Come scrivere una lettera di rifiuto di pagamento

Se ti ritrovi in ​​una controversia con un'azienda o un fornitore di servizi e non ritieni di dover pagare quel conto, è fondamentale far sapere all'altra parte il motivo. Scrivere una lettera mette tutto agli atti ed evita la confusione che può creare una telefonata se la questione finisce in tribunale. Essere chiaro, professionale e conciso nella tua lettera di rifiuto di pagamento, dettagliando qual è il problema e perché stai intraprendendo questa azione.

Passo 1

Formatta il tuo documento come una lettera commerciale, indirizzata al titolare dell'azienda, il tuo account manager, o il dipartimento specifico con cui stai avendo una controversia. Assicurati che il destinatario abbia il potere di fare qualcosa per la situazione:è una perdita di tempo inviarlo a qualcuno senza l'autorità di annullare il conto anche se lo desidera.

Passo 2

Descrivi la transazione in questione. Sii specifico su ora e data, il personale con cui hai interagito e la natura del contratto. Per esempio, potresti notare che "Nel pomeriggio del 21 maggio, Ho fatto il check-in nel tuo hotel al 300 di Main Street. Tobia, l'agente che ha preso la mia prenotazione, mi ha assicurato che durante i lavori in corso nella struttura, la mia stanza era adatta all'occupazione."

Passaggio 3

Indica il problema specifico che sta dietro al tuo rifiuto di pagare per il prodotto o servizio concordato. Dettaglia come ciò che hai ricevuto non ha soddisfatto le aspettative concordate. Se il prodotto che hai ordinato è stato travisato dal venditore e non aveva le funzionalità di cui avevi bisogno, Per esempio, includere tali informazioni. Se un hotel si pubblicizzava come una struttura a cinque stelle solo per avere un tetto che perde invece di uno scivolo d'acqua, lo dica nella lettera.

Passaggio 4

Annota tutti gli sforzi che hai già fatto per risolvere la situazione. Ancora, dettagli specifici sono utili. Dire "ho chiamato una dozzina di volte" può sembrare un'esagerazione, ma citando le date e gli orari delle chiamate rende un record più persuasivo.

Passaggio 5

Includi la tua storia con l'azienda in questione. Non spendere tre pagine per dettagliare ogni transazione, ma una frase o due che trattano la tua relazione storica possono essere utili. Se sei cliente da anni, questa è una credibilità aggiuntiva per la tua richiesta.

Passaggio 6

Chiudi ribadendo che non pagherai l'importo in questione, e richiedi conferma che gli articoli sono stati rimossi dal tuo account. Chiedi conferma di ciò per iscritto.

Consiglio

Includi qualsiasi documentazione di supporto quando invii la lettera. Se hai prove di un addebito errato o di una pubblicità ingannevole, che le prove sosterranno il tuo caso.

Avvertimento

Conserva sempre una copia della tua lettera per i tuoi archivi.