Introduzione ai sistemi informativi contabili (AIS)

Un sistema informativo contabile (AIS) è una struttura che un'azienda utilizza per raccogliere, negozio, maneggio, processi, recuperare, e riportare i suoi dati finanziari in modo che possano essere utilizzati dai contabili, consulenti, analisti aziendali, dirigenti, direttori finanziari (CFO), revisori dei conti, regolatori, e agenzie fiscali.

Contabili appositamente formati lavorano a fondo con l'AIS per garantire il massimo livello di accuratezza nelle transazioni finanziarie e nella tenuta dei registri di un'azienda, oltre a rendere i dati finanziari facilmente disponibili a coloro che hanno legittimamente bisogno di accedervi, il tutto mantenendo i dati intatti e al sicuro.

Punti chiave

• Un sistema informativo contabile (AIS) viene utilizzato dalle aziende per raccogliere, negozio, maneggio, processi, recuperare, e riportare i dati finanziari.
• L'AIS può essere utilizzato da commercialisti, consulenti, analisti aziendali, dirigenti, direttori finanziari, revisori dei conti, e regolatori.
• Un AIS aiuta i diversi reparti all'interno di un'azienda a lavorare insieme.
• Un AIS efficace utilizza hardware e software per archiviare e recuperare efficacemente i dati.
• I controlli interni ed esterni di un AIS sono fondamentali per proteggere i dati sensibili di un'azienda.

Introduzione ai sistemi informativi contabili

Comprensione dei sistemi informativi contabili (AIS)

Un sistema informativo contabile è un modo per tenere traccia di tutte le attività contabili e commerciali di un'azienda. I sistemi informativi contabili sono generalmente costituiti da sei componenti principali:persone, procedure e istruzioni, dati, Software, infrastrutture informatiche, e controlli interni. Di seguito è riportato un dettaglio di ciascun componente.

1. Persone AIS

Le persone in un AIS sono gli utenti del sistema. Un AIS aiuta i diversi reparti all'interno di un'azienda a lavorare insieme. I professionisti che potrebbero aver bisogno di utilizzare l'AIS di un'organizzazione includono:

• ragionieri
• Consulenti
• Analisti aziendali
• manager
• Direttori finanziari
• Revisori dei conti

Per esempio, la direzione può stabilire obiettivi di vendita per i quali il personale può quindi ordinare la quantità appropriata di inventario. L'ordine di inventario notifica al reparto contabilità un nuovo debito. Quando le vendite vengono effettuate in un'azienda, le persone e i reparti coinvolti nel processo di vendita potrebbero includere quanto segue:

1. I venditori inseriscono gli ordini dei clienti nell'AIS.
2. Contabilità fattura o invia una fattura al cliente.
3. Il magazzino assembla l'ordine.
4. Il reparto spedizioni invia l'ordine al cliente.
5. L'ufficio contabilità riceve una notifica di un nuovo credito, che è un IOU dal cliente che in genere viene pagato entro 30, 60, o 90 giorni.
6. Il servizio clienti tiene traccia dell'ordine e delle spedizioni dei clienti.
7. Il management utilizza AIS per creare report di vendita ed eseguire analisi dei costi, che può includere l'inventario, spedizione, e costi di produzione.

Con un AIS ben progettato, tutti all'interno di un'organizzazione possono accedere allo stesso sistema e recuperare le stesse informazioni. Un AIS semplifica anche il processo di segnalazione delle informazioni a persone esterne all'organizzazione, quando necessario.

Per esempio, i consulenti potrebbero utilizzare le informazioni in un AIS per analizzare l'efficacia della struttura dei prezzi dell'azienda esaminando i dati sui costi, dati di vendita, e ricavi. Anche, i revisori possono utilizzare i dati per valutare i controlli interni di un'azienda, condizione finanziaria, e il rispetto di normative come il Sarbanes-Oxley Act (SOX).

L'AIS dovrebbe essere progettato per soddisfare le esigenze delle persone che lo utilizzeranno. Il sistema dovrebbe anche essere facile da usare e dovrebbe migliorare, non ostacolare l'efficienza.

2. Procedure e istruzioni

La procedura e le istruzioni di un AIS sono i metodi che utilizza per raccogliere, immagazzinare, recupero, ed elaborazione dati. Questi metodi sono sia manuali che automatizzati. I dati possono provenire da entrambe le fonti interne (es. dipendenti) e fonti esterne (es. ordini online dei clienti). Le procedure e le istruzioni saranno codificate nel software AIS. Però, le procedure e le istruzioni dovrebbero anche essere "codificate" nei dipendenti attraverso la documentazione e la formazione. Le procedure e le istruzioni devono essere seguite coerentemente per essere efficaci.

3. Dati AIS

Un AIS deve avere una struttura di database per memorizzare informazioni, come linguaggio di query strutturato (SQL), che è un linguaggio informatico comunemente usato per i database. SQL consente di manipolare e recuperare i dati presenti nell'AIS per scopi di reportistica. L'AIS avrà anche bisogno di varie schermate di input per i diversi tipi di utenti del sistema e di immissione dei dati, così come diversi formati di output per soddisfare le esigenze di diversi utenti e vari tipi di informazioni.

I dati contenuti in un AIS sono tutte le informazioni finanziarie pertinenti alle pratiche commerciali dell'organizzazione. Tutti i dati aziendali che influiscono sulle finanze dell'azienda dovrebbero essere inseriti in un AIS.

Il tipo di dati inclusi in un AIS dipende dalla natura dell'impresa, ma può consistere in quanto segue:

• Ordini di vendita
• Dichiarazioni di fatturazione del cliente
• Rapporti di analisi delle vendite
• Richieste di acquisto
• Fatture fornitore
• Controlla i registri
• Libro mastro generale
• Dati di inventario
• Informazioni sui salari
• Cronometraggio
• Informazioni fiscali

I dati possono essere utilizzati per preparare rendiconti contabili e relazioni finanziarie, compreso l'invecchiamento dei crediti, piani di ammortamento o ammortamento, un bilancio di prova, e un conto profitti e perdite. Avere tutti questi dati in un unico posto, nell'AIS, facilita la tenuta dei registri di un'azienda, segnalazione, analisi, revisione, e attività decisionali. Affinché i dati siano utili, deve essere completo, accurato, e pertinente.

D'altra parte, esempi di dati che non andrebbero in un AIS includono promemoria, corrispondenza, presentazioni, e manuali. Questi documenti potrebbero avere una relazione tangenziale con le finanze dell'azienda, ma, escluse le note standard, non fanno realmente parte della tenuta dei registri finanziari dell'azienda.

4. Software AIS

Il componente software di un AIS sono i programmi informatici utilizzati per memorizzare, recuperare, processi, e analizzare i dati finanziari dell'azienda. Prima che esistessero i computer, un AIS era un manuale, sistema cartaceo, ma oggi, la maggior parte delle aziende utilizza software per computer come base dell'AIS. Le piccole imprese potrebbero utilizzare Quickbooks di Intuit o Sage 50 Accounting di Sage, ma ce ne sono altri.  Le aziende di piccole e medie dimensioni potrebbero utilizzare Business One di SAP. Le aziende di medie e grandi dimensioni potrebbero utilizzare Dynamics GP di Microsoft, MAS 90 di Sage Group, o MAS 200, PeopleSoft di Oracle, o Epicor Financial Management.   

Qualità, affidabilità, e la sicurezza sono componenti chiave di un software AIS efficace. I manager si affidano alle informazioni che produce per prendere decisioni per l'azienda, e hanno bisogno di informazioni di alta qualità per prendere decisioni valide.

I programmi software AIS possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze uniche di diversi tipi di attività. Se un programma esistente non soddisfa le esigenze di un'azienda, il software può anche essere sviluppato internamente con un contributo sostanziale da parte degli utenti finali o può essere sviluppato da una società terza specificatamente per l'organizzazione. Il sistema potrebbe anche essere affidato a un'azienda specializzata.

Per le società quotate, indipendentemente dal programma software e dalle opzioni di personalizzazione scelte dall'azienda, I regolamenti Sarbanes-Oxley detteranno in una certa misura la struttura dell'AIS. Questo perché i regolamenti SOX stabiliscono controlli interni e procedure di revisione contabile a cui le aziende pubbliche devono conformarsi.

5. Infrastruttura IT

L'infrastruttura della tecnologia dell'informazione è solo un nome di fantasia per l'hardware utilizzato per far funzionare il sistema informativo contabile. La maggior parte di questi elementi hardware che un'azienda dovrebbe comunque avere e può includere quanto segue:

• Computer
• Dispositivi mobili
• Server
• Stampanti
• Protezione contro le sovratensioni
• Router
• Supporti di memorizzazione
• Un alimentatore di riserva

Oltre al costo, i fattori da considerare nella scelta dell'hardware includono velocità, capacità di archiviazione, e se può essere ampliato e aggiornato.

Forse la cosa più importante, l'hardware selezionato per un AIS deve essere compatibile con il software previsto. Idealmente, non sarebbe solo compatibile, ma ottimale:un sistema goffo sarà molto meno utile di uno veloce. Un modo in cui le aziende possono soddisfare facilmente i requisiti di compatibilità hardware e software è l'acquisto di un sistema chiavi in ​​mano che includa sia l'hardware che il software di cui l'azienda ha bisogno. Acquistare un impianto chiavi in ​​mano significa, teoricamente, che l'azienda otterrà una combinazione ottimale di hardware e software per il proprio AIS.

Un buon AIS dovrebbe includere anche un piano per il mantenimento, servizio, sostituzione, e l'aggiornamento dei componenti del sistema hardware, nonché un piano per lo smaltimento di hardware rotto e obsoleto, in modo che i dati sensibili vengano completamente distrutti.

6. Controlli interni

I controlli interni di un AIS sono le misure di sicurezza che contiene per proteggere i dati sensibili. Questi possono essere semplici come password o complessi come l'identificazione biometrica. I protocolli di sicurezza biometrici potrebbero includere la memorizzazione di caratteristiche umane che non cambiano nel tempo, come le impronte digitali, voce, e riconoscimento facciale.

Un AIS deve disporre di controlli interni per proteggere dall'accesso non autorizzato al computer e per limitare l'accesso agli utenti autorizzati, che include alcuni utenti all'interno dell'azienda. Deve inoltre impedire l'accesso non autorizzato ai file da parte di individui autorizzati ad accedere solo a determinate parti del sistema.

Un AIS contiene informazioni riservate appartenenti non solo all'azienda ma anche ai suoi dipendenti e clienti. Questi dati possono includere:

• Numeri di previdenza sociale
• Salario e informazioni sul personale
• Numeri di carta di credito
• Informazioni per il cliente
• Dati finanziari dell'azienda
• Informazioni finanziarie di fornitori e venditori

Tutti i dati in un AIS dovrebbero essere crittografati, e l'accesso al sistema dovrebbe essere registrato e sorvegliato. Anche l'attività del sistema dovrebbe essere tracciabile.

Un AIS necessita anche di controlli interni che lo proteggano da virus informatici, hacker, e altre minacce interne ed esterne alla sicurezza della rete. Deve inoltre essere protetto da disastri naturali e sbalzi di tensione che possono causare la perdita di dati.

Esempi del mondo reale di sistemi informativi contabili

Un AIS ben progettato consente a un'azienda di funzionare senza intoppi giorno per giorno, mentre un AIS mal progettato può ostacolarne il funzionamento. Il terzo utilizzo per un AIS è che, quando un'azienda è in difficoltà, i dati nel suo AIS possono essere utilizzati per scoprire la storia di ciò che è andato storto. I casi di WorldCom e Lehman Brothers forniscono due esempi.

WorldCom

Nel 2002, I revisori interni di WorldCom Eugene Morse e Cynthia Cooper hanno utilizzato l'AIS dell'azienda per scoprire quasi 4 miliardi di dollari in allocazioni di spese fraudolente e altre registrazioni contabili. La loro indagine ha portato alla chiusura del CFO Scott Sullivan, così come la nuova legislazione, la sezione 404 del Sarbanes-Oxley Act, che regola i controlli e le procedure finanziarie interne delle società. 

Lehman Brothers

Quando si indaga sulle cause del crollo di Lehman, una revisione del suo AIS e di altri sistemi di dati è stata una componente chiave, insieme alla raccolta e alla revisione dei documenti, più le interviste ai testimoni. La ricerca delle cause del fallimento della società "ha richiesto un'ampia indagine e revisione del funzionamento di Lehman, commercio, valutazione, finanziario, contabilità, e altri sistemi di dati, "secondo il 2, 200 pagine, relazione dell'esaminatore in nove volumi.

I sistemi di Lehman forniscono un esempio di come dovrebbe essere un AIS non essere strutturato. La relazione dell'esaminatore Anton R. Valukas afferma:"Al momento della dichiarazione di fallimento, Lehman ha mantenuto un patchwork di oltre 2, 600 sistemi software e applicazioni... Molti dei sistemi di Lehman erano arcani, obsoleto o non standard."

L'esaminatore ha deciso di concentrare i suoi sforzi sui 96 sistemi che sembravano più rilevanti. Questo esame richiedeva formazione, studio, e prove ed errori solo per imparare a usare i sistemi.

Il rapporto di Valukas ha anche osservato, "I sistemi di Lehman erano altamente interdipendenti, ma le loro relazioni erano difficili da decifrare e non ben documentate. Ci è voluto uno sforzo straordinario per districare questi sistemi per ottenere le informazioni necessarie."

La linea di fondo

I sei componenti di un AIS lavorano tutti insieme per aiutare i dipendenti chiave a raccogliere, negozio, maneggio, processi, recuperare, e riportare i propri dati finanziari. Avere un sistema informativo contabile ben sviluppato e mantenuto, efficiente e accurato è una componente indispensabile di un'attività di successo.