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Conservazione dei documenti:una guida per le piccole imprese

I proprietari di piccole imprese non sanno mai quando avranno bisogno di un'informazione chiave, come un rendiconto finanziario o un'assicurazione politica. Ecco come sviluppare una corretta politica di conservazione dei documenti.

Come proprietario di una piccola impresa, ci sono molte situazioni inaspettate in cui potresti trovarti improvvisamente:sottoporsi a un audit IRS, rispondere a un reclamo della Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC) presentato da un dipendente passato o attuale, trattare con un fornitore che ti insiste non ha effettuato un pagamento o non ha risolto il reclamo di un operaio.

In ciascuno di questi casi, ti verrà richiesto di fornire documenti aziendali per mostrare esattamente ciò che hai fatto o non fatto. Se non puoi, potresti facilmente affrontare pesanti multe o altre sanzioni. Ecco perché è fondamentale creare e mantenere una politica di conservazione dei documenti.

Panoramica:cos'è la conservazione dei documenti?

La conservazione dei documenti è il processo mediante il quale vengono identificati e conservati i record richiesti per le operazioni aziendali in corso. Una politica di conservazione dei documenti fornisce linee guida per la revisione, l'archiviazione sicura e la distruzione periodica dei record non necessari.

I tuoi record rientreranno generalmente nelle seguenti categorie:

  • Documenti commerciali : Contratti, mutui, atti e corrispondenza in genere
  • Documenti finanziari: Rendiconti finanziari, note spese, audit finanziari e assegni annullati
  • Registrazione personale: Domande dei dipendenti, valutazioni delle prestazioni, benefici sanitari e lettere di licenziamento
  • Registri fiscali: Registri IRS e dichiarazioni dei redditi statali, dichiarazioni dei redditi, dichiarazioni dei redditi sui salari e dichiarazioni/informazioni sulla pensione
  • Acquisti e vendite: Contratti di vendita, fatture di vendita, richieste e ordini di acquisto
  • Spedizione e ricezione: Bollette di trasporto, rapporti di spedizione e ricezione, manifesti e polizze di carico
  • Documenti assicurativi: Polizze assicurative, denunce di infortuni e sicurezza, richieste di risarcimento e richieste di invalidità collettiva

La quantità di documenti e documenti digitali generati si moltiplicherà nel tempo man mano che si aggiungono più clienti, dipendenti, prodotti e fornitori.

Un efficace sistema di gestione dei documenti ti consentirà di archiviare e accedere in modo efficiente ai record, ridurre i costi di produzione dei documenti durante le cause legali e seguire tutte le leggi per la conservazione di determinati record.

Inoltre, se una o più delle situazioni nell'elenco di controllo per la gestione dei record di seguito ti sembra familiare, devi assolutamente impostare un sistema di conservazione e gestione dei documenti il ​​prima possibile.

Mentre una politica di conservazione dei documenti aiuterà le tue operazioni aziendali interne, può anche aiutare esternamente. Ad esempio, i clienti vogliono sapere che i loro dati vengono archiviati in modo sicuro, quindi potresti evidenziare la sicurezza e il mantenimento dei tuoi record come parte del marketing del tuo sito web.

Come creare e implementare una politica di conservazione dei documenti

La creazione e l'utilizzo della politica di conservazione dei documenti non è un'impresa una tantum, è un'attività continua. Non fa parte delle attività in prima linea (forse più eccitanti) su cui probabilmente sei più concentrato, come le vendite e il servizio clienti, quindi può essere utile, mentre esegui i passaggi seguenti, utilizzare una delle migliori app di produttività disponibile per aiutarti a tenere traccia della tua registrazione.

Fase 1:fai l'inventario di tutti i documenti commerciali

Innanzitutto, devi catalogare in modo completo tutti i tuoi documenti esistenti per vedere esattamente quello che hai e la quantità di documenti fisici e digitali con cui hai a che fare.

Suggerimenti per l'inventario di tutti i documenti aziendali

La strategia chiave con l'inventario dei documenti iniziale è quella di essere metodici. E mentre potresti sapere -- o pensare di saperlo! -- dove tutto è rilevante, devi parlare con tutti i tuoi dipendenti per scoprire altri archivi fisici e digitali formali o informali di cui potresti non essere a conoscenza.

  • Documenta il tuo inventario esistente: Utilizzare i moduli di segnalazione dell'inventario per registrare dove si trovano i documenti esistenti. Sebbene tu possa utilizzare moduli cartacei per questo, considera di farlo digitalmente, magari utilizzando una delle migliori app dell'organizzazione, in modo da poter creare un record elettronico mentre procedi.
  • Categorizza importanza: Durante l'inventario iniziale, classifica anche i documenti come documenti generali (operazioni aziendali quotidiane), documenti vitali (necessari dopo un'emergenza per mantenere le operazioni aziendali), documenti d'archivio (documenti di valore storico) o non record (personale record, posta indesiderata, copie duplicate) -- perché ciò ti aiuterà a definire il tuo programma di conservazione.

Fase 2:stabilisci un programma di conservazione

Sebbene un documento possa essere stato rilevante in un determinato momento, ciò non significa che lo sarà sempre. Con poche eccezioni - atti, brevetti, relazioni dei revisori dei conti e documenti finanziari annuali - quasi tutti i documenti hanno una durata limitata, di solito non superiore a 10 anni.

Suggerimenti per stabilire un programma di conservazione

Tenere i registri più a lungo del necessario può potenzialmente creare responsabilità legali per la tua attività. Ad esempio, il processo di rilevamento durante il contenzioso potrebbe trovare ulteriori informazioni dannose nei tuoi record che avrebbero dovuto essere già cancellate.

Inoltre, non vuoi essere responsabile dell'accesso alle informazioni riservate dei clienti che avrebbero dovuto essere distrutte. Ecco perché stabilire un programma di conservazione dei documenti chiaramente definito è la spina dorsale della tua politica di gestione dei documenti.

  • Linee guida applicabili alla ricerca: Non esiste un programma di conservazione valido per tutte le aziende. Dovrai invece ricercare linee guida locali, statali, federali e specifiche del settore per assicurarti di essere conforme.
  • Conserva i registri IRS: In ogni caso, desideri conservare tutti i documenti fiscali e relativi all'IRS per un minimo di sette anni.

Fase 3:archivia i record in modo sicuro

L'archiviazione efficace dei documenti è fondamentale per preservare i record e garantire l'accesso ad essi, se necessario, in modo tempestivo.

Ciò include tutto, dalla chiusura di archivi e magazzini presso la tua azienda, all'utilizzo di un "cassetto sicuro" come parte della gestione del tuo sito Web, ad altre opzioni fuori sede.

Suggerimenti per l'archiviazione sicura dei record

I documenti digitali richiedono meno spazio di archiviazione rispetto alle loro controparti fisiche. D'altra parte, potresti avere documenti cartacei o con firma bagnata che desideri conservare come copie cartacee.

  • Utilizza l'archiviazione fuori sede: L'utilizzo della propria azienda come luogo di archiviazione dei documenti principale è problematico perché probabilmente non sarà progettato in modo ottimale per resistere alle intrusioni umane o ai disastri naturali. Invece, esamina l'archiviazione fisica fuori sede che offre maggiore sicurezza e protezione da tempeste, incendi, inondazioni e terremoti.
  • Utilizza i data center: Prendi in considerazione l'utilizzo di un data center di terze parti per il backup o anche l'archiviazione principale dei tuoi record elettronici. I data center commerciali sono progettati per essere protetti da una varietà di minacce, inclusi attacchi informatici e disastri naturali, e possono anche aumentare la velocità di caricamento durante il trasferimento di grandi quantità di dati.

Fase 4:elimina i documenti ogni anno

Proprio come devi conservare i documenti aziendali necessari, devi anche distruggerli in base al tuo programma di conservazione. Ciò manterrà bassi i costi di archiviazione e ridurrà le possibilità di accesso illegale o inappropriato ai dati aziendali e dei clienti.

Suggerimenti per l'eliminazione annuale dei documenti

Riduci al minimo la possibilità di futuri problemi legali documentando esplicitamente le procedure della catena di custodia quando distruggi documenti cartacei e file elettronici.

  • Utilizza un servizio di distruzione: Invece di lasciare la distruzione dei documenti allo stagista dell'ufficio oa qualcun altro che tira la paglia corta, un'azienda di triturazione di terze parti può occuparsene in sicurezza per te. Potrebbe essere necessario consegnare loro i materiali o potrebbero essere in grado di farlo in loco.
  • Garantire la conformità della National Association for Information Destruction (NAID): Assicurati che il processo di distruzione dei documenti di un fornitore di terze parti sia conforme ai protocolli NAID per garantire la sicurezza dei materiali riservati durante l'intero processo. Ciò include il trasporto e lo stoccaggio dei materiali prima della distruzione, nonché lo smaltimento responsabile dei materiali al termine del processo.

Fase 5:istruisci i dipendenti sulle politiche di conservazione

Anche la migliore politica di conservazione dei documenti non avrà un effetto positivo netto se nessuno dei tuoi dipendenti ne è a conoscenza. Ecco perché l'utilizzo di strategie di comunicazione efficaci sarà fondamentale, soprattutto perché la politica viene aggiornata nel tempo.

Suggerimenti per istruire i dipendenti sulle politiche di conservazione dei documenti

Anche la tua politica di conservazione dei documenti non sarà particolarmente efficace se c'è solo una stampa in un raccoglitore a tre anelli che si trova sullo scaffale più alto in un ripostiglio usato di rado. Invece, rendilo disponibile online per un facile accesso da parte dei tuoi dipendenti.

  • Incorpora nell'onboarding: Includere la formazione sulle linee guida sulla conservazione dei documenti come parte del processo di inserimento dei dipendenti per garantire che i nuovi assunti conoscano le proprie responsabilità sin dal primo giorno.
  • Seguire una formazione annuale: Proprio come tu (dovresti) avere una formazione annuale sulle molestie sessuali, chiedi ai tuoi dipendenti di completare un corso annuale di aggiornamento sulle politiche di conservazione dei documenti. Puoi anche offrirlo online per ridurre al minimo le interruzioni delle operazioni quotidiane.

Inizia il processo di conservazione dei documenti oggi

Non aspettare che si verifichi un evento critico (un audit IRS, un disastro naturale o una causa) per capire che hai bisogno di un solido programma di conservazione dei record. Invece, inizia subito il processo descritto sopra per sviluppare la tua politica di conservazione dei documenti.

Certo, dovrai inserire il costo nel budget della tua attività, ma a lungo termine si ripagherà sicuramente da solo e molto di più! -- facendoti risparmiare tempo e denaro.