Monitoraggio dell'inventario semplificato:passaggi,

Spieghiamo i sistemi di monitoraggio dell'inventario e forniamo esempi di come funzionano. Scopri come scegliere il metodo di monitoraggio dell'inventario giusto per la tua attività e alcune delle funzionalità critiche che dovrebbe includere.

In questo articolo:

• Sistemi di monitoraggio dell'inventario e funzionalità del software
• Panoramica dei metodi di tracciamento più diffusi
• Come scegliere il metodo e gli strumenti di monitoraggio dell'inventario giusti per la tua attività
• Vantaggi e sfide del monitoraggio dell'inventario
• Domande frequenti sul monitoraggio dell'inventario

Che cos'è il monitoraggio dell'inventario?

Il monitoraggio dell'inventario è il sistema e i metodi utilizzati da un'azienda per monitorare il modo in cui le materie prime o i prodotti finiti si muovono lungo la catena di approvvigionamento. Fondamentale per generare entrate, l'obiettivo è avere la giusta quantità di scorte per soddisfare la domanda dei clienti.

Che cos'è l'inventario?

In un bilancio, l'inventario è una risorsa corrente che rappresenta materiali o merci che si convertono in entrate con una transazione di vendita. Esistono diversi approcci alla gestione dell'inventario. Approcci alla catena di approvvigionamento che si sforzano di mantenere basso l'inventario, lean o fino a quando la domanda non spinge l'offerta, lo considerano una responsabilità.

Che cos'è un sistema di monitoraggio dell'inventario?

Un sistema di monitoraggio dell'inventario segue l'inventario in ogni fase della catena di approvvigionamento:dall'ordine al transito, ricevere, stoccaggio ed evasione degli ordini e i resi, processi di sostituzione e garanzia, se applicabile.

Le organizzazioni utilizzano accurate, dati di monitoraggio dell'inventario in tempo reale per ridurre le spese, analizzare le tendenze della catena di approvvigionamento e aumentare le entrate. Queste funzionalità di tracciamento fanno spesso parte dei sistemi di gestione dell'inventario.

Esempi di monitoraggio dell'inventario

Il modo in cui tieni traccia dell'inventario influisce sulla tua contabilità, acquisto, previsioni di vendita, gestione delle relazioni con i clienti e la parte produttiva, come il controllo qualità e l'evasione degli ordini.

La modalità di tracciamento dipende dal tipo di inventario e da come viene spostato e immagazzinato, come questi:

• Fatturato di inventario:
  Il fatturato è un rapporto che riflette quante volte lo stock ha attraversato la tua catena di approvvigionamento, dalla ricezione delle materie prime al momento in cui il prodotto viene venduto, in un determinato periodo. Un fatturato più alto di solito significa più vendite, e un fatturato basso di solito mostra un inventario eccessivo.

• Monitoraggio dell'inventario dai fornitori:
  Sapere quando e dove arriverà il tuo stock ti aiuta a gestire meglio il centro di distribuzione e la logistica di magazzino, quali compiti di ricezione e stoccaggio.

• Resi del cliente:
  Se non gestito correttamente, i resi dei clienti possono creare errori nella disponibilità di magazzino. Possono causare scorte in eccesso e creare costosi errori nel rifornimento delle scorte.

• Merce danneggiata:
  L'inventario danneggiato è una spesa aziendale devastante. Mantieni dati aggiornati su dove si verificano le perdite per gestire i rischi e risolvere i problemi ricorrenti.

Metodi di monitoraggio dell'inventario

I metodi di monitoraggio dell'inventario variano a seconda del settore, che tipo di prodotto vende la tua attività e quanto ne hai in stock. Ecco alcuni concetti di gestione della catena di approvvigionamento, tecnologie e strumenti da considerare.

• Monitoraggio manuale:
  Coloro che non sono pronti a investire in un sistema di tracciamento dell'inventario spesso monitorano il proprio inventario utilizzando carta e penna. Con questo metodo, dovrai aggiornare un foglio dati master che categorizzi tutto l'inventario a intervalli regolari o ogni volta che c'è una transazione.

• Sistema di carte:
  Kanban, noto anche come metodo del segno visivo o della carta, è un sistema just-in-time (JIT) progettato per limitare le scorte in eccesso. Piuttosto che cercare di prevedere la domanda, Kanban è un sistema pull, dove le carte vengono utilizzate per tenere traccia delle scorte, produzione e inventario e segnalare quando è necessario altro. Il sistema è stato sviluppato da case automobilistiche in Giappone, e il nome Kanban deriva dalla parola giapponese per segno.

• Fogli di calcolo:
  I fogli di calcolo organizzano e classificano enormi quantità di dati. Tuttavia, l'inserimento e la gestione manuale dei dati è soggetto a errori e non è efficiente o scalabile.

• Sistemi di contabilità:
  L'integrazione di sistemi di contabilità e gestione dell'inventario offre un potente strumento per il monitoraggio dell'inventario. Non solo mostra viste dettagliate del tuo inventario e delle scorte, ma in che modo le diverse decisioni sull'inventario influiscono sulle finanze della tua azienda.

• Sistemi di gestione dell'inventario:
  I sistemi di gestione dell'inventario tengono traccia delle scorte e dell'inventario, prevedere la domanda e generare report. Hanno anche assistenza clienti e opzioni di formazione. Sono più utili se integrati con la contabilità e l'elaborazione dei pagamenti.

• Software open source:
  Alcune piccole imprese si rivolgono a software open source per la gestione dell'inventario. Queste piattaforme di solito forniscono interfacce, dashboard di base e alcune funzionalità di monitoraggio. Ma spesso mancano di molte delle funzionalità avanzate, come l'integrazione con il resto dei tuoi sistemi, creando quello che è noto come un silo di dati. Un altro svantaggio è la mancanza di servizio clienti e formazione.

• Software come servizio (SaaS):
  Una soluzione SaaS con funzionalità di monitoraggio dell'inventario ti consente di tenere facilmente d'occhio le scorte. Ciò è particolarmente utile per le startup che non sono pronte per una soluzione completa di gestione dell'inventario aziendale.

• Software basato su cloud:
  La maggior parte delle soluzioni SaaS sono basate su cloud e ottimizzate per i dispositivi mobili. Si integrano anche con altri software. Le aziende che hanno bisogno di ridimensionare la gestione dell'inventario per più utenti che tengono traccia delle scorte in tutte le sedi beneficiano della flessibilità e dei risparmi offerti dalle soluzioni cloud.

• Soluzione interna:
  Organizzazioni con risorse interne sufficienti per pianificare, design, sviluppare e distribuire i propri sistemi di gestione dell'inventario in loco possono decidere di creare applicazioni di monitoraggio dell'inventario personalizzate. Il vantaggio è un sistema su misura per soddisfare esigenze aziendali specifiche con funzionalità personalizzate e supporto tecnico interno per aiutare a risolvere i problemi del sistema.

• Fornitori di terze parti:
  L'esternalizzazione della gestione dell'inventario e della logistica a un fornitore di logistica di terze parti (3PL) libera spazio, tempo e risorse per rivenditori e attività di e-commerce che sono online al 100%. Queste aziende 3PL ricevono, negozio, spostare e monitorare l'inventario per i propri clienti. Con questa strategia, eviti le spese dei magazzini fisici e utilizzi il drop shipping per gestire l'inventario ma aggiungi i potenziali problemi di costi aggiuntivi, perdita di controllo, sistemi non sincronizzati e problemi di comunicazione.

Come scegliere il giusto metodo di monitoraggio dell'inventario per la tua attività

La scelta del giusto metodo di monitoraggio dell'inventario dipende da vari fattori, compresa la portata delle vostre operazioni di magazzino, licenze d'uso, budget e caratteristiche. Considera come un metodo di monitoraggio si allinea con i tuoi obiettivi aziendali strategici come la pianificazione della produzione o le previsioni di vendita.

Vantaggi del monitoraggio dell'inventario

L'implementazione della tecnologia di monitoraggio dell'inventario fornisce informazioni accurate, dati fruibili che influiscono direttamente sui profitti e sulle relazioni con i clienti. Ecco alcuni esempi dei vantaggi:

• Efficienza in termini di costi:
  La funzione di rifornimento automatico del software di monitoraggio dell'inventario aiuta a evitare scorte eccessive assicurandoti di essere in grado di evadere gli ordini dei clienti. Basandosi sui dati e sul rifornimento basato sulla domanda, che tiene conto delle vendite storiche, stagionalità e promozioni:guida le decisioni sull'inventario che ti aiutano a gestire lo spazio e a ridurre i costi.

• Risparmio di spazio:
  Puoi prevedere con precisione la domanda di inventario in punti specifici della catena di approvvigionamento con gli strumenti di previsione e pianificazione della domanda nel software di monitoraggio dell'inventario, assicurando che l'inventario arrivi in ​​tempo per la produzione ma non troppo presto. Questa visione dei cicli di inventario si traduce in uno spazio di magazzino ottimizzato.

• Chiarezza migliorata:
  I rapporti sui dati di tracciamento eliminano le congetture soggette a errori nella catena di approvvigionamento. Offrono un quadro chiaro di misure importanti come le scorte disponibili, tassi di evasione degli ordini e rotazione delle scorte.

• Soddisfazione del cliente:
  La consegna più rapida migliora la soddisfazione del cliente e aiuta a incrementare i ricavi delle vendite. Le soluzioni di monitoraggio dell'inventario forniscono ai clienti lo stato dell'inventario in tempo reale, e alcuni sistemi possono inviare aggiornamenti di tracciamento automatizzati direttamente ai clienti.

• Soddisfazione del fornitore:
  Le aziende e i fornitori possono condividere i dati di monitoraggio specifici del loro settore e utilizzarli per individuare rapidamente le tendenze. A seconda della configurazione, le due organizzazioni possono persino integrare i sistemi per una maggiore trasparenza e approfondimenti.

Sfide di monitoraggio dell'inventario

L'implementazione di sistemi e metodi di monitoraggio dell'inventario comporta sfide che si verificano spesso quando si espande la propria attività.

• Ridimensionamento:
  Il lavoro e lo sforzo coinvolti nel monitoraggio manuale dell'inventario sono una perdita di tempo. Ridimensionare i processi di monitoraggio manuale per far corrispondere la crescita dell'inventario o la domanda dei clienti è l'approccio sbagliato. Considera l'aggiornamento al software di monitoraggio, o una piattaforma completa di gestione dell'inventario, che fornisce funzionalità automatizzate per il riordino e l'approvvigionamento.

• Logistica multi-sede:
  Le aziende con più ubicazioni di magazzino e catene di approvvigionamento globali necessitano di un sistema che fornisca continua, tracciabilità in tempo reale dei materiali e delle merci spedite, ricevuto e conservato. La raccolta e la condivisione di questi dati può essere difficile tra soluzioni che non possono comunicare.

• Sistemi disparati:
  L'esecuzione del monitoraggio dell'inventario con un sistema e l'utilizzo di un altro per la contabilità o la pianificazione della domanda richiede molto tempo, ridondante e vulnerabile agli errori. Il moderno software di gestione dell'inventario integra tutti i sistemi per un ordine più efficiente e una migliore gestione finanziaria.

Come rendere più efficiente il monitoraggio dell'inventario

L'inventario è una spesa sostanziale per la maggior parte delle aziende, indipendentemente dalle dimensioni. Capire come si muove e assicurarsi che arrivi prontamente alla destinazione corretta è fondamentale. Ecco alcuni passaggi per rendere più efficiente il monitoraggio dell'inventario:

1. Dimentica il foglio di calcolo

   Il monitoraggio manuale dell'inventario con fogli di calcolo richiede molto tempo, incline all'errore e difficile da scalare. Passa a un sistema di tracciamento che riduce al minimo le attività manuali e aggiorna automaticamente i dati nei database centralizzati.

2. Eseguire conteggi regolari del ciclo

   Il conteggio dei cicli aiuta a identificare e correggere eventuali discrepanze tra i record di inventario. Come in ogni processo, è utile per capire le tue prestazioni, se sta migliorando, e le tue prestazioni rispetto ai benchmark del settore. È possibile eseguire il conteggio dei cicli programmando l'alta frequenza, conteggi regolari delle sezioni, o baie come parte delle operazioni quotidiane. Utilizzare i metodi di conteggio del ciclo di inventario per eseguire conteggi giornalieri e assegnare lavoratori specifici per aree particolari.

3. Traccia più del movimento

   Tieni d'occhio le decisioni sul personale, domanda stagionale e programmi di acquisto. Cerca il risparmio in ogni fase mentre lo stock si sposta dal fornitore al magazzino al cliente.

4. Implementa le migliori pratiche

   Studia la catena di approvvigionamento alla ricerca di opportunità per migliorare il movimento delle scorte attraverso la tua organizzazione. Guarda cosa stanno facendo gli altri nel tuo settore e segui le formule di gestione dell'inventario. E chiedi ai dipendenti in prima linea dove vedono inefficienze nel monitoraggio. Utilizza queste informazioni per creare best practice e documentare i metodi di monitoraggio dell'inventario per un riferimento continuo.

5. Automatizza le attività manuali

   I sistemi di gestione dell'inventario e le applicazioni software standalone dispongono di funzionalità automatizzate per il monitoraggio dei dati e il rifornimento delle scorte.

6. Dati digitali

   Utilizza la scansione dei codici a barre e i dispositivi mobili per ridurre al minimo l'errore umano e i problemi come i dati duplicati. L'utilizzo di codici a barre o tag avanzati di identificazione a radiofrequenza (RFID) migliora la contabilità finanziaria, mantiene aggiornati i tuoi rapporti e ti consente di implementare le migliori pratiche come il conteggio dei cicli.

7. Audit dei sistemi interni

   Condurre frequenti controlli dell'inventario ti aiuta a individuare e tenere traccia delle inefficienze. Rilevano anche problemi più significativi come furto, merce danneggiata e avariata.

8. Abilita la gestione del ciclo di vita

   Cibo, bevande e altre scorte altamente deperibili richiedono un sistema che identifichi quando riciclare i prodotti e smaltire le materie prime. Utilizza le funzionalità di gestione del ciclo di vita per contrassegnare il vecchio inventario e attivare avvisi in caso di ritardi nella catena di approvvigionamento.

9. Personalizza i rapporti

   Molti sistemi di gestione dell'inventario sono caratterizzati da accurati, report di monitoraggio in tempo reale e strumenti di previsione personalizzabili. Inserisci frequentemente i dati degli ordini di acquisto e delle fatture per mantenere aggiornato il sistema con informazioni fruibili. Per esempio, puoi eseguire report per determinare i bassi livelli di scorte in base alla posizione per gestire le fluttuazioni della domanda stagionali o regionali.

Tracciamento dell'inventario attraverso la catena di approvvigionamento

Il monitoraggio dell'inventario in ogni fase della catena di approvvigionamento ti aiuta a trovare modi per risparmiare denaro. Per esempio, puoi confrontare i costi di trasporto e stoccaggio tra diversi corrieri e regioni per trovare le soluzioni più convenienti. Il monitoraggio dell'inventario è un passaggio importante per soddisfare gli indicatori di prestazione chiave (KPI) per la gestione dell'inventario.

I moderni sistemi di gestione dell'inventario tengono traccia del numero di unità ordinate dai fornitori e stimano l'orario di arrivo utilizzando le integrazioni GPS. Un database centrale riceve aggiornamenti automatici quando il magazzino riceve l'ordine. E livelli precisi delle scorte sono immediatamente disponibili per tutti gli utenti in più località.

Domande frequenti sul monitoraggio dell'inventario

Chi utilizza il monitoraggio dell'inventario?

Il monitoraggio dell'inventario è vitale per le aziende di ogni tipo e dimensione. Svolge un ruolo importante nel rapporto tra la soddisfazione del cliente e l'offerta e la domanda di inventario.

Nelle aziende più grandi, potrebbe esserci un ruolo specifico per questo, come un responsabile dell'inventario. Ma qualunque sia il titolo, l'inventario viene monitorato da qualsiasi dipendente sia responsabile della supervisione della gestione dell'inventario e della fornitura di dati accurati sui prodotti disponibili, in modo che i leader aziendali possano prendere decisioni informate sulla gestione della catena di approvvigionamento e sulle vendite.

Che cos'è un elenco di monitoraggio dell'inventario?

Gli elenchi di monitoraggio dell'inventario sono una forma di controllo dell'inventario che organizza le scorte per categoria, descrizione, quantità e posizione. Questi elenchi vengono aggiornati e archiviati con documentazione manuale o digitalmente utilizzando il software di monitoraggio dell'inventario.

Come posso tenere traccia del mio inventario gratuitamente?

Le piccole imprese con un inventario minimo e pochi dipendenti possono utilizzare il monitoraggio manuale dell'inventario con fogli di calcolo per risparmiare sui costi del software. Anche, è disponibile online un software di monitoraggio dell'inventario open source gratuito. Ma questi sistemi sono inclini all'errore umano, funzionalità mancanti che possono far risparmiare denaro alla tua attività, non scalabile, mantieni i tuoi dati in silos, e mancano del servizio clienti e delle funzionalità di personalizzazione.

Come posso monitorare il mio inventario di magazzino?

Implementa un sistema di gestione dell'inventario e un software di gestione del magazzino con funzionalità di tracciamento. Queste soluzioni aiutano a gestire più ubicazioni di magazzino, monitorare gli ordini, pianificare la consegna e gestire lo spazio di archiviazione.

In che modo NetSuite può migliorare il monitoraggio del tuo inventario

Il monitoraggio dell'inventario è una parte essenziale della gestione dell'inventario. I decisori sanno di aver bisogno di uno strumento flessibile, scalabile e si integra facilmente con le soluzioni esistenti.

Il sistema di gestione dell'inventario NetSuite offre strumenti e funzionalità nativi per tenere traccia di come si muove il tuo inventario. Tieni traccia dell'inventario in più sedi, gestire automaticamente i punti di riordino, domanda prevista e distribuzione del piano. Scopri di più sui sistemi di monitoraggio dell'inventario e di gestione del magazzino di NetSuite.