Come funziona il processo di contabilità fornitori in 5 passaggi

L'elaborazione della contabilità fornitori fa parte del ciclo contabile. In qualità di proprietario di una piccola impresa, dovrai prestare attenzione al ciclo della contabilità fornitori e apprendere il flusso di processo della contabilità fornitori.

Se sei un'azienda molto piccola, è probabile che tu possa pagare le bollette non appena le ricevi. Tuttavia, se hai più fatture da pagare, probabilmente le aggiungerai ai conti da pagare in un secondo momento.

Panoramica:cosa sono i conti da pagare?

Contabilità fornitori si riferisce a quanto dovuto per gli articoli acquistati a credito. Ogni volta che acquisti beni o servizi, l'importo dovuto per tali beni e servizi viene aggiunto al saldo della tua contabilità fornitori.

Poiché tutti questi articoli o servizi sono stati acquistati a credito, con l'importo dovuto e pagabile entro un determinato periodo di tempo, è possibile valutare una penale per ritardo o una penale se l'importo non viene pagato entro il termine concordato.

La contabilità fornitori è un conto passivo, quindi se utilizzi la contabilità in partita doppia, qualsiasi aumento su questo conto verrà registrato come credito, con un corrispondente addebito su un conto spese.

Quando le voci di Contabilità fornitori vengono pagate, viene addebitata la Contabilità fornitori, con accredito in contanti.

Se ricordi dalle basi della contabilità, la contabilità fornitori è un conto permanente, quindi le tue registrazioni di chiusura non influiranno su questo conto.

Contabilità fornitori e creditori:qual è la differenza?

Sia i conti attivi che i conti attivi sono parti vitali del processo contabile. I debiti, come spiegato in precedenza, sono ciò che è dovuto a fornitori o prestatori di servizi per prodotti ricevuti o servizi resi. I debiti verso fornitori sono considerati passività, poiché si tratta di denaro dovuto.

D'altra parte, i crediti (A/R) sono denaro dovuto a te per beni o servizi che hai fornito ai tuoi clienti a credito. I saldi dei conti attivi sono considerati un'attività, poiché quel numero indica quanto denaro ti è dovuto dai tuoi clienti. Conoscere questo numero entra in gioco quando si approfondiscono approfondimenti aziendali calcolando il fatturato dei clienti.

Come funziona il processo di contabilità fornitori

La corretta procedura di contabilità fornitori inizia con un buon piano dei conti, che consente di registrare le spese sul conto corretto. Il processo è completo quando si emette un assegno o un pagamento elettronico al venditore per l'importo dovuto entro la data di scadenza indicata.

Se sei abituato a gestire le tue fatture personali, non dovresti avere problemi a passare alla procedura di contabilità fornitori. Tuttavia, ci sono alcune cose che devi fare per preparare ed elaborare correttamente i conti pagabili.

Passaggio 1:crea il tuo piano dei conti

La creazione di un piano dei conti che funzioni con la tua attività è una delle cose più importanti che devi fare prima di iniziare a elaborare i conti da pagare. Il tuo piano dei conti è il luogo in cui risiedono tutte le tue transazioni contabili e la contabilità fornitori non fa eccezione.

Sebbene la maggior parte delle applicazioni software di contabilità includa un piano dei conti predefinito, assicurati di aggiungere eventuali conti aggiuntivi per monitorare correttamente le spese dovute. Puoi anche impostare il tuo piano dei conti su un software per fogli di calcolo come Microsoft Excel.

Fase 2:impostazione dei dettagli del fornitore

Se hai appena avviato la tua attività, probabilmente dovrai impostare i tuoi fornitori. Sia che tu stia monitorando le transazioni contabili utilizzando un software per fogli di calcolo o un software di contabilità, dovrai registrare i dettagli del fornitore.

Se utilizzi un software di contabilità, puoi impostare i dettagli del fornitore direttamente nell'applicazione, inclusi i termini di contabilità o di pagamento forniti dal fornitore. Questi termini contabili indicano quanto tempo il venditore o fornitore ti concede per pagare la fattura. I termini di pagamento comuni includono:

• Netto 10
• Netto 30
• 60 netti

Ad esempio, se il tuo fornitore ti invia una fattura con termini di pagamento di Net 30 e la fattura è datata 15 dicembre, dovrai effettuare il pagamento al più tardi entro il 14 gennaio affinché il pagamento non venga considerato in ritardo.

Un altro termine di pagamento comunemente utilizzato, in particolare tra i fornitori, è 2/10 Net 30. Utilizzando la stessa data di fatturazione (15 dicembre), questo termine significa che se paghi la fattura entro il 24 dicembre, puoi ottenere uno sconto del 2% sul totale importo dovuto. Se non paghi entro il 24 dicembre, l'intero importo della fattura è dovuto al massimo entro il 14 gennaio.

Un altro termine di pagamento popolare è dovuto alla ricevuta. Se ricevi una fattura da un venditore o fornitore che indica Scadenza alla ricezione, significa che il pagamento è dovuto immediatamente.

Fase 3:esame e immissione dei dettagli della fattura

Dopo aver ricevuto una fattura da un venditore o fornitore, tu o il tuo addetto alla contabilità dovete rivedere la fattura per verificarne l'accuratezza.

Se una fattura riguarda i prodotti ordinati, assicurati di verificare che i prodotti elencati nella fattura siano stati tutti ricevuti. Se la fattura riguarda servizi resi, assicurarsi che i servizi siano stati forniti come descritto nella fattura. È importante completare questo processo per qualsiasi fattura ricevuta.

Una volta completato, puoi iniziare il processo di immissione delle informazioni sulla fattura, nei tuoi conti contabili o nell'applicazione software. Se in genere inserisci tutti i conti da pagare per la tua attività, puoi approvare le fatture mentre le esamini.

Tuttavia, se assumi un impiegato di contabilità, dovrai fornire a quella persona le linee guida generali sull'approvazione delle fatture, nonché forse un limite di dollari che l'impiegato può approvare da solo.

Un altro metodo che puoi utilizzare è avere il codice dell'addetto alle fatture con i numeri di conto corretti e quindi inviarti le fatture codificate per l'approvazione. Questo metodo ti consente di visualizzare le fatture in entrata e aiuta a garantire l'accuratezza evitando errori di pagamento.

Una volta completata questa procedura, l'impiegato può iniziare a inserire i dettagli del pagamento, come il numero della fattura, la data di scadenza della fattura e l'importo dovuto.

Fase 4:verifica ed elabora il pagamento di eventuali fatture dovute

Il modo migliore per garantire che i tuoi fornitori siano pagati in tempo è esaminare i tuoi conti da pagare ogni settimana per vedere quali pagamenti sono dovuti. Sia che utilizzi un sistema di contabilità manuale o un software di contabilità, dovrai rivedere le date di scadenza per vedere quali fatture devono essere pagate.

Ci sono molti metodi che puoi usare per pagare le fatture. Puoi scrivere un assegno, elaborare assegni dal tuo software di contabilità, pagare i tuoi fornitori e fornitori utilizzando una carta di credito aziendale o utilizzare un metodo di pagamento elettronico come ACH per pagare i tuoi fornitori in modo tempestivo.

Se paghi i tuoi fornitori con un assegno, dovresti probabilmente includere una copia della fattura nella busta insieme all'assegno. Dovrai anche assicurarti che il numero della fattura sia su qualsiasi tipo di rimessa per assicurarti che il tuo pagamento sia registrato correttamente.

Se paghi con carta di credito o ACH, devi avvisare il venditore del pagamento.

Fase 5:ripeti il ​​processo settimanalmente

Implementando e seguendo un ciclo settimanale di contabilità fornitori, puoi ridurre il carico di lavoro alla fine del mese evitando anche ritardi nei pagamenti e commissioni in ritardo. Anche se hai solo pochi pagamenti fornitore da effettuare, l'elaborazione regolare delle fatture può aiutarti con il flusso di cassa.

Come il software di contabilità aiuta con il processo di contabilità fornitori

Se elabori solo due o tre fatture fornitore al mese, elaborarle manualmente non dovrebbe essere difficile. Ma anche l'azienda più piccola ha fatture ricorrenti che dovranno essere elaborate regolarmente. In tal caso, l'utilizzo di un software di contabilità può essere di grande aiuto.

Migliore gestione dei fornitori

Non dovrai mai cercare un fornitore o l'indirizzo di un fornitore, controllare i termini di pagamento o persino scrivere assegni a mano. Utilizzando un software di contabilità, puoi gestire facilmente tutti i tuoi fornitori in un'unica posizione centrale, sapere esattamente chi è il tuo referente per ciascun fornitore ed essere certo che il tuo pagamento viene registrato mentre viene elaborato.

Sarai anche in grado di vedere quanto hai pagato a ciascun fornitore in un dato intervallo di tempo, il che può aiutare enormemente con la gestione delle spese.

I pagamenti possono essere effettuati automaticamente

Non dovrai più tirare fuori il libretto degli assegni per scrivere assegni e poi registrarli per i tuoi archivi. Se utilizzi un software di contabilità, puoi inserire i dettagli della fattura, l'importo dovuto e la data di scadenza e scegliere di pagare tali fatture alla scadenza del pagamento. Hai anche una varietà di opzioni di pagamento disponibili, tra cui un assegno standard, il pagamento con carta di credito o il trasferimento ACH.

Le spese verranno registrate correttamente

Quando utilizzi un software di contabilità, tu o il tuo impiegato potete codificare la fattura nel conto spese corretto. Questo processo ti consente di gestire al meglio i tuoi soldi. Ad esempio, se ti stai chiedendo quanto hai speso in utenze per l'anno, accedi al conto Spese utenze per visualizzare il totale.

I pagamenti verranno effettuati in tempo

Nessuno vuole essere in ritardo nell'effettuare un pagamento. Il software di contabilità contrassegnerà i pagamenti in scadenza a breve, assicurandoti di vederli con tutto il tempo per pagarli. Utilizzando i sistemi manuali, sei l'unico responsabile della visualizzazione del tuo libro mastro manuale o foglio di calcolo per vedere quali pagamenti sono dovuti.

Ancora una volta, se hai solo pochi fornitori da pagare, questo potrebbe non essere un problema, ma anche se devi pagare solo cinque fornitori al mese, la tua vita sarà molto più semplice se utilizzi un software di contabilità.

Le opzioni di audit e reporting sono migliori

Nessuno vuole essere controllato, ma se mai lo sei, avrai una solida pista di controllo utilizzando un software di contabilità, dall'approvazione iniziale al processo di pagamento finale della fattura. Sarai anche in grado di generare rendiconti finanziari più accurati, un must se stai richiedendo credito o stai cercando investitori.

I conti da pagare sono più che pagare le bollette

La gestione dei conti da pagare fa parte della corretta gestione della tua attività. Implementando un buon sistema di contabilità fornitori sin dall'inizio, puoi eliminare costose commissioni per i ritardi, costruire relazioni commerciali preziose e assicurarti che le tue spese siano contabilizzate accuratamente.