Scorte di sicurezza:cos'è e come calcolarle

Le entrate perse per esaurimento scorte sono spesso associate alla perdita di clienti che trovano gli articoli altrove e spesso non tornano mai più in azienda. Gli stockout riducono anche l'efficienza complessiva della catena di approvvigionamento.

L'esaurimento delle scorte è inevitabile, ma non deve interrompere gli affari. Imparare a calcolare le scorte di sicurezza e tenere a portata di mano quantità adeguate garantisce che la catena di approvvigionamento funzioni senza intoppi nonostante i ritardi di stoccaggio e le interruzioni temporanee. Però, ci sono alcune linee guida essenziali che i responsabili delle decisioni operative devono comprendere per ottimizzare le scorte di sicurezza in modo da supportare gli obiettivi aziendali complessivi.

Che cos'è la scorta di sicurezza?

Le scorte di magazzino di solito sono costituite da scorte di ciclo, o l'inventario che dovrebbe essere venduto entro un determinato periodo, e scorta di sicurezza. Lo stock di sicurezza funge da importo cuscinetto che tiene conto di incertezze quali:

• Richiesta eccessiva
• Ritardi del fornitore
• Previsioni della domanda o dell'inventario imprecise
• Incapacità di effettuare riordini tempestivi
• Vincoli finanziari

Le scorte di sicurezza mitigano i rischi e le conseguenze di esaurimento scorte, consentendo alla tua catena di approvvigionamento di procedere come al solito anche dopo l'esaurimento delle scorte del ciclo.

In che modo le scorte di sicurezza possono migliorare la gestione dell'inventario?

Una gestione efficace dell'inventario si basa sul cuscino fornito dalle scorte di sicurezza. Tracciare accuratamente i livelli attuali delle scorte, tenendo conto delle condizioni di mercato presenti e future e tenendo conto dei tempi di approvvigionamento, è solo l'inizio di un controllo efficace delle scorte.

Un'eccellente gestione dell'inventario richiede il coordinamento delle scorte del ciclo e delle scorte di sicurezza per garantire che i livelli di inventario rimangano in linea con la domanda e l'offerta, rendendo la gestione dell'inventario più semplice e coerente.

Perché le aziende hanno bisogno di scorte di sicurezza?

L'esaurimento delle scorte è un problema costoso per le aziende di tutto il mondo. Gli stockout si traducono in vendite perse per un valore di 984 miliardi di dollari in tutto il mondo, con le sole società nordamericane che perdono 144,9 miliardi di dollari, secondo uno studio di IHL Group.

Ci sono diversi motivi per cui le aziende dovrebbero avere scorte di sicurezza a portata di mano, e può dimostrare rapidamente il suo valore quando l'imprevisto colpisce. Di seguito sono riportati molti dei principali motivi per avere questo inventario extra.

10 motivi per mantenere scorte di sicurezza

1. Incertezza della domanda di offset

   Le fluttuazioni della domanda sono tra i motivi principali per mantenere le scorte di sicurezza. Molti fattori possono influenzare i picchi di domanda, compresi gli impatti stagionali, cambiamenti improvvisi nelle tendenze dei clienti, acquisti di panico o la partenza di un concorrente. Le scorte di sicurezza offrono alle aziende spazio sufficiente per ricostituire le scorte soddisfacendo al contempo questa maggiore domanda.

2. Evita le scorte di magazzino

   Le scorte di sicurezza possono aiutare le aziende a ridurre il rischio di esaurimento completo di un determinato prodotto e impedire l'arresto delle operazioni mentre l'azienda individua, acquista e consegna questo inventario. Questo processo può richiedere giorni, o anche settimane, rendere le scorte di sicurezza un ponte prezioso che mantiene l'attività in funzione mentre si risolve l'esaurimento delle scorte.

3. Ridurre al minimo gli effetti delle interruzioni dell'offerta

   Interruzioni impreviste da parte del fornitore, come la carenza di materie prime, problemi di produzione, misure legislative o politiche e arresti operativi, può avere un forte impatto sui livelli di inventario. Queste interruzioni hanno impatti di vasta portata sul resto della catena di approvvigionamento, compreso il ritardo nel completamento di altri componenti del prodotto, far deragliare i programmi di consegna dei clienti o causare interruzioni della vendita al dettaglio. Le scorte di sicurezza mitigano l'impatto delle interruzioni dei fornitori e dell'incertezza dei tempi di consegna e mantengono la catena di approvvigionamento in movimento fino a quando l'interruzione non passa o l'azienda non trova un nuovo fornitore.

4. Ridurre le ore amministrative e del personale

   Oltre a garantire il buon funzionamento di ogni fase della catena di approvvigionamento, scorta di sicurezza riduce anche il tempo dedicato alla comunicazione, pratiche burocratiche e di magazzino. I responsabili della catena di approvvigionamento non si ritroveranno spesso ad affannarsi per trovare e riordinare scorte aggiuntive con un buffer adeguato in atto, evitando tutte le chiamate, e-mail, richieste urgenti e l'elaborazione delle fatture che ne derivano. Allo stesso modo, il personale del magazzino non scarica inaspettatamente i camion e rifornisce le scaffalature, che possono interrompere altre attività quotidiane di magazzino.

5. Compensare le imprecisioni delle previsioni

   Il mantenimento di un'adeguata scorta di sicurezza garantisce la coerenza e consente ai responsabili delle decisioni di sviluppare previsioni più accurate in tutta l'organizzazione. Sebbene le previsioni della domanda siano generalmente affidabili, cambiamenti improvvisi possono farli diventare imprecisi. L'effetto delle interruzioni delle scorte si aggrava in altre previsioni, come la programmazione del personale della catena di approvvigionamento. Questi problemi sono particolarmente preoccupanti quando le interruzioni delle scorte causano una perdita di entrate o di clienti poiché le vendite e altre previsioni finanziarie diventano non valide.

6. Limita la spedizione affrettata

   Una mancanza di inventario può comportare una perdita di entrate, ma questo non è l'unico costo che le aziende sostengono. È probabile anche un aumento dei costi amministrativi e del personale di magazzino, così come il rischio che i fornitori addebitino un premio per la consegna affrettata. Questi costi potrebbero non essere un grosso problema se l'esaurimento delle scorte risultasse dalla maggiore domanda che dovrebbe continuare. Però, per esaurimento scorte causate da interruzioni o altri problemi, il costo potrebbe non essere recuperato rapidamente, se non del tutto.

7. Garantire la soddisfazione del cliente

   Le scorte di sicurezza sono uno dei modi migliori per sostenere la soddisfazione e la fedeltà dei clienti. Se i clienti possono contare su un'azienda per avere sempre in magazzino ciò di cui hanno bisogno, non solo continueranno a tornare, ma probabilmente forniranno anche una preziosa pubblicità tramite passaparola. Ciò ripaga alla grande nel lungo termine e aiuta la tua attività a crescere.

8. Mantenere la quota di mercato

   Non riuscire a soddisfare la domanda e perdere clienti spesso significa anche perdere quote di mercato. Mitigare il rischio di esaurimento scorte è una parte significativa del mantenimento della soddisfazione del cliente e della riduzione del rischio di perdere terreno rispetto ai concorrenti.

9. Aumentare l'efficienza

   Lo stock di sicurezza consente operazioni più efficienti, anche durante le interruzioni della fornitura. I fornitori non hanno fretta, il personale del magazzino non è sovraccarico di lavoro, i conducenti di consegna rispettano i tempi e ci sono costanti, numeri di inventario affidabili per scopi di reporting e previsione.

10. Miglioramento delle relazioni con fornitori e rivenditori

    Le situazioni di stockout spesso comportano riordini urgenti, ma alla maggior parte dei fornitori non piace essere affrettato perché può interrompere le loro operazioni e i loro clienti. Tenere a portata di mano le scorte di sicurezza riduce la necessità di effettuare ordini urgenti e fornisce ai fornitori un carico di lavoro costante. Allo stesso modo, le aziende che lavorano con i rivenditori possono mantenere buoni rapporti mantenendo gli articoli che vendono in magazzino.

Come calcolare le scorte di sicurezza

Le scorte di sicurezza sono molto più che avere a disposizione alcune unità extra. Diverse formule aiutano i gestori dell'inventario a determinare la quantità di scorte di sicurezza di cui hanno bisogno e a calcolare alcune variabili critiche.

Formula di scorta di sicurezza di base

Questa versione breve di una formula di scorta di sicurezza prende il numero di prodotti venduti al giorno e lo moltiplica per il numero di giorni di scorta di sicurezza necessari. Così, un'azienda che vende 200 articoli al giorno e desidera sette giorni di scorte di sicurezza moltiplicherebbe 200 per sette, il che significa che ha bisogno di una scorta di sicurezza di 1, 400 unità. Questa formula non tiene conto di variabili come la domanda e il tempo di consegna, quindi è meglio per le figure da baseball.

Formula di scorta di sicurezza per deviazione standard

Questa formula delle scorte di sicurezza è utile quando si ha a che fare con più variabili incerte. Si esprime come Z × σLT × D media .

Cos'è Z?

"Z" rappresenta il numero di ordini che un'azienda prevede di evadere in un determinato periodo.

Che cos'è σLT?

"σLT" rappresenta la deviazione standard del lead time, ma calcolarlo richiede una matematica complicata. Fortunatamente, i calcolatori della deviazione standard consentono agli utenti di inserire le proprie variabili e determinare la deviazione standard di un set di dati. Per le scorte di sicurezza, le variabili da inserire sono i lead time per ogni ordine di magazzino all'interno del periodo indicato.

Che cos'è la media D?

"D avg" rappresenta l'importo medio della domanda in un determinato periodo. Ai fini delle scorte di sicurezza, è più comune trovare la domanda giornaliera media. Per fare questo, aggiungere il numero di vendite effettuate nel periodo indicato e quindi dividere tale cifra per il numero di giorni in quel periodo.

Media – Formula di scorta massima di sicurezza

Questa formula è più adatta per tempi di consegna brevi, in quanto non tiene conto delle variabili a lungo termine. Calcola il numero massimo medio di unità necessarie in un dato momento.

(Quantità massima di vendite x Tempo massimo di consegna) –
(Importo medio delle vendite x Tempo medio di consegna)

Scorte di sicurezza con formula della domanda variabile

La scorta di sicurezza con formula a domanda variabile è la migliore per situazioni in cui il tempo di consegna è affidabile, ma la domanda varia.

La deviazione standard della domanda x la radice quadrata del ritardo medio

Come per la deviazione standard, esistono strumenti online in grado di calcolare con precisione la media di un insieme di numeri e calcolare la radice quadrata di una cifra. Per trovare il ritardo medio, prendere gli ordini dei fornitori che hanno impiegato più tempo della media per arrivare, sommare queste cifre insieme, e quindi dividere la somma risultante per il numero di ordini che hanno impiegato più tempo della media per arrivare.

Scorte di sicurezza con un lead time variabile

Questo calcolo è per situazioni in cui la domanda è stabile ma il tempo di consegna fluttua:

Z x Vendite medie x σLT

Come prima, "Z" rappresenta il livello di servizio desiderato e "σLT" rappresenta la deviazione del lead time (vedi la formula della deviazione standard per maggiori informazioni su come calcolarli).

Formule complementari

Queste equazioni forniscono informazioni aggiuntive per integrare i calcoli delle scorte di sicurezza. Possono essere utilizzati per garantire che ogni aspetto relativo allo stock di sicurezza sia preso in considerazione.

Scorte di sicurezza con EOQ (quantità di ordine economico)

La quantità dell'ordine economico (EOQ) è la quantità ideale di scorte che un'azienda dovrebbe acquistare per ridurre al minimo i costi di inventario. È utile quando un'azienda vuole ridurre al minimo i costi come l'ordinazione, trasporto e stoccaggio. La formula si scrive come:

EOQ = DS/H

"D" rappresenta la domanda di scorte in un determinato periodo, "S" sono i costi di questi ordini, e "H" rappresenta i costi di detenzione per articolo all'interno del periodo.

Formula punto di riordino

Questo calcolo aiuta le aziende a determinare il livello di inventario che richiederebbe l'immersione nelle scorte di sicurezza:

Punto di riordino = (Esaurimento medio delle scorte in un dato periodo x Tempo medio di consegna) + Scorte di sicurezza disponibili

Il punto di riordino è il momento ottimale per riordinare le scorte prima che siano completamente esaurite, riducendo il rischio di esaurimento scorte.

Formula delle scorte di sicurezza della posizione di inventario

Questa formula aiuta le aziende a monitorare l'inventario netto, che è stock a portata di mano meno eventuali ordini arretrati:

IP = Inventario disponibile – Ordini arretrati + Inventario attualmente in ordine

La cifra risultante dovrebbe essere superiore al punto di riordino per evitare di esaurire le scorte.

Come scegliere la giusta formula di scorta di sicurezza

Sapere quale formula utilizzare può dipendere da diversi fattori, Compreso:

• Quanto velocemente si muove l'inventario
• Domanda attuale e prevista
• Volume di vendita attuale e previsto
• Tempi di consegna del fornitore

La formula delle scorte di sicurezza di base è un buon punto di partenza per la maggior parte delle aziende in quanto fornisce una stima utile quando le specifiche sulle variabili di cui sopra sono sconosciute. Per le aziende con una migliore idea di questi particolari di inventario, le formule più complesse sono di maggiore utilità per individuare i livelli delle scorte di sicurezza.

Sfide e rischi comuni sulle scorte di sicurezza

Le scorte di sicurezza sono uno strumento prezioso per combattere l'esaurimento delle scorte, ma può avere alcuni svantaggi. Ci sono alcuni fattori che i gestori dell'inventario devono considerare quando sviluppano strategie per le scorte di sicurezza.

Azzeramento delle scorte di sicurezza

Molti responsabili della catena di approvvigionamento tentano di combattere i costi di avere troppe scorte a portata di mano impostando le scorte di sicurezza a zero. Ciò è particolarmente comune quando un picco imprevisto della domanda diminuisce e la domanda torna a un livello normale. Mentre risolve il problema di avere troppo inventario, riaccende il rischio di non avere un buffer per gestire eventuali ulteriori fluttuazioni della domanda o ritardi dei fornitori, che può essere anche più costoso.

La scorta di sicurezza è statica

Le scorte di sicurezza non crescono con il business, il che significa che il numero di unità attualmente destinate alla scorta di sicurezza potrebbe non essere sufficiente man mano che l'attività si espande. I gestori dell'inventario dovrebbero rivedere regolarmente i colli di bottiglia e i numeri delle scorte di sicurezza e adeguare l'importo se necessario.

Troppe scorte di sicurezza

Portare scorte di sicurezza è spesso necessario per evitare di perdere le vendite a causa dell'esaurimento delle scorte, ma non si può negare che riduce la liquidità disponibile dell'azienda. Avere un eccesso di scorte di sicurezza può significare meno spazio per le scorte del ciclo corrente o per i nuovi prodotti. È anche una notevole spesa aziendale, poiché i costi di detenzione spesso rappresentano il 20% o più del costo totale dell'inventario. Gran parte di questa spesa deriva dagli importi aggiuntivi che devono essere acquistati e dall'aumento dei costi di stoccaggio e delle ore del personale.

Formule di scorta di sicurezza standard

Le formule standard delle scorte di sicurezza potrebbero non funzionare per tutti i settori o strategie operative, soprattutto quando ci sono numerose variabili sconosciute. Queste formule dovrebbero essere ottimizzate per adattarsi alle singole attività e situazioni per fornire i calcoli più affidabili.

Lasciare che le scorte di sicurezza diminuiscano

È allettante per i gestori della catena di approvvigionamento ridurre la quantità di scorte di sicurezza man mano che i tempi medi di consegna diminuiscono. Però, oltre a lunghi tempi di consegna, altri fattori possono causare problemi di inventario, quindi mantenere un'adeguata scorta di sicurezza dovrebbe essere una priorità.

Uso eccessivo di scorte di sicurezza

Le scorte di sicurezza sono un buon scudo contro le scorte di magazzino, ma non è una panacea per problemi di inventario. I responsabili della catena di approvvigionamento devono determinare la quantità ottimale di scorte di sicurezza per ogni articolo e trovare un attento equilibrio tra i rischi e i costi di esaurimento scorte rispetto ai rischi e ai costi di avere troppe scorte a disposizione.

Esempi di scorte di sicurezza

Ecco come funziona in pratica lo stock di sicurezza:un produttore di pale da neve sa che la domanda è bassa durante i mesi più caldi, ma può variare notevolmente in inverno a seconda di diversi aspetti meteorologici difficili da prevedere. Per questa ragione, il gestore dell'inventario può decidere di mettere da parte una parte di ogni tipo di pala da neve che vende (ad es. pesante per neve significativa, pale metalliche per ghiaccio e altro) per garantire che l'azienda possa soddisfare la domanda su tutta la linea.

Come altro esempio, un produttore di biciclette è stato recentemente pubblicato su una popolare rivista di ciclismo e ha registrato un forte aumento degli ordini. Poiché il produttore soddisfa gli ordini, l'inventario si esaurisce più velocemente del lead time medio, aumentando il rischio di esaurimento scorte. Senza scorta di sicurezza, l'azienda non può evadere gli ordini una volta esaurito l'inventario regolare, portando a vendite perse.

Gestisci e calcola le scorte di sicurezza con il software di gestione dell'inventario

Molti responsabili della catena di approvvigionamento si affidano a software di gestione dell'inventario e strumenti di pianificazione della domanda integrati o complementari per calcolare i livelli ottimali delle scorte di sicurezza e ridurre le possibilità di avere un inventario di riserva eccessivo o insufficiente. Le aziende possono anche centralizzare le funzioni della catena di approvvigionamento su un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) per una migliore pianificazione e collaborazione tra le unità operative. Le funzionalità di analisi avanzate offerte dai principali software ERP possono migliorare l'affidabilità delle previsioni, tenendo conto delle fluttuazioni della domanda e dell'offerta. Ciò riduce le possibilità di detenere scorte di sicurezza in eccesso e può ridurre la necessità di scorte di sicurezza ottimizzando la gestione dell'inventario su tutta la linea. In breve, questo software è in grado di eseguire tutte le attività necessarie per calcolare e gestire con precisione le scorte di sicurezza e migliorare l'efficienza operativa complessiva.

C'è una miriade di vantaggi nel mantenere scorte di sicurezza, principalmente la capacità di mantenere il flusso delle operazioni anche in caso di interruzioni dell'inventario. Però, è importante evitare scorte di sicurezza eccessive in quanto troppe possono danneggiare l'azienda più di quanto possa aiutare. Le formule possono aiutare a trovare il giusto equilibrio, ma valutare e raggiungere il livello ottimale delle scorte di sicurezza richiede informazioni complete sull'intera catena di approvvigionamento e il software di gestione dell'inventario elimina i processi manuali dall'equazione, a volte letteralmente, aiutare le aziende a massimizzare le vendite, ridurre al minimo le interruzioni, ottimizzare le scorte di sicurezza e aumentare i profitti.

Domande frequenti sulle scorte di sicurezza

Che cos'è un buon livello di scorta di sicurezza?

Il livello ottimale dipende da diversi fattori, compresa la velocità di inventario, domanda attuale e futura, volume delle vendite e tempi di consegna dei fornitori. Come regola generale, l'importo delle scorte di sicurezza deve essere la quantità di inventario utilizzata al giorno moltiplicata per il lead time in giorni.

Qual è la differenza tra scorta stabilizzatrice e scorta di sicurezza?

Sebbene i termini siano generalmente usati in modo intercambiabile, in alcuni settori, "scorta cuscinetto" si riferisce all'inventario in eccesso che copre le variazioni della domanda, mentre la definizione di scorta di sicurezza si riferisce a scorte in eccesso detenute per ritardi dei fornitori o altre variazioni interne.

Qual è l'importanza delle scorte di sicurezza?

Le scorte di sicurezza sono uno dei modi più semplici per evitare di esaurire le scorte e non evadere gli ordini. Senza esso, le imprese perderebbero vendite e, in definitiva, clienti.