Che cos'è l'elaborazione delle fatture? Definizione e come elaborare

L'elaborazione della fattura prevede il ciclo completo di ricezione di una fattura fornitore, approvandolo, stabilire una data di rimessa, pagare la fattura, e poi registrandolo nella contabilità generale. È un aspetto critico della gestione di un'impresa.

Quando le fatture dei fornitori non vengono pagate in tempo, può interrompere il flusso di servizi in entrata, forniture e materie prime e danneggiare i rapporti con i fornitori. Uno o due pagamenti mancati possono essere perdonati, ma il ritardo continuo danneggerà la tua attività.

Grazie ai progressi della tecnologia, scuse come "l'assegno è nella posta" semplicemente non lo tagliano più quando si tratta di elaborazione delle fatture. I tuoi fornitori sanno che la maggior parte delle aziende utilizza un qualche tipo di sistema automatizzato per ricevere e registrare le proprie fatture e inserire tali fatture nella pipeline di pagamento.

Quando i tuoi fornitori non ricevono pagamenti tempestivi, agiranno per proteggere i loro bilanci.

Che cos'è l'elaborazione delle fatture?

Il monitoraggio e il pagamento delle fatture dei fornitori, l'elaborazione della fattura è la serie di passaggi che hanno luogo dal momento in cui una fattura del fornitore viene ricevuta fino a quando non viene pagata e registrata nella contabilità generale.

Se una fattura viene ricevuta via posta, come PDF allegato a un'e-mail, o come fattura elettronica, le informazioni in esso contenute devono prima essere scansionate manualmente o automaticamente nel sistema contabile. Da li, la fattura passa attraverso uno specifico workflow di approvazione e pagamento.

Punti chiave

• Senza un flusso di lavoro efficiente per l'elaborazione delle fatture, le bollette non verranno pagate in modo tempestivo.
• Controllare l'accuratezza di tutte le fatture dei fornitori man mano che vengono ricevute per garantire che i beni oi servizi fatturati siano stati ricevuti.
• Instradare le fatture agli approvatori appropriati prima di pianificarne il pagamento.
• In caso di discrepanze negli importi addebitati o nelle quantità ricevute, affrontarli all'inizio del processo in modo che le bollette non vengano pagate in modo errato.
• Una volta saldata la fattura, dovrebbe essere inserito nella contabilità generale.

Flusso di lavoro per l'elaborazione delle fatture

È importante stabilire un flusso di lavoro efficiente per l'elaborazione delle fatture. A livello di base, questo flusso di lavoro include:

Ricevuta fattura: Il reparto contabilità verificherà che il prodotto o il servizio sia stato acquistato. Quindi abbinerà l'importo fatturato all'importo sull'ordine di acquisto (PO) originale. In caso di discrepanza negli importi addebitati (rispetto all'OP), il problema deve essere risolto con il fornitore prima che la fattura venga inoltrata per l'approvazione.

Approvazione fattura: Se le informazioni sono corrette, la fattura viene quindi inoltrata per l'approvazione in conformità con le politiche aziendali.

Pagamento delle fatture :Una volta approvato, la fattura sarà impostata per il pagamento in base ai termini che sono stati negoziati con il venditore. In alcuni casi, le aziende possono scegliere di pagare una fattura in anticipo per usufruire di uno sconto (ad es. 1% netto 10, o un risparmio dell'1% se paghi la bolletta entro 10 giorni o meno).

Avere un flusso di lavoro stabilito per l'elaborazione delle fatture rende più efficiente il reparto contabilità fornitori in quanto tiene traccia di ciò che è dovuto ai fornitori, garantire che i pagamenti siano correttamente approvati ed elaborare i pagamenti. Informazioni accurate sui debiti sono essenziali per produrre un bilancio accurato.

Quando può essere elaborata una fattura?

Una fattura può essere elaborata per il pagamento una volta che tutti i passaggi precedenti sono stati completati e la fattura è stata approvata e inserita nel sistema.

Come si elabora una fattura per il pagamento?

Qual è la registrazione prima nota per l'elaborazione delle fatture?

Una volta ricevuta la fattura del fornitore, deve essere inserito nel sistema contabile della tua azienda. Iscritta in bilancio come una passività, l'importo fatturato diventa un conto da pagare (AP) ed è comunemente compensato come spesa sul conto economico.

Come inserire una fattura nel sistema di contabilità fornitori in 5 passaggi

Utilizza questi cinque semplici passaggi per inserire una fattura nel sistema di contabilità fornitori:

1. Una volta approvata la fattura (utilizzando i passaggi sopra descritti), inserisci la fattura come credito nel conto fornitori della tua contabilità generale.
2. Una volta entrato, l'articolo è classificato come "fattura aperta".
3. Immettere la data di pagamento della fattura in base ai termini predeterminati (considerare l'opportunità di sfruttare le opportunità di sconto fornite).
4. Addebitare l'importo sui conti appropriati (la maggior parte delle voci PA sono registrate come spese nel conto economico, ma ci sono casi in cui una compensazione può essere registrata su attività anticipate o immobilizzazioni).
5. Una volta pagata una fattura aperta, viene rimosso dai debiti con un addebito e un credito in contropartita in contanti.

Automazione dell'elaborazione delle fatture

L'elaborazione manuale delle fatture richiede tempo, caro, e soggetto a errori. Ricerca di livello, stima che il 50% delle imprese deve ancora automatizzare i processi di contabilità fornitori, mentre il 24% esegue la scansione e invia per e-mail le proprie fatture e il 23% si affida a processi manuali. Il costo associato a questi processi manuali è elevato:laddove l'elaborazione manuale di una fattura costa circa $ 10, tale spesa precipita del 79% a $ 2,07 per fattura quando viene implementato il software di automazione dell'elaborazione delle fatture.

Automatizzando il processo di gestione delle fatture, i team contabili sono in grado di:

1. Elabora coerentemente le fatture dei fornitori in modo più rapido ed efficiente.
2. Evita di perdere fatture e la necessità di cercare o tornare dai fornitori per una copia di tali documenti.
3. Elimina le commissioni di ritardo che i fornitori addebitano quando le bollette non vengono pagate in tempo.
4. Approfitta degli sconti sul pagamento anticipato che molti fornitori offrono in cambio del pagamento delle bollette entro 10-15 giorni dal ricevimento.
5. Elimina il reinserimento manuale dei dati su più sistemi che richiede tempo, manodopera e fatica.
6. Supporta buoni rapporti con i fornitori in un mondo in cui il prossimo cliente è letteralmente a un tocco dello schermo o un clic del mouse.
7. Mantieni in movimento la catena di approvvigionamento assicurandoti che i fornitori vengano pagati e che i materiali/forniture fluiscano nella tua azienda come previsto.
8. Concentrati su progetti più importanti che sono fondamentali per il successo dell'azienda (rispetto alle attività ripetitive di inserimento dei dati).

Software di automazione dell'elaborazione delle fatture

Il software di elaborazione automatizzata delle fatture consente alle aziende di adottare un approccio più "a mani libere" alla gestione dei debiti. Aiuta anche a liberare i team di contabilità per concentrarsi su attività più importanti. Le funzionalità chiave del software includono la codifica standardizzata, flussi di lavoro di approvazione automatizzati, e dashboard che mostrano quali fornitori sono stati pagati, quali fatture sono impostate per il pagamento e quali devono ancora essere approvate.

Alcune piattaforme di automazione dell'elaborazione delle fatture si integrano direttamente con le piattaforme ERP, che aiuta ad aumentare la precisione e la tempestività dei pagamenti. Semplificando il processo di contabilità fornitori, queste piattaforme software aiutano le organizzazioni a migliorare la gestione della liquidità e ad accelerare il processo di chiusura finanziaria.