Come gestire i rapporti sull'invecchiamento della contabilità fornitori

Capire come le spese fluiscono attraverso la tua azienda è fondamentale per una buona gestione. Il rapporto sull'invecchiamento della contabilità fornitori ti aiuta a capire cosa sta succedendo.

Quando voglio che le persone pensino che ho un lavoro noioso, di solito dico loro che lavoro con i debiti. Questo è efficace quando sono a una festa e voglio andarmene, o in qualsiasi altra occasione in cui mi sto dedicando a chiacchiere. In realtà, penso che il lavoro in contabilità fornitori sia eccitante.

L'elaborazione dei conti da pagare è un ottimo modo per avere un'idea di un'azienda. Puoi vedere quali spese stanno affrontando e con quale frequenza.

• Un reparto ordina costantemente più materie prime mentre un altro reparto spreca sempre più spese generali?
• Un project manager elabora le fatture per un lavoro mesi dopo che il lavoro doveva essere chiuso?
• Quali fornitori ti consentono di prolungare il pagamento il più a lungo possibile?

Se non sei abbastanza fortunato da essere in grado di elaborare le fatture quotidiane nella tua attività, il rapporto sull'invecchiamento della contabilità fornitori è il modo migliore per avere una panoramica di ciò che sta accadendo.

Panoramica:che cos'è un rapporto sull'invecchiamento della contabilità fornitori?

Contabilità fornitori (AP) è l'importo che devi ai tuoi fornitori. Quando acquisti inventario o forniture o assumi subappaltatori, il venditore ti invierà una fattura che mostra ciò che devi e questa viene registrata come conto fornitori. Quando paghi la fattura, l'importo nella contabilità fornitori scompare.

Il rapporto sull'invecchiamento della contabilità fornitori mostra tutte le fatture correnti non pagate. I saldi sono in genere datati con incrementi di 30 giorni. Quindi mostrerai ogni fornitore con il saldo corrente dovuto separato dall'importo corrente, 30 giorni scaduti, 60 giorni scaduti e 90 giorni scaduti. Il saldo dei debiti invecchiati dovrebbe corrispondere al saldo dei debiti nella contabilità generale.

Come gestire i rapporti sull'invecchiamento della contabilità fornitori

Ecco i migliori suggerimenti e trucchi per la procedura di contabilità fornitori.

1. Determina la configurazione

Il primo passaggio consiste nell'impostare il rapporto AP nel software di contabilità. Dovresti impostare il rapporto in modo da simulare il tuo budget. Se disponi di reparti non correlati separati, assicurati che ricevano i propri rapporti. Se gestisci un'impresa edile, crea un rapporto separato per ogni lavoro o un rapporto che mostri gli AP per lavoro, non per fornitore.

Puoi anche utilizzare un software specifico per la contabilità fornitori per la tua contabilità AP. Ciò semplificherà la gestione dei fornitori e l'invio di 1099 alla fine dell'anno.

2. Usa gli ordini di acquisto

Una volta che la tua azienda raggiunge una certa dimensione, è importante che i responsabili di reparto o di progetto completino gli ordini di acquisto per i nuovi acquisti. Ogni manager dovrebbe avere un importo in dollari fino al quale può approvare personalmente e tutti gli acquisti devono essere approvati da un manager.

Un modo comune per farlo è fare in modo che il manager compili un modulo che descrive cosa deve essere acquistato e per quale reparto/lavoro, quindi lo invii alla contabilità. All'arrivo della fattura, la fattura sarà vincolata all'ordine di acquisto.

Più la tua azienda diventa grande, più è importante disporre di controlli interni efficaci. È sorprendentemente facile per i dipendenti conniventi appropriarsi indebitamente di denaro con fatture false o rettificate e il modo migliore per rallentare questo è legare ogni fattura a un individuo.

Lo stesso vale per gli acquisti con carta di credito. Se hai intenzione di fidarti abbastanza di un dipendente da fornire loro il numero della tua carta di credito, puoi anche fornire loro una carta di credito aziendale in modo da poter tracciare gli acquisti a un individuo.

3. Inserisci le fatture quando ricevute

Nella contabilità per competenza, si contabilizzano le spese quando vengono sostenute, non quando vengono pagate. Ciò significa che se non hai pagato per un lavoro in subappaltatore su un lavoro, ma hai ricevuto la fattura, è necessario contabilizzarla. Inserisci le fatture con la data di fatturazione e verranno visualizzate nel bilancio di prova a partire da tale data.

4. Determina quando pagherai

Molte aziende gestiranno il proprio capitale circolante per aumentare il flusso di cassa operativo. Più a lungo puoi rimandare il pagamento degli AP mentre riscuoti rapidamente i crediti, migliore sarà il tuo flusso di cassa. Stai finanziando le vendite senza interessi con conti da pagare.

Dell ha aperto la strada a questa strategia negli anni '90 con la sua strategia di inventario just-in-time. Dell addebitava ai clienti l'ordine e quindi ordinava le parti per il computer. Verrebbero immediatamente pagati sul lavoro, ma a volte non devono pagare i loro fornitori per 60 o 90 giorni. Questo capitale circolante può essere utilizzato per espandere l'attività.

Non iniziare a usare questa strategia di punto in bianco. Finirai con un sacco di venditori arrabbiati e costi di servizio. La chiave è lavorare sulla relazione con i fornitori nel tempo e creare leva. Puoi quindi iniziare a negoziare tempi di pagamento più lunghi.

Inoltre, se gestisci un'impresa edile, è una buona idea pagare solo quando viene pagato. Se riesci a farlo funzionare, inserisci una clausola nei tuoi contratti di subappaltatore dicendo che il sub non verrà pagato finché non lo sarai tu. Questo non funziona altrettanto bene con gli acquisti di materiali, quindi, ancora una volta, costruisci relazioni con i tuoi fornitori che ti consentano di ridurre i tempi di pagamento.

5. Riconcilia con altri account

Il passaggio finale è riconciliare i rapporti. Assicurati che il saldo del rapporto di invecchiamento AP corrisponda a ciò che è nel bilancio. La tua banca lo farà sicuramente, soprattutto se hai una linea di credito.

Dovresti anche assicurarti che il tuo rapporto AR si riconcili con il bilancio. Se disponi di una linea di credito, la tua banca controllerà i debiti e i crediti scaduti e li utilizzerà come garanzia ogni mese.

6. Pensa ai problemi di tempistica

Riceverai spesso fatture datate molto prima di riceverle. L'originale potrebbe essere andato perso nella posta o il gestore incaricato di approvarlo potrebbe averlo perso.

Questo non è un problema reale se il tuo fornitore è paziente e ti consente di pagare in ritardo. Il problema della vita falsa (nota anche come contabilità) riguarda i tempi di AP.

Trascorro la prima settimana o giù di lì di ogni mese a fare le finanze. Il mio ciclo finanziario è un po' più lungo della maggior parte perché lavoro in un'impresa edile e devo fare un sacco di cose divertenti con i lavori in corso. Quindi, quando finisco, ho inevitabilmente elaborato due o tre lotti di assegni e fatture.

Ecco dove entra in gioco il problema. Se ho elaborato un assegno il 4 ottobre (prima di aver finito con i dati finanziari di settembre) che aveva una data di fatturazione del 12 luglio (perché la fattura è andata perduta in origine o qualcosa del genere) il mio AP invecchiando per il 30 settembre sta andando per mostrare un saldo scaduto per tale fattura perché è stata pagata dopo il 30 settembre ma datata prima.

Puoi giocherellare con le date nel tuo software per evitare che ciò accada. Oppure puoi fare quello che faccio io, che è semplicemente ignorarlo. Preparati solo con una spiegazione se la banca o un revisore dei conti viene a chiederti perché hai saldi scaduti.

Esempio di rapporto sull'invecchiamento della contabilità fornitori

Diamo un'occhiata a un esempio di invecchiamento AP:

Il saldo AP totale è di $ 1.500. Tra i fornitori mostrati, Clothes Call va bene, in quanto la sua unica fattura è ancora in corso. Todd's Tapers ha una fattura di $ 250 che mostra 30-60 giorni di scaduto. In effetti, solo $ 400 del saldo totale sono correnti.

Questo potrebbe non essere un problema. Dipende dalla strategia e da quando sono state ricevute le fatture. Il vero problema è quando gli AP entrano nella colonna>90. È molto raro avere una relazione con un fornitore in cui è accettabile pagare con più di 90 giorni di ritardo.

Supera il test AP (invecchiamento)

Non ti darò torto se pensi ancora che i conti da pagare siano eccitanti; ci vuole un tipo speciale e strano di persona per sentirlo. Ma spero che ora tu capisca quanto sia importante monitorare efficacemente il tuo AP e gestirlo in modo efficiente.