La guida definitiva al processo di contabilità fornitori

Che tu sia un piccolo imprenditore o un manager all'interno di un'impresa internazionale, tenere traccia delle tue spese e dei tuoi pagamenti è una parte essenziale della gestione di un'azienda di successo. Tenere traccia delle tue finanze può diventare complicato quando lavori con più partner, aziende e fornitori. È anche senza sosta. Non appena una serie di fatture è stata evasa, le successive sembrano accumularsi.

Essere affidabili nelle tue pratiche commerciali si applica anche alle tue finanze, assicurando non solo che la tua attività rimanga in profitto per l'immediato futuro, ma anche guardando al lungo termine con le previsioni finanziarie. Senza un metodo in atto, venditori e fornitori riceveranno pagamenti in ritardo e diventeranno meno disposti a lavorare con la tua attività. Un processo di contabilità fornitori aiuta i tuoi team finanziari a gestirlo e costruirsi una reputazione per i pagamenti tempestivi.

Contenuti:

1. Che cos'è una procedura di contabilità fornitori?

2. Vantaggi dei debiti verso fornitori

3. Gestire i tuoi conti fornitori

4. Ottieni il massimo dalla tua contabilità fornitori

Che cos'è una procedura di contabilità fornitori?

All'interno del tuo dipartimento finanziario, potresti avere un team di contabilità fornitori o un individuo che se ne fa carico. Il loro ruolo è monitorare i pagamenti della tua azienda a fornitori o fornitori esterni e assicurarsi che vengano pagati in tempo. Questo può essere fatto con l'aiuto di applicazioni, software di contabilità fornitori o un'app IoT inserendo le fatture e i fornitori pertinenti insieme alle scadenze per il loro pagamento. In alternativa, la contabilità fornitori può essere eseguita manualmente.

Il processo di contabilità fornitori mappa i punti importanti di cui i tuoi team finanziari devono essere a conoscenza. Ad esempio, quando i servizi oi materiali sono stati consegnati, quando vengono inviate le fatture e le scadenze per i pagamenti, rendendo più facile consegnare i pagamenti in tempo e rispettare il budget. La contabilità fornitori è esattamente l'opposto della contabilità clienti, che invece tiene traccia di quali pagamenti sono dovuti alla tua attività per i loro servizi e prodotti.

Flussi di lavoro

I processi coinvolti nella contabilità fornitori sono suddivisi in due flussi di lavoro:a monte ea valle. I processi a monte si riferiscono alle fasi precedenti all'acquisto di prodotti e servizi da parte della tua azienda. Ciò include ogni passaggio dall'approvvigionamento dei fornitori, al contattarli con il tuo numero di cortesia per affari, alla definizione di tariffe e consegna e alla creazione di contratti di partnership. Il monitoraggio di questi processi ti consente di elencare tutti i fornitori, le loro tariffe e i loro prodotti nei tuoi account.

I processi a valle si svolgono dopo l'acquisto di prodotti e servizi dal fornitore e riguardano principalmente la ricezione dei prodotti, la gestione delle fatture e la consegna dei pagamenti. Questi processi possono essere più familiari a un dipartimento finanziario, che si assicura che i servizi e i prodotti vengano pagati e notifica al fornitore eventuali problemi. La gestione delle fasi a valle può migliorare il processo di pagamento in modo che i fornitori vengano pagati in modo più efficiente.

Vantaggi dei conti fornitori

La gestione delle finanze può creare confusione con più fornitori e fornitori coinvolti, quindi avere un sistema in atto per aiutare ha senso. Questo può essere complesso o semplice come si adatta alla tua attività, comprese importanti informazioni di pagamento dai tuoi fornitori, l'inventario dei prodotti per identificare i prodotti ideali per particolari profili di clienti e note aggiuntive per i fornitori. In questo modo, l'utilizzo della contabilità fornitori è vantaggioso per la tua attività per diversi motivi, tra cui:

⭐️ Riduce l'uso di carta

Invece di gestire manualmente pagamenti e fatture, la contabilità fornitori li sposta su un foglio di calcolo o in un software specifico per semplificare il processo. Avere copie cartacee di tutto rallenta anche il processo:spesso devi aspettare che altri membri del team trasmettano i documenti giusti per il passaggio successivo. Il passaggio alle copie digitali con contabilità fornitori semplifica la condivisione e l'invio di file, oltre a limitare l'accesso ai documenti sensibili solo a coloro che ne hanno bisogno.

⭐️ Minimizza gli errori

L'utilizzo di funzionalità automatizzate e controlli sui tuoi conti fornitori velocizza il processo e limita il margine di errore del tuo team finanziario. Etichettano le fatture come pagate e i prodotti come ricevuti per evitare duplicati o confusione. Allo stesso modo, il software può essere programmato per evidenziare problemi, come scorte limitate, spingendo la tua azienda a rifornire o rivedere.

⭐️ Tiene traccia di attrezzature e risorse

Un processo di contabilità fornitori memorizza e tiene traccia delle informazioni relative a tutti i pagamenti e le consegne, il che significa che, in caso di problemi, hai tutta la documentazione necessaria disponibile. Questo aiuta a tenere conto delle apparecchiature o dei prodotti mancanti e garantisce che i pagamenti in uscita vengano effettuati nel posto giusto. La contabilità fornitori aiuta anche a gestire la rotazione dell'inventario monitorando quali prodotti sono disponibili e quando è la prossima consegna.

⭐️ Pagamento puntuale

Lasciare i pagamenti al tuo team finanziario può essere complicato, soprattutto quando si gestiscono e si ricevono fatture da più fornitori contemporaneamente. L'incanalamento di queste fatture attraverso i conti fornitori semplifica l'identificazione delle scadenze di pagamento e l'esecuzione delle transazioni. Questo ti aiuta a evitare di incorrere in commissioni in ritardo o perdere affari futuri a causa di pagamenti inaffidabili. Invece, quando utilizzi un software per gestirli, i tuoi pagamenti sono regolari e tempestivi.

Gestione della contabilità fornitori

Ora che sai cos'è la contabilità fornitori e come funziona, è tempo di pensare a stabilire la tua routine. Iniziare con le nozioni di base può fornire una semplice introduzione all'uso. Man mano che ti senti più a tuo agio con i conti fornitori, puoi aggiungere più funzionalità e renderlo più complesso. Indipendentemente dal numero di fornitori o fornitori che hai, inizia concentrandoti sulle quattro fasi principali della contabilità fornitori e costruisci da lì.

1. Conti grafici e fornitori

Inizia con stabilire chi dovrebbe monitorare il processo di contabilità fornitori. Raccogli le informazioni sui fornitori dalle aziende che forniscono la tua attività. Aggiungi questo ai tuoi conti fornitori mentre lavori con loro e crei contratti insieme. Le informazioni devono includere la ragione sociale, le tariffe e le condizioni di pagamento. Per i sistemi multi-tenant, prova a utilizzare un sistema di contabilità fornitori con fogli separati per le società coinvolte.

Una volta che i tuoi fornitori sono registrati, inizia a tracciare le tue transazioni con le loro aziende. Che tu stia utilizzando un foglio di calcolo o un software specifico, inserisci la data di ricezione della fattura, il costo, la scadenza del pagamento e il relativo stato di pagamento. È possibile aggiungere altre categorie per organizzare le transazioni in base a tipo, attività o file di fattura allegati. I pagamenti vengono registrati digitalmente, quindi possono essere consultati e approvati dal tuo dipartimento finanziario.

2. Ricevi e controlla le fatture

Inserisci le nuove fatture nel processo di contabilità fornitori quando le ricevi. Questo li archivia digitalmente in una posizione centralizzata facilmente accessibile quando ne hai bisogno con la riconciliazione dell'account. L'utilizzo dei tuoi conti fornitori collega anche le fatture ad altre della stessa attività, aiutando a individuare i duplicati e tracciare le tue transazioni nel tempo. Puoi anche configurare le impostazioni di sicurezza per garantire che fatture e fatture siano accessibili solo a persone specifiche.

Quando memorizzi le tue fatture, assicurati di esaminarle prima, controllando di aver ricevuto i prodotti e i servizi indicati prima di pagare. Dovresti controllare tutte le informazioni sulla fattura, inclusi i dettagli dell'account, le firme e le date. In questo modo è possibile identificare le fatture inviate per errore e garantire che tutti i pagamenti vengano effettuati sull'account corretto. Notare questi dettagli troppo tardi potrebbe significare che la tua attività deve pagare due volte e non può sempre essere rimborsata.

3. Approva i pagamenti

Una volta che sei sicuro che le fatture o le fatture siano corrette, puoi approvare i pagamenti ai fornitori. L'utilizzo dei conti pagabili digitali consente al tuo team finanziario di approvarli con un semplice clic anche quando lavora in remoto. Alcune app facilitano le approvazioni anche sui dispositivi mobili. Ciò significa che i responsabili dei pagamenti o i tuoi sistemi di pagamento automatizzati vengono immediatamente informati delle approvazioni, riducendo il ritardo prima che i fornitori ricevano i pagamenti.

Quando si pagano fornitori e fornitori, i diversi sistemi di contabilità fornitori hanno varie caratteristiche e misure di sicurezza per garantire che tutti i pagamenti digitali siano protetti. Queste funzionalità possono coprire anche i pagamenti internazionali per le grandi imprese. Puoi integrare i tuoi pagamenti con gli altri pagamenti per offrire una prospettiva coerente sui tuoi account aziendali, comprese le imposte sui salari, le vendite e-commerce e altre sovvenzioni o investimenti.

4. Tieniti al passo

La contabilità fornitori è un processo ciclico, che aggiunge costantemente nuovi pagamenti e fatture da tracciare. Ciò richiede controlli e aggiornamenti regolari delle informazioni sui fornitori, oltre alla revisione di fatture e fatture da pagare. Posticipare l'operazione/non farlo regolarmente può portare a scadenze mancate, informazioni o documenti del fornitore obsoleti e consegne errate degli ordini. Questo crea più lavoro per il tuo dipartimento finanziario che se gestisce i conti da pagare non appena entra.

L'impostazione di promemoria automatici e fogli di calcolo semplici può aiutare a tenere sotto controllo i conti da pagare. Questa funzione consente ai tuoi team finanziari di navigare più facilmente tra fatture e consegne di inventario e trovare record e cronologia degli ordini, se necessario, per conferenze legali. Allo stesso modo, le notifiche avvisano il team delle modifiche ai conti fornitori, che si tratti di nuove informazioni, ordini aggiunti o modifiche allo stato delle transazioni.

Ottieni il massimo dalla tua contabilità fornitori

Organizzare le tue finanze e conoscere le tue transazioni commerciali è una parte del tuo successo, così come la ludicizzazione dell'email marketing o fornire un'ottima assistenza clienti. Sebbene all'inizio possa essere fonte di confusione, la contabilità fornitori mira a rendere le cose più semplici e facili da capire. Raccogliendo le informazioni in un unico posto, la contabilità fornitori riduce le scadenze di pagamento mancate e aumenta l'affidabilità della tua attività.

Configura oggi i tuoi conti pagabili in base alle tue esigenze aziendali. Tieniti informato su nuove informazioni e aggiornamenti utilizzando varie funzionalità automatizzate per notificare e ricordare i tuoi team finanziari. Archivia in modo sicuro tutte le informazioni e la documentazione necessarie per pagare tempestivamente i tuoi fornitori in una posizione centralizzata in modo che chi ne ha bisogno possa accedervi da qualsiasi luogo. Inizia in piccolo e fai crescere la tua contabilità fornitori man mano che acquisisci fiducia, a partire da oggi.