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Automazione dei processi aziendali:guida definitiva

Un'azienda ben gestita analizza sempre i processi aziendali e trova modi per renderli più efficienti. Cerca anche modi per rivedere, aggiornare, modificare, sostituire o eliminare regolarmente i suoi processi al fine di mantenere le attività aziendali tra i reparti in linea con gli obiettivi aziendali. Questa gestione del processo si basa sull'accesso, monitorare e analizzare una varietà di metriche, e formare e aggiornare costantemente i dirigenti.

Che cos'è l'automazione dei processi aziendali (BPA)?

L'automazione dei processi aziendali (BPA) è l'uso della tecnologia per assistere o assumere il controllo manuale, compiti o processi ripetitivi. Il BPA può generare importanti guadagni di efficienza, risparmiando tempo e denaro all'organizzazione, ridurre gli errori, e aumentare la trasparenza. Questa automazione può assumere una serie di forme diverse ed è qualcosa che può portare risultati per le aziende in tutti i settori e in tutti i reparti all'interno di tali aziende. Il BPA è più efficace quando è banale, attività ripetibili che non sfruttano al meglio il tempo o le capacità dei dipendenti.

BPA è distinto dalla gestione dei processi aziendali (BPM), che si riferisce a uno sforzo più ampio per regolamentare i processi a livello aziendale, piuttosto che i flussi di lavoro più ristretti e specifici per attività di BPA che di solito si verificano a livello di reparto. BPA rientra in BPM, ma è solo un pezzo di quel puzzle più grande.

Perché l'automazione dei processi aziendali è importante?

I vantaggi dell'utilizzo del BPA sono significativi e includono:

Ridurre i costi - Per esempio, aumentando le efficienze e riducendo il personale e i relativi costi.
Aumentare la visibilità del processo – I problemi in erba che non puoi vedere all'inizio tendono a crescere e diventano più costosi da affrontare in seguito.
Processi di standardizzazione – Riduce il tempo, sforzi e denaro spesi per trovare informazioni in moduli e campi non standardizzati; completare i compiti, e garantire il rispetto dei requisiti interni e dei regolamenti esterni, tra gli altri vantaggi.
Migliorare la conformità - Per esempio, l'errore umano e le disuguaglianze sono ridotti, e ogni processo viene completato allo stesso modo in base alle regole di conformità impostate.
Semplificare i processi – È normale che i processi continuino per anni e persino decenni solo perché "è sempre stato fatto così". Ma le nuove tecnologie e i cambiamenti nel business o nel mercato possono richiedere un modo di lavorare più agile:la semplificazione dei processi può fare molto per raggiungere questo obiettivo.
Migliorare la responsabilità – La responsabilità è migliorata attraverso una maggiore visibilità e rapporti regolari, permettendoti di vedere dove tutto si trova e chi o cosa sta causando un collo di bottiglia.
Aumento dell'efficienza – L'automazione completa le attività più velocemente e con meno errori rispetto agli umani, riducendo così le attese in coda e la risoluzione degli errori. Solo le eccezioni devono essere esaminate dai dipendenti.
Diminuire o eliminare gli errori umani – L'automazione esegue il processo allo stesso modo ogni volta senza deviazioni o errori. Assicurati solo di aggiornare il processo secondo necessità per assicurarti che funzioni come necessario.
Mantenere il miglioramento dei processi allineato agli obiettivi aziendali – Il mantra aziendale comune è fare di più con meno. Accelerando i processi, migliorare l'efficienza, ridurre gli errori, migliorare la conformità e ridurre i costi come il libro paga, Il BPA consente miglioramenti dei processi aziendali strettamente allineati con gli obiettivi dell'azienda, dal miglioramento del vantaggio competitivo al rispetto del budget.
Abilitazione di servizi rivolti ai dipendenti e ai clienti 24 ore su 24 – Clienti e dipendenti spesso vivono e lavorano in fusi orari diversi. Sarebbe troppo costoso gestire un ufficio 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per offrire un servizio completo in ogni fuso orario. L'automazione è un mezzo molto più efficiente e conveniente per fornire servizi a chiunque, ovunque e nei loro orari.

Il BPA non solo aiuta un'azienda a evitare di aggiungere personale alla stessa velocità con cui cresce, ma può anche aumentare il lavoro di tutti i dipendenti. La soddisfazione dei dipendenti tende ad aumentare con l'uso del BPA. Secondo un rapporto del CIO, “Quando i dipendenti dedicano più tempo agli aspetti interessanti e gratificanti del loro lavoro, produttività e soddisfazione aumentano e, per estensione, aumenta anche la fidelizzazione dei dipendenti”.

Evoluzione dell'automazione dei processi aziendali

Le aziende hanno iniziato ad automatizzare le attività aziendali di base con l'avvento dei sistemi di pianificazione dei fabbisogni di materiale (MRP), un precursore dei sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), negli anni '60. Gli sforzi per l'automazione si sono ampliati man mano che sempre più aziende costruivano le proprie soluzioni MRP negli anni '70 e aggiungevano nuove funzionalità negli anni '80. BPA ha fatto un altro balzo in avanti negli anni '90 quando sono comparsi i primi moderni sistemi ERP e sono diventati rapidamente popolari tra le grandi aziende. Il software ERP offriva un database centrale per un'intera azienda, portando a guadagni di efficienza che si estendevano oltre la semplice produzione, l'obiettivo principale di MRP.

L'innovazione negli anni successivi ha portato allo sviluppo di sofisticati strumenti di elaborazione dei dati e ad una maggiore automazione attraverso tecnologie come l'automazione dei processi robotici (RPA). Oggi, Il BPA va oltre l'automazione dei processi e dell'integrazione, fino a strumenti che utilizzano l'apprendimento automatico e l'intelligenza artificiale (AI).

Che cos'è l'automazione dei processi robotici (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA) è un tipo di automazione che si basa su regole determinate dall'utente per eseguire un'attività. RPA completerà un'attività più e più volte senza fare eccezioni o diventare più intelligente nel tempo, come fa l'apprendimento automatico. In tal senso, non è una forma di "automazione intelligente" ed è ideale per processi ripetitivi. Gli esempi includono robot in una fabbrica che aiutano ad assemblare automobili, o una regola nel sistema di approvvigionamento che contrassegna qualsiasi ordine per l'approvazione oltre un determinato importo, diciamo 500 dollari.

Per esempio, secondo Gartner, L'89% delle operazioni di contabilità generale e il 72% del controllo finanziario e del reporting esterno possono essere automatizzati con RPA. E l'RPA può portare a grandi vantaggi:il ritorno sull'investimento (ROI) per le implementazioni dell'RPA del primo anno varia tra il 30% e il 200% e si ottiene principalmente dal risparmio di manodopera, secondo McKinsey &Company.

BPA contro RPA

RPA è un tipo di BPA, ma ci sono molte differenze tra BPA e RPA. Per una cosa, Il BPA è l'automazione che aumenta gli sforzi dei lavoratori umani, mentre l'RPA in genere fa tutto il lavoro dei dipendenti. Il BPA inoltre non può adattarsi alle mutevoli circostanze, ma RPA può.

Il BPA può eliminare i lavori che comportano principalmente la compilazione di moduli e altre attività ripetitive che vanno dall'approvazione del prestito o delle ferie dei dipendenti al rifornimento dell'inventario, ma non può decidere se apportare una modifica al processo che segue, o una modifica all'obiettivo aziendale.

RPA non è una versione truccata di BPA. Piuttosto, la differenza principale è che il BPA di solito prevede un processo complesso, mentre RPA affronta cose più semplici che richiedono tempo, ma non dovrebbero.

5 casi d'uso chiave per l'automazione dei processi aziendali

Il BPA può essere applicato in un'ampia gamma di aree e potrebbe migliorare l'efficienza di innumerevoli attività. Tuttavia, ci sono alcuni punti in comune tra i casi d'uso che possono aiutare a identificare dove usare il BPA.

Parlando in generale, qualsiasi processo con una o più delle seguenti caratteristiche è un buon caso d'uso per BPA:

Elevato volume di attività ripetitive
Processi high touch (di solito coinvolgono più persone)
Processi time-sensitive (legati ad un evento, circostanza o termine)
Necessità di audit trail (conformità, sicurezza, audit, eccetera.)
Alto impatto (su altri processi, scadenze o reparti)

Quali processi aziendali possono essere automatizzati?

I processi aziendali possono essere automatizzati in base ai ruoli o tramite flussi di lavoro specifici maturi per l'automazione. Semplificando l'automazione dei processi per ruolo, un amministratore delegato, CFO, Il CIO o un responsabile di linea di business può automatizzare più facilmente molte delle loro attività quotidiane o settimanali.

Un altro modo per determinare cosa automatizzare sono i processi correlati o raggruppati. Un esempio è l'automazione fondamentale, che si basa sulle migliori pratiche che un fornitore di software apprende da anni di lavoro con aziende in diversi settori. Altri esempi includono report predefiniti e ruoli preconfigurati in dashboard e metriche di business intelligence (BI) per guidare l'automazione, e implementazioni graduali intelligenti che si concentrano sull'automazione incrementale dei processi per progredire con il minor numero di interruzioni dell'attività.

Quali funzioni aziendali possono utilizzare il BPA?

Esistono due categorie di funzioni aziendali:core e supporto. Le funzioni principali sono le attività che portano al reddito per l'azienda. Queste sono le ragioni principali per cui l'azienda esiste e, si spera, prospera. Le funzioni di supporto sono attività secondarie che supportano le funzioni principali.

Molti passaggi nelle funzioni principali e di supporto, come call center, è possibile pagare per questi account, contabilità clienti e gestione della catena di approvvigionamento, può essere automatizzato con BPA o RPA per aumentare l'efficienza e ridurre i costi.

Le funzioni di supporto sono le attività che hanno maggiori probabilità di essere esternalizzate, insourcing o quasi da aziende che cercano di concentrarsi esclusivamente sull'impegno in attività che producono entrate. Gli esempi includono distribuzione/logistica, marketing e vendite, servizi informatici e tecnici, e doveri amministrativi come le risorse umane e il libro paga. Tuttavia, molte funzioni di supporto sono buoni casi d'uso per BPA, che può ridurre o eliminare i costi di outsourcing nell'affare.

Quali industrie automatizzano i loro processi aziendali?

La maggior parte delle industrie utilizza oggi il BPA per gestire cose come progetti, portafogli, patrimonio di conoscenza, portali self-service, flussi di lavoro e flussi di dati. I settori che utilizzano maggiormente il BPA sono quelli bancari, assistenza sanitaria, telecomunicazioni e produzione.

L'automazione dei processi è emersa per la prima volta nel settore manifatturiero ed è ancora presente oggi. La produzione è anche il luogo in cui l'RPA è molto utilizzato, poiché i robot sono spesso utilizzati nella produzione. Ma quasi tutte le industrie oggi automatizzano i loro processi in una certa misura.

I dipartimenti finanziari implementano regolarmente l'RPA per aumentare l'efficienza, conformità e produttività, per Gartner. La società di ricerca riporta che "circa l'80%" dei leader finanziari sta attualmente utilizzando o pianificando di utilizzare l'RPA. La contabilità fornitori e la gestione dei contratti sono due aree principali in cui vengono utilizzati BPA e RPA.

Il servizio clienti è un altro reparto in cui il BPA è popolare. Secondo la società di ricerca Forrester, il settore del servizio clienti comunemente "usa l'automazione dei processi robotici (RPA) come approccio tattico e a breve termine per digitalizzare le attività comuni degli agenti". Ulteriore, Forrester riferisce che le aziende di altri settori che si concentrano sul miglioramento dell'esperienza del cliente utilizzano il BPA per aiutare in questi sforzi.

I dipartimenti delle risorse umane utilizzano spesso l'automazione dei processi per semplificare e velocizzare l'onboarding e gli strumenti self-service per i dipendenti, come l'iscrizione a benefici. L'istruzione superiore utilizza il BPA per aumentare l'efficienza e migliorare le esperienze degli studenti e dei dipendenti. Può gestire qualsiasi cosa, dalle chiamate e gli incarichi al dormitorio, ai pasti, ai servizi medici.

Passaggi per iniziare a utilizzare l'automazione dei processi aziendali

Sebbene ci saranno alcune variazioni nel modo in cui il BPA viene distribuito in qualsiasi organizzazione, ci sono alcuni passaggi universali per iniziare. Sebbene le aziende possano decidere di distribuire BPA in tutta l'organizzazione contemporaneamente, molte aziende trovano più facile e produttivo iniziare con l'automazione a livello di reparto. Ecco alcuni passaggi per iniziare con BPA:

Delinea e abbina gli obiettivi aziendali – Identificare e dare priorità ai processi da automatizzare in base a quanto spingeranno avanti gli obiettivi aziendali a breve e lungo termine.
Inizia in piccolo – Rivedere una mappa di processo, forse da un sistema BPM o da uno sviluppato dal tuo team. Quindi scegli un processo che contenga molte attività ripetitive e abbia molte opportunità di risparmiare tempo e denaro per automatizzare prima. Assunzione dei dipendenti, inserimento del cliente, l'assistenza clienti di base o la gestione del programma fedeltà sono tutti buoni punti di partenza. L'idea è pensare in grande ma fare il lavoro a piccoli passi. Iniziare con attività più semplici consentirà inoltre al tuo team di acquisire esperienza e sicurezza nell'implementazione dell'automazione.
Valuta e seleziona gli strumenti BPA – Scegli gli strumenti BPA necessari, incorporati nei sistemi ERP o CRM o in un sistema autonomo come BPMS, in base alle attività di automazione rivelate nella revisione e mappatura del processo.
Cerca modi per semplificare processi specifici – Possono cose come e-mail di conferma dell'ordine automatizzate, l'automazione del marketing o i moduli automatizzati rendono il lavoro più veloce o più facile per i tuoi dipendenti?
Integra dati e altro software – Inserisci automaticamente le informazioni nel processo e assicurati che i dati che sta estraendo siano accurati, completo e pertinente.
Cambio gestione – Ricevi input dalle linee di business interessate per garantire che l'automazione abbia senso per i loro flussi di lavoro. Assicurati il loro supporto attivo nelle prime fasi degli sforzi di automazione.
Automatizzare – Usa gli strumenti giusti per attivare le automazioni per i processi che hai identificato e prioritario in precedenza.
Test – L'automazione farà le cose giuste, o le cose sbagliate, senza fallo, e ripetutamente. Assicurati di testare l'automazione per assicurarti che funzioni come previsto e generi i risultati desiderati.
Ottieni feedback – Contatta gli utenti e le linee di business per assicurarti che l'automazione aiuti e non danneggi il loro lavoro e le loro attività specifiche.
Imposta e monitora le metriche – Misura i vantaggi e l'efficacia dell'automazione e modifica il processo secondo necessità.

Fasi dell'automazione dei processi aziendali

Esistono quattro tipi generali di BPA e quattro fasi generali. Le tipologie si differenziano per complessità e le fasi per funzione. È comune per un'azienda utilizzare il BPA in diversi tipi e fasi, in contrasto con uno stato unificato. In altre parole, i singoli processi possono essere in una varietà di tipi e fasi.

Quattro tipi di automazione dei processi aziendali:

BPA entry-level – Automazione di basso livello, compiti e processi di base e ripetitivi.
BPA intermedio:automazione di attività di livello intermedio come calcoli utilizzando dati estratti da più moduli e campi, come è comune nella compilazione di moduli fiscali e nel servizio clienti nei call center.
RPA – Automazione di tutto o quasi un processo.
Iperautomazione – Automazione end-to-end che combina diverse tecnologie di automazione.

Quattro fasi generali dei progetti BPA:

Analisi:rivedere l'infrastruttura dell'organizzazione.
Implementazione:impostare e personalizzare le tecnologie.
Integrazione:utilizza API e altri strumenti di integrazione per combinare dati e flussi di lavoro per supportare l'automazione.
Manutenzione e Assistenza – Riparare eventuali rotture, correggere i difetti, rimuovere i colli di bottiglia, perfezionare e ottimizzare i processi.

Vantaggi degli strumenti di automazione dei processi aziendali

Gli strumenti di automazione dei processi aziendali semplificano l'automazione delle attività, senza la necessità di inserimento manuale, per tagliare i costi operativi e utilizzare in modo efficiente le risorse di lavoro. Spesso includono modelli che il tuo team può seguire per automatizzare i processi comuni, aggiungendo coerenza e semplicità.

Best practice per l'automazione dei processi aziendali

È sempre intelligente sfruttare le lezioni apprese da coloro che ti hanno preceduto nell'implementazione di una determinata tecnologia. Ecco alcune best practice per aiutarti a distribuire BPA:

Pensa in grande ma inizia in piccolo. Pensa al tutto piuttosto che alle parti che vuoi automatizzare quando sviluppi la tua strategia. Ma concentrati sui piccoli passi nella distribuzione dell'automazione che ti sposteranno costantemente verso il completamento del quadro più ampio alla fine.
Organizza i tuoi dati. Il BPA è valido solo quanto i dati su cui viene eseguito, quindi assicurati che i tuoi dati siano puliti, completo e non chiuso in silos. Assicurati di standardizzare campi e moduli dati, come abbreviazioni di indirizzi e altre varianti. Anche, eliminare i dati duplicati e non aggiornati. È molto più facile affrontare questi problemi ora che dopo.
Usa BPM per ottimizzare i tuoi processi prima. Il software BPM è progettato per organizzare e ottimizzare i processi aziendali. Il BPM può anche aiutare a individuare le lacune all'interno e tra i processi che richiedono l'accesso ai dati o l'integrazione con altri processi.
Sfrutta il sistema ERP. Riunisci processi e dati attraverso le linee di business e colma le lacune tra i processi sfruttando il sistema ERP, che funge già da database centrale per la tua azienda. Puoi anche accedere ad alcuni strumenti di automazione all'interno di ERP e integrarti con i dispositivi Internet of Things (IoT).
Punta al miglioramento continuo. L'automazione non è un esercizio "impostalo e dimenticalo". Vuoi che il BPA funzioni senza intoppi e con un intervento umano minimo o nullo. Tuttavia, devi cambiare costantemente per rimanere competitivo. Pianifica di rivedere regolarmente i tuoi processi e la tua automazione per identificare a quali miglioramenti dovrai mirare in seguito.

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Esempi di automazione dei processi aziendali

Gli esempi di automazione dei processi aziendali sul lavoro nelle aziende di oggi sono numerosi. Ma ecco sei esempi comuni:

Risorse di conoscenza automatizzate con i chatbot – BPA automatizza la selezione delle risposte alle domande comuni che i clienti pongono all'azienda, rendendo il self-service un efficiente strumento di assistenza ai dipendenti. Il BPA utilizzato con i chatbot riduce il costo dei dipendenti nel supporto e nelle risorse umane, dal momento che non devono rispondere alla base, domande comuni. Può anche ridurre il tempo dedicato alla ricerca di documenti nel servizio clienti o nelle risorse umane, portando a ulteriori risparmi.
Onboarding automatizzato dei dipendenti – I processi di onboarding automatizzati possono garantire che le aziende soddisfino i requisiti di conformità relativi ai documenti di identificazione forniti dai dipendenti e alle note legali che i datori di lavoro devono fornire ai dipendenti. Ulteriori attività di onboarding standard possono essere completate utilizzando BPA. Per esempio, BPA può promuovere piani di benefit per i nuovi dipendenti, quindi consegnare una serie di opzioni e infine inviare a quella persona la documentazione del piano selezionata.
Assistenza clienti automatizzata – Gli agenti dell'assistenza clienti possono accedere istantaneamente a tutte le informazioni necessarie sui clienti e sui prodotti per aiutare i clienti a risolvere i problemi in modo più efficiente. Con chatbot ed e-mail automatizzate, alcuni problemi di supporto possono essere risolti interamente tramite l'automazione.
Registri automatizzati – BPA può aggiungere dati a libri mastri e bilanci per evitare la necessità di aggiungere manualmente le stesse informazioni in ciascuno. Per esempio, le ricevute di inventario possono essere aggiunte automaticamente al libro mastro di inventario e alla colonna dei cespiti nel bilancio.
Contabilità fornitori automatizzata – Una volta ricevuto ed elaborato il nuovo inventario per garantire accuratezza e condizioni adeguate, BPA può aggiungere l'importo ai debiti e gestire il processo fino al pagamento finale.
Pianificazione automatizzata dei dipendenti – BPA può automatizzare la pianificazione dei dipendenti in base all'attività di vendita prevista, tagli al budget degli stipendi, aumenti stagionali previsti, e fattori di mercato come un grande convegno in città o un evento di maltempo, così come altri fattori. Ulteriore, BPA può informare i dipendenti del loro programma e registrare la loro presenza, l'assenza e le metriche delle prestazioni di conseguenza.

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