Cosa copre il rimborso miglia?

I datori di lavoro che chiedono ai dipendenti di utilizzare la propria auto per il lavoro pagano un rimborso chilometrico. Il motivo è semplice. I datori di lavoro possono assumere e trattenere meglio i dipendenti di qualità compensandoli per il costo della guida legata al lavoro. Il rimborso delle miglia copre le spese associate alla gestione di veicoli a motore come automobili, furgoni e SUV.

Tariffe standard IRS

Ogni anno, l'Agenzia delle Entrate fissa una tariffa standard per l'uso professionale dei veicoli. Per esempio, nel 2015 la tariffa era di 57,5 ​​centesimi per miglio. Il tasso di rimborso viene utilizzato per calcolare la detrazione fiscale quando i viaggi di lavoro non vengono rimborsati. La tariffa standard aziendale copre il costo di gestione di un veicolo medio, compresa la benzina, manutenzione e riparazione, assicurazione e ammortamento.

Cancellazioni di miglia non aziendali

Alcuni rimborsi sono per guida non professionale, ma ancora beneficiare di un'agevolazione fiscale. I viaggi per motivi di salute o trasloco potrebbero essere detratti o rimborsati a 23 centesimi per miglio a partire dal 2015. La tariffa per la guida durante lo svolgimento di attività di beneficenza è fissata per legge a 14 centesimi per miglio.

Chilometraggio consentito

HR Hero afferma che devono essere soddisfatti tre criteri affinché il rimborso del chilometraggio possa essere considerato una spesa aziendale. Primo, il rimborso può essere corrisposto solo per le trasferte direttamente legate al lavoro. Il pendolarismo tra la tua casa e il normale posto di lavoro non è un viaggio qualificato. Secondo, i dipendenti devono documentare la guida per motivi di lavoro. Finalmente, un dipendente deve restituire gli importi di rimborso in eccesso versati. I datori di lavoro non includono i rimborsi chilometrici qualificati come reddito, quindi è completamente esentasse per il dipendente. Un datore di lavoro può cancellare l'importo come una spesa aziendale.

Registrazione per il rimborso

I dipendenti in genere tengono un registro delle miglia per documentare la guida per motivi di lavoro. Inizia con il primo giorno dell'anno in cui l'auto viene utilizzata per lavoro e termina con la lettura del contachilometri l'ultimo giorno. Ogni voce deve indicare la data, il motivo commerciale per il chilometraggio e dove vai. Le letture iniziali e finali del contachilometri devono essere registrate. I datori di lavoro utilizzano queste informazioni per calcolare i rimborsi delle miglia moltiplicando le miglia guidate dalla tariffa standard dell'IRS.

Opzione spese effettive

I datori di lavoro generalmente non utilizzano le spese effettive del veicolo a causa dei requisiti di tenuta dei registri. Però, i dipendenti possono utilizzare le spese effettive se superano l'importo del rimborso. Per utilizzare i costi effettivi, un dipendente deve tenere un registro delle miglia e registrare i pagamenti assicurativi, acquisti di benzina, riparazioni e tutte le altre spese del veicolo. Una volta che il dipendente utilizza le spese effettive, non può riutilizzare l'aliquota standard se viene richiesto l'ammortamento anticipato. Possono essere richieste solo spese proporzionate all'uso professionale del veicolo. Ad esempio, se il 25% delle miglia percorse in un anno sono legate al lavoro, Il 25% delle spese effettive del veicolo può essere ammortizzato.