuamente piccoli campioni del suo inventario, assicurandosi che tutto alla fine venga conteggiato in un determinato periodo di tempo. Utilizzando tecniche di campionamento simili a quelle utilizzate dai sondaggisti, le aziende estrapolano ciò che trovano per generare informazioni sempre più accurate sull'intero inventario. Quando le aziende iniziano il conteggio del ciclo, possono deliberatamente contare ripetutamente lo stesso elemento per vedere se individui diversi ottengono gli stessi risultati. Questo può aiutare a identificare e risolvere i problemi nei metodi di conteggio, quindi tutti utilizzano le migliori pratiche e forniscono dati accurati.

Il conteggio del ciclo si verifica spesso ogni giorno. Per esempio, se una società ha 1, 500 SKU che devono essere conteggiate nel corso di sei settimane, può contare l'intero inventario contando gli articoli associati a circa quattro o cinque SKU al giorno. Alcune aziende dedicano dipendenti specifici al conteggio del ciclo e possono renderlo parte delle più ampie responsabilità quotidiane dei dipendenti.

Le aziende in genere lavorano con i propri revisori interni o esterni per garantire che un conteggio del ciclo sia affidabile e sufficiente — nel tempo, se il conteggio del ciclo si dimostra accurato, i revisori dei conti e i contabili possono accettarli al posto di un conteggio fisico completo. Come per qualsiasi attività che comporti la gestione di oggetti di valore, è importante separare i compiti:le persone che lavorano tutto l'anno con articoli specifici non dovrebbero essere responsabili del loro conteggio.

Le aziende possono scegliere tra diversi metodi di conteggio del ciclo. La scelta del metodo determina a quali elementi viene assegnata la priorità. Le aziende possono contare questi elementi ad alta priorità più frequentemente di altri.

• Per classifica di vendita: A volte chiamata analisi ABC, 80/20 o il metodo del principio di Pareto, questo approccio dà la priorità al conteggio degli articoli che rappresentano il maggior valore in un magazzino. Riflette il principio di Pareto secondo cui il 20% degli SKU in un magazzino rappresenta in genere l'80% delle vendite, o perché sono i più costosi o sono venduti più spesso. Le aziende raggruppano gli articoli in categorie in base al loro valore (A, B o C) e organizzare di conseguenza i conteggi dei cicli, contando gli elementi A e B più frequentemente degli elementi C. Tieni presente che gli articoli che inserisci in ciascuna categoria possono cambiare man mano che la tua attività si evolve.
• Per utilizzo: Questo si concentra sugli articoli di inventario che vengono utilizzati più di frequente, o articoli in cui l'esaurimento delle scorte creerebbe un'importante attività commerciale o un'interruzione della produzione.
• Per area fisica: Un altro metodo ovvio e conveniente per gestire i conteggi dei cicli è la posizione fisica. Per esempio, contando tutti gli articoli in un dato reparto, Consiglio dei ministri, superficie del pavimento o set di scaffalature o contenitori.
• Conteggio casuale: Questo metodo seleziona casualmente gli SKU per il campionamento in tutto il magazzino.
• Approcci ibridi: Le aziende sviluppano le proprie migliori pratiche combinando metodi per supportare le proprie priorità. I piani ibridi spesso combinano l'analisi ABC con altri metodi; Per esempio, Gli elementi di valore "A" vengono contati più spesso, ma il software randomizza quali devono essere contati in un determinato giorno. Oppure possono dare priorità a categorie specifiche o regolare i conteggi dei cicli per riflettere i picchi stagionali nelle vendite di determinati articoli.

Perché il conteggio dei cicli è efficace

Per molte aziende, il conteggio dei cicli offre vantaggi significativi rispetto ai conteggi dell'inventario fisico. Primo, è meno dirompente. Poiché solo una piccola percentuale del tuo inventario viene conteggiata in un dato momento, l'attività può funzionare come di consueto. Il conteggio dei cicli richiede una quantità minore di sforzi continui durante tutto l'anno, che può essere più facile da gestire rispetto a un singolo conteggio massiccio alla fine dell'anno.

Poiché i conteggi vengono generati continuamente, il conteggio dei cicli può scoprire rapidamente problemi che potrebbero peggiorare se lasciati inosservati fino al successivo conteggio completo dell'inventario fisico. In un'era di ordini di e-commerce costanti, questo non è mai stato più importante. L'azienda può anche monitorare continuamente l'accuratezza dei suoi conteggi di inventario e perfezionare i suoi metodi di conteggio o formazione se tali metriche scivolano.

Conteggio del ciclo vs conteggio fisico:qual è la differenza?

Sebbene sia il ciclo che i conteggi fisici mirino allo stesso obiettivo (dati di inventario accurati), adottano approcci diversi per arrivarci. Queste differenze hanno implicazioni significative per le operazioni quotidiane di magazzino. La tabella seguente confronta entrambi i metodi a colpo d'occhio:

Conteggio dei cicli Conteggio fisico Programma Continuamente (spesso ogni giorno) Occasionalmente (spesso annualmente) Articoli contati Seleziona gli SKU in un determinato periodo di tempo Tutti gli SKU o gli articoli contemporaneamente Livello di interruzione Basso alto Informazioni offerte Conteggio regolare di articoli selezionati Conteggi esatti di ogni SKU nell'inventario. Informazioni autorevoli e complete, annualmente Personale Può essere responsabilità di un team dedicato di dipendenti e incorporata nelle responsabilità di altri dipendenti Può comportare la piena attenzione di molti dipendenti e di alcuni lavoratori temporanei Livello di flessibilità sostanziale (ad es. conta per valore, quantità, categoria, stagionalità o altre caratteristiche) Minimo Tipi di società Spesso, quelli con grandi, inventari crescenti o complessi dove il conteggio fisico è difficile Spesso, quelli con scorte limitate in cui il conteggio fisico è meno distruttivo. Aziende pubbliche, e alcuni revisori dei conti o contabili, possono richiederli per la rendicontazione finanziaria.

Differenze chiave

Come suggerisce la tabella sopra, entrambe le tecniche di conteggio possono migliorare la gestione dell'inventario. Il conteggio fisico annuale è in genere uno sforzo su larga scala, con relativamente poca flessibilità e significative interruzioni a breve termine per l'attività. In contrasto, il conteggio del ciclo è continuo. Raramente impedisce altre attività commerciali, ma non può essere ignorato per lunghi periodi di tempo o semplicemente esternalizzato a fine anno mentre il tuo team si sta riprendendo dalla frenesia delle vacanze.

Mentre i conteggi fisici forniscono certezza sull'inventario all'inizio di un nuovo anno finanziario, il conteggio dei cicli è più allineato con le esigenze di molte aziende per una maggiore flessibilità, agilità e informazioni aggiornate che informano il processo decisionale. Per esempio, le aziende con conteggi attuali di SKU chiave o parti di produzione possono evitare ordini non necessari e distribuire i propri contanti in modo più efficiente.

Poiché il conteggio dei cicli è un processo continuo, le aziende devono stabilire la disciplina di farlo nei programmi pianificati in modo da non rimanere indietro. Stabilire il conteggio del ciclo può comportare il coordinamento con i contabili per garantire che i conteggi siano accurati, che i contatori seguano processi coerenti e che tutto venga conteggiato quando necessario.

Finalmente, quando i conteggi dei cicli e i conteggi fisici rivelano discrepanze, l'azienda ha un'opportunità tempestiva di migliorare prima che i problemi sfuggano di mano. Ma funziona solo se i manager sono preparati ad agire rapidamente identificando e risolvendo le cause dei problemi che scoprono. Ad esempio, potrebbero scoprire che alcuni articoli sono più suscettibili alla perdita, deterioramento o furto del previsto e richiedono una maggiore attenzione alla custodia. Il conteggio dei cicli può essere visto come un processo a ciclo chiuso che innesca un miglioramento continuo.

Conteggio dei cicli e conteggio fisico:scegliere il modo migliore per gestire l'inventario

Man mano che magazzini e altre strutture diventano più grandi e complesse, il conteggio dell'inventario annuale fisico diventa più difficile, lungo e costoso, e il relativo valore commerciale del conteggio del ciclo aumenta.

Alcune aziende si affidano a una combinazione di cicli e conteggi fisici. Alcuni rivenditori contano le scorte tutto l'anno, concentrandosi in particolare su articoli ad alta richiesta. Quindi, fanno un inventario fisico completo dopo la fine delle festività natalizie. Altre aziende possono eseguire un conteggio fisico finale per stabilire una base solida come una roccia per una transizione al conteggio ciclico.

Ottimizzazione dei conteggi con il software di gestione dell'inventario

Il conteggio dei cicli diventa molto più semplice con una moderna gestione dell'inventario e sistemi WMS. I principali sistemi di gestione dell'inventario automatizzano il processo di conteggio del ciclo, fornendo istruzioni quotidiane sia per i singoli contatori che per i revisori attraverso liste di controllo e dashboard intuitivi. Tale software supporta anche il conteggio dei cicli utilizzando smartphone e altri dispositivi palmari, che può renderlo un processo più veloce e più semplice e aggiorna i numeri di inventario in tempo reale.

Finalmente, la gestione dell'inventario e le soluzioni WMS facilitano l'evidenziazione delle discrepanze tra i conteggi previsti e quelli effettivi, attivare i riconteggi secondo necessità e apportare modifiche di inventario alla contabilità generale. Fanno quello che può essere lungo, arduo processo semplice e relativamente basso sforzo.

Conteggio intelligente del ciclo, implementato con un sistema di gestione dell'inventario, può ridurre le spese, migliorare il servizio clienti, migliorare l'efficienza del magazzino ed eliminare gran parte delle interruzioni tradizionali associate all'inventario. Se ti affidi ancora interamente agli inventari fisici annuali, merita una seria considerazione.

Domande frequenti sul conteggio dei cicli

Cosa significa conteggio dei cicli?

Con il conteggio del ciclo, un'azienda conta continuamente piccoli campioni del proprio inventario durante tutto l'anno. Il conteggio del ciclo contrasta con il conteggio dell'inventario fisico, che in genere comporta il conteggio dell'intero inventario dell'azienda trimestralmente o annualmente. Il conteggio del ciclo distribuisce il conteggio dell'inventario durante tutto l'anno, invece di concentrarlo in un unico periodo intenso.

Quali sono i vantaggi del conteggio dei cicli?

Il conteggio del ciclo può essere meno dirompente del conteggio fisico perché generalmente non interrompe le operazioni aziendali come la ricezione e la spedizione. Può anche consentire alle aziende di individuare prima i problemi emergenti perché il conteggio avviene durante tutto l'anno. Lo sforzo quotidiano richiesto è inferiore, quindi il processo può essere più gestibile.

Il conteggio dei cicli è migliore di un inventario fisico di fine anno?

Man mano che i magazzini diventano più grandi e complessi, i conteggi fisici possono diventare estremamente dispendiosi in termini di tempo e manodopera, quindi il conteggio dei cicli diventa un'opzione sempre più attraente. Inoltre, il conteggio del ciclo è meno distruttivo per le operazioni aziendali quotidiane. Però, alcune aziende trovano vantaggioso combinare il conteggio fisico e il conteggio del ciclo per ottenere un quadro completo e accurato degli articoli nelle loro strutture.

Con quale frequenza devono essere eseguiti i conteggi dei cicli?

Il conteggio dei cicli è spesso un processo quotidiano, sebbene il conteggio di ogni giorno coinvolga solo una piccola frazione dell'inventario totale. A seconda del metodo di conteggio dei cicli utilizzato, l'azienda può contare alcuni tipi di inventario più frequentemente di altri. Per esempio, molte aziende danno la priorità al conteggio degli articoli più preziosi o più utilizzati e li contano più frequentemente.