Come creare una dashboard di gestione dell'inventario

Come imprenditore di eCommerce, tutto il tuo focus è sulle vendite, sui tuoi clienti e sulla tua gamma di prodotti. Anche se la gestione delle scorte potrebbe non essere in cima alla tua lista di priorità, una buona gestione delle scorte può migliorare la tua liquidità e i tuoi profitti quando la rendi parte della tua routine quotidiana.

Ottieni le metriche giuste

È probabile che tu abbia già una buona comprensione dei costi di trasporto del tuo inventario. Tieni traccia delle fatture e cerca le aree in cui puoi ridurre l'importo da pagare. Cerca di negoziare contratti migliori o migliorare i tuoi processi interni nella gestione delle scorte e negli ordini.

Tuttavia, alcuni problemi non sono direttamente visibili in questo approccio contabile. Per ottenere visibilità sul capitale bloccato nell'inventario e sui costi evitabili causati da livelli di stock errati, è necessario progettare gli strumenti giusti per rendere visibili i potenziali problemi e misurare i miglioramenti.

Da una prospettiva di alto livello, desideri soddisfare tutti gli ordini dei clienti, al costo più basso e all'inventario più basso. Con questi 3 elementi fondamentali, monitorerai le prestazioni complessive della tua catena di approvvigionamento. Tuttavia, quando si tratta di scomporre questo in metriche operative e misurabili, non esiste un'unica soluzione adatta a tutti. La scelta giusta delle metriche dipende dalla tua strategia aziendale e su cosa vuoi concentrarti. Devi impostare la tua dashboard individuale. La scelta dei KPI giusti da monitorare ha un impatto incredibile sul tuo successo e avvia azioni per migliorare le prestazioni della tua catena di approvvigionamento.

Tieni d'occhio i dettagli

La dashboard di gestione dell'inventario avrà una prospettiva di alto livello, ma le informazioni cruciali arriveranno sempre a livello di articolo. Alla fine della giornata, la gestione delle scorte avviene sempre a livello di articolo, misurando l'unità di mantenimento delle scorte (SKU) per SKU. Dopotutto, quando stai negoziando con i tuoi fornitori, guarderai le quantità degli ordini dei singoli SKU.

Su cosa concentrarsi?

Prima di entrare nelle singole metriche, è utile raggrupparle in base alla direzione in cui è necessario intraprendere un'azione per migliorare le prestazioni. La dashboard di gestione dell'inventario coprirà i seguenti tre gruppi:

• Centrata sul cliente:come ti comporti agli occhi del tuo cliente
• Incentrato sul fornitore:come stanno andando i tuoi fornitori
• Vista interna:misurare i tuoi processi interni

1. Incentrato sul cliente:negli occhi del cliente

Le metriche incentrate sul cliente misurano come il cliente percepisce il tuo servizio. Sei un loro distributore o fornitore affidabile? Quanto sei reattivo? Le metriche più utilizzate sono:

• Tasso di riempimento :Quanti ordini sei stato in grado di evadere immediatamente esaurito il tuo stock
• Ordine arretrato :Quanti ordini non riesci a evadere immediatamente?
• Altri potenziali KPI:
  • Tempo di consegna dell'ordine:quanto tempo deve aspettare il tuo cliente?
  • Ordini scaduti che verranno spediti completamente ma non in tempo.
  • Precisione dell'ordine in cui il fallimento si traduce in consegne restituite o non pagate, il cliente si lamenta di quantità, qualità, posizione o tempistiche errate ecc.

2. Incentrato sul fornitore:valutazione del fornitore

La valutazione del fornitore è un argomento completo di per sé ed è fondamentale per le tue prestazioni come distributore o grossista. Quando stai cercando di capire quali fornitori stanno contribuendo maggiormente alla tua attività, dovresti impostare uno strumento di valutazione dei fornitori che combini le informazioni provenienti da diverse fonti. Una valutazione molto importante è la qualità dei loro servizi. Puoi usarlo per miglioramenti interni, ma anche per negoziare con loro. Avere un track record completo dei tuoi fornitori ti consentirà di valutare le loro prestazioni e questo ti mette in una posizione più forte per il prossimo round di negoziazione. Le metriche comuni dei fornitori riguardano la misurazione dell'affidabilità della consegna del fornitore come:

• Precisione del fornitore
• Precisione di ricezione
• Altre potenziali metriche:
  Classificare e registrare i problemi di qualità. Tieni traccia delle azioni che hai intrapreso per risolvere i problemi di qualità:le hai restituite, richiesto lo sconto o hai accettato la deviazione, perché non era essenziale per la tua attività?

La cosa più importante per te è valutare i fornitori e fare attenzione a qualsiasi deterioramento della qualità del loro servizio e dei prodotti. Anche se le deviazioni sono minori, dovresti tenerne traccia. Potresti scoprire che alcuni fornitori si discostano solo leggermente ma costantemente dalle tue richieste. Anche se riesci a gestire queste deviazioni, è uno sforzo aggiuntivo e dovrebbe essere evitato. Idealmente, dovresti avere uno schema di sanzioni in atto. In ogni caso, puoi utilizzare questi cali di qualità nel prossimo round di negoziazione.

3. Vista interna:Performance operativa

Infine c'è la terza serie di KPI che misura le tue prestazioni interne. Anche se i tuoi clienti sono completamente soddisfatti del tuo tasso di riempimento del 100% e tutti i tuoi fornitori forniscono con perfetta precisione, il tuo processo interno e la tua organizzazione possono comportare profitti o perdite senza influire sui tuoi clienti o fornitori. Per cominciare, guardare la quantità di capitale bloccato nel tuo inventario e per quanto tempo tieni le tue scorte in magazzino prima che vengano vendute può fare la differenza per la tua attività. Esempi tipici sono:

• Valore dell'inventario
• Fatturazione delle scorte
• Costi di trasporto
• Esaurimento delle scorte :il motivo dell'esaurimento delle scorte può essere causato da un'elevata domanda imprevista, da un errore di consegna o da una falsa valutazione interna per riordinare.
• Altri potenziali KPI:
• Scorte in eccesso , azioni che detieni più a lungo del periodo medio di conservazione delle scorte, per qualsiasi motivo. Per prima cosa devi definire lo stock massimo che vuoi detenere per ogni SKU. Qualsiasi importo al di sopra di questa soglia è una scorta in eccesso che sta bloccando il tuo capitale.
• Giorni previsti per la vendita dell'inventario :Rendi i KPI di rotazione delle scorte più tangibili e lungimiranti:dividi il valore delle azioni al prezzo di mercato per le previsioni di vendita giornaliere. In questo modo ottieni una buona comprensione di come i livelli delle scorte siano correlati alle tue aspettative di vendita. Sulla base di una previsione di vendita affidabile, puoi facilmente individuare le scorte in eccesso dove devi agire e le SKU che si stanno esaurendo.

Dopo aver deciso le metriche per la tua attività, devi esaminarle regolarmente e pianificare approfondimenti sui singoli SKU e fornitori. Essendo proattivo, sarai in grado di anticipare i problemi invece di reagire ai problemi di inventario solo quando si verificano.

Informazioni sull'autore:

Thorsten Ohm è un cofondatore di Waypoint Ventures. Vanta 20 anni di esperienza internazionale in diverse aree geografiche, dove ha creato organizzazioni e sviluppato imprese. In qualità di dirigente aziendale senior e membro del consiglio di amministrazione, ha esperienza nella crescita organica delle attività e tramite fusioni e acquisizioni. Waypoint Ventures aiuta le aziende ad accelerare la propria crescita, migliorare le proprie prestazioni ed entrare in nuove attività o mercati.