Come funziona la retribuzione dei dipendenti

Il compenso è uno dei fattori più importanti da considerare quando si accetta un nuovo lavoro.

Se possiedi un'attività in proprio, il tuo pacchetto di retribuzioni e benefici per i dipendenti può essere il fattore decisivo per molti potenziali dipendenti. E non sono solo i soldi. Per rendere la tua azienda competitiva e attraente per i candidati al lavoro, devi offrire un pacchetto di vantaggi totali eccezionali. Ciò lo rende una parte molto importante del tuo processo di pianificazione e gestione aziendale se speri di assumere (e mantenere) i migliori dipendenti.

Quindi, come rendere il vostro pacchetto di vantaggi attraente e competitivo senza compromettere finanziariamente il successo della vostra attività? Come ottenere le migliori offerte sulle assicurazioni? Quali vantaggi puoi offrire che non ti costeranno denaro aggiuntivo, ma significheranno molto per i tuoi dipendenti? Le stock option sono la strada da percorrere? Come stabilite gli stipendi? Quali costi benefici sono deducibili dalle tasse? Probabilmente ci sono altre 100 domande che ti vengono in mente quando inizi a pensare a come impostare e gestire queste politiche.

In questo articolo, risponderemo ad alcune di queste domande e ti indirizzeremo alle risorse per aiutarti a trovare le risposte a quelle a cui non arriviamo qui.

Impostazione della struttura retributiva

Anche se il denaro non è tutto, è certamente una delle questioni principali che i potenziali dipendenti guardano quando intervistano nuove aziende. (Sì, ammettilo, ti stanno intervistando.) Sia che tu stia offrendo una struttura retributiva di base semplice o una struttura retributiva basata su incentivi può farti o distruggere agli occhi dei migliori candidati al lavoro. Diamo un'occhiata a come funziona ogni sistema.

Un programma di retribuzione di base standard offre intervalli di retribuzione fissa per ogni tipo di posizione per i dipendenti che svolgono le funzioni standard del proprio lavoro. Imposta i livelli minimo e massimo all'interno di tali fasce retributive per tenere conto delle variazioni di esperienza e livelli di abilità. Quando si imposta la struttura retributiva di base, determinare dove si colloca la propria azienda all'interno del proprio settore, nonché i settori concorrenti che possono anche offrire opportunità di lavoro per i dipendenti. Imposta i tuoi livelli di retribuzione per essere competitivi, altrimenti rischi di perdere dipendenti. È possibile utilizzare Internet per trovare livelli salariali standard del settore per lavori specifici in aree geografiche specifiche. Fare clic qui per cercare siti Web con database ad accesso libero di informazioni salariali.

Una volta che la struttura retributiva di base è a posto, la maggior parte delle aziende imposta un programma di retribuzione meritocratica che porterà il dipendente attraverso la fascia retributiva per la sua posizione a una velocità basata sulle prestazioni. Ciò entra in gioco quando i dirigenti del dipendente effettuano revisioni annuali delle prestazioni dei dipendenti . Lo svantaggio di questo è che i dipendenti possono iniziare a vedere come un dato di fatto che riceveranno un aumento di stipendio dopo ogni valutazione e cessa di essere una motivazione per svolgere meglio il proprio lavoro. Per questo motivo, sempre più aziende si stanno orientando verso uno stile di compensazione basato sulla ricompensa, chiamato anche Compensazione incentivante .

La retribuzione basata sugli incentivi sta diventando molto più comune a causa della maggiore enfasi sulle prestazioni e sulla competizione per i talenti. Questo tipo di struttura retributiva aiuta in modo significativo a motivare i dipendenti a lavorare bene. Anche i bonus per le assunzioni vengono utilizzati frequentemente ora, anche per i neolaureati. Tuttavia, potresti voler legare in un periodo di tempo specifico prima che il dipendente raccolga questo bonus, ad esempio la metà dopo sei mesi e il resto dopo un anno di lavoro. Altrimenti, potresti correre il rischio che il dipendente parta dopo quel primo controllo, il che vanificherebbe il tuo scopo. Quindi questo significa che la compensazione dell'incentivo è la strada da percorrere? Forse è così, se la tua attività è in un settore in cui devi davvero competere per ottenere buoni dipendenti.

L'impostazione di un programma di compensazione basato su incentivi richiede la stessa ricerca nel tuo settore del programma di retribuzione di base. Stabilirai comunque i livelli di retribuzione di base, ma potrebbero essere leggermente inferiori e integrerai in quella base i bonus, le commissioni o altri tipi di compenso in denaro condivisi annuali o trimestrali (o qualsiasi altro intervallo).

Nella prossima sezione parleremo di altre forme di compensazione, inclusi bonus, commissioni e ferie.

Forme di risarcimento

I tuoi bonus dovrebbero essere basati sui risultati e dovrebbero includere tutti i tuoi dipendenti. Non limitare il tuo programma di incentivi a determinati dipendenti, o limiterai il potenziale della tua azienda. Perderai anche il beneficio degli effetti di team building della compensazione basata sugli incentivi. Se tutti perseguono lo stesso obiettivo, avranno maggiori possibilità, e la tua azienda avrà maggiori possibilità di riuscire.

Anche i tuoi premi dovrebbero essere basati sui risultati e non semplicemente sul livello di attività del dipendente. Solo perché ci provano non significa che dovrebbero ottenere il bonus che ottengono coloro che effettivamente producono risultati.

Non porre un limite all'importo del bonus; limiterai solo lo sforzo che i tuoi dipendenti mettono nel lavoro. Una volta raggiunto il limite, sentiranno di potersi rilassare. Tienilo aperto e continueranno a produrre.

Legare la retribuzione dei dipendenti ai risultati che producono li aiuterà a concentrarsi sui profitti dell'azienda. Puoi anche vincolare un compenso a incentivi a lungo termine sotto forma di stock option e piani di compensazione differita (ulteriori informazioni sulle stock option più avanti in questo articolo). Questi tipi di piani non solo compensano i tuoi dipendenti per il buon lavoro, ma aiutano anche a mantenerli.

Per il personale di vendita, una struttura retributiva basata su incentivi produrrà quasi sempre risultati migliori rispetto a una struttura retributiva diretta. Sebbene i tuoi clienti possano sperimentare un passo di vendita meno sotto pressione da un rappresentante di vendita stipendiato, probabilmente non acquisteranno nemmeno così tanto. Mettere in atto una struttura retributiva basata su commissioni per il personale di vendita può influire direttamente sui numeri di vendita. Se il loro reddito è direttamente correlato alle loro prestazioni e nessun tetto è posto sulla loro strada, allora il cielo può davvero essere il limite. Se hai personale di vendita di talento, prospereranno in questo tipo di ambiente; se non lo fai, di solito non lo faranno. Puoi facilmente rilevare chi sta producendo e chi non lo è ed eliminare di conseguenza, o almeno sapere chi richiede una formazione aggiuntiva alle vendite.

Ci sono anche degli svantaggi per le strutture retributive basate su commissioni per il personale di vendita. Spesso i dipendenti si concentrano interamente sulla vendita di articoli che danno loro il più alto rendimento per il loro tempo e non tengono davvero conto delle effettive esigenze del cliente. Il servizio clienti potrebbe anche soffrire perché il rappresentante di vendita è passato alla successiva vendita ad alto prezzo. Quello che devi fare è assicurarti di avere una buona combinazione di stipendio base e commissione di vendita. Il tuo stipendio base deve essere sufficiente per attirare buoni candidati, ma non così buono da far sì che i rappresentanti siano soddisfatti dell'importo base anche se non effettuano vendite!

È un equilibrio delicato. Il tuo tipo di attività svolgerà anche un ruolo nel determinare il tipo di struttura retributiva che offri al tuo personale di vendita. Se offri un singolo prodotto con poche variazioni, allora una struttura a commissione diretta potrebbe funzionare per te. Se offri diversi prodotti o servizi o una combinazione di prodotti e servizi, il tuo approccio di vendita richiederà più una tecnica di costruzione di relazioni e probabilmente un servizio clienti più continuo se desideri effettuare vendite aggiuntive alla tua base di clienti esistente. In questo caso, il tuo stipendio base potrebbe essere più importante. Tieni inoltre presente che questa struttura retributiva può evolversi nel tempo. Se qualcosa non funziona, puoi modificarlo. Assicurati solo che il tuo personale lo capisca quando lo assumi.

Oltre ai normali pacchetti di benefici che includono assicurazione sanitaria, ferie e piani pensionistici, i dipendenti sembrano cercare attivamente aziende che offrano più delle cose che apprezzano. Equilibrare le loro vite sta diventando più importante che mai. Per questo motivo, altri vantaggi come orari flessibili, atmosfere rilassate, assistenza all'infanzia e altri benefici per lo stile di vita stanno diventando importanti quasi quanto gli stipendi. Infatti, secondo i dati raccolti da WorkLife Benefits, il 90% degli oltre 1.000 dipendenti intervistati dalla Gallup Organization nel 1998 ha affermato che l'equilibrio tra lavoro e vita privata è importante quanto l'assicurazione sanitaria. Più di un quarto dei lavoratori intervistati ha affermato che l'equilibrio tra lavoro e famiglia è più importante di uno stipendio competitivo, della sicurezza del lavoro o del supporto per un diploma avanzato. Ma questi altri vantaggi, così come altre ricompense intrinseche, possono sicuramente avere un forte effetto su come i dipendenti si sentono nei confronti del loro datore di lavoro e del loro ambiente di lavoro e possono aiutare a trattenere i dipendenti che altrimenti potrebbero andarsene. Parleremo di più della frangia e di altri vantaggi aggiuntivi in ​​questo articolo.

Se sei un piccolo datore di lavoro e fai il tuo libro paga, dovrai anche tenerti aggiornato sui cambiamenti nelle tasse sul lavoro. A gennaio 2001, l'imposta sulla previdenza sociale era del 6,2% e l'imposta Medicare era dell'1,45%. Ciascuno richiede che tu, come datore di lavoro, corrisponda agli importi trattenuti per un totale del 15,3% da versare all'IRS. Devi anche pagare le tasse di disoccupazione se i tuoi dipendenti hanno guadagnato almeno $ 1500 in un trimestre solare. Visita il sito Web del Tesoro degli Stati Uniti per informazioni aggiornate sulla ritenuta d'acconto sull'imposta sul reddito, sulla previdenza sociale e sulla ritenuta d'acconto Medicare, nonché sulle regole su quando e come dovresti depositare queste tasse (ne parleremo più avanti nell'articolo).

Se hai assunto appaltatori indipendenti , non sei tenuto a trattenere le tasse oa corrispondere importi. Tuttavia, devi essere certo che il lavoratore sia classificato come appaltatore indipendente. Come regola generale, se i lavoratori sono appaltatori o meno è determinato da chi controlla il loro tempo e come e dove svolgono il lavoro. Ancora una volta, visita il sito Web del Tesoro degli Stati Uniti per informazioni aggiornate.

Ogni singolo stato ha anche requisiti di ritenuta. Un sito Web come questo Directory del sito fiscale e contabile può fornire collegamenti all'ufficio del tesoro di un singolo stato, che fornirà informazioni aggiornate sull'assicurazione contro la disoccupazione, sulle ritenute fiscali sul reddito e su eventuali tasse aggiuntive che potrebbero essere richieste.

Ora, andiamo avanti e parliamo della parola "I":Assicurazione.

Assicurazione sanitaria

I premi assicurativi ti costeranno probabilmente dall'8% al 10% circa dell'importo della tua busta paga. La maggior parte di questo saranno i premi dell'assicurazione sanitaria. Quindi quali sono le tue opzioni e come trovi l'offerta migliore? Attualmente ci sono tre tipi principali di copertura sanitaria che puoi offrire ai tuoi dipendenti:copertura tradizionale (a pagamento), HMO (organizzazione sanitaria) o PPO (organizzazione del fornitore preferito).

Con un piano di copertura sanitaria tradizionale , i tuoi dipendenti avranno la massima flessibilità. Possono vedere i medici che vogliono vedere, andare negli ospedali di tutto il paese e cambiare medico ogni volta che vogliono. Questi piani sono, tuttavia, più costosi e di solito non coprono l'assistenza sanitaria preventiva come cure mediche, vaccinazioni e assistenza all'infanzia. Esistono tre varianti della tradizionale copertura a pagamento:di base, medica principale e completa. Basic copre alcuni dei costi di una stanza d'ospedale e delle cure, ma non tutto. Major Medical inizia da dove si interrompe Basic e Comprehensive è una combinazione dei due.

Con la copertura sanitaria tradizionale, i dipendenti dovranno pagare una franchigia (di solito da $ 250 a $ 500 all'anno) prima che l'assicurazione inizi a pagare qualsiasi cosa. A quel punto, la compagnia di assicurazione inizia a pagare l'80% e il dipendente è responsabile del restante 20% di tutte le spese mediche. Di solito hanno un "cap", che è un limite all'importo che il dipendente dovrà pagare in un anno. Una volta raggiunto il cap, la compagnia assicurativa paga la franchigia.

Potrebbero anche esserci limitazioni sull'importo che il piano pagherà per servizi particolari. Questi sono chiamati "tariffe consuetudinarie". Se il medico di un dipendente addebita un importo superiore all'importo medio per una particolare procedura, quel dipendente è responsabile del resto del conto.

Uno dei tipi di piani più amati e odiati è l'organizzazione di mantenimento della salute (HMO). Gli HMO sono fondamentalmente piani sanitari prepagati. Con un HMO, i dipendenti possono rivolgersi solo a gruppi specifici di medici di proprietà o convenzionati con l'organizzazione sanitaria.

Piccoli co-pagamenti da $ 5 a $ 25 dollari vengono effettuati dai dipendenti per le visite in ufficio o al pronto soccorso e i servizi a volte sono limitati. Di solito i dipendenti sono tenuti a selezionare un medico di base (PCP) che monitorerà la loro salute e farà i riferimenti necessari agli specialisti. In genere non possono vedere uno specialista a meno che il PCP non approvi e non faccia il riferimento (a meno che non vogliano pagarlo da soli).

Gli HMO operano sulla base del presupposto che se ti mantengono in salute e si prendono cura dei piccoli problemi prima che diventino grandi, nel tempo guadagneranno di più e le persone saranno più sane. Per questo motivo, di solito coprono cure preventive come visite mediche, controlli del bambino, ecc. Di solito hanno anche meno scartoffie da compilare per i pazienti.

L'ultima opzione di assicurazione sanitaria è l'organizzazione del fornitore preferito (PPO). I PPO combinano il meglio del mondo assicurativo tradizionale e HMO. Come l'HMO, esiste un elenco di fornitori tra cui i dipendenti devono scegliere (una rete) e devono selezionare un medico di base. Non devono compilare molte scartoffie quando vanno a fare una visita, basta pagare una piccola co-pagamento e la maggior parte delle cure preventive è coperta. La differenza è che possono anche andare al di fuori dell'elenco dei medici approvati da qualsiasi medico desiderino. Devono solo pagare di più e compilare moduli di richiesta.

La maggior parte dei datori di lavoro include anche la copertura dentale e la copertura della vista. In genere, la copertura dentale paga il 100% dei servizi di prevenzione, l'80% delle procedure come le otturazioni e il 50% delle procedure principali come le corone. La copertura della vista di solito paga un esame della vista all'anno e un paio di occhiali.

Vale la pena trovare un buon broker quando si cercano polizze di assicurazione sanitaria. Il broker può rappresentare piani di un massimo di 15 diversi assicuratori, consentendoti di avere un'idea migliore di ciò che è disponibile e di fare più acquisti comparativi. Tieni presente, tuttavia, che la maggior parte degli assicuratori preparerà un preventivo per la tua azienda solo una volta, quindi assicurati di aver selezionato un buon broker prima di fargli ottenere i preventivi.

Quando stai valutando i piani, controlla le franchigie e le tariffe di coassicurazione. Se una polizza richiede una partecipazione al pagamento superiore al 25% dell'importo della procedura, cerca altrove. Assicurati che ci sia una buona gamma di servizi offerti e che le malattie a lungo termine e le condizioni preesistenti siano coperte. Ci dovrebbe anche essere almeno $ 1 milione di copertura. Controlla anche gli addebiti tipici dei medici locali per assicurarti che il rimborso massimo per una particolare procedura non sia troppo basso.

Successivamente, dovrai controllare gli assicuratori. Puoi scoprire la loro salute finanziaria su Standard and Poor's. Oltre alla loro salute finanziaria, dovrai anche indagare sulla cronologia dei pagamenti dei reclami. Non vuoi un assicuratore che non vuole pagare i sinistri. Il tuo broker dovrebbe essere in grado di aiutarti in quest'area.

Confronta i loro prezzi, i loro servizi, le loro aree di servizio e gli elenchi di medici (se HMO o PPO) e ricorda, i tuoi dipendenti (e tu) dovrai convivere con la tua scelta, quindi fai i compiti! Puoi ottenere un elenco di intermediari assicurativi sanitari registrati nella tua zona contattando la National Association of Health Underwriters.

Se la tua è una piccola impresa, puoi chiamare il dipartimento assicurativo statale per trovare fornitori di servizi sanitari per gruppi di piccole imprese nella tua zona, oppure esaminare un'alleanza per l'acquisto di salute o un piano di associazione. Questi piani consentono alle piccole imprese di acquistare un'assicurazione come parte di un gruppo più ampio.

Le alleanze per l'acquisto di prodotti sanitari forniscono un servizio necessario per le piccole imprese fornendo loro un modo per acquistare un'assicurazione di gruppo a tariffe inferiori a quelle che normalmente potrebbero. L'alleanza acquista il piano sanitario per i suoi membri (piccole imprese) e ha un amministratore di terze parti che gestisce il piano. Preparati per il processo di sottoscrizione con questo tipo di copertura di gruppo. Spesso coinvolgerà tutti i dipendenti nella compilazione di un questionario relativo alla propria salute e alla salute della propria famiglia. Inoltre, controlla le operazioni dell'alleanza per assicurarti che tutti i fondi siano gestiti correttamente.

Puoi anche verificare con associazioni di categoria, professionali e di altro tipo per vedere se offrono una copertura sanitaria di gruppo.

Continua a leggere per conoscere altri tipi di assicurazione.

Invalidità e assicurazione sulla vita

Disabilità a lungo e breve termine

Negli Stati Uniti, disabilità a breve termine (STD) non è fornito da molti datori di lavoro, tuttavia, alcuni stati lo richiedono per un massimo di 26 settimane. È progettato per sostituire il reddito di un dipendente a breve termine a causa di un'invalidità ed è solitamente pari a circa il 60% della retribuzione settimanale lorda del dipendente. In questo modo, l'importo prelevato dai dipendenti è più vicino all'importo della perdita di reddito che il dipendente ha effettivamente portato a casa (netto) prima dell'invalidità.

Disabilità a lungo termine (LTD) non è richiesto dalla legge, ma alcune aziende lo offrono come vantaggio standard. L'invalidità a lungo termine è una copertura per la perdita di reddito che si attiva a seguito di un'invalidità. Si basa anche su circa il 60% del reddito lordo del dipendente. Di solito c'è un periodo di eliminazione da 30 a 180 giorni prima dell'inizio dei benefici, quindi in genere riprende dove finisce l'invalidità a breve termine (se viene offerta la STD). I benefici LTD possono continuare a vita, anche se la maggior parte termina all'età di 65 anni quando entra in gioco la sicurezza sociale. Molti datori di lavoro pagano tutti i premi di invalidità a lungo termine.

Alcune aziende pagano l'invalidità a breve termine e rendono facoltativa quella a lungo termine, a volte a un costo ridotto per il dipendente. La logica alla base di ciò è che si desidera che il dipendente torni al lavoro dopo un breve incidente o infortunio imprevisto:i datori di lavoro raramente vedono un dipendente tornare da una disabilità a lungo termine. Inoltre, ci sono molte variabili nella scelta delle polizze, tutto dal periodo di esclusione, che può essere basato su diversi periodi di tempo se si tratta di un infortunio o di una malattia, a limitazioni di condizioni preesistenti, limitazioni di sinistro autodichiarate, protezione dell'occupazione, e garanzia di tariffa. E, se l'impresa paga il beneficio, è considerato reddito imponibile; se il dipendente paga il beneficio, questo è considerato assicurativo e non è imponibile.

Pensa al tuo posto di lavoro e considera i tipi di incidenti che potrebbero verificarsi per decidere quali tipi e livelli di assicurazione contro l'invalidità dovresti coprire. Inoltre, ricorda di rivolgerti a un broker rispettabile per ottenere il miglior affare.

Assicurazione sulla vita

A seconda delle dimensioni della tua azienda, puoi offrire un'assicurazione sulla vita di gruppo ai tuoi dipendenti per un minimo di 5 centesimi per $ 1.000 di copertura. Non è un cattivo affare! I tuoi dipendenti e potenziali dipendenti lo apprezzeranno perché significa che non dovranno sottoporsi a visite mediche prima di essere coperti e, di solito, possono convertire il piano in un piano assicurativo sulla vita individuale se/quando lasciano l'azienda.

La copertura più comune per i dipendenti è una polizza pari al loro stipendio. Nella maggior parte dei casi, il datore di lavoro paga l'intero premio. Alcune aziende consentono inoltre al dipendente di acquistare una copertura aggiuntiva per i familiari o per se stessi a un basso costo mensile. Le tariffe assicurative verranno valutate ogni cinque anni per tenere conto dell'aumento (o diminuzione) dell'età media dei dipendenti, quindi le tariffe potrebbero variare a seconda dei dati demografici dell'azienda.

Se la tua azienda ha meno di 10 dipendenti, probabilmente non sarai in grado di acquistare un'assicurazione sulla vita di gruppo.

Quindi, esaminiamo il congedo retribuito. Non solo devi pagare i tuoi dipendenti quando lavorano, ma a volte devi pagarli quando non lo fanno...

Permessi retribuiti

Spenderai circa il 10% della tua busta paga in ferie retribuite. Il tempo libero retribuito è un vantaggio molto apprezzato, soprattutto con così tanti lavoratori che si sforzano di conciliare lavoro e vita familiare.

La maggior parte delle aziende offre ferie pagate a tutti i propri dipendenti. La media nazionale è di 10 1/2 ferie pagate all'anno. Questi sono in genere il giorno di Capodanno, il giorno del Presidente, il giorno della memoria, il giorno dell'indipendenza, il giorno del lavoro, il giorno del Ringraziamento, il giorno dopo il giorno del Ringraziamento, la vigilia di Natale e il giorno di Natale. Oltre ai giorni festivi standard, alcune compagnie offrono anche da uno a due giorni festivi o giorni personali. Questi giorni possono essere utilizzati ogni volta che il dipendente desidera utilizzarli e spesso compensano le festività religiose che non fanno parte del programma delle ferie retribuite standard dell'azienda.

Il numero medio di giorni di ferie previsti per i neoassunti è di 10 all'anno, con aumenti a 15 dopo cinque anni e 20 dopo 10-15 anni. Le ferie si accumulano su base mensile o trimestrale e la maggior parte delle aziende utilizza un anno solare per semplificare la registrazione dei dati.

Quando la stagione del raffreddore e dell'influenza colpisce, i tuoi dipendenti inizieranno a sfruttare i giorni di malattia retribuiti che offri. La maggior parte delle aziende fornisce da 6 a 9 giorni di malattia. A differenza del periodo di ferie, il numero di giorni di malattia offerti dalle aziende in genere non aumenta con il passare degli anni e se si imposta una politica di non trasferire il congedo per malattia inutilizzato all'anno successivo, prepararsi a un sacco di sniffing a dicembre. Alcune aziende consentono ai dipendenti di utilizzare i giorni di malattia retribuiti per prendersi cura anche dei familiari malati. Assicurati di impostare una norma e rispettarla.

Alcune aziende (circa il 25%) offrono un forfait di ferie retribuite (PTO) più ampio che può essere utilizzato come meglio crede il dipendente. Uno scenario tipico potrebbe essere quello di fornire tre settimane di ferie retribuite per i primi cinque anni, quindi aumentare l'importo a quattro settimane dopo 10 anni e così via.

In entrambi i casi di ferie pagate o PTO, i dipendenti dovrebbero richiedere il congedo in anticipo, salvo emergenze. Il tempo può essere generalmente preso in incrementi di mezza giornata. Il tempo viene maturato su base mensile o trimestrale e accumulato fino a quando il dipendente non lo utilizza. Se il dipendente lascia il lavoro, il dipendente viene solitamente pagato per il tempo bancario.

Sta a te consentire il trasferimento dei giorni di ferie o della PTO non utilizzati all'anno successivo. Alcune aziende consentono il riporto di un certo numero di giorni, ma i giorni superiori a tale numero vengono persi. Altri consentono ai dipendenti di ottenere un permesso speciale dai loro dirigenti per riportare i giorni con la clausola che vengano utilizzati entro una certa data l'anno successivo. Riportare giorni di malattia da un anno all'altro è un altro problema con cui lottare. Prendi in considerazione l'impatto che avrebbe sulla tua azienda avere dipendenti fuori sede per lunghi periodi di tempo con la piena retribuzione a causa dell'indennità di malattia o ferie immagazzinata, oltre a dover coprire la perdita di produttività. Ricorda inoltre che portare avanti questi giorni bancari a un altro anno può creare grattacapi per il tuo contabile, contabile o controllore.

Continua a leggere per conoscere altri vantaggi.

Altri congedi e benefici

Commissione della giuria, congedo militare e lutto

Non dimenticare di includere le politiche su dovere di giuria, congedo militare e lutto. Queste situazioni possono verificarsi più spesso di quanto pensi e, anche se la tua è una piccola azienda, devi disporre di politiche in atto per affrontarle in modo da sapere che le stai gestendo in modo coerente. In genere, le aziende consentono fino a due settimane all'anno per il servizio di giuria o per il congedo militare e fino a tre giorni all'anno per il lutto.

Avrai anche bisogno di una polizza sul congedo di maternità e/o paternità. Sta a te decidere se questo congedo è retribuito o meno (ne parleremo più avanti).

Vantaggi per i partner domestici

L'argomento molto controverso delle prestazioni di lavoro per i partner domestici è diventato più comune negli ultimi anni. Se la tua forza lavoro è molto diversificata, potresti prendere in considerazione la possibilità di coprire i partner domestici nel tuo programma di vantaggi. L'obiettivo della maggior parte dei benefici per il convivente sembra essere l'assistenza sanitaria, ma molti riguardano anche l'assicurazione sulla vita, il congedo familiare e altre aree.

Sebbene tu possa pensare che le ragioni per includere la copertura del partner domestico nel tuo programma di benefici siano semplicemente un impegno per la diversità e l'immagine pubblica, ricorda anche che i tuoi concorrenti più vicini potrebbero offrirlo. Se non lo offri anche tu, potresti ostacolare i tuoi sforzi per attirare talenti nella tua forza lavoro. I valori, le convinzioni e il mercato del lavoro della tua azienda saranno tutti fattori decisivi nell'offrire la copertura del partner domestico.

Verifica con le normative delle leggi assicurative del tuo stato e anche con il tuo assicuratore, perché ci sono ancora alcune restrizioni che potrebbero influire sulla tua capacità di offrire il vantaggio anche se lo desideri.

Opzioni su azioni/Partecipazione agli utili

Spesso utilizzate come strumento per trattenere i dipendenti, le stock option hanno un appeal crescente nel mercato del lavoro odierno. A seconda dell'attività e del settore, le stock option possono essere un vantaggio molto prezioso e allettante da offrire a dipendenti e potenziali dipendenti. Decidere di offrire stock option è un gioco da ragazzi; decidere il tipo di piano opzionale è un'altra storia.

Esistono tre classi di stock option:stock option incentivanti (ISO), opzioni del piano di acquisto di azioni per i dipendenti e opzioni non qualificate .

I piani più popolari sono ISO e piani non qualificati. Con entrambi questi piani, al dipendente viene offerto un numero specifico di azioni che può acquistare (esercitare) in una data specifica. Le azioni possono essere acquistate al valore delle azioni al momento dell'assegnazione dell'opzione. Quindi, se il valore del titolo è aumentato quando i dipendenti esercitano la loro opzione, allora ottengono un buon affare; in caso contrario, le stock option non valgono nulla.

Questi due piani differiscono nel modo in cui il denaro viene tassato. Con gli ISO, i dipendenti non pagano tasse fino a quando non vendono le azioni che hanno acquistato (esercitato). A quel tempo, tutti i soldi che hanno ricavato dalla transazione sono soggetti all'imposta sulle plusvalenze anziché all'imposta sul reddito. Devono, tuttavia, assicurarsi di non vendere le azioni per almeno due anni dopo l'assegnazione dell'opzione o entro un anno dall'esercizio dell'opzione (acquisto delle azioni). Un'altra cosa da considerare è che non vi è alcuna detrazione aziendale quando il dipendente esercita l'opzione.

Con piani non qualificati , la situazione fiscale è diversa. I dipendenti dovranno pagare l'imposta sul reddito su eventuali guadagni realizzati quando hanno esercitato le loro opzioni (supponendo che il dipendente realizzi un profitto in base al valore attuale delle azioni). Ad esempio, se l'azione è stata valutata a $ 2 per azione quando sono state assegnate le opzioni ed è valutata a $ 5 quando le opzioni vengono esercitate, l'imposta sul reddito ordinaria deve essere pagata sulla plusvalenza di $ 3 per azione. Ci può essere anche una detrazione aziendale sullo stesso importo. Successivamente, se il dipendente mantiene le azioni e queste aumentano di valore, dovrà solo l'imposta sulle plusvalenze sull'ulteriore aumento di valore al momento della vendita.

Piani di acquisto di azioni per i dipendenti sono un'altra opzione per i datori di lavoro che vogliono attirare nuove reclute. A differenza degli ISO e dei piani non qualificati, i piani di acquisto di azioni dei dipendenti sono generalmente offerti a tutti i dipendenti idonei. I dipendenti possono acquistare le azioni di solito a circa l'85% del suo valore di mercato. La maggior parte delle aziende consente ai dipendenti di acquistare importi di azioni fino al 10% della retribuzione totale e offre detrazioni sulla busta paga per il pagamento.

Un'altra opzione meno nota, particolarmente interessante per le piccole e le aziende private è il piano phantom stock . I piani di phantom-stock funzionano in modo simile alle altre stock option, ma il rischio di condividere il capitale sociale della società non c'è. Puoi emettere azioni ai tuoi dipendenti a un prezzo stabilito in base al valore attuale della tua azienda, quindi in una data futura specificata rivalutare il valore della società. Se le azioni sono aumentate e il dipendente vuole vendere, allora tagli un assegno al dipendente per l'importo aumentato. Il tuo dipendente pagherà le tasse sugli "stipendi" aggiuntivi e la tua azienda potrà usufruire di una detrazione fiscale.

Piani di partecipazione agli utili

Circa il 40% delle aziende offre piani di partecipazione agli utili. I programmi di partecipazione agli utili richiedono l'impostazione di una formula per la distribuzione degli utili aziendali. La formula si basa solitamente sul 5% al ​​6% dello stipendio del dipendente. Di solito includono un periodo di maturazione fino a sette anni. La cosa buona dei piani di partecipazione agli utili è che ti consentono di decidere se e quanto la tua azienda contribuisce al piano. Durante gli anni meno redditizi, puoi scegliere di non contribuire. Ti consente anche di controllare come viene investito il denaro e non è costoso da amministrare come altri piani.

Piani di partecipazione azionaria dei dipendenti (ESOP)

Gli ESOP sono la forma più comune di proprietà dei dipendenti negli Stati Uniti. Consentono ai tuoi dipendenti di possedere una parte dell'azienda senza richiedere loro di acquistare azioni. La tua azienda può essere pubblica o privata e le azioni vengono solitamente trasferite ai dipendenti attraverso contributi annuali. Gli ESOP, come gli altri metodi di partecipazione azionaria dei dipendenti, possono migliorare i tuoi profitti attraverso una maggiore consapevolezza e interesse acquisito dei dipendenti nell'aiutare l'azienda ad avere successo. Se sei interessato a trasferire parte o tutta la proprietà ai tuoi dipendenti, questa potrebbe essere una buona opzione per la tua azienda. I contributi sono deducibili dalle tasse, puoi prendere in prestito contro l'ESOP e i proprietari di azioni possono vendere le loro azioni alla società quando se ne vanno e sfuggire al pagamento delle tasse se i soldi della vendita vengono trasferiti in un altro titolo. I conti ESOP sono fiscali differiti fino al pensionamento.

Successivamente, parleremo dei piani pensionistici.

Piani pensionistici

Il piano pensionistico (o pensionistico) della tua azienda non è solo positivo per i tuoi dipendenti, ma è anche uno dei migliori rifugi fiscali disponibili, sia per la tua azienda che per i tuoi dipendenti. Puoi detrarre i contributi e i contributi sono fiscali differiti al dipendente.

I piani pensionistici si dividono in due categorie:piani pensionistici a contribuzione definita e piani pensionistici a benefici definiti.

Piani pensionistici a benefici definiti sono piani che hanno un beneficio prestabilito e i contributi che un'azienda apporta al piano si basano su ipotesi attuariali. Il tuo dipendente saprà quale sarà l'importo della pensione e potrà pianificare di conseguenza.

Piani pensionistici a contribuzione definita basa i benefici dei tuoi dipendenti sulla quantità di denaro versata sul conto. Alcuni dei tipi di conti che rientrano in questa categoria includono:piani pensionistici con partecipazione agli utili, piani pensionistici con acquisto di denaro, piani pensionistici con benefici target, piani pensionistici con bonus azionario, ESOP, piani pensionistici di risparmio dell'usato e pensione 401 (k) piani.

Piani 401(k)

Il più popolare dei piani pensionistici a contribuzione definita è il 401(k). It has been around since 1978, and allows employees to contribute up to $12,000 of pre-tax money ($12,000 as of 2003; this increases by $1,000 each year until it reaches $15,000 in 2006), which is the highest of any of the pension plans. The employee and employer combined cannot contribute over $40,000 annually (or an amount equal to the employee's salary, whichever is less) to the employee's account.

401(k) plans let your employees save for retirement easily and conveniently through pre-tax automatic payroll deductions. It's money they don't see, so they don't miss it. Implementing a 401(k) plan can improve employee morale and help in luring in new employees. The money your employees contribute, as well as your contributions and their account earnings, are all tax deferred until they actually withdraw the money when they retire. Employees have full control over their investments. Withdrawals are also permitted at termination of employment or during financial hardship, but a 10% penalty tax is charged if they are younger than 59 1/2 years old. Many companies allow terminated employees or employees who elect to leave the company the option to keep their 401(k) account, but they can no longer contribute to it.

As an employer, you are not required to match contributions or contribute at all to your company's 401(k) plan; however, to be competitive, most employers do. You do have the flexibility to alter your contributions year to year based on the profitability of your company. You even have the option of contributing on behalf of employees who aren't participating as long as they are eligible. Your contributions are tax deductible, like with the other plans. You can also set up a vesting schedule for the contributions you make to your employees' accounts. This is just another way to help motivate employees to stay with the company longer.

The down side of 401(k) plans is that they are usually expensive to administer.

In the next section, we'll learn about money purchase plans.

Money Purchase Plans

Money-purchase plans are like profit sharing plans that require a set amount (usually a percentage of the employee's salary) be contributed by the employer each year, even in years where there is no profit. Employees can contribute up to 25% of their salaries or a maximum of $40,000 per year. On the flip side, money-purchase plans give employers the maximum tax advantage possible.

SIMPLE IRA

If you have 100 or fewer employees and offer no other retirement pension plan, the Savings Incentive Match Plan for Employees (SIMPLE) IRA provides a simplified way to make contributions to a retirement plan either for yourself if you're a sole proprietor, or for your employees. With this plan, your employees can make monthly contributions (salary deferrals), and you, as the employer, have the option of two types of contribution methods. You can either match the first 3% of the employee's contribution dollar for dollar, which by the way does help encourage participation by your employees, or you can opt to make a non-elective contribution equal to 2% of your employees' pay. If you choose to match your employees' contributions, you do have the option of altering the amount to fall somewhere between 1% and 3% for two out of every five years.

Your employees can contribute up to $8,000 in 2003, and no other contributions -- other than your employer match or non-elective contributions -- can be made. If the employee is less than 59 1/2 years old and hasn't contributed to the plan for at least two years, then withdrawn funds may face a 25% penalty tax.

The SIMPLE IRA has lower administrative costs than other plans. The plan is simple with regard to reporting requirements, and it isn't subject to nondiscrimination and top-heavy rules that limit the benefits provided to your highest paid employees. Your contributions are tax deductible. Your employees will be immediately 100% vested. They can set up their investment portfolios to suit their own goals and situations. They can also roll the account over to another SIMPLE IRA account with no tax penalty.

SIMPLE 401(k)

The SIMPLE 401(k) plan has many of the same requirements and features as the SIMPLE IRA, but it allows your employees to contribute a pre-tax portion of their salary. This plan will give your company a leg up in more competitive job markets. As with the SIMPLE IRA, you must have fewer than 100 employees and offer no other employer-sponsored retirement plan. Your contributions are tax deductible for your business, and you can contribute up to 15% of your eligible employees' salaries. Employees can invest up to $8,000 in 2003, can tailor their own investments, can borrow from their accounts, and earnings are tax-deferred until they are withdrawn.

Simplified Employee Pension (SEP) Plan

An SEP plan is basically individual IRAs set up for all of your employees that aren't subject to the $2,000 per year IRA limit. As an employer, you can contribute up to 25% tax deferred of your employees' annual salaries (up to $40,000), and can set the plan up at any time during the year. Your employees can control how their accounts are invested, and are full-owners (there is no vesting period) from the very beginning. Your employees do, however, have to be at least 21 years old, and have to have worked for your company for at least three of the past five years.

There are several benefits of an SEP plan. They are simple to set up and administer, and you have no government filings to maintain because the employees are responsible for their own accounts. You can change your contributions at any time, and the contributions are still tax-deductible for your business. To set one up, you have to implement a written agreement to provide benefits to your eligible employees, give the eligible employees information about the SEP and have them set up SEP-IRA accounts (or you can set up the accounts for them).

Aside from these most common benefits discussed so far, there are many other forms of benefits you can offer your employees.

Other Benefits and Policies

There are many other benefits you can offer your employees that will both give your company an edge in recruiting and retaining talent, and provide your employees with some of the things that make work a little more rewarding. Added benefits make your organization more effective on many levels. Issues like childcare, education assistance, adoption assistance and flexible schedules can help your company gain an advantage over the competition and find and retain your most important resource. Good benefits and company perks can improve employee morale and, in turn, have a very positive affect on your bottom line. Let's go over some of the other benefits you can offer your employees that will give your company a competitive edge in recruiting.

Dependent Care Assistance

According to a study by WorkLife Benefits in Cyprus, California, 20 percent of non-working mothers of young children do not work because they see quality childcare as unaffordable or unavailable. Dependent Care Assistance is not limited to childcare. It can be elder care, or care for any family member. Employers can offer flexible working arrangements, care resources and referrals, financial-planning assistance, long-term care insurance, and dependent-care assistance accounts. You can also provide educational services for your employees to help them learn more about their options.

You may also consider opening a company-sponsored childcare center. There are many benefits, including a boost in your company's ability to recruit and retain employees. Company productivity will be increased because your employees have reliable childcare and fewer absences. It also helps give your company more of a family-oriented reputation, which in today's workplace is a definite plus. The downside to a company-owned childcare center is the fact that you have to keep the center going even if your employees have few children. You'll also be paying up to one-third of the expenses of the center if you want it to be affordable for your employees. For some companies, this is the perfect solution; for others it isn't. But most who have existing centers believe they have definitely saved money over the long run.

Adoption Assistance Programs

An adoption-assistance program for your employees can range from simply providing resources and recommendations, to paid maternity or paternity leave, to providing financial assistance for your workers who are trying to build families through adoption. Many companies are now beginning to provide adoption assistance services.

You can set it up in any number of ways. You can offer paid or unpaid leave, contract out for referral services, or pay a lump sum or a percentage of the actual cost of the adoption and related fees. For many employees, just having the leave available and the emotional support of the company is the most important thing. There are also many families who could never hope to adopt if it weren't for the financial assistance and support of their employers.

Think of your adoption assistance as simply an equitable alternative for employees who choose adoption. If you've always provided good maternity benefits, then this evens out the score for everyone. It is also not an expensive benefit to offer simply because there aren't that many employees who will take advantage of it. But, for the employees who do, it is priceless.

Once again, this is another way of building a stronger, more loyal workforce. You'll reap the benefits as a company through lower turnover and higher productivity.

Outplacement Services

Outplacement services are services a company offers to assist their employees quickly find new job opportunities when drops in revenue, reorganizations, and other reasons force a cut back in staff. This assistance can come in the form of group programs, support programs and one-on-one consulting with an external consulting group. Fees for these outside services range about 15% to 20% of the terminated employee's salary (plus bonus).

Education Assistance Programs

Many employers offer assistance for employees who want to gain additional education or degrees. If you think about it, your employees' skill levels are what make your business successful -- or not. Investing in job related training and education for your employees will not only improve the abilities of your employees to do their jobs, but -- as we've mentioned a few times already -- it will improve their morale and perhaps make them stick around a little longer.

But, you're probably now saying, "What if they get the training or degree and then leave anyway!" That may happen too, but most likely you'll experience just the opposite. In fact, by acting as a mentor to your employees and supporting their efforts to gain more education, you'll probably see a large payback for your efforts.

If you decide to implement an education assistance program, take some time to think through what you want to offer. Some questions you should ask yourself include:

• How much money will the company offer in assistance? (The IRS will allow you to contribute a maximum of $5,250 tax-free.)
• Will you pay varying percentages of the tuition based on the grades the employee gets for the course?
• Should it be limited to courses related to the employee's current position, or other positions within your company? (Usually, this is required by most employers.)
• Will all of your employees be eligible? (Will it be offered to part-time employees as well as full-time?)
• Will you have a contract in place that the employee must sign guaranteeing they will stay with your company for X months after they complete the training?

Employee Achievement/Merit Awards

Honoring your employees who have high achievements is not only a good way to improve morale and loyalty, it's just a nice thing to do. Often all employees really want is just a verbal acknowledgement of a job well done. Of course, throwing in some monetary thanks is also appreciated.

Golden Parachutes

Golden parachutes are not for when your executives go on that skydiving retreat that costs the company thousands! They are contracts you set up with your top executives that will provide them with special benefits in the event they lose their jobs due to takeovers or acquisitions by another company. These benefits are typically quite generous and come in the form of a large severance package, a large one-time bonus that only comes when employment is terminated, and/or stock options.

Now, your executives won't be rolling in the dough forever, remember they have to get back out there and pound the pavement. They just might not have to pound it as quickly as they might have before. Some more generous hearts also use some of their funds to help others. They will, however, have to pay a 20% tax on the total amount of their payment.

Cafeteria Plans and other Flexible Benefit Plans

No, we're not talking about banana pudding specials and Meatloaf Mondays. Cafeteria plans are a type of flexible benefit plan that let your employees choose from a list of benefits they wish to participate in. Choosing to participate will often allow the employee to reduce their taxable income because they are paying or contributing with pre-tax dollars.

There are five main types of these flexible benefit plans. Includono:

• Premium-Only Plans - With this type of plan, employees can pay their portions of the insurance premiums with pre-tax dollars.
• Spending Accounts - This plan allows your employees to put aside pretax money into accounts to be used for dependent care or medical bills.
• Full Flexible Benefit Plans - These plans give employees both a choice in selecting from the menu of benefits, as well as an allowance to spend on those benefits. Any benefits they want to add that will be more than their allowance would be paid for with pre-tax dollars in some cases and post-tax in others.
• Variable Credits - This option allows you to base the employee's allowance on their performance or certain health aspects such as smoker vs. nonsmoker, seat belt use, and other criteria. Credits are given based on these factors.
• Modular Plans - This type of plan puts your employee's choices into packages. Usually the packages are set up with specific groups in mind so they can target their needs. They are divided into groups based on demographics such as young single workers, families, and older couples.

Employee Assistance Programs

Employee Assistance Programs are provided by many employers. These programs provide your employees with somewhere to turn in the event of a personal problem that affects all aspects of their lives, including their jobs. If you, as the employer, ignore these types of problems then you may find less loyalty and more employee burnout.

These programs have a large counseling element, although their goals are to maintain and even improve your company's production. The EAP can help your employee determine the problem and find the right kind of help. They can also help management have a better understanding of the types of problems their employees may be facing, both personal and work-related. Some of these problems may be stress that is related to job security, conflicts with others in the workplace, divorce or other family problems, substance abuse, or financial problems.

Depending on the size of your company you can opt to have an on-site certified employee assistance professional, or you can contract with someone outside. Things to remember include checking with your medical insurance and making sure whomever you use for your EAP knows the limitations of your medical insurance. (In fact, some medical insurers offer varying forms of EAPs in their total insurance package, so make sure you check with them first.) Try to find an EAP who is familiar with your type of business and the types of problems you see most often in your workforce. The business of the EAP is a relationship business, so make sure you choose someone you and your employees will feel good about talking to. If you don't, it's not the benefit you want it to be.

Other Benefits to Think About

• Paid moving expenses
• Transportation discounts
• Leave sharing plans
• Scholarships
• Low-interest or interest-free loans for employees

You may be asking if there is anything you can offer your employees that they will like that doesn't cost you anything? Well, you're in luck. Read on and find out about some great perks that are almost entirely free.

Cost-free Benefits and Perks

Sweetening the pot with some additional perks may swing a job candidate your way and cost your company next to nothing. We're talking about flex time, direct deposit of paychecks, having good policies on personal leave that fit in with employees' goals, employee recognition programs, holiday parties, etc.

Flex Time

Allowing flexible work schedules in your business is very often the most strategic thing you can do from a hiring standpoint. Often companies that offer flex time find that their employees are more productive, motivated, and loyal. And why wouldn't they be? Employees can alleviate quite a bit of stress from life just by coming in to work an hour earlier and leaving an hour earlier to miss the interstate parking lot scene, and it can also give them more time with their families.

But how do you structure it so that you don't have disgruntled employees whose jobs really can't be flexible? There are ways you can adjust to make the majority of your employees happy. For instance, let your employees come up with creative ways to do it themselves. If they are more empowered to find a solution then they'll probably come up with one they would like. If it's agreeable to management then everyone is happy and more productive. Try out the flex solutions your employees come up with on a limited basis and try to measure your results. Also, make sure your employees keep your clients in mind when they devise their plans. Any plan that hinders client contact probably isn't one you want to adopt.

Telecommuting

As I sit here with my laptop on my screened-in porch with the birds singing and early spring sun shining, I would be hard pressed to come up with a reason for why telecommuting couldn't work for your company. But of course there are always situations where telecommuting simply won't work. You obviously can't let your receptionist telecommute, because who would be there to receive! And, chances are that many of your employees aren't even interested in telecommuting. For those that are, however, think about the benefits to both them personally and to the company. The company can use the office space for other employees, storage, equipment, or a break room. You can simply set aside an area to be used by your telecommuters when they do venture into the office. You can experience the benefit of added productivity by your telecommuters. Lack of interruptions is one of the biggest perks of telecommuting. How many times have you had a tight deadline and an endless parade of co-workers stopping by your office to tell you the latest joke from the water cooler? More than you can count probably. You'll also benefit from the increased loyalty and boosted morale of your telecommuting workforce. Face time in an office is way overrated. Today, you have to measure an employee's worth by what they produce, not by how many hours you see them sitting at their computers (or in the break room, or at their co-worker's desk).

The benefits for your employees who telecommute can also be quite substantial. They can save time since their commute is only a brief stroll to their home office (or porch). They also benefit from a quieter and less interrupted environment. They can work whenever the inspiration hits them, too. Or if they have an appointment in the afternoon they can make up the time later that night.

It is quite possible you'll get more work out of employees that you allow to telecommute than the ones that you don't. You do need to investigate potential problems such as liability insurance, workers' compensation issues, office equipment, and confidentiality issues. These may bring to light problems for telecommuting in your line of business. You also need to make sure you have a written policy about how your telecommuters need to operate. For instance, you may make it a policy that your telecommuters have to be accessible during regular office hours even if they're working schedule is slightly different. You may also want to set up a reporting schedule to replace your usual eyeball-to-eyeball meetings to make sure you know at regular intervals where your employees are with projects, or other work. Some other key issues to consider are the relationships you have with your telecommuting employees. Make sure you're not leaving them out of meetings and decisions they should be involved in just because they didn't happen to be in the office at the time. Continued communication is crucial. Think through the process and make sure you cover all bases. If you have to get a proposed telecommuting program approved by upper management, it also helps to have statistics from similar companies that have successful telecommuting programs.

More Cost-free Benefits &Perks

Discounts for Your Employees

If your business offers a commercial product or service that your employees would otherwise have to pay for, then it may make sense to allow them the perk of getting it for free, or at least at a reduced cost. Your company can get a tax break, the employee gets a good deal, and good will abounds for all.

Working Condition Benefit

Known as the working condition benefit by the IRS, you can also gain some mileage, benefit-wise, by allowing your employees to use their company cars, computers, PDAs, etc., for personal as well as company business. Make sure you have a written policy and have checked your insurance coverage before granting this benefit.

On-premises Exercise Facilities

A fit employee is a healthy employee, and a healthy employee is a productive employee. Or so it would seem. If you have on-site exercise facilities that your employees can have access to free of charge then you've got a good perk waiting to happen. If you don't already have the facilities as part of your business, then perhaps you should consider setting up a small workout room with some basic equipment, or put in a shower and set up some running/walking trails around your business's property. Exercise not only relieves stress and improves health, it helps clear the mind and fosters creativity. Your employees may even acquire some team building skills if you start a company softball team.

Read on to learn about even more types of cost-free benefits &perks.

Regulatory Issues and Government Requirements

The only thing the IRS requires is that business's withhold and match FICA (social security), pay unemployment insurance, and pay workers' compensation insurance. You are required by the state to pay unemployment insurance tax if you have one or more employees for at least 20 weeks during the calendar year, or if you paid at least $1500 in wages during the calendar year. If you have at least three employees you must carry workers' compensation insurance in case one of your employees is injured on the job. This is also administered through the state.

To better understand how FICA tax is set up, keep in mind that the FICA tax, also known as the Social Security tax, is paid equally by the employer and employee. In other words, it is the tax that you withhold from the employee's pay and match. The tax is composed of two elements:

1. OASDI (6.2%) - Old Age, Survivor and Disability portion of the tax is paid on wages up to the maximum covered wage base for the year. This cap changes every year, so make sure you verify the current level. (For 2003 it is $87,000).
2. HI (1.45%) - The hospital insurance or Medicare portion of the tax is paid on all wages, without limit (not like the $87k mentioned above).

IRS Form 5500

As an employer who offers benefits for your employees, you have to be in compliance with regulations of the IRS, the Department of Labor/ERISA, the Pension Benefit Guarantee Corporation, and the Social Security Administration. To communicate this information you have to fill out IRS Form 5500, which collects information about your plan qualification, financial condition, and operations. This form has to be filed by the last day of the seventh month following the end of the plan year. You'll have to include any plan audits, actuarial reports, and other documentation.

Read on to learn more about government requirements.

Be Careful Of

Americans with Disabilities Act

The Americans with Disabilities Act was passed in 1990 to make it illegal to discriminate against people with disabilities. The law is broken down into 5 sections.

1. Fair employment practices
2. Public services
3. Public accommodations
4. Telecommunications
5. And Miscellaneous issues such as retaliation, insurance, construction, state immunity, etc.

As an employer, it is illegal for you to discriminate against someone with a disability in:

• Recruiting
• Wages
• Hiring
• Firing
• Promotions
• Job assignments
• Training
• Leave
• Lay-offs
• Benefits
• Any other employment related activity

So, in a nutshell, don't discriminate in any way, shape or form against anyone.

People qualify as "disabled" under this act if they have, or have a record of, physical or mental impairment that substantially limits a major life activity. This includes hearing, sight, speech, breathing, performing manual tasks, walking, caring for themselves, learning, or working.

In order to be protected by the ADA they must be qualified and able to perform the essential duties of the job with or without reasonable accommodation. This means you should interview them and review their work histories just like you would anyone else you are considering for employment. This shouldn't have any affect on your ability to hire the best candidate for the job. You just have to make sure you're not disregarding them simply because of their disability.

Essential Duties

Take care defining the "essential duties" of the job. Use your best judgment in determining what those essential duties are. According to the ADA you must decide whether the job itself exists because of that particular duty. You must then determine if there are other employees that duty could be assigned to or distributed among. And finally, what is the degree of skill required to perform the duty? Make these determinations before writing your job descriptions.

Reasonable accommodations are another thing you need to be aware of. What is considered reasonable? Reasonable accommodation enables the disabled individual to take part in and enjoy the benefits that other non-disabled employees do. It may include buying or modifying equipment or devices that the person can use to do the job, restructuring the job, offering part-time or altered schedules as accommodation, and making the workplace accessible to the individual, or many other changes.

There is also a limit to what is considered reasonable. If it would cause undue hardship on your company to make the changes necessary to accommodate the individual then there are ways to work around it. For example, you can allow the person to pay a portion of the cost of the changes required to accommodate them.

This is a fairly complicated law, and certainly hasn't been addressed completely in this article. For additional information go to HR Next, the Americans with Disabilities Act Web site, the EEOC Web site, or the U.S. Department of Justice Web site.

Family and Medical Leave Act

If your business has at least 50 employees within a 75-mile radius then you must follow the requirements of the Family and Medical Leave Act. This means you have to allow all eligible employees to take up to 12 weeks of unpaid time off to be with family because of medical issues, births or adoptions. Eligible employees are those who have worked for your company for at least 12 months and 1,250 hours during those 12 months. You have to guarantee that employee that they will have their job (or a comparable job) when they return to work. Your employees are also allowed by the FMLA to take the 12 weeks of leave in smaller chunks if they need to.

With all of these great ideas for employee benefits, you feel certain your program will be the best on the block. But, maybe there are still some more things you can do to give your company an edge. What can you do to make sure you have that edge? Read on for some creative tips on making your workplace the very best!

The Competition

So, we've talked about a lot of ways to set up a good benefit program for your employees and how your benefits and perks are often more important than the salary, but what will really stand out to potential employees? What do they really look for? One of the most important things to keep in mind when planning or tweaking your benefits package is that there is a strong and growing trend toward helping employees balance their work with their family lives. People are no longer just wishing there was an alternative - they're making alternatives. If you make a concerted effort to allow your employees to not only do their jobs but to still have time to live their lives, you'll be rewarded with loyalty, productivity, and strong workforce.

Here are a few suggestions for creative benefits to add, but don't stop here. Poll your employees and see what they would like to see added to the benefit list. You may be surprised.

• Special guest speakers (monthly, quarterly, whatever you can do)
• On-site classes about topics that interest your employees, such as personal finance, yoga, home buying, childcare issues, etc.
• Special company-sponsored meals (Like Pizza Fridays, or Days of Perpetual Eating!)
• Office games
• On-site massages
• Special-recognition gift certificates
• Set up a special Sunshine committee to come up with fun treats and activities for employees
• Regular staff parties and get-togethers (on work time, not personal time!)
• On-site dry cleaning pick ups
• On-site film-processing pick ups
• An employee Web site that features photos from staff parties, family photos, etc.
• On-site stores offering items that employees typically have to go out at lunch for.
• A company restaurant that also offers take-out meals for dinners.
• An ATM machine