Contabilità fornitori:15 sfide e soluzioni

Il tuo team di contabilità fornitori potrebbe sentirsi come se stesse camminando sul filo del rasoio tra il mantenimento di un flusso di cassa sano e il mantenimento delle relazioni con i fornitori. Raggiungere entrambi gli obiettivi può essere impegnativo, soprattutto se l'azienda fa affidamento su pratiche inefficienti come la tenuta dei registri manuali e i controlli postali.

L'eliminazione dei processi cartacei e l'applicazione di un po' di automazione AP possono aiutare a bilanciare gli interessi in competizione, non ci sono dubbi:i team AP sono impegnati. Oltre a pagare per quei beni e servizi, le responsabilità possono includere la gestione delle spese di viaggio e di intrattenimento e il pagamento dei prestiti. In molte aziende, AP gestisce tutte le passività a breve termine di un'azienda eccetto il libro paga. Il complesso mandato del team AP prevede anche uno stretto coordinamento con molte linee e funzioni aziendali, in particolare il reparto acquisti, nonché interazioni con i fornitori.

Dopotutto, senza materie prime, gli affari si fermano. Quindi i team AP devono essere al top dei loro giochi.

Il costo dei problemi dei conti da pagare

Molti problemi relativi alla contabilità fornitori derivano da pratiche obsolete, come l'elaborazione di fatture cartacee, scrivere assegni e mantenere registrazioni manuali o fogli di calcolo una tantum. Queste pratiche possono rendere più difficile il controllo dei costi, analizzare la spesa e preservare i rapporti con i fornitori.

Sebbene la scrittura di assegni per le transazioni tra imprese sia stata dimezzata dal 2004, secondo il sondaggio sui pagamenti elettronici AFP di JPMorgan 2019, le aziende effettuano ancora il 42% dei pagamenti dei clienti aziendali tramite assegno. Gli assegni sono più lenti e costosi da elaborare rispetto ai pagamenti elettronici, e più incline alla frode.

Per di più, la società di ricerca Ardent Partners stima che la metà delle fatture venga ancora inviata manualmente. Gli errori e i ritardi risultanti nell'elaborazione possono portare a pagamenti in ritardo, errato, duplicato o perso del tutto.

Inefficiente, AP cartaceo non richiede solo tempo, può anche eliminare le previsioni finanziarie perché priva l'azienda di dati sui modelli di spesa da utilizzare per il budget, scenario e pianificazione della catena di approvvigionamento e altre analisi. Un AP lento può erodere la buona volontà del fornitore e indurre i fornitori ad abbreviare i termini di pagamento, abbassare i loro standard di consegna o servizio o declassare in altro modo il rapporto.

8 sfide per i conti da pagare

Alcune delle più grandi sfide dei conti fornitori includono:

1. Elaborazione lenta:

   Carta basata, i processi manuali comportano lunghi tempi di approvazione mentre i documenti vengono rimescolati tra i reparti, e alla fine si traducono in pagamenti più lenti, specialmente se le aziende stanno ancora inviando assegni per posta. Più della metà delle aziende intervistate da Ardent Partners ha affermato che ci vuole troppo tempo per approvare fatture e pagamenti.

   Rimanere indietro nei pagamenti può dare il via a una reazione a catena di effetti negativi, come le penali per ritardato pagamento e le spedizioni ritardate delle merci. I pagamenti lenti possono anche danneggiare il rating creditizio della tua azienda, riducendo ulteriormente la tua capacità di ottenere condizioni favorevoli da fornitori e finanziatori.

2. Errori di corrispondenza:

   Per garantire che le fatture vengano pagate correttamente, i dipartimenti di contabilità fornitori generalmente eseguono un abbinamento a tre vie:controllando che ogni fattura corrisponda all'ordine di acquisto e che i beni o i servizi sono stati effettivamente ricevuti. Le discrepanze si verificano frequentemente e richiedono molto tempo per risolverle. Errori di immissione dei dati e informazioni di fatturazione mancanti o errate sono colpevoli comuni, così come il fatto che i documenti pertinenti possano essere stati prodotti in una varietà di sistemi e formati.

3. Fatture di eccezione e follow-up manuale:

   I reparti di contabilità fornitori dedicano molto tempo a gestire le eccezioni, compreso errato, informazioni incomplete e non corrispondenti nelle fatture. La società di ricerca Aberdeen Group segnala che fino al 20% delle fatture contiene regolarmente informazioni errate o incomplete, e Ardent afferma che il reparto AP medio trascorre quasi un quarto del proprio tempo a gestire le richieste dei fornitori per risolvere i problemi e rintracciare le informazioni mancanti.

4. Acquisti non autorizzati:

   Processi manuali e controlli inadeguati possono esacerbare il problema degli acquisti non autorizzati. Per esempio, AP può perdere tempo a indagare sulle fatture per gli acquisti dei dipendenti effettuati senza un ordine di acquisto approvato. Altri acquisti non autorizzati comportano l'uso inappropriato di carte di credito aziendali, incluso il loro utilizzo per acquistare articoli da fornitori non autorizzati.

5. Frode e furto:

   Imparentato, un'organizzazione tipica perde ogni anno il 5% delle sue entrate a causa di frodi, con una perdita media di $ 125, 000, secondo la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). Check fraud rimane un grosso problema, ma anche le truffe via e-mail sono comuni. Nella cosiddetta frode di compromissione della posta elettronica aziendale, criminali che si spacciano per dirigenti o fornitori inviano tramite e-mail fatture apparentemente autentiche o altre richieste di pagamento. I team di AP devono essere costantemente in guardia contro le frodi dei conti da pagare.

6. Pagare le fatture prima della consegna di un servizio o di un prodotto:

   Pagare prontamente le merci può far guadagnare sconti ai fornitori della tua azienda. Ma il personale occupato di AP può pagare le fatture accidentalmente quando arrivano, senza controllare che la merce sia stata effettivamente consegnata, nella condizione prevista. Che può causare problemi, soprattutto se si riscontra che la spedizione ha problemi di qualità o non si presenta del tutto. Pagare le bollette prima della scadenza riduce anche la liquidità aziendale, che può limitare il flusso di cassa.

7. Fatture che scompaiono:

   È fin troppo facile che le fatture scompaiano in una raffica di scartoffie. Oltre a creare attriti con i fornitori, una fattura non pagata può causare problemi contabili. La passività colpisce il bilancio in ritardo, e la spesa risulta mancante dal conto economico corrente, lasciando la direzione con informazioni imprecise sulla posizione finanziaria della società.

8. Doppio pagamento:

   I pagamenti duplicati possono verificarsi per una serie di motivi, molti di essi riguardavano l'inserimento manuale dei dati. Incongruenze nelle informazioni sui fornitori inserite manualmente, gli importi o la codifica della fattura possono comportare il doppio pagamento di una singola fattura. Le aziende possono anche effettuare accidentalmente doppi pagamenti se utilizzano più applicazioni finanziarie invece di un unico sistema integrato.

   Mentre i duplicati possono essere meno probabili nelle piccole aziende, dove una persona controlla tutti i pagamenti, non è una soluzione scalabile. Crescere, hai bisogno di automazione e alcune best practice.

7 soluzioni per conti fornitori

1. Senza carta:

   L'eliminazione di pile di fatture cartacee e l'inserimento manuale dei dati può ridurre drasticamente i tempi di elaborazione e i tassi di errore. Le fatture elettroniche possono essere importate nel software di contabilità, e il riconoscimento ottico dei caratteri può essere utilizzato per scansionare e digitalizzare le restanti fatture cartacee. Il software di contabilità può quindi tenere traccia delle fatture durante l'intero processo AP.

   Anche il pagamento elettronico delle fatture è una buona idea. costa meno, più facile da automatizzare, e meno soggetto a errori rispetto alla scrittura manuale di assegni. L'eliminazione della carta diventa ancora più importante con la tendenza al lavoro a distanza, perché è più facile per il personale collaborare e indirizzare le fatture per l'approvazione.

   Ricevere le fatture in formato elettronico non significa necessariamente che tali fatture verranno pagate elettronicamente. Per lo stesso motivo, le fatture cartacee non devono essere pagate con assegni cartacei. Possono essere pagati elettronicamente.

2. Smetti di fare affidamento sui fogli di calcolo Excel:

   L'abbandono della carta e dell'inserimento manuale dei dati apre le porte a una maggiore efficienza, processi centralizzati di contabilità fornitori, ma solo se elimini anche i fogli di calcolo. Per aumentare il tuo rapporto di fatturato AP, un indicatore chiave di prestazione (KPI) che segnala che un'azienda sta pagando rapidamente i suoi creditori e fornitori, aiuta a standardizzare il modo in cui le fatture vengono elaborate dal momento in cui vengono ricevute fino al loro pagamento. È difficile da fare con una cartella di fogli di calcolo.

   Oltre ad aumentare l'efficienza, un software di contabilità professionale può ridurre il rischio di sparizione di fatture o pagamenti duplicati e consentire ai team AP di generare report che offrono agli stakeholder aziendali una migliore visibilità sulla frequenza e sui tempi dei pagamenti dei fornitori, aiutandoli a negoziare migliori condizioni di pagamento.

3. Semplifica il flusso di lavoro:

   Il software può essere utilizzato per codificare processi e flussi di lavoro efficienti che indirizzano automaticamente le fatture alle persone giuste in ogni fase del processo AP. Ogni team AP dovrebbe avere un flusso di lavoro definito che includa la registrazione di fatture, abbinandoli agli ordini di acquisto e alla merce ricevuta, approvare le fatture e programmare i pagamenti.

   

4. Corrispondenza a tre vie:

   Il software può aiutare a gestire questo passaggio cruciale nel flusso di lavoro AP. Oltre ad aumentare la precisione, corrispondenza a tre vie in realtà riduce lo sforzo richiesto per elaborare le fatture di routine aggiungendo una garanzia sufficiente che le aziende possano sentirsi più a proprio agio con le approvazioni automatizzate.

   Una volta che gli ordini di acquisto, ricevute e fatture sono state inserite nello stesso sistema, il software può determinare rapidamente se si allineano e approvare automaticamente le fatture corrispondenti mentre segnala le eccezioni. Il personale AP può quindi programmare le fatture approvate per il pagamento e dedicare il proprio tempo alla gestione delle eccezioni.

5. Automazione AP:

   L'abbandono della carta e l'applicazione di software per semplificare i flussi di lavoro sono passaggi lungo il percorso verso l'automazione della contabilità fornitori, un termine ampio che comprende l'automazione di passaggi di routine come la ricezione delle fatture, codifica, percorso per l'approvazione, pagamento e riconciliazione. Un processo completamente automatizzato può eliminare la necessità di inserire manualmente i dati in qualsiasi fase, anche se gli approvatori potrebbero dover ancora approvare i pagamenti con un clic del mouse. Il software di automazione AP in genere fornisce anche dashboard e strumenti analitici che aiutano i team finanziari a gestire il processo AP e diagnosticare i problemi. I dati possono essere analizzati anche per eccezioni e altre anomalie come doppi pagamenti, acquisti non autorizzati e frodi.

6. Integrazione di sistemi:

   Una buona pratica è integrare il tuo sistema di automazione AP con l'ERP della tua azienda e la gestione delle relazioni con i clienti, e altri sistemi di core business. Questa integrazione garantisce che tutti i sistemi funzionino dagli stessi dati, facilitare la produzione di report informativi, come analisi costi/benefici.

7. Sconti per pagamento anticipato:

   Guadagnare sconti sui pagamenti anticipati dai fornitori può aiutare a controllare i costi. Ma i dipartimenti AP e approvvigionamento devono bilanciare il valore degli sconti dei fornitori con l'impatto dei pagamenti anticipati sul flusso di cassa. Le aziende con liquidità sufficiente in genere possono risparmiare dall'1% al 2% sul totale pagando entro 10-15 giorni. Ma effettuare pagamenti anticipati può bloccare denaro che la tua azienda potrebbe utilizzare meglio altrove. L'automazione degli AP può impedirti di perdere le date limite per ricevere sconti negoziati.