Perché dovresti implementare un sistema di controllo dell'inventario prima di affrontare una costosa logistica di stockout?

Quanto può costare un esaurimento scorte alla tua organizzazione?

La risposta ovviamente dipende da un ampio numero di fattori, ma è importante per comprenderli tutti e l'impatto su un'azienda sia a breve che a breve termine.

Il più ovvio è il costo di una vendita persa nel caso in cui un cliente non sia in grado di acquistare un prodotto esaurito. Questo è probabilmente il più facile da valutare e può essere calcolato utilizzando una formula abbastanza semplice. Il costo di un'esaurimento delle scorte è pari al numero di giorni di esaurimento delle scorte moltiplicato per le unità medie vendute al giorno nei luoghi in cui gli articoli sono esauriti moltiplicato per il prezzo unitario. Diventa un po' più complicato quando si tratta di materie prime o sottogruppi. In quel caso, il costo delle conseguenze può essere aggiunto e includerebbe problemi come il costo per chiudere una linea di produzione mentre l'azienda attende il prodotto richiesto o penali o sconti che verrebbero pagati a un cliente in caso di esaurimento scorte.

L'impatto delle scorte esaurite sulla soddisfazione e sulla fedeltà dei clienti

Ci sono generalmente tre risultati quando un cliente incontra un esaurimento scorte.

Il cliente attende l'articolo. Questo avrà sicuramente un impatto sulla soddisfazione del cliente e, in un periodo di recensioni sui social media e della facilità con cui i clienti possono far conoscere agli altri il loro dispiacere, l'impatto può andare oltre il singolo cliente.

Il cliente inserisce l'articolo in ordine arretrato. Mentre la vendita è ancora effettuata, le aziende potrebbero dover addolcire l'accordo con uno sconto o la spedizione gratuita. La soddisfazione del cliente è influenzata.

L'ordine viene annullato. In questo caso, si perde la vendita e si perde un potenziale cliente. I clienti fedeli potrebbero essere più comprensivi di un esaurimento delle scorte una tantum o poco frequente. Un nuovo cliente, però, potrebbe non tornare mai più. Organizzazioni che hanno una chiara comprensione del valore della vita del cliente e della loro capacità di trasformare i clienti per la prima volta in clienti fedeli, i clienti a vita hanno una comprensione molto più ampia di cosa potrebbe significare tale esaurimento delle scorte.

I costi interni delle scorte di magazzino

Gli stockout influiscono anche sui processi interni e sul personale.

Il tempo costa. L'esaurimento delle scorte richiede al personale di dedicare tempo alla pianificazione degli ordini, scramble per elaborare e riempire gli ordini che richiedono tempo e sarebbero spesi meglio altrove.

Perdita di produttività. Perdere tempo a elaborare e compilare l'ordine arretrato che altrimenti potrebbe essere eseguito automaticamente.

Perdita di inventario. Una pianificazione inadeguata e l'esaurimento delle scorte spesso comportano la perdita di merci.

Preparazione e gestione delle scorte di magazzino

È anche importante rendersi conto che gli stockout accadono. L'unico modo sicuro per garantire che non si verifichi mai un esaurimento delle scorte è trasportare quantità eccessive di inventario. Questo ovviamente comporta i propri costi ed è una soluzione tutt'altro che ideale.

Così, se sta per accadere uno stockout, è importante assicurarsi che quando lo fa, ha un effetto minimo. Ciò richiede la priorità di ogni articolo nell'inventario rispetto a quanto possa essere importante per un cliente, quanto sia importante quel cliente per l'azienda e il costo di stoccaggio di quell'inventario. Per esempio, un idraulico sarebbe scioccato e sconvolto se il suo distributore di forniture idrauliche finisse i raccordi in rame da mezzo pollice, ma potrebbe essere più comprensibile che un rubinetto speciale non sia in stock. E, poiché il costo di trasporto di tali giunti è basso, allora questo può diventare un elemento ad alta priorità. Al contrario, se il cliente più grande di un distributore dipende da un articolo o da un'attrezzatura specifica per gestire la propria attività e l'esaurimento di quell'articolo significherebbe una perdita di quel cliente, anche a questo dovrebbe essere data una priorità più alta anche se è un articolo costoso.

Finalmente, le aziende devono avere un'idea di quanto sia reattiva la catena di approvvigionamento. Un articolo esaurito che può essere rifornito in un giorno o due può causare confusione e frustrazione, ma non essere così costoso per l'azienda come sarebbe un articolo che richiede settimane per essere acquistato.

Il ruolo del sistema di controllo dell'inventario

La buona notizia è che esistono sistemi di controllo dell'inventario in grado di fornire la risposta a tutte queste domande e sfide. Un sistema di controllo dell'inventario può catalogare la posizione, costo e conteggio di ogni articolo in inventario e aggiornarlo in tempo reale tramite scanner e tecnologia di codici a barre. Cosa c'è di più, un sistema di controllo dell'inventario integrato con il sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) può aiutare a identificare l'impatto delle scorte esaurite sulla soddisfazione e sulla fedeltà dei clienti e tenere traccia della frequenza con cui i singoli clienti affrontano un esaurimento delle scorte. Finalmente, un sistema di controllo dell'inventario integrato con ERP o altre applicazioni finanziarie può fare molto per rispondere a domande come quanto costano le scorte esaurite misurando il valore della vita del cliente, abbandono delle scorte, il costo di ogni articolo e la reattività della filiera.