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Che cos'è l'inventario MRO? Una guida esperta

La maggior parte delle aziende ha bisogno di mantenere uno stock di pezzi di ricambio, forniture e altri materiali che aiutano a mantenere le loro attività in funzione. I produttori hanno bisogno di componenti e strumenti a portata di mano che possono utilizzare per riparare rapidamente le macchine e mantenere operative le linee di produzione. I rivenditori e le organizzazioni di servizi hanno bisogno di articoli di base come lampadine, materiali per la pulizia e forniture per ufficio.

Collettivamente, questi elementi sono noti come manutenzione, inventario delle riparazioni e delle operazioni (MRO). Poiché l'inventario MRO può rappresentare una parte significativa della spesa complessiva di approvvigionamento di un'azienda, è importante applicare processi di gestione dell'inventario MRO efficienti che minimizzino i costi, garantendo al contempo che l'azienda disponga di un inventario sufficiente per soddisfare le sue esigenze.

Che cosa significa MRO?

MRO sta per manutenzione, riparazione e operazioni. Si riferisce a tutte le attività necessarie per mantenere il corretto funzionamento delle strutture e dei processi produttivi di un'azienda. Per esempio, MRO include la manutenzione ordinaria e la riparazione dei macchinari di produzione, così come le attività quotidiane come la pulizia e l'acquisto di forniture per ufficio. Boston Consulting Group indica che i costi di MRO possono raggiungere il 4,5% dei ricavi in ​​alcuni settori, quindi la riduzione della spesa MRO può avere un impatto significativo sui profitti.

Che cos'è l'inventario MRO?

L'inventario MRO comprende i materiali di consumo, attrezzature e forniture necessarie per la manutenzione, attività di riparazione e di esercizio. MRO include articoli che vengono utilizzati in un processo di produzione ma, a differenza delle materie prime, non sono incorporati nei prodotti finiti di un'azienda. I pezzi di ricambio e gli strumenti per la riparazione delle apparecchiature di produzione sono articoli di inventario MRO, così come i guanti e gli occhiali usati dai lavoratori dell'impianto. L'inventario MRO influisce sulla produttività di quasi tutti i reparti, quindi è fondamentale mantenere un inventario MRO sufficiente per mantenere l'attività in funzione senza sovraccaricare le scorte.

Esempi di inventario MRO

L'inventario MRO include una gamma molto ampia di attrezzature e forniture. Esempi inclusi:

  • Forniture di manutenzione e riparazione per macchinari di produzione: Olio per macchine e altri lubrificanti, lampadine, valvole, cuscinetti, fluido da taglio e pezzi di ricambio, come motori e ingranaggi.

  • Equipaggiamento di sicurezza: Maschere, tappi per le orecchie, elmetti, respiratori e schermi facciali.

  • Forniture per pulizie: Spray disinfettanti e detergenti, liquidi e polveri, mop, secchi, scope, stracci e panni per la polvere e guanti monouso.

  • Forniture per ufficio: Computer personale, stampanti e toner, Arredamento, carta, penne e matite.

  • Forniture di laboratorio per test o ricerche: bicchieri, siringhe, provette e bilance.

Che cos'è la gestione dell'inventario MRO?

La gestione dell'inventario MRO comporta l'acquisto, immagazzinare, utilizzare e rifornire tutti i prodotti che rientrano nell'inventario MRO. Come con altri tipi di gestione dell'inventario, l'obiettivo è eseguire ciascuna di queste attività nel modo più efficiente ed economico possibile in modo che l'azienda abbia a disposizione l'inventario MRO giusto al momento giusto, al giusto costo. La gestione dell'inventario MRO può essere complessa e richiedere molto tempo perché le aziende potrebbero dover acquistare e immagazzinare centinaia o addirittura migliaia di articoli diversi.

Perché la gestione dell'inventario MRO è importante?

La gestione dell'inventario MRO svolge un ruolo fondamentale nel mantenere l'attività in funzione. Per esempio, se un componente di un macchinario di fabbrica vitale si guasta nel bel mezzo di un ciclo di produzione, l'intero processo di produzione può subire un arresto. Senza un pezzo di ricambio disponibile, l'impatto può trasformarsi in ore o addirittura giorni di inattività mentre i dipendenti cercano di individuare, ordinare e attendere l'arrivo del componente. Un'azienda può anche perdere entrate e mettere in pericolo le relazioni con i clienti se i tempi di inattività comportano il mancato rispetto delle scadenze di consegna previste. È facile vedere come la non corretta gestione degli articoli MRO possa avere un impatto importante sull'intera catena di approvvigionamento.

D'altra parte, anche accumulare scorte di MRO per evitare che si esauriscano può causare problemi:l'acquisto e lo stoccaggio di scorte in eccesso vincolano il capitale che potrebbe altrimenti essere utilizzato per finanziare la crescita aziendale. Alcuni articoli potrebbero persino diventare obsoleti se conservati troppo a lungo.

Sfide di gestione dell'inventario MRO

Le aziende spesso sottovalutano l'importanza della gestione dell'inventario MRO, nonostante la sua complessità, costi e impatto sulle operazioni. Storicamente, alcune aziende hanno trattato la gestione dell'inventario MRO come un ripensamento, prestando molta meno attenzione alla gestione di questo inventario rispetto ad altri tipi come materie prime e prodotti finiti. La gestione dell'inventario MRO è spesso frammentata, con diversi reparti che acquistano e tracciano i propri articoli MRO, che può renderlo più difficile. Questo porta a una serie di sfide, Compreso:

  • Costi di acquisizione elevati. Le aziende acquistano migliaia di diversi articoli MRO, molti dei quali sono di basso valore. Senza un efficiente, processo di acquisto centralizzato, il costo per l'acquisizione di singoli articoli può essere superiore al prezzo degli articoli stessi. Uno studio ha stimato che ogni milione di dollari di spesa MRO potrebbe creare 3, 500 cicli di ordini di acquisto, ciascuno che richiede ordini di acquisto separati, fatture e ricevute. Inoltre, i tecnici ben pagati possono dedicare tempo alla ricerca nei cataloghi delle parti e al monitoraggio delle consegne anziché nelle attività di manutenzione.

  • Duplicazione e spesa anticonformista. I singoli reparti accumulano le proprie cache di forniture identiche per assicurarsi di averne abbastanza per soddisfare le proprie esigenze. Questo può accadere anche quando c'è un formale, processo di approvvigionamento a livello aziendale se i reparti ritengono che il processo non fornisca loro le forniture giuste rapidamente. Questa duplicazione dello sforzo e dell'inventario aumenta i costi complessivi di acquisizione e stoccaggio.

  • Inventario di monitoraggio. Senza un sistema centralizzato di gestione dell'inventario, le aziende potrebbero non avere visibilità sulla reale disponibilità di articoli specifici. Un reparto può ritenere che un articolo sia esaurito quando, infatti, un altro dipartimento si è appropriato dell'articolo per soddisfare le proprie esigenze. Se gli elementi in questione sono critici, come pezzi di ricambio per attrezzature di produzione, queste sviste possono avere gravi conseguenze per l'azienda.

  • Scarsa visibilità sulla domanda. Senza la capacità di monitorare il consumo complessivo dell'inventario MRO, le aziende non sono in grado di prevedere con precisione, budget e piani per soddisfare la domanda.

Componenti della gestione dell'inventario MRO

La gestione dell'inventario MRO ha diversi componenti principali, anche se il modo in cui questi componenti sono implementati può variare notevolmente.

  • Identificare gli articoli MRO. Identificare tutti i componenti e le forniture che l'azienda ha bisogno di immagazzinare, nonché le loro specifiche e l'importo attualmente detenuto. Alcuni articoli possono essere unici per specifici processi o gruppi di produzione, mentre altri possono essere utilizzati da molti gruppi in tutta l'azienda. La memorizzazione delle specifiche di ciascun articolo aiuta i gruppi a determinare se è ciò di cui hanno bisogno. Essere in grado di identificare rapidamente quali articoli sono a disposizione è fondamentale in caso di problemi di produzione.

  • Organizza l'inventario. Scopri come organizzare l'inventario MRO per soddisfare in modo efficiente le esigenze dell'organizzazione. Le aziende spesso scelgono di immagazzinare tutti gli articoli in un magazzino centrale o in un magazzino, ma in alcuni casi, potrebbe avere più senso conservare gli articoli vicino ai gruppi che ne avranno bisogno. È essenziale implementare un sistema per organizzare gli articoli all'interno di ciascuna posizione in modo che i lavoratori possano individuarli rapidamente.

  • Creare un processo di approvvigionamento dell'inventario MRO. Un processo di approvvigionamento efficace consente all'azienda di acquistare la giusta quantità di prodotti MRO in modo conveniente, assicurando che abbia sempre ciò di cui ha bisogno. Il processo include l'identificazione degli elementi necessari, selezione dei fornitori, generare richieste di richieste e approvazioni e tenere traccia degli ordini.

  • Stabilire il controllo dell'inventario. Monitoraggio dei livelli di inventario, la previsione della domanda e il rifornimento tempestivo fanno tutti parte del controllo delle scorte.

Come gestire l'inventario MRO

La gestione dell'inventario MRO comporta l'acquisto, calza, distribuzione e rifornimento delle forniture al minor costo pratico. L'obiettivo è garantire la disponibilità di scorte adeguate tenendo conto dello spazio di archiviazione e del budget. Ecco quattro passaggi chiave per un'efficace gestione dell'inventario MRO:

  1. Determina quali processi MRO sono critici per la continuità aziendale. Le aziende dovrebbero sempre disporre di una fornitura di articoli MRO che supportano quei processi critici. Queste sono le cose di cui le aziende hanno bisogno per funzionare ogni giorno.

  2. Eseguire un controllo. Ciò determinerà se tutto l'inventario MRO richiesto è disponibile o se è presente un inventario obsoleto o non necessario che può essere eliminato. Il follow-up con conteggi fisici regolari può aiutare a garantire che un'azienda mantenga conteggi di inventario accurati e fornisca visibilità sulle scorte disponibili.

  3. Seleziona fornitori strategici. La selezione dei fornitori è un aspetto critico della gestione dell'inventario MRO. Convogliare la maggior parte degli acquisti a pochi distributori strategici può semplificare l'acquisizione e ridurre i costi amministrativi. Ma ci sono molti fattori da considerare, compresa la qualità del prodotto, affidabilità del fornitore, velocità di spedizione e costo di spedizione.

  4. Domanda prevista. Esaminare i modelli stagionali di utilizzo dell'inventario e adeguare gli acquisti di conseguenza. Ciò consente a un'azienda di assicurarsi di acquistare abbastanza per soddisfare la domanda, riducendo al minimo i costi di trasporto e il rischio che l'inventario diventi obsoleto.

KPI MRO

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) dell'inventario MRO aiutano le aziende a tenere traccia del modo in cui gestiscono l'inventario MRO e a identificare le aree di miglioramento. I KPI comunemente utilizzati si concentrano sui costi di acquisizione, efficienza e capacità di soddisfare la domanda. Loro includono:

  • Spese MRO in percentuale sull'approvvigionamento totale: È meglio più basso, fintanto che l'azienda mantiene scorte sufficienti per soddisfare le sue esigenze. La percentuale della spesa totale destinata a MRO varia a seconda del settore; Al dettaglio, le industrie manifatturiere e dei beni di consumo confezionati tendono a detenere più scorte di MRO rispetto ad altri settori.

  • Consolidamento fornitori: Questa è la percentuale della spesa MRO complessiva diretta ai fornitori strategici selezionati dell'azienda. Una regola empirica è indirizzare l'80% della spesa complessiva al 15% dei fornitori.

  • Inventario dei giorni a disposizione: L'inventario inattivo è costoso. Mantenere le scorte al di sotto dei 30 giorni è ottimale per molti settori.

  • Percentuale di ordini con spedizione urgente: Gli ordini urgenti sono costosi e dovrebbero quindi essere l'eccezione, non la regola. Un'alta percentuale di ordini che includono spedizioni urgenti può anche indicare altri problemi con un processo di gestione dell'inventario, come previsioni imprecise della domanda.

  • Scorte: L'esaurimento delle scorte indica che l'azienda non riesce a gestire l'inventario MRO in modo da avere sempre le forniture di cui ha bisogno. Questa metrica calcola il numero di scorte esaurite rispetto al totale degli articoli prelevati e dovrebbe essere inferiore all'1%.

4 Best practice per la gestione dell'inventario MRO

Seguire le migliori pratiche per la gestione dell'inventario MRO può aiutare a mantenere la spesa entro il budget, assicurandosi che l'inventario sia disponibile per soddisfare rapidamente tutti i requisiti. Tra loro:

  1. Educare i dipendenti. Assicurati che tutti in azienda comprendano il processo di approvvigionamento MRO e come trovare l'inventario di cui hanno bisogno. Fornire opportunità al personale addetto agli acquisti di incontrarsi con diversi gruppi all'interno dell'azienda può essere d'aiuto. Questo può ridurre la spesa anticonformista e ridurre i costi.

  2. Individua l'inventario MRO a livello centrale. Ciò facilita il tracciamento e aiuta ad eliminare la potenziale duplicazione degli acquisti.

  3. Prendi in considerazione l'inventario gestito dal fornitore. Alcuni fornitori gestiranno il tuo inventario in loco, monitoraggio dei livelli di inventario e rifornimento automatico quando gli articoli sono in esaurimento. Ciò consente ai dipendenti di concentrarsi su altre attività e semplifica il processo di approvvigionamento.

  4. Utilizzare un software di gestione dell'inventario. Il software semplifica il monitoraggio dell'inventario, prevedere la domanda e monitorare le prestazioni.

Gestisci l'inventario MRO con il software di gestione dell'inventario

Il software di gestione dell'inventario può aiutare le aziende a garantire di avere scorte sufficienti per soddisfare la domanda, riducendo al minimo i costi e gli sforzi amministrativi. Il software può fornire informazioni in tempo reale sui livelli delle scorte e sull'inventario lungo il percorso. Automatizza il rifornimento, tenendo conto di fattori quali scorte minime e tempi di consegna. Inoltre, il software di gestione dell'inventario tiene traccia delle tendenze storiche, semplificando la pianificazione degli ordini per accumulare scorte quando si prevede un'elevata domanda e per ridurre gli ordini nelle ore non di punta.

Il risultato finale è meno tempo e denaro spesi per rintracciare i prodotti MRO e inserire ordini urgenti quando ti rendi conto che ti manca una parte o uno strumento chiave che avrà un impatto sulle tue operazioni. L'investimento in un sistema di gestione dell'inventario dimostrerà rapidamente il suo valore aiutandoti a eseguire un'operazione più fluida.

Una gestione efficiente dell'inventario MRO è importante per quasi tutte le aziende. L'inventario MRO consente all'azienda di operare in modo efficiente e ridurre al minimo i costosi tempi di fermo. Poiché questo inventario può rappresentare una parte significativa della spesa di un'azienda, è anche importante ridurre al minimo il costo di acquisizione e conservazione. Il software può aiutare le aziende a monitorare meglio e gestire automaticamente i livelli di inventario, assicurando che l'azienda abbia quanto basta per soddisfare le sue esigenze.

Domande frequenti sull'inventario MRO

Cosa significa MRO nella catena di fornitura?

Manutenzione, riparazione e operazioni (MRO) si riferisce a una serie di attività che mantengono un'azienda in funzione giorno per giorno. Le aziende si affidano alle loro catene di approvvigionamento per fornire i materiali, strumenti e componenti di cui hanno bisogno per le attività di MRO. Gli articoli che ogni azienda immagazzina a questo scopo sono noti come inventario MRO.

Cosa include MRO?

L'inventario MRO include materiali di consumo, strumenti e pezzi di ricambio. Gli esempi includono forniture per pulizie, equipaggiamento di sicurezza, forniture per la manutenzione e la riparazione, tecnologia, forniture per ufficio e attrezzature di laboratorio.

Perché la revisione è importante?

Senza inventario MRO, i produttori non sarebbero in grado di operare. Le aziende dipendono dall'avere articoli diversi come i pezzi di ricambio, forniture per pulizie e per ufficio a portata di mano in modo che le loro attività quotidiane possano continuare senza interruzioni.