Inventario fisico:passaggi,

Migliori pratiche e suggerimenti

Scopri tutto ciò che devi sapere sull'esecuzione di inventari di conteggio fisico, compresi i passaggi, metodi, processi, pianificazione e benefici. Più, parere di esperti, calendari e metriche per aiutarti a diventare un professionista dell'inventario.

Video:che cos'è un conteggio dell'inventario fisico?

Che cos'è un conteggio dell'inventario fisico?

Un conteggio dell'inventario fisico è un approccio strutturato al conteggio delle scorte di un'azienda in cui il personale utilizza un metodo predeterminato per contare le merci. Le aziende pianificano un conteggio dell'inventario fisico alla fine di un periodo di riferimento.

I quattro tipi di inventario fisico contano

Esistono quattro tipi di conteggio dell'inventario:manuale, elettronico, conteggio del ciclo e conteggio completo dell'inventario. I metodi variano, ma la scelta della tecnica giusta può fare la differenza tra dati positivi e negativi per la tua azienda.

Pro e contro dei tipi di conteggi di inventario

Metodo di inventario fisico Descrizione Professionisti Contro Completamento manuale Questo conteggio utilizza schede di conteggio cartacee o fogli e matite per registrare l'inventario. Basso costo per i materiali Alto tasso di errori Conteggio elettronico Questo conteggio può utilizzare scanner, RFID, codici a barre o dispositivi mobili. Riduce significativamente il conteggio degli errori. Questo metodo richiede ancora più tempo e risorse per essere completato. Il personale di conteggio del ciclo conta porzioni casuali o sezioni rotanti dell'inventario in un dato momento. Riduce il tempo extra o le risorse necessarie per contare, e le aziende potrebbero non dover interrompere le operazioni durante i conteggi. A seconda del metodo di conteggio del ciclo, alcune aziende contano l'inventario meno del numero ideale di volte. Le società di inventario completo riutilizzano il personale o assumono personale temporaneo per contare tutte le scorte contemporaneamente. Questo metodo fornisce registrazioni di inventario accurate per la creazione del documento finanziario annuale. Questo metodo può richiedere un arresto operativo e richiede molto lavoro e tempo.

Inventario fisico e conteggio dei cicli

Un inventario fisico è un inventario completo, spesso conteggio annuale delle azioni che una società ha a disposizione. Il conteggio del ciclo è un metodo più sistematico per contare le porzioni dello stock. Le aziende a volte effettuano il conteggio del ciclo ogni giorno, ed è consigliabile eseguirli almeno trimestralmente.

L'inventario fisico non è sempre automatizzato. Il conteggio dei cicli è in genere automatizzato, però. L'automazione semplifica il processo di inventario in generale, se fisico o conta cicli. Risparmia tempo, elimina la maggior parte degli errori umani, e consente dati utili e in tempo reale. I conteggi di inventario più accurati sono quelli che combinano i conteggi dei cicli con l'automazione.

Conteggio inventario fisico annuale

Le aziende di solito eseguono il conteggio dell'inventario fisico annuale prima di compilare i rapporti finanziari annuali. L'esecuzione dell'inventario solo una volta all'anno non produce sempre i risultati più accurati. La migliore pratica per il conteggio dell'inventario dipende dal tipo di attività e dagli obiettivi.

I tipi di attività che effettuano inventari fisici annuali includono rivenditori, produttori, distributori all'ingrosso e società di e-commerce. Possono fare un inventario completo una volta o eseguire il conteggio del ciclo. Nel conteggio del ciclo, il personale conta le sezioni di magazzino a rotazione o sistematicamente. Leggi la nostra guida all'inventario del conteggio del ciclo per saperne di più su questa pratica.

Anche se disponi di un sistema automatizzato che gestisce il tuo inventario, gli esperti concordano sul fatto che è necessario eseguire almeno un inventario fisico. Un sistema informatizzato non può sostituire un conteggio di inventario fisico. Le aziende con piccole quantità di scorte potrebbero comunque voler eseguire inventari fisici annuali.

Aziende con grandi quantità di scorte, come distributori, trovare il congelamento delle scorte per contare l'inventario piuttosto dirompente. Perciò, potrebbero preferire l'implementazione di un sistema di inventario perpetuo per placare i loro revisori e riconciliare i loro numeri di magazzino, invece di un conteggio annuale completo.

Vantaggi di fare un conteggio dell'inventario fisico

I conteggi dell'inventario fisico sono una parte essenziale per mantenere i registri dell'inventario accurati e aggiornati. Registri di inventario aggiornati forniscono previsioni migliori di vendite e acquisti e ti garantiscono di avere sempre la giusta quantità di prodotto a portata di mano.

L'esecuzione di un inventario fisico avvantaggia i tuoi clienti, e conteggi precisi dell'inventario fisico sono una necessità. Nessun utente finale, sia esso consumatore, rivenditore o grossista, vuole affrontare livelli incerti delle scorte in questi giorni moderni di gratificazione immediata. La soddisfazione del cliente è fondamentale. I livelli di inventario aggiornati assicurano che tu possa evadere prontamente i tuoi ordini per i tuoi clienti o dire loro quando può essere evaso.

Un altro vantaggio del conteggio fisico del tuo inventario è assicurarti di comprendere e pianificare le perdite. La perdita può derivare da furto o rottura. Ogni giorno che un articolo rimane in inventario, il suo valore diminuisce. Man mano che il valore diminuisce, i rischi del costo per immagazzinare l'articolo che supera il suo valore diventa molto reale.

L'esecuzione di inventari fisici migliora i profitti complessivi. Puoi classificare determinati prodotti nel tuo magazzino come inventario obsoleto, che è un metodo prezioso per identificare quali articoli commercializzare e merce per la vendita rapida. Questo processo riduce anche la responsabilità e il pareggio, almeno, per prodotti discutibili.

Problemi con il conteggio dell'inventario fisico

Il problema più grande che le aziende citano sulla conduzione degli inventari fisici è che richiedono molto tempo e risorse. Alcune aziende chiudono parti o tutte le operazioni per eseguire il loro inventario fisico. Quando questo accade, rischiano un servizio clienti scadente.

Alcune aziende non hanno il personale per completare un inventario fisico completo.

Generalmente, le discrepanze si verificano in un conteggio fisico perché il personale interno o temporaneo non registra accuratamente parte dell'inventario, oppure classificano gli articoli o registrano i nuovi articoli in modo errato. Indipendentemente dai livelli di precisione, ci sono alcune cose che il personale non dovrebbe contare durante l'inventario fisico. Questi includono:

• Ricevute del fornitore dopo la data limite stabilita per il conteggio
• Eventuali furti noti
• Eventuali spedizioni note partite senza fatture

Suggerimenti e migliori pratiche durante la preparazione per un conteggio fisico

Il modo migliore per eseguire con successo un conteggio dell'inventario è attraverso una pianificazione dettagliata. L'utilizzo di una policy e di istruzioni scritte complete riduce le incognite e semplifica il conteggio dell'inventario fisico.

Altri suggerimenti per migliorare l'accuratezza del conteggio del personale includono:

• Utilizzo di scanner o altre tecnologie di conteggio delle scorte
• Selezione di personale attento agli sportelli
• Affrontare immediatamente le discrepanze
• Esecuzione di un conteggio simulato durante la pianificazione
• Garantire che il costo dell'articolo conteggiato non venga visualizzato durante il conteggio
• Interruzione delle operazioni durante l'esecuzione di un inventario fisico completo
• Garantire che il personale in loco durante un inventario fisico completo sia presente solo per il conteggio
• Messa in sicurezza dell'area di stoccaggio il giorno dell'inventario
• Utilizzo del software di inventario

Scopo di un conteggio dell'inventario fisico

Un inventario fisico può garantire un conteggio preciso dell'inventario. Il personale conta fisicamente ogni pezzo di scorta. Questa ispezione fisica delle merci dovrebbe confermare cosa c'è nel rapporto del sistema di gestione dell'inventario. Qualsiasi discrepanza dovrebbe avvisarti che c'è un altro problema.

Le aziende effettuano inventari fisici per altri motivi, come quando si prepara un bilancio per la stagione fiscale. Ulteriori obiettivi di un conteggio dell'inventario includono:

• Controlla e bilancia i livelli di inventario: Gli inventari fisici possono aiutare i manager a vedere eventuali discrepanze tra i report del sistema di gestione dell'inventario e gli articoli presenti nel loro magazzino.
• Gestire o monitorare il furto: La differenza tra ciò che appare nel sistema di gestione dell'inventario, e ciò che è presente può essere dovuto alla mancanza, rubato, oggetti smarriti o rotti. A meno che il personale non inserisca manualmente quando si verificano questi scenari, il sistema non li riconoscerebbe.
• Crea un budget accurato: Le aziende con conteggi di inventario precisi possono pianificare meglio il proprio budget per gli ordini di inventario del prossimo anno.
• Segnala guadagni accurati: Un inventario impreciso significa che un'azienda riporterà un importo errato per il costo delle merci vendute, l'utile lordo e l'utile netto. Le aziende pubbliche sono principalmente responsabili nei confronti dei loro stakeholder di fornire dati corretti nella loro rendicontazione annuale.

I tipi di scorte di magazzino che le aziende devono contare fisicamente includono materie prime, lavori in corso (WIP), beni finiti, materiali di imballaggio e manutenzione, riparazione e operazioni (MRO). L'utilizzo delle giuste metriche di inventario può aiutarti a misurare il successo relativo di come la tua azienda immagazzina e gestisce queste categorie di inventario. Puoi utilizzare il turnover dell'inventario come metrica di successo per tutte queste categorie. Però, ci sono metriche aggiuntive che sono una buona pratica per ogni tipo di inventario. Il grafico seguente mostra esempi di quali metriche sono buone pratiche, in base a ciascuna categoria.

Come misurare il successo della tua pratica di gestione del magazzino per tipo di magazzino

Tipi di inventario Metrica Formula metrica Benchmark per la metrica Rapporto fatturato inventario delle materie prime (costo delle merci vendute per l'anno) / (valore medio dell'inventario delle materie prime di fine mese) I migliori risultati sono ~ 16,5 volte all'anno. Inventario/Turni WIP (costo delle merci vendute) / (inventario medio utilizzato per produrre le merci) Confronta questo dato con gli anni precedenti per valutare le prestazioni. Tempo del ciclo dell'ordine dei prodotti finiti Calcola il tempo che intercorre tra il momento in cui un cliente effettua un ordine e il momento in cui riceve il prodotto. Segnala questa metrica in giorni. I leader del settore sono due o tre giorni. Materiali di imballaggio Costi di imballaggio Sommare imballaggi, scatole, riempitivo, e il costo complessivo del lavoro. Questa cifra è diversa per ogni azienda, ma ogni azienda dovrebbe tendere a miglioramenti costanti. Manutenzione, Precisione dell'inventario delle operazioni e delle riparazioni (il numero di articoli elencati come disponibili) / (il totale trovato nelle cache di pezzi di ricambio e materie prime) ~95%

Istruzioni dettagliate per il conteggio dell'inventario fisico

L'esecuzione di inventari fisici di successo richiede una pianificazione appropriata, preparazione e guida del personale. Coinvolgi i manager in ogni fase e chiedi loro di fornire consulenza e supervisione per ottenere i migliori risultati. Inizia a pianificare il tuo inventario fisico con almeno tre mesi di anticipo.

Quando si forniscono istruzioni di conteggio, potresti usare una politica aziendale scritta che segui sempre o preparare un nuovo piano ogni anno. Assicurati di coprire le seguenti attività prima di qualsiasi conteggio dell'inventario pianificato:

1. Inizia con un piano: Se la tua azienda ne ha già uno, Grande. Se stai facendo il piano, inizia scoprendo se la tua azienda sta già controllando l'inventario con un sistema di inventario periodico o perpetuo. Leggi la nostra "Guida essenziale al controllo dell'inventario" per apprendere il metodo più efficiente per contare il tuo inventario in base a dove si trovano gli SKU nel tuo magazzino.
2. Decidi l'intervallo tra i conteggi: Come parte del piano, decidi quanto spesso conterai l'inventario. Una registrazione accurata dell'inventario è richiesta a fini fiscali nelle società quotate in borsa, ma puoi scegliere di contare le scorte più spesso.
3. Redigere l'elenco degli articoli di inventario da contare: Questa bozza di elenco dovrebbe includere le quantità di stock. Conoscere questo numero dovrebbe aiutarti a determinare quanto tempo impiegherà un conteggio dell'inventario fisico.
4. Seleziona una data di inventario: Idealmente, questa data che scegli per fare l'inventario ha un effetto minimo sulle tue normali operazioni commerciali, poiché i conteggi dell'inventario fisico richiedono molto tempo. Scegliere un orario che non provochi interruzioni sul posto di lavoro non è sempre possibile con aziende più grandi o magazzini di fornitori, ma cerca di scegliere un orario non particolarmente impegnato.
5. Scegli chi prenderà l'inventario: Una volta stabilita una data di inventario, capire quale personale può fare il conteggio. Una buona pratica consiste nell'eseguire un'analisi dei costi degli stipendi del personale e degli straordinari per determinare quanto costa eseguire un conteggio. Potrebbe essere più economico assumere e formare un aiuto temporaneo esterno nelle grandi aziende. Il personale supplementare esterno può liberare parte del personale regolare per continuare le operazioni necessarie.
6. Seleziona le date della formazione del personale: Allo stesso modo in cui scegli la data di inventario, devi sceglierne uno (o due, nel caso di personale più numeroso) date per formare il personale sul processo di conteggio dell'inventario. Questa formazione dovrebbe avvenire non più di una settimana prima del conteggio programmato, preferibilmente il/i giorno/i lavorativo/i subito prima del conteggio.
7. Avvisare i partner esterni e le posizioni di archiviazione: Fornitori e partner dovrebbero sapere con largo anticipo se il tuo conteggio fisico influenzerà le loro operazioni, quindi invia un messaggio con la data, tempo e come il conteggio li influenzerà. La comunicazione precedente consente ai tuoi partner di contattarti con domande e dubbi.
8. Avvisare il personale: Iniziare il processo notificando al personale il programma di formazione e conteggio. Decidere, in base all'anzianità o a delineazioni già esistenti, chi sarà in ogni squadra di conteggio. Alcune aziende preferiscono abbinare un membro del personale esperto con uno più recente.
9. Ordina l'attrezzatura necessaria: Se il tuo staff utilizzerà appunti e matite, contare i tag, o scanner, ordinarli in tempo sufficiente per arrivare per l'allenamento. I tag di conteggio sono carte pesanti con numerazione sequenziale stampata in alto e in basso che i contatori utilizzano per tenere traccia dell'inventario.
10. Controlla la tua attrezzatura elettronica: Se utilizzi apparecchiature di conteggio elettroniche, pianifica di controllarlo bene prima del conteggio. Potrebbe essere necessario ordinare parti, cambiare le batterie o caricare i dispositivi.
11. Esamina qualsiasi app e software: Non dimenticare gli aggiornamenti software! Se hai intenzione di utilizzare app o software di inventario, verifica che il tuo staff stia utilizzando la versione più recente.
12. Anteprima dell'inventario: Fai una passeggiata nel magazzino o nel magazzino. Potresti avere idee su come ridurre le sfide che i contatori potrebbero dover affrontare. Per esempio, potrebbero esserci barriere fisiche temporanee che possono rallentarli.
13. Prepara lo spazio per il conteggio dell'inventario: Designare eventuali aree aggiuntive necessarie per il conteggio o il personale. Per esempio, se tirerai fuori piccole parti da contare in quest'area, impostare i contenitori da utilizzare durante il conteggio. L'area dell'inventario dovrebbe essere libera da qualsiasi disordine o spazzatura.
14. Fai una pulizia dell'inventario: Le aree di stoccaggio dovrebbero essere sempre l'area più ordinata in qualsiasi magazzino. Però, non dovrebbero esserci prodotti in attesa di essere riposti o fuori dalla loro normale area di stoccaggio.
15. Identifica lo stock che non è nel conteggio: Usa i segni per mostrare lo stock che non è nel conteggio. È facile che il personale si confonda durante una lunga sessione e inizi a contare questi elementi senza segni chiari.
16. Prepara il tuo elenco di conteggio articoli finale: Crea una versione finale, comprese le quantità, del tuo elenco di inventario iniziale che il personale conterà.
17. Formare il personale sulla procedura: Il personale avrà bisogno di istruzioni scritte su come eseguire il conteggio. Considera eventuali contingenze che possono accadere, come duplicazioni, oggetti mancanti e quelli nel posto sbagliato. Decidi in anticipo come gestire questi scenari. Per esempio, il personale può incontrare il prodotto sbagliato in una posizione. Decidi se devono interrompere il conteggio e riferire di nuovo, compilare una nuova scheda per l'oggetto presente e contarlo o indagare sulla discrepanza.
18. Addestrare il personale sull'attrezzatura: Durante questa stessa formazione, se stai usando le carte di conteggio, insegnare al personale come completarli. Se utilizzi apparecchiature elettroniche come scanner, formare il team su come utilizzare tutte le funzioni necessarie e risolvere eventuali problemi relativi alle apparecchiature. Includere indicazioni su cosa dovrebbero fare in caso di malfunzionamento dell'apparecchiatura.
19. Eseguire una dimostrazione: Durante la formazione, una dimostrazione di come contare lo stock è utile per il personale.
20. Interrompi l'immissione di dati prima del conteggio: Prima di stampare l'elenco delle voci per il conteggio, assicurarsi di bloccare qualsiasi immissione di dati nel sistema di gestione dell'inventario per ridurre le discrepanze.
21. Pre-contare l'inventario: Se possibile, precontare alcuni pezzi del calcio come una sorta di prova. Cerca problemi di conteggio e annota se l'area di pre-conteggio deve essere ricontattata o se la ritieni completa.
22. Stampa l'elenco dei conteggi: Se stai usando carta e matita, stampa l'elenco finale la sera prima o la mattina del conteggio per assicurarti di catturare tutti i dettagli dell'ultimo minuto.
23. Blocca altre attività: In caso di conteggio completo, congelare qualsiasi altra attività aziendale relativa all'inventario. In altre parole, non ricevere o modificare azioni della società fino a quando il conteggio non è completato e riconciliato.

Il grafico di esempio seguente mostra un conteggio dell'inventario fisico, della durata di tre giorni. Questo scenario è per una grande azienda o un magazzino fornitore. Come potete vedere, il personale inizia a pianificare il conteggio fisico con 12 settimane di anticipo.

Il processo di conteggio dell'inventario fisico

Dopo aver prodotto un dettagliato, piano di conteggio dell'inventario appropriato, è il momento di eseguire il processo di inventario fisico. Assegnare un supervisore a ciascuna squadra di contatori a cui riferiscono e tutte le attrezzature di cui hanno bisogno.

Il processo il giorno del conteggio inizia con i gestori che congelano gli articoli di inventario. Dovrebbero anche avere stampe dell'elenco dell'inventario che verrà conteggiato. I passaggi successivi in ​​un conteggio dell'inventario fisico sono:

1. Assegna mappe, stampe di inventario da contare, e attrezzature al personale.
2. Il personale conta l'inventario assegnato.
3. Il personale compila fogli di calcolo o conta tag.
4. Il personale restituisce i fogli di calcolo o i tag di conteggio ai gestori. Se il personale utilizza tag di conteggio, fissano la parte superiore dell'etichetta al magazzino o all'area di stoccaggio del magazzino.
5. I manager inseriscono i dati nel sistema di inventario.
6. I manager confrontano i dati di conteggio con i dati nel sistema.
7. I gestori confrontano i dati con i report di resa e confezione.
8. I gestori assegnano il personale per indagare su eventuali discrepanze.
9. Il personale racconta o giustifica le discrepanze.
10. Il personale invia nuovamente eventuali modifiche ai dati ai responsabili.
11. Una volta che i gestori convalidano i dati di conteggio, lo inviano all'ufficio contabilità.
12. La contabilità controlla i dati di conteggio dell'inventario.
13. La contabilità approva il conteggio dell'inventario.
14. I gestori sbloccano lo stock e tornano alle normali operazioni.

Usa la tua normale mappa del magazzino o dell'area di stoccaggio e delinea le aree in cui ogni team di conteggio lavorerà. Nota come la sezione ingrandita nell'immagine qui sotto mostra l'etichettatura di ogni spazio di archiviazione. Assegna il personale a posizioni specifiche.

Un conteggio tipico include la posizione, descrizione dell'articolo, numero di parte, quantità presente e unità di misura. Il personale dovrebbe verificare eventuali tag ancora sugli articoli e le loro informazioni. Gli auditor dovrebbero dare seguito a ciascuna sezione contata non appena il team la completa. Anche i controlli casuali durante il processo sono una buona idea. Finalmente, premiare il personale per la sua parte nell'inventario. Sebbene un inventario sia essenziale, potrebbe non essere l'attività preferita del tuo staff.

Dopo il conteggio viene la parte emozionante:l'analisi. Se il tuo studio mostra irregolarità di magazzino, assegnare un'indagine. Individua le zone del tuo spazio di archiviazione ad alto rischio, o più probabilità di avere anomalie. Determina eventuali metriche aggiuntive che riporterai, come la rotazione delle scorte. Per ulteriori informazioni sulla rotazione delle scorte, leggi "Indice del fatturato di inventario:calcoli, Tariffe e analisi.”

Come ottimizzare i conteggi dell'inventario fisico con NetSuite

Il conteggio dell'inventario è un fatto di fare affari. L'utilizzo di un sistema di gestione dell'inventario può aiutarti ad assicurarti di avere sempre la giusta quantità di scorte nelle posizioni giuste per soddisfare la domanda dei clienti. La soluzione di inventario e gestione del magazzino di NetSuite ha tutti gli strumenti di cui i gestori dell'inventario hanno bisogno per aiutarli a tracciare e localizzare le scorte in un attimo. Il sistema supporta tutte le funzionalità essenziali per il futuro come AI, VMI, e integrazione di dispositivi mobili.

La funzione di conteggio dell'inventario di NetSuite migliora il monitoraggio dell'inventario e fornisce un maggiore controllo sulle risorse chiave. Le aziende possono classificare l'inventario in base al volume delle transazioni e/o al valore e inserire conteggi periodici regolari delle quantità di articoli disponibili per mantenere l'accuratezza dell'inventario.

Sebbene il conteggio fisico una volta all'anno possa sembrare una buona opzione, il conteggio del ciclo è meno dirompente e fornisce una maggiore visibilità giornaliera delle scorte. L'utilizzo di un sistema di gestione dell'inventario e di un sistema di gestione del magazzino con conteggi dei cicli regolari offre alle aziende livelli di inventario più accurati; richieste automatiche per gli elementi che devono essere contati; la capacità di classificare gli articoli in base a volumi o valore; migliore garanzia di qualità; e tassi di soddisfazione dei clienti più elevati. L'uso del conteggio dei cicli riduce le discrepanze a ogni conteggio. Anche la riconciliazione è più facile.

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