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La guida completa al marketing di eventi nel 2022

Che cos'è il marketing degli eventi? In poche parole, il marketing di eventi è l'atto di promuovere un evento online o di persona che si verifica in un momento specifico. È una pratica standard per qualsiasi cosa, dalle conferenze alle fiere ai webinar.

Per le piccole imprese, un evento di successo può aumentare le vendite, aumentare la consapevolezza del marchio e aiutare ad alimentare la crescita. Tuttavia, se non un numero sufficiente di persone è a conoscenza del tuo evento, nulla di tutto ciò può accadere. In questo pezzo analizzeremo alcune importanti considerazioni per il marketing degli eventi, oltre a sei suggerimenti specifici per sfruttare al meglio questa strategia.

Cosa considerare quando pubblicizzi il tuo evento

Ciò che rende unico il marketing degli eventi è la logistica di portare le persone giuste nel posto giusto al momento giusto. Per commercializzare efficacemente il tuo evento, devi inquadrare le tue decisioni tenendo presente questo.

Diamo un'occhiata più da vicino a tre importanti considerazioni sulla commercializzazione di un evento.

1. Perché l'evento è utile per i partecipanti?

Proprio come con qualsiasi altro aspetto della tua attività, devi tenere a mente la proposta di valore. Il tempo è prezioso. Chiediti:dal punto di vista dei tuoi partecipanti, cosa guadagneranno dalla partecipazione a questo evento?

Ad esempio, forse impareranno qualcosa, o forse sarà un'eccellente opportunità di networking. Il tuo compito è quantificare esattamente ciò che è per loro.

Da lì, devi chiedere se ciò che guadagneranno vale il tempo, il viaggio e la pianificazione necessari per arrivare all'evento. In caso contrario, devi rivedere il tuo piano.

2. La location è quella giusta per l'evento?

A parità di condizioni, un luogo può creare o distruggere un evento. Se il parcheggio è un incubo, o se la maggior parte dei tuoi partecipanti impiega ore per arrivarci, l'affluenza alle urne potrebbe essere bassa. Inoltre, se una sede ha una cattiva reputazione, potrebbe non essere un punto di partenza per alcuni dei tuoi invitati.

In alternativa, se una sede offre un servizio scadente o cibo scadente, ciò potrebbe oscurare i tuoi messaggi e ridurre l'efficacia del tuo evento.

Ovviamente vale anche il contrario. La sede giusta può rendere gli eventi più convenienti e divertenti, risultando in una migliore esperienza complessiva per gli ospiti.

3. L'evento si verifica al momento giusto?

L'ora del giorno e il periodo dell'anno contano molto quando si tratta di affluenza. Portando questo all'estremo ai fini della concettualizzazione:l'affluenza alle urne per un evento all'ora di cena del Ringraziamento negli Stati Uniti sarà probabilmente molto bassa.

Naturalmente, impostare la data e l'ora giuste per il tuo evento è un po' più complicato che evitare semplicemente le festività principali. Per assicurarti che il tuo tempismo sia giusto, poni queste domande:

  • I tuoi ospiti potranno togliere il lavoro per partecipare? In caso contrario, una serata o un fine settimana potrebbero essere migliori della metà di una giornata lavorativa.
  • Quali altri eventi si stanno verificando nell'area con un pubblico di destinazione simile? Questa è un'arma a doppio taglio. La competizione con un altro evento può ridurre l'affluenza alle urne, ma i tempi in modo che i partecipanti possano recarsi comodamente a entrambi possono aumentare la partecipazione.
  • Quanto preavviso hanno bisogno i tuoi ospiti? Se viaggeranno lontano o prenderanno una pausa dal lavoro, probabilmente ci vorranno almeno diverse settimane.
  • Quando sono disponibili sedi praticabili? È probabile che il momento ideale per te sia anche un momento ideale per gli altri. Assicurati di bloccare un luogo e una data.

Strategie di marketing che puoi utilizzare per promuovere il tuo prossimo evento

Ora che comprendiamo le basi del marketing di eventi, possiamo esplorare strategie specifiche che puoi utilizzare per il tuo prossimo evento. Alcuni di questi suggerimenti, come quelli relativi alla posta elettronica e ai social media, deriveranno naturalmente da una strategia di marketing più ampia.

Altri potrebbero essere un territorio inesplorato per una piccola impresa che si sta avvicinando al marketing di eventi. In entrambi i casi, se implementate in modo efficace, queste strategie possono fare la differenza per il tuo prossimo evento.

1. Trova la sede giusta

La posizione è fondamentale per il successo del tuo evento. Se è troppo difficile da raggiungere, non c'è parcheggio o il luogo che scegli ha una cattiva reputazione, l'affluenza potrebbe essere scarsa. In alcuni casi, come fiere o fiere del lavoro, questo si risolve da solo. L'organizzazione che ospita l'evento si occupa della posizione e della logistica.

Tuttavia, se organizzi tu stesso l'evento, trovare la location giusta è d'obbligo. Oltre alle dimensioni e al budget, dovrai pensare a servizi come cibo, bevande, sicurezza e servizio di parcheggio e riconsegna auto, oltre a servizi come posti a sedere, aria condizionata, servizi igienici e hardware per presentazioni.

Suggerimenti per trovare la sede giusta:

Per trovare effettivamente il luogo giusto, è necessario porsi alcune domande. Per cominciare:

  • Quanto sono disposti a viaggiare i tuoi ospiti?
  • Quanto durerà il tuo evento?
  • Quanto parcheggio è disponibile?
  • Dovresti incoraggiare i trasporti pubblici?
  • La sede corrisponde all'aspetto che desideri per il tuo evento?
  • Quali servizi devi fornire?

Quando inizierai a rispondere a queste domande, avrai un'idea più chiara di quali luoghi possono essere luoghi praticabili per il tuo prossimo evento.

  • Mantieni le cose semplici: Come proprietario di una piccola impresa, può essere facile essere sopraffatto da tutti i dettagli che circondano un evento. Fortunatamente, luoghi come hotel e sale per banchetti possono prendersi cura di molto per te. Ove possibile, cerca di collaborare con una sede rispettabile in grado di gestire la logistica mentre ti concentri sull'evento stesso.
  • "Online" può essere il luogo giusto: Gli eventi di persona hanno sicuramente un impatto che gli eventi online non possono eguagliare. Tuttavia, ciò non significa che dovresti trascurare completamente i webinar e le presentazioni online. Il webinar marketing è popolare per un motivo. Un evento online può essere un modo eccellente per creare un evento conveniente e conveniente (per te e i tuoi partecipanti). Come bonus, la registrazione di un webinar o di una sessione di formazione online ti offre una risorsa digitale che puoi riutilizzare su diversi canali di marketing.

2. Crea un sito web per eventi

Se stai cercando esempi di marketing di eventi, potresti aver notato che molti eventi hanno il loro sito web. Ad esempio, molti esperti di marketing di eventi utilizzano siti Web per il marketing di conferenze e fiere.

Se stai pianificando un grande evento, seguire l'esempio e creare un sito Web per eventi può avere molto valore. Il sito Web del tuo evento dovrebbe fungere da hub centrale per il tuo evento. Ciò significa che un buon sito Web per eventi fornirà ai potenziali ospiti tutte le informazioni pertinenti e un modo per iscriversi, offrirti una piattaforma per pubblicare contenuti attorno al tuo evento e abbinare l'immagine del tuo marchio.

Come corollario, potresti anche essere in grado di utilizzare la sezione RSVP del tuo sito per creare la tua lista di email.

Suggerimenti per la creazione di un sito Web per eventi:

Come per la ricerca di un luogo, la creazione di un sito Web può essere travolgente se non sai da dove iniziare. Fortunatamente, ci sono modi per semplificare il processo. Puoi esternalizzare il lato tecnico delle cose a un professionista IT o, con la facilità d'uso dei sistemi di gestione dei contenuti odierni, l'adozione dell'approccio fai-da-te (fai da te) non è solo conveniente, ma può anche essere semplice.

Ad esempio, Wix è un sistema di gestione dei contenuti a basso costo che semplifica la creazione di un sito Web da parte di utenti non tecnici. Wix ha anche diversi modelli con temi di eventi per aiutarti a iniziare.

Qualunque sia il percorso che intraprenderai per costruire il sito web del tuo evento, ecco tre suggerimenti per aiutarti lungo il percorso:

  • Semplifica l'RSVP: Portare i partecipanti a RSVP in anticipo ti aiuta a farti un'idea migliore di quale sarà l'affluenza alle urne. Inoltre, un RSVP significa che gli ospiti si impegnano a presentarsi, il che probabilmente aumenta le loro possibilità di presentarsi effettivamente il giorno dell'evento. Assicurati che il tuo sito offra un modo altamente visibile e conveniente per i tuoi ospiti di rispondere.
  • Fornisci tutte le informazioni sul tuo evento: Pensa alle cose che vuoi sapere prima di partecipare a un evento:indirizzo, data, ora, parcheggio, cibo, trasporti pubblici nelle vicinanze, cibo, ecc. Assicurati che i tuoi visitatori non abbiano difficoltà a trovare tutte queste informazioni sul tuo evento sul tuo sito web.
  • Utilizza immagini: Il testo è fantastico, ma le immagini, in particolare le immagini degli eventi passati o delle attrazioni dell'evento imminente, possono fare molto per aiutare i visitatori del tuo sito a capire cosa aspettarsi. Utilizza immagini pertinenti e coerenti con il brand nel tuo sito web per renderlo più coinvolgente.

3. Sfrutta la tua mailing list

Abbiamo toccato l'importanza di un elenco e-mail di qualità nella nostra panoramica dei suggerimenti per il marketing digitale. La promozione di eventi è un ottimo esempio del motivo per cui una mailing list può essere così importante.

Come piccola impresa, aumentare la consapevolezza di un evento può essere una battaglia in salita. Se hai investito il tempo in anticipo, un elenco di e-mail ti offre un ottimo punto di partenza per trasmettere il tuo messaggio a un pubblico interessato. Pensala in questo modo:hai già una lista degli invitati; ora devi solo inviare i tuoi inviti digitali.

Naturalmente, inviare manualmente e-mail a qualcosa di più di pochi contatti può essere noioso.

Che tu abbia già una lista di e-mail o che stia appena iniziando a crearne una, il software di e-mail marketing semplifica il processo di gestione delle liste e di creazione della campagna. Non deve nemmeno rompere la banca. Ad esempio, Zoho Campaigns offre un livello gratuito che consente fino a 2.000 abbonati e 12.000 e-mail totali al mese.

Suggerimenti per sfruttare la tua mailing list:

Le migliori pratiche di email marketing, come la segmentazione dell'elenco e-mail, la personalizzazione dei contenuti e il monitoraggio delle prestazioni delle campagne, possono fare molto per aiutare quasi tutte le campagne e-mail. Questo vale anche per le campagne di promozione degli eventi. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a iniziare:

  • Crea un'email efficace e mirata: Affinché una campagna e-mail sia efficace, deve catturare l'attenzione delle persone e fornire contenuti pertinenti. Creare un'email mirata attorno alla tua campagna è un ottimo modo per farlo.
  • Utilizza un invito all'azione per rispondere: Quando si tratta di eventi di marketing, gli RSVP significano molto. Aiutano a proiettare l'affluenza alle urne e ottenere un impegno dai tuoi potenziali ospiti. Di conseguenza, ha senso fornire una motivazione convincente e un modo per i partecipanti di rispondere direttamente dalle tue campagne e-mail.

4. Crea un comunicato stampa

Le piccole imprese spesso trascurano i comunicati stampa; possono sembrare più un'idea per la promozione di eventi aziendali di grandi dimensioni.

Tuttavia, i comunicati stampa possono aggiungere legittimità a un evento e creare consapevolezza con un pubblico che altrimenti non avresti raggiunto. Ottenere un comunicato stampa con link al tuo sito web raccolto da un importante sito di notizie può anche avere un grande impatto in termini di ottimizzazione dei motori di ricerca (SEO).

Suggerimenti per la creazione di un comunicato stampa:

È importante essere realistici quando si tratta di comunicati stampa. Un webinar di solito non garantisce un comunicato stampa, ma una conferenza potrebbe. Dovrai assicurarti che il tuo evento sia legittimamente degno di nota e indirizzare i contorni dei media, online o stampati, dove si adatta. Se sai già come creare una newsletter via e-mail, includere il tuo comunicato stampa ha senso. Inoltre, pubblicare la versione sul tuo sito Web è spesso un gioco da ragazzi, ma cos'altro puoi fare? Ecco tre suggerimenti:

  • Utilizza i punti vendita giusti: Ci sono un certo numero di siti di PR che prenderanno volentieri i tuoi soldi per pubblicare il tuo comunicato stampa. Non acquistare alla cieca messaggi sui siti. Definisci i tuoi obiettivi, fai le tue ricerche e collabora solo con piattaforme affidabili.
  • Scrivilo come un comunicato stampa professionale: I comunicati stampa hanno un tono professionale e generalmente utilizzano la terza persona. Tienilo a mente quando scrivi la tua pubblicazione ed evita di farne un post sul blog casuale o una pubblicità esagerata. Inoltre, assicurati che la tua versione includa informazioni di contatto valide nel caso in cui un lettore desideri continuare con te.
  • Usa testo di ancoraggio pertinente: Il testo di ancoraggio, o testo con collegamenti ipertestuali, di nuovo al tuo sito Web può fornire ai lettori informazioni pertinenti e migliorare la tua SEO.

5. Promuovi sui social media

Gli eventi sono tutti volti a coinvolgere il tuo pubblico e i social media sono un'ottima piattaforma per fare proprio questo prima di un evento. La condivisione di contenuti interessanti relativi al tuo evento, in particolare i contenuti generati dagli utenti, è un ottimo modo per creare buzz attorno a un evento.

Inoltre, gli hashtag specifici per il tuo evento consentono ai tuoi follower di rimanere sempre aggiornati sulle ultime notizie.

Non esiste una strategia di social media valida per tutte, quindi devi essere sicuro di indirizzare i tuoi sforzi verso il tuo pubblico.

Fortunatamente, tende a esserci una grande sovrapposizione tra il pubblico di destinazione di un evento e l'azienda che lo organizza, quindi se hai un programma di social media marketing esistente, iniziare con la promozione dell'evento dovrebbe essere semplice.

Suggerimenti per la promozione sui social media:

A seconda delle piattaforme a cui partecipano i tuoi utenti, ci sono molte funzionalità specifiche che puoi utilizzare per promuovere il tuo evento. Ad esempio, gli eventi di Facebook, in particolare se integrati con gli inviti di Eventbrite, semplificano l'organizzazione di eventi e persino la vendita di biglietti. I geofiltri Snapchat possono essere un ottimo modo per creare opportunità fotografiche condivisibili e correlate al marchio per i tuoi partecipanti.

Qualunque sia la piattaforma di social media che utilizzi, ecco tre suggerimenti per mantenere i tuoi sforzi in carreggiata:

  • Semplifica la ricerca di chi, cosa, quando e dove: I tuoi follower dovrebbero essere in grado di trovare rapidamente tutti i dettagli di alto livello sul tuo evento sui social media. Assicurati di avere la data, il luogo, i dettagli e l'elenco dei relatori/presentatori per il tuo evento in luoghi ben visibili in tutti i tuoi account.
  • Promuovere i contenuti generati dagli utenti: Se hai già organizzato un evento di successo in precedenza e gli utenti ne hanno pubblicato un post, o sono entusiasti del tuo prossimo evento, appoggiati a quello e condividi nuovamente il contenuto. È un ottimo modo per aumentare l'entusiasmo organico attorno al tuo evento.
  • Rimani impegnato: Questo è semplice, ma troppe aziende lo trascurano. Non pubblicare e scomparire. Rimani coinvolto con i tuoi follower, rispondi a commenti e domande e partecipa ad altri thread rilevanti per il tuo evento.

6. Incentivare la partecipazione

Idealmente, la proposta di valore del tuo evento da sola dovrebbe essere sufficiente per costringere le persone a partecipare. Naturalmente, a volte è necessaria una spinta aggiuntiva. Omaggi promozionali, lotterie e sconti possono fornire l'incentivo aggiuntivo necessario per convincere un partecipante indeciso a fare il viaggio.

A seconda del tema del tuo evento, puoi anche diventare creativo e gamify omaggi. Ad esempio, se il tuo evento è una formazione di qualche tipo, un concorso a quiz con un premio interessante diventa vincente. Ti aiuta a portare più persone alla porta e offre ai tuoi ospiti un motivo in più per conservare le informazioni che hai coperto.

Suggerimenti per incentivare la partecipazione:

È importante trovare un equilibrio quando si offre qualcosa in cambio della presenza. Rendi l'omaggio abbastanza carino da essere avvincente, ma ricorda che l'obiettivo dovrebbe essere l'evento. Non vuoi creare un ambiente in cui i partecipanti sono solo lì per i premi. L'esempio da manuale di questo sarebbe un passo di vendita in multiproprietà in cui le persone partecipano aspettandosi una vacanza gratuita se rimangono nei paraggi. Per evitare di creare una situazione simile, assicurati di offrire incentivi che lodano piuttosto che distrarre dal tuo messaggio principale.

Ecco due idee per aiutarti a iniziare:

  • Offri sconti: Se la maggior parte dei tuoi partecipanti sono clienti esistenti o potenziali, uno sconto è un modo utile e pertinente per incentivare la partecipazione.
  • Regala prodotti correlati al tuo marchio: Lo swag di marca è un ottimo modo per offrire agli ospiti qualcosa che sia rilevante per il marchio e che non distragga troppo dal tuo messaggio principale.

Considerazioni finali:sfrutta lo slancio del tuo evento

Spero che tu sia in grado di implementare alcune di queste strategie per commercializzare con successo il tuo prossimo evento. Tuttavia, tieni presente che non si ferma qui. Ti consigliamo di fare il punto su ciò che hai fatto bene e su ciò che puoi migliorare la prossima volta.

Ora dovresti anche avere alcuni potenziali clienti da seguire o una nuova attività da chiudere. Inoltre, potresti anche avere alcuni nuovi contenuti, come video, testimonianze e immagini, da condividere sui social media e sul tuo sito web.

Non lasciare che lo slancio si fermi all'evento. Affidati a esso e fai crescere ulteriormente la tua attività!