Come registrare i pagamenti in Contabilità?

La registrazione dei pagamenti in contabilità può essere altrimenti denominata "conti da pagare, "che significa l'importo totale che una determinata azienda deve a società o fornitori per prodotti o servizi. Per di più, il saldo dei conti da pagare si riflette nel bilancio Stato patrimonialeIl bilancio è uno dei tre rendiconti finanziari fondamentali. I rendiconti finanziari sono fondamentali sia per la modellazione finanziaria che per la contabilità., in particolare nella sezione del passivo corrente, e include tutte le fatture che devono essere pagate.

Per esempio, un'azienda che ha appena acquistato le forniture per ufficio dalla società B e ha ricevuto una fattura di $ 500 dovrebbe registrare l'importo nel suo registro secondario dei conti da pagare e pagarlo entro la data di scadenza per migliorare il flusso di cassa ed evitare penali per ritardi.

Contabilità fornitori vs Contabilità clienti

La contabilità fornitori e la contabilità clienti sono concetti contabili utilizzati nella contabilità per competenza per registrare le transazioni quando il denaro non viene scambiato. Contabilità fornitoriConti fornitori La contabilità fornitori è una passività sostenuta quando un'organizzazione riceve beni o servizi dai suoi fornitori a credito. I debiti sono registrati da una società quando acquista beni e servizi a credito ed effettuerà il pagamento in un periodo futuro. I debiti sono considerati passività correnti della società.

Contabilità clienti Contabilità clienti La contabilità clienti (AR) rappresenta le vendite a credito di un'azienda, che non sono ancora stati raccolti dai suoi clienti. Le aziende consentono è il contrario, in quanto è dove una società registra la vendita dei propri beni o servizi a un'altra ma non ha ancora raccolto fondi. I crediti sono considerati attività correnti della società di registrazione.

Esempio di come registrare il pagamento in contabilità

Diciamo che un'azienda chiamata Bags Unlimited ha venduto 100 borse in nylon all'azienda B, ed entrambe le società hanno concordato una certa data di scadenza del pagamento. Bags Unlimited invia la sua fatturaDocumenti di origine I documenti cartacei delle transazioni finanziarie di un'azienda sono indicati nella contabilità come documenti di origine. Se gli assegni sono scritti per essere e scrive la data di scadenza come 15 dicembre, come concordato da entrambe le parti. Registra la transazione come creditori mentre la società B la registra come debiti.

La contabilità fornitori è un debito o un credito?

La domanda di cui sopra confonde alcuni a causa della terminologia utilizzata in contabilità. Per esempio, i debiti sono considerati un debito di una società perché comportano l'acquisto di beni a credito. Però, nella contabilità in partita doppia, un aumento dei debiti è sempre registrato come credito.

Il saldo del credito nei debiti rappresenta l'importo totale che un'azienda deve ai suoi fornitori. Una volta ricevuta la fattura, l'importo dovuto è registrato, che di conseguenza aumenta il saldo del credito.

Quando la fattura viene pagata, l'importo è registrato in addebito sul conto debitori; così, abbassando il saldo del credito. Più alti sono i debiti, maggiore è il suo saldo a credito, e più bassi sono i debiti, minore è il suo saldo a credito.

Il processo di contabilità fornitori

Il processo di contabilità fornitori sembra un compito facile, ma comporta un esame molto attento delle fatture perché il minimo errore può comportare enormi perdite per un'azienda. Infatti, tutte le aziende, soprattutto quelli grandi e di vecchia data, necessità di adottare un sistema automatizzato di contabilità fornitori per assicurarsi che il seguente processo venga eseguito in modo accurato.

1. Ricezione di una fattura

Il primo passo è la ricezione della fattura, che può essere fatto attraverso vari canali come via e-mail, fax, o corriere.

2. Inoltro alla persona giusta

Perché può arrivare solo per posta o tramite l'e-mail dell'azienda, deve essere inoltrato alla persona competente, chi potrebbe essere il ragioniereContabileUn contabile svolge un ruolo molto cruciale in un'organizzazione, indipendentemente dal fatto che si tratti di una multinazionale o di una piccola, domestico., manager, bookkeeperBookkeeper Il compito principale di un contabile è quello di mantenere e registrare gli eventi finanziari quotidiani dell'azienda. Un contabile è responsabile della registrazione e del mantenimento delle transazioni finanziarie di un'azienda, come acquisti, spese, fatturato di vendita, fatture, e pagamenti., o lo specialista della contabilità fornitori, se esiste una posizione del genere.

3. Inserimento dei dettagli

Una volta che arriva nelle mani della persona giusta, i dettagli della fattura vengono quindi inseriti in un file come un foglio di calcolo o un sistema contabile, che si salva.

4. Approvazione delle fatture

L'approvazione delle fatture è molto importante. Idealmente, prima che vengano effettuati i pagamenti, ogni fattura dovrebbe essere sottoposta a un rigido controllo per garantire che tutte le fatture siano valide e autorizzate. Infatti, ci sono vari punti che devono essere verificati in modo specifico, Compreso:

• Pre-approvazione della spesa o dell'ordine di acquisto emesso dall'azienda
• L'arrivo della merce acquistata prima del pagamento è da effettuarsi
• La singolarità della fattura
• Contratti e accordi con i fornitori

5. Emissione di assegni

Dopo che i passaggi sono stati completati e la fattura è stata verificata, il contabile crea gli assegni e specifica l'importo da pagare su ciascun assegno. Sono sigillati in buste, etichettati con gli indirizzi appropriati, e inviato ai destinatari previsti.

I passaggi precedenti sono in un sistema di contabilità fornitori manuale. Perché è molto noioso e richiede tempo, con un'alta probabilità di errore, un sistema automatizzato è altamente raccomandato.

Caratteristiche di un sistema di contabilità fornitori ben gestito

Un accurato processo di contabilità fornitori si traduce in rendiconti finanziari accurati che alla fine portano al successo di un'azienda. Un sistema di contabilità fornitori ben gestito presenta le seguenti caratteristiche.

• Le fatture legittime vengono elaborate, non solo in modo accurato ma anche tempestivo.
• Le fatture sono registrate nei conti corretti.
• Le spese non elaborate vengono rettificate.

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