Lista di controllo definitiva per il conteggio dell'inventario fisico in 24 passaggi

Effettuare un conteggio dell'inventario fisico è un'attività importante per le aziende di ogni tipo. Mentre i rivenditori potrebbero venire in mente per la prima volta quando si pensa alla misurazione dell'inventario fisico, in verità, tutti i tipi di attività, dai produttori alle organizzazioni di servizi, hanno un inventario di qualche tipo.

Un conteggio dell'inventario fisico richiede attenzione ai dettagli, precisione e un processo ben congegnato. Una lista di controllo del conteggio dell'inventario fisico può essere un modo eccellente per assicurarti di comprendere e seguire i passaggi giusti, garantendo la precisione e sfruttando al massimo i vostri sforzi.

Che cos'è un conteggio dell'inventario fisico?

Come suggerisce il nome, un conteggio dell'inventario fisico è un'organizzazione, processo metodico e strutturato utilizzato per contare le azioni di un'azienda. Le aziende utilizzano i conteggi dell'inventario fisico per fornire un audit o una verifica dei dati nei sistemi di inventario e condurli a orari programmati che in genere coincidono con i periodi di rendicontazione finanziaria. Anche i conteggi delle scorte sono fondamentali per garantire l'affidabilità delle previsioni di vendita e acquisto.

Esistono due metodi principali per eseguire un conteggio dell'inventario fisico:

• Manuale — Usare carta e matita per contare e registrare l'inventario.
• Elettronico — Basandosi su tecnologie come scanner, RFID, codici a barre o dispositivi mobili per contare gli articoli.

Se stai cercando di determinare il modo migliore per contare l'inventario, le aziende spesso scelgono il conteggio del ciclo. Il software di conteggio dei cicli e di controllo dell'inventario può aiutare a eliminare le cause alla radice degli errori creando processi di controllo più affidabili. Il supporto di una strategia di conteggio del ciclo con un software di gestione dell'inventario può richiedere automaticamente ai dipendenti di contare determinati articoli e classificare i prodotti in base al volume o al valore. In definitiva, questo porta a informazioni di inventario più accurate e a una migliore garanzia di qualità.

L'obiettivo finale nell'effettuare un conteggio dell'inventario fisico è che i record corrispondano il più possibile ai prodotti a disposizione.

Lista di controllo per il conteggio dell'inventario fisico in 24 fasi

Quando si esegue un conteggio dell'inventario fisico, i dipendenti devono adottare diversi passaggi per garantire che il processo sia il più fluido e accurato possibile. Ecco una lista di controllo del conteggio dell'inventario fisico - che copre il pre-conteggio, durante il conteggio e dopo il conteggio.

Pre-conteggio

• Selezionare e informare i dipendenti coinvolti nel conteggio dell'inventario fisico. Può essere una combinazione di dipendenti esperti e nuovi, ma vuoi selezionare affidabile, dipendenti attenti ai dettagli e coscienziosi. Metti questi dipendenti in coppie in cui un dipendente conta e l'altro registra.
• Programma un orario per il conteggio. Questo viene generalmente fatto al di fuori del normale orario lavorativo e dopo i periodi di punta della stagione, soprattutto in contesti di vendita al dettaglio, per evitare di disturbare i clienti e le operazioni quotidiane.
• Formare tutti i dipendenti coinvolti nel conteggio dell'inventario fisico. Assicurati che ricevano dettagli chiari sui passaggi che devono intraprendere e su come condurre e documentare il conteggio.
• Organizza il tuo conteggio per posizione piuttosto che per prodotto. Ciò aiuta a rendere il processo più efficiente e fornisce un modo ordinato per i dipendenti di condurre il conteggio dell'inventario.
• Crea mappe o diagrammi indicando le aree di conteggio ed etichettando chiaramente l'inventario immagazzinato in ciascuna area.
• Assicurati che tutto l'inventario sia chiaramente etichettato con etichette fisse (quindi non è probabile che si spostino o cadano dagli scaffali) e tali etichette sono facili da trovare e leggere, se non si utilizza la gestione dei contenitori.
• Assegna i dipendenti ad aree specifiche che sono responsabili del conteggio. Ciò aiuta a gestire il processo di conteggio e semplifica l'identificazione dei dipendenti che potrebbero aver bisogno di fornire o chiarire le informazioni al termine del conteggio.
• Tieni traccia di tutti i prodotti in spedizione che immagazzini separatamente. Evita di includerli nello stesso conteggio degli altri articoli dell'inventario. L'inventario in conto deposito si riferisce agli articoli che continuano a essere di proprietà del produttore mentre un'altra società (come un rivenditore o un distributore) li immagazzina e li spedisce ai clienti, pagando solo l'inventario una volta venduto.
• Ottieni tag di conteggio. I tag di conteggio sono moduli in due parti che vengono compilati da coloro che effettuano il conteggio dell'inventario fisico. Sono numerati per aiutare a documentare l'inventario e garantire un'accurata tenuta dei registri. Scanner e altri dispositivi di conteggio elettronici automatizzano questo processo.
• Fare piani per osservare le aree in cui viene conteggiato l'inventario . Considerare la pianificazione di "visite a sorpresa, "soprattutto nelle zone dove si trovano oggetti di valore, per ridurre le possibilità di furto o frode.

Durante il Conte

• Designare una persona per dimostrare il processo il giorno del conteggio per garantire che i dipendenti capiscano cosa stanno facendo e come funziona il processo. Assicurati che tutti ricevano esempi del metodo di documentazione che usi come guida da seguire.
• Evitare di interrompere tutte le attività in magazzino. Ma è fondamentale assicurarsi che nessuno stock entri o esca dall'area mentre si verifica il conteggio dell'inventario fisico. Ciò porterà a confusione e aumenterà le possibilità di errori.
• I membri del team devono compilare un tag di conteggio , allegando una copia all'articolo di inventario e conservando l'altra copia indipendentemente dal fatto che stiano contando manualmente o utilizzando uno scanner. Il responsabile del progetto raccoglie i tag e conferma che sono stati compilati in modo appropriato e che non mancano i tag.
• I tag dovrebbero essere rivisti per verificarne l'accuratezza , poi dato ai membri del personale incaricato di inserire le informazioni nel sistema di gestione dell'inventario. Se utilizzi scanner, questo non sarà necessario poiché le informazioni vengono automaticamente alimentate nel sistema.
• Poiché le aree vengono contate, il personale dovrebbe contrassegnarli quindi è chiaro che il conteggio dell'inventario è già stato effettuato in quella zona.
• Condurre controlli a campione è un passaggio cruciale per garantire l'accuratezza e aiutare a individuare potenziali errori o interruzioni del processo che devono essere corretti.
• Lascia gli oggetti smarriti dove sono se ne incontri qualcuno durante il conteggio.
• Condurre un tour finale delle aree da contare. Esegui questo passaggio per assicurarti che tutti gli elementi siano stati taggati, indicando che sono stati contati.
• Pianifica il tempo per le pause e fornisci cibo e bevande ai dipendenti per ringraziarli del loro contributo, soprattutto quando i conteggi si verificano al di fuori del normale orario di lavoro.

Post-conteggio

• Analizzare i risultati del conteggio dell'inventario fisico per identificare e risolvere eventuali aree problematiche o dove potrebbero essere necessari miglioramenti del processo per migliorare l'accuratezza dell'inventario.
• Comunicare ampiamente con i dipendenti , non solo quelli coinvolti nel conteggio, ma tutti i dipendenti dell'organizzazione. Fai sapere loro i risultati dei conteggi fisici, eventuali discrepanze importanti, e cercare il loro contributo su ciò che potrebbe aver portato a queste discrepanze.
• Adottare misure per indagare su eventuali sospetti di furto se il conteggio dell'inventario ha sollevato tali preoccupazioni.
• Adottare misure per valutare e aggiornare le procedure , implementare il conteggio del ciclo per facilitare i conteggi futuri, e istituire una formazione o migliorare la comunicazione se il conteggio dell'inventario fisico suggerisce un errore del dipendente.
• Riconosci e premia i dipendenti nelle aree in cui il conteggio dell'inventario ha mostrato elevati livelli di accuratezza. Offri un feedback costruttivo ai dipendenti nelle aree in cui erano presenti incongruenze significative. Cerca il loro contributo per stabilire nuove politiche, procedure e pratiche per ridurre al minimo tali problemi in futuro.

Vai oltre i fogli di calcolo con il software di gestione dell'inventario

Mentre alcune aziende utilizzano fogli di calcolo o persino carta per gestire l'inventario, questa è ben lungi dall'essere una soluzione ideale. Non solo questi approcci sono soggetti a errori, ma non riescono a offrire la funzionalità più solida del software di gestione dell'inventario che può aiutare a ridurre al minimo gli sprechi e massimizzare la capacità di prendere decisioni informate relative ad acquisti e vendite.

Il software di gestione dell'inventario cloud di oggi è in grado di tenere traccia dei prodotti in numerose località e offre alla tua forza lavoro l'accesso a dati sempre aggiornati sui livelli di inventario. Questa tecnologia può automatizzare il rifornimento, monitoraggio di lotti e seriali e conteggio dei cicli. Il sistema giusto aiuterà a stabilire migliori pratiche di gestione dell'inventario che ti aiutano a risparmiare tempo, ridurre gli errori e fornire al personale di gestione le informazioni necessarie per prendere decisioni aziendali essenziali.

Un sistema di gestione dell'inventario e il conteggio del ciclo possono ridurre la frequenza dei conteggi fisici poiché ogni articolo viene tracciato mentre entra, si sposta e lascia la struttura producendo meno discrepanze da risolvere. Quando è necessario completare un conteggio fisico, saranno più veloci e precisi con questo software in atto. Ciò è particolarmente vero per le aziende che utilizzano scanner collegati alla soluzione di gestione dell'inventario.

La gestione dell'inventario è un elemento critico delle operazioni di qualsiasi azienda e ha un impatto significativo sui profitti e sul successo complessivo. L'esecuzione regolare di conteggi dell'inventario fisico, spesso in concomitanza con i cicli annuali di budgeting e reporting, garantisce registrazioni accurate e aiuta con scelte importanti sui livelli delle scorte per soddisfare la domanda dei clienti e garantire la continuità delle operazioni aziendali. L'utilizzo della tecnologia per migliorare il processo di gestione dell'inventario e semplificare i conteggi fisici può aiutare la tua azienda a ridurre i costi di gestione e aumentare il flusso di cassa.