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Conteggio del ciclo di inventario 101:migliori pratiche e vantaggi

Scopri tutto ciò che devi sapere sul monitoraggio dell'inventario con il conteggio dei cicli, compresi i metodi, processi, frequenza, passi, e benefici.

Che cos'è il conteggio dei cicli?

Il conteggio del ciclo è un metodo di controlli e contrappesi mediante il quale le aziende confermano che i conteggi dell'inventario fisico corrispondono ai loro record di inventario. Questo metodo prevede l'esecuzione di un conteggio regolare e la registrazione della regolazione di prodotti specifici. Col tempo, hanno contato tutti i loro beni.

I responsabili del magazzino e i professionisti della catena di approvvigionamento spesso preparano il piano per consentire al personale di controllare l'inventario. I piani di gestione dell'inventario più efficienti portano a tassi di errore di transazione minimi e un'accuratezza estremamente elevata della registrazione delle scorte senza togliere le attività essenziali del personale.

Indipendentemente dal fatto che un'azienda utilizzi pratiche di inventario periodiche o perpetue per tenere traccia del proprio inventario, il conteggio del ciclo regolare è un processo di controllo necessario per gestire i conteggi di inventario.

Video:cos'è il conteggio dei cicli?

Che cosa significa conteggio del ciclo di inventario?

Bill Conway, Direttore della pratica NetSuite, Soluzioni a ferro di cavallo blu, descrive il processo nelle procedure di gestione dell'inventario:

“Molte aziende eseguono regolari conteggi dell'inventario fisico come parte delle loro pratiche contabili finanziarie annuali. Le grandi aziende con migliaia di articoli in genere interrompono le operazioni fino a una settimana o più per eseguire un conteggio completo dell'inventario fisico. Il conteggio ciclico è un'opzione di gestione dell'inventario che consente di contare gli articoli in un'area designata del magazzino senza interrompere le operazioni per eseguire un inventario fisico completo.

Che cos'è l'accuratezza dell'inventario nel conteggio dei cicli?

Se usato come metrica, l'accuratezza dell'inventario è un conteggio o un costo. Determinare l'accuratezza del record di inventario (IRA) utilizzando la formula di accuratezza del conteggio del ciclo di inventario.

IRA = Inventario corrispondente / # articoli contati

L'obiettivo del conteggio del ciclo è identificare e correggere eventuali discrepanze tra i record di inventario. Come in ogni processo, è utile per capire le tue prestazioni, se sta migliorando, e le tue prestazioni rispetto ai benchmark del settore. Un KPI comune per questo è il numero IRA. Puoi adattare questa formula sia per il numero di unità che per il totale in dollari. Per dollari/unità, usa la formula:

IRA =[ 1-la somma della varianza assoluta / # la somma dell'inventario totale ] x 100

Per esempio, se un conteggio fisico era 354 e il conteggio del sistema era 375, calcolare l'IRA come:

=[ [1-(21/375) x 100%
= 94,4%

Un risultato superiore al 90% può sembrare ragionevole, ma l'obiettivo è raggiungere quasi il 100% di precisione.

Inventario fisico e conteggio dei cicli

Un inventario fisico conta tutte le scorte una volta all'anno. Il conteggio del ciclo conta poco, sezioni preselezionate di inventario più volte all'anno, a volte ogni giorno.

Eseguire solo un inventario fisico è una buona scelta per le aziende con un inventario minimo. Se puoi contare facilmente il tuo stock senza chiudere e disturbare i clienti, pianificare ed eseguire un inventario annuale. Per ulteriori informazioni sulla conduzione degli inventari fisici, leggere Best practice di NetSuite:Conteggi dell'inventario fisico annuale.

"Se non stai eseguendo correttamente i conteggi dei cicli o continuano a indicare discrepanze di inventario, eseguire un inventario fisico completo per determinare la posizione effettiva dell'inventario, ” consiglia Conway. “Se la tua azienda non dispone di una solida politica o procedura di conteggio del ciclo in atto, dovresti eseguire un audit completo dell'inventario fisico come parte di un piano di implementazione dell'ERP. Questa pratica ti aiuta a iniziare con dati di qualità".

L'aggiunta del conteggio del ciclo a un conteggio fisico annuale può essere un buon processo per coloro che hanno una padronanza del proprio inventario. Il metodo consente inoltre di risparmiare tempo aiutandoti a migliorare gli attuali sistemi di gestione dell'inventario e aiuta le aziende a pianificare e consegnare i prodotti in modo affidabile.

Come eseguire il conteggio dei cicli

È possibile eseguire il conteggio dei cicli programmando l'alta frequenza, conteggi regolari delle sezioni, o baie come parte delle operazioni quotidiane. Utilizzare i metodi di conteggio del ciclo di inventario per eseguire conteggi giornalieri e assegnare lavoratori specifici per aree particolari.

Quando si sviluppa un programma di conteggio cicli, considerare prima tre input principali:

Numero di SKU:
Determina quanti prodotti, o unità di stoccaggio, vuoi contare alla volta. Basa ciò che scegli di contare sul numero complessivo di SKU, il numero di prodotti di alto valore e ciò che è ragionevole contare a intervalli.
Risorse di conteggio disponibili:
Questa risorsa dipende dal numero di dipendenti disponibili e da quanto tempo possono dedicare al conteggio delle scorte. Per esempio, alcune aziende suggeriscono ai dipendenti di utilizzare il tempo prima della fine del turno per contare gli SKU nelle aree loro assegnate. Questa tempistica sfrutta la pausa naturale nella produttività dei dipendenti con un lavoro relativamente facile. Questi dipendenti non dovrebbero avere un interesse nell'accuratezza dei numeri.
Frequenza di conteggio:
La frequenza con cui conteggi l'inventario dipende dal numero di SKU che desideri eseguire il conteggio ciclico nell'anno. Per esempio, se vuoi contare 1, 000 SKU all'anno, contare ~83 al mese, ~21 a settimana, e ~3 al giorno, supponendo che tu stia contando ogni SKU solo una volta all'anno. Potresti voler contare più spesso gli articoli di alto valore. In entrambi i casi, devi determinare quanto tempo impiegheranno i contatori a registrare i loro SKU ogni giorno.

Politica di conteggio del ciclo di inventario

Un criterio di conteggio del ciclo di inventario specifica quando eseguire i conteggi periodicamente per confermare i saldi di inventario. Le aziende dovrebbero anche determinare se conteranno i prodotti in modo casuale o secondo uno schema prestabilito e se avranno audit "speciali" occasionali.

Processo di conteggio del ciclo di inventario

Le aziende iniziano il conteggio del ciclo di inventario per eliminare le cause alla radice degli errori. Questa azione porta a processi di controllo affidabili. Dopo aver completato un inventario fisico completo per correggere eventuali discrepanze di magazzino, l'azienda istituisce un regolare programma di conteggio per la manutenzione.

I passaggi da eseguire durante un conteggio del ciclo sono:

Rivedere i record
Vuoi iniziare con un database accurato. Inizia il processo rivedendo e correggendo l'immissione di dati su tutte le transazioni di inventario.
Stampa o carica un rapporto sul conteggio dei cicli
Crea un rapporto sul conteggio dei cicli. Se utilizzi un dispositivo mobile per eseguire il conteggio, caricare il rapporto su di esso.
Inizia il conteggio
I contatori dovrebbero rivedere le posizioni dell'inventario, descrizioni, e quantità dal report e confrontarlo con ciò che è fisicamente sullo scaffale.
Indagare e riconciliare
Identificare eventuali differenze riscontrate durante il conteggio e riconciliarle con il gestore del magazzino. Cerca modelli di errori.
Modificare le procedure
Implementare qualsiasi politica o procedura di conteggio dell'inventario, se necessario.
Regola i record
Apportare modifiche al database dei record di inventario per riflettere ciò che è sullo scaffale.
Calcola e ripeti
Controlla regolarmente l'inventario e calcola la percentuale di accuratezza dell'inventario.

Metodi di conteggio dei cicli

I metodi principali per il conteggio del ciclo si basano sull'area fisica o sulla classifica delle vendite. Per il conteggio dell'area fisica, rivedere gli articoli ad alto volume più frequentemente. Quando si utilizzano metodi di classificazione delle vendite, basata sul principio di Pareto, contare i più veloci, articoli più costosi più spesso.

Il metodo del principio di Pareto, chiamato anche conteggio del ciclo ABC, presuppone che il 20% delle parti in un magazzino si riferisca all'80% delle vendite. Questi sono gli articoli "A" (gli articoli "B" rappresentano il 30% dell'inventario e il 15% delle vendite, e così via). Gli articoli "A" possono essere gli SKU che si muovono più velocemente o le risorse più preziose. Il software di controllo dell'inventario può identificare il conteggiato come A, B, o C articoli. Potresti voler contare i tuoi articoli "A" più frequentemente, e "B" e "C" sempre meno regolarmente, rispettivamente.

Puoi basare il conteggio del ciclo ABC su altre metriche come transazioni e numeri di produzione. Esistono molte metriche che puoi utilizzare per identificare quali articoli hanno un impatto significativo sul costo complessivo dell'inventario della tua organizzazione.

Però, la maggior parte dei sistemi software si basa interamente o in parte sul conteggio dei cicli ABC, indipendentemente dalle metriche utilizzate per identificare l'As, B, e Cs. Altri metodi di conteggio dei cicli includono:

Conteggio dei cicli solo per utilizzo:
Questo processo conta gli articoli nell'inventario che utilizzi di più. Ogni volta che il personale rimuove o aggiunge uno di questi elementi, può avviare la variazione dell'inventario.
Gruppo di controllo:
Il processo di solito si concentra su un piccolo gruppo di elementi che vengono contati molte volte in un breve periodo e rivela eventuali errori nella tecnica di conteggio (che possono essere corretti).
Basato sull'opportunità:
Una forma di conteggio del ciclo basato sulle opportunità, quali punti critici del processo di gestione dell'inventario, come quando un articolo viene ordinato o riposto. Questi possono essere conteggi di cicli basati su eccezioni, come quando lo stock scende al di sotto della sua soglia predeterminata, o quando si verificano scelte brevi. I prelievi brevi si verificano quando un'azienda spedisce un ordine con una quantità inferiore a quella ordinata dal cliente.
Campione casuale:
Proprio come sembra, selezioni casualmente un certo numero di elementi da contare. È possibile eseguire il conteggio giornalmente per contabilizzare una grande percentuale degli articoli nel magazzino in un periodo ragionevole.
Conteggio obiettivi per superficie:
Indipendentemente dal valore delle azioni, si analizzerà l'area di archiviazione in aree di controllo più piccole. Sulla base della mappa del magazzino, il revisore conta gli elementi solo nello spazio fisico loro assegnato.
Ibrido:
Ogni organizzazione dovrebbe sviluppare le proprie migliori pratiche per il conteggio dei cicli. Possono basare il loro approccio ibrido sulla mappa del magazzino, o una combinazione di posizione, valore e rendimento. La maggior parte dei piani ibridi inizia con l'analisi della frequenza di Pareto, e poi un'azienda lo adatterà in base alle sue esigenze.

La frequenza dei metodi di conteggio dei cicli e quando sceglierli

La frequenza con cui esegui un conteggio del ciclo dipende dagli obiettivi della tua azienda e dal metodo che scegli di utilizzare.

La frequenza dei metodi di conteggio dei cicli

Metodo Frequenza Quando scegliere questo metodo? Analisi ABC (Pareto) Conta più frequentemente gli elementi "A", seguito da elementi "B", e poi contare gli elementi "C" meno spesso. Supponiamo che il numero di conteggi diminuisca nel tempo man mano che i record di inventario diventano più accurati. Manterrai comunque la proporzione dei conteggi tra A, B, e articoli C. Inizia con il metodo ABC quando hai bisogno di un programma personalizzabile che dia un'attenzione extra ai prodotti essenziali. Conteggio ciclo solo per utilizzo Conta gli elementi più utilizzati più spesso e quindi meno frequentemente per gli altri elementi. Usa questo metodo quando disponi di controlli adeguati per gli articoli di alto valore e ne hai bisogno di più. Gruppo di controllo Eseguire questo conteggio più volte in un breve periodo. Utilizzare un gruppo di controllo quando si desidera trovare errori di processo. Basato sull'opportunità Utilizzare per contare gli articoli nei punti cruciali del processo di gestione dell'inventario, come dopo ogni dieci transazioni di un articolo specifico. Utilizzare per contare gli articoli nei punti cruciali del processo di gestione dell'inventario, come dopo ogni dieci transazioni di un articolo specifico. Campione casuale Utilizzare per contare gli articoli nei punti cruciali del processo di gestione dell'inventario, come dopo ogni dieci transazioni di un articolo specifico. Usa questo metodo quando immagazzini molti articoli simili. Basato sull'opportunità Utilizzare per contare gli articoli nei punti cruciali del processo di gestione dell'inventario, come dopo ogni dieci transazioni di un articolo specifico. Usa questo metodo come un altro, modo rapido per verificare l'accuratezza del processo. Conteggio degli obiettivi per superficie La frequenza con cui contate si basa sugli obiettivi dell'azienda, ma dovresti farlo almeno una volta all'anno per ogni area. Per garantire che le posizioni di archiviazione siano accurate. Può anche aiutarti a trovare eventuali modelli di discrepanza delle scorte in base al sito. La frequenza del conteggio ibrido dipende dai metodi impostati. La tua azienda ha bisogno di un metodo di conteggio più flessibile.

Vantaggi del conteggio del ciclo di inventario

Non importa quanto sia buono il suo rifornimento, i sistemi di tracciamento e gestione sono, le organizzazioni devono eseguire controlli regolari dei livelli di inventario effettivi per gli articoli chiave. Il mantenimento di un conteggio accurato degli articoli può aiutare a ridurre le scorte di sicurezza necessarie e i costi generali.

Poiché non costringe le aziende a interrompere le operazioni ed eseguire un conteggio completo dell'inventario fisico in una volta, il conteggio dei cicli è diventato una strategia di gestione dell'inventario popolare per le aziende di tutti i settori. Altri vantaggi includono:

Tassi di evasione degli ordini più elevati
Migliori livelli di servizio al cliente
Valutazioni di inventario più accurate
Vendite più alte
Più tempo tra i conteggi fisici
Meno errori
Meno cancellazioni di inventario e inventario obsoleto
Un'operazione complessivamente più efficiente
Possibile eliminazione dei conteggi annuali
Miglioramento del processo di chiusura
Commissioni di revisione ridotte
Nessun costo per gli straordinari dei dipendenti
Rileva i furti in modo tempestivo

Sfide e rischi per il conteggio dei cicli

Anche le aziende più organizzate possono avere problemi con il conteggio del ciclo di inventario. È facile introdurre errori di inventario quando si ha a che fare con più sedi, scartoffie e transazioni in sospeso. Puoi introdurre false varianze se non aggiorni il conteggio in tempo reale. Perciò, definisci il tuo processo, monitorare l'accuratezza del tuo inventario e aspirare a un alto grado di accuratezza.

Come aumentare la precisione nel conteggio dei cicli

I professionisti della gestione dell'inventario preferiscono il conteggio del ciclo ai conteggi dell'inventario annuale per i suoi risparmi di tempo e costi. Migliora la precisione utilizzando un approccio metodologico che tenga conto di qualsiasi esigenza aziendale unica e del coinvolgimento umano.

Assicurati che i team svolgano il lavoro in un momento che abbia senso per l'azienda. Alcune aziende preferiscono contare all'inizio della giornata, citando personale fresco. Altre organizzazioni affermano che la fine della giornata è migliore perché non toglie nulla ai lavori di routine del personale. Alcune organizzazioni utilizzano un sistema di gestione del magazzino per assegnare il conteggio per stazione, quindi il personale non deve mai lasciare la propria postazione per eseguire i propri conteggi. Altri modi per aumentare la precisione includono:

In caso di varianza, ricontare gli elementi a livello di riga.
Coordinare il riordino, prelevare e riporre gli oggetti dopo averli contati.
Durante il conteggio attivo, congelare qualsiasi attività sugli articoli e le loro posizioni.
Alternare casualmente il personale di conteggio.

Best practice per il conteggio del ciclo di inventario

Indipendentemente dal metodo di controllo dell'inventario, le sue prestazioni dovrebbero essere sistematiche e parte delle normali operazioni commerciali. Ogni organizzazione dovrebbe anche decidere l'intervallo per il conteggio in base alle specifiche del proprio stock.

Le migliori pratiche per il conteggio del ciclo includono:

Chiudere tutte le transazioni per gli articoli di magazzino prima del conteggio del ciclo.
Se si utilizza il metodo ABC, classificare gli articoli nei rispettivi gruppi di conteggio utilizzando specificato, processi documentati.
Conta tutti i prodotti per tutti gli SKU elencati.
Decidi cosa contare e quando. Ha senso contare gli articoli di alto valore o che si muovono rapidamente attraverso il magazzino settimanalmente. Contare tutti gli altri titoli trimestralmente. Conway suggerisce di elencare gli articoli in base alla posizione del magazzino per decidere quanto conterai ogni combinazione ogni trimestre.
Utilizza la formula di precisione dell'inventario per vedere i cambiamenti nel tempo.
Identifica gli articoli che si muovono più velocemente nel magazzino. Contrassegnali dal più veloce al più lento per capire come classificare gli elementi per i conteggi futuri.
Dedicare personale specifico al conteggio delle squadre.
Assicurati che i team contino tutti i prodotti almeno una volta ogni trimestre.
Usa zero conteggi. "Se i processi di magazzino causano un contenitore vuoto da un ordine di prelievo, quindi viene dato un comando all'addetto al magazzino per fargli contare il cestino e confermare che è vuoto. Questa azione verifica rapidamente che il contenitore sia vuoto e aiuterà la struttura a confermare che il completamento del conteggio del livello di ubicazione del magazzino dell'articolo era corretto, ” spiega Conway.
Inizialmente, potresti voler fare i conteggi due volte per assicurarti che i numeri siano corretti. Un supervisore può controllare i conteggi rispetto all'inventario nel sistema.
Eseguire indagini quando si verificano errori.
Documenta tutto:il processo, le modifiche e i risultati.

Automazione nel conteggio dei cicli

L'utilizzo dell'automazione nel processo di conteggio dei cicli può migliorare l'accuratezza dei risultati. L'automazione riduce anche i costi del lavoro, aumenta la produttività dei lavoratori, fornisce fiducia nei livelli delle scorte e consente la visibilità in tempo reale man mano che le modifiche dell'inventario.

Grazie alla tecnologia, il processo di conteggio dei cicli è diventato più semplice, meno invadente e richiede ancora meno manodopera. Sostituendo i fogli di calcolo Excel o altri sistemi di controllo manuale dell'inventario con un software di controllo dell'inventario, le aziende possono monitorare in modo più efficiente le proprie scorte, il tutto riducendo l'errore umano e risparmiando tempo, denaro e preziose ore di lavoro.

Utilizzare il software per implementare un sistema di controllo dell'inventario (parte del sistema di gestione del magazzino)
I dispositivi includono computer mobili, contatori robot, e lettori di codici a barre
Il software può selezionare il numero di elementi e posizioni da contare in un momento specifico

Scopri come 2Pure Ltd ha semplificato la gestione dell'inventario, mostrando i dettagli dell'inventario fino all'ubicazione del contenitore, con NetSuite ERP.

In che modo NetSuite aiuta con il conteggio del ciclo di inventario

La funzione di conteggio dell'inventario di NetSuite migliora il monitoraggio dell'inventario e fornisce un maggiore controllo sulle risorse chiave. Con questa funzione, le aziende possono classificare l'inventario in base al volume delle transazioni e/o al valore, e inserire conteggi periodici regolari delle quantità di articoli disponibili per mantenere l'accuratezza dell'inventario.

Con la sua funzionalità standard, NetSuite non solo ti aiuta a ottenere un migliore controllo del tuo inventario, ma fa anche un ulteriore passo avanti estendendo tali attività alla sua soluzione di gestione del magazzino e ai dispositivi mobili a radiofrequenza (RF). Con l'app mobile, gli utenti possono scansionare contenitori e articoli, registrando automaticamente il conteggio del ciclo senza lasciare il pavimento. Ciò rende l'inventario di controllo meno invadente per il lavoro quotidiano e riduce gli errori manuali dovuti a chiavi errate e tempi di ritardo.

Implementando una strategia di conteggio del ciclo supportata dal software di gestione dell'inventario, le aziende ottengono livelli di inventario più accurati; richieste automatiche per gli elementi che devono essere contati; la capacità di classificare gli articoli in base a volumi o valore; migliore garanzia di qualità; e tassi di soddisfazione dei clienti più elevati.

Scopri di più sul conteggio dei cicli nella nostra soluzione di gestione dell'inventario.

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