Ultimate Small Business Payroll Software Buyers' Guide for 2021

Il giusto software per il libro paga può avere un impatto positivo duraturo su una piccola impresa. Dopotutto, pagare i dipendenti correttamente, con costanza e puntualità è un passo fondamentale per costruire la fiducia con i tuoi lavoratori e motivarli a fare del loro meglio. Ma con così tante opzioni disponibili, scegliere il giusto software per la gestione delle paghe per la tua piccola impresa può essere un compito impegnativo. C'è molto da considerare, dai calcoli paghe automatizzati e conformità fiscale alle integrazioni software e alle funzionalità personalizzabili.

Questo articolo aiuterà le piccole imprese nella ricerca di software per le buste paga approfondendo cos'è il software per le buste paga, cosa dovrebbero aspettarsi le piccole imprese da esso e le caratteristiche da cercare e le domande da porre durante la valutazione dei fornitori.

Che cos'è il libro paga?

Il libro paga si riferisce all'elenco dei dipendenti retribuiti di un'azienda e al processo di pagamento, in base al salario o alla retribuzione oraria. Alcuni usano anche questo termine per riferirsi alla spesa totale dell'organizzazione per la sua forza lavoro.

Anche se sembra semplice, il libro paga delle piccole imprese può essere complicato. Per pagare i dipendenti in modo accurato e puntuale, le imprese devono rendere conto a livello federale, leggi statali e locali sui salari e responsabilità fiscali, assicurandosi che abbiano sempre abbastanza denaro a disposizione per coprire i costi del personale. Per complicare ulteriormente il libro paga di una piccola impresa, ogni dipendente potrebbe avere una formula di pagamento diversa in base alle proprie informazioni finanziarie individuali, come lo status di rifiuto, livello di reddito, posizione e contributi benefici.

Che cos'è il software per il libro paga delle piccole imprese?

Il software per il libro paga delle piccole imprese è un sistema che automatizza alcuni degli aspetti più dispendiosi in termini di tempo del libro paga, come il calcolo della busta paga, registrazione ed elaborazione dei pagamenti. Facendo così, aiuta una piccola impresa a pagare i dipendenti in modo efficiente, rimettere le tasse sui salari che deve e tenere traccia e registrare tutti quei pagamenti, il tutto nel rispetto delle norme federali, diritto tributario e del lavoro statale e locale. Il software per le buste paga offre anche ai proprietari e ai manager di piccole imprese un livello di controllo maggiore rispetto all'esternalizzazione di questo lavoro a un fornitore di servizi di buste paga.

I principali sistemi software per la gestione delle paghe si integrano con altre soluzioni aziendali, come contabilità e risorse umane (HR), dando a più dipartimenti l'accesso a informazioni importanti. A volte il software per le buste paga può essere offerto come parte di un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) più ampio, che integra le funzioni di core business tra cui finanziari, risorse umane, catena di fornitura, vendite e marketing, gestione del progetto e altro ancora.

Vantaggi del software per le paghe per le piccole imprese

Il software per le buste paga può ridurre le risorse necessarie per molte attività comuni di gestione delle buste paga delle piccole imprese. Mitiga ripetitivi, sfide del libro paga che richiedono tempo e banali come calcolare accuratamente gli stipendi. Il calcolo automatico della busta paga significa che tutto ciò che un'azienda deve fare è garantire che le informazioni per ciascun dipendente siano correttamente inserite nel sistema, e quindi ricontrollare i numeri del periodo di paga finale per la precisione.

Le aree in cui il software per il libro paga offre vantaggi alle piccole imprese includono:

• Conformità normativa. Le soluzioni per il libro paga possono essere conformi alle mutevoli normative finanziarie; le principali soluzioni vengono aggiornate regolarmente per aderire alle mutevoli normative fiscali sui salari e alle modifiche alle leggi sui salari.
• Ridurre l'errore umano. I processi automatizzati che gestiscono calcoli complessi possono aiutare a ridurre gli errori del libro paga, soprattutto quando si hanno molti dipendenti con strutture retributive diverse, trattenute fiscali e agevolazioni. I dipendenti non devono più perdere tempo a studiare fogli di calcolo e calcolatrici, rischiare errori di battitura o decimali fuori posto.
• Analisi aziendale. Il software per la gestione delle paghe può tenere traccia delle presenze o integrarsi con il software di monitoraggio del tempo per fornire informazioni sulla produttività e sulla presenza dei dipendenti, ad es. quanto spesso i dipendenti sono in ritardo, partire presto o prendersi dei giorni di ferie. A seconda del software, potresti anche essere in grado di analizzare i costi del personale per reparto o posizione.
• Tieni aggiornati gli stipendi. Il software per il libro paga può aggiornare automaticamente i calcoli della busta paga ogni volta che un dipendente ottiene un aumento, si sposta, guadagna un bonus o fa gli straordinari.
• Amministrazione dei benefici. Il software per la gestione delle paghe può applicare detrazioni sui benefici e può essere in grado di pagare automaticamente i contributi ai fornitori di benefici. Il software del libro paga può essere integrato con i sistemi HR per aiutare a fornire una chiara, quadro aggiornato dei benefici per i dipendenti.
• Self-service dei dipendenti. Molte soluzioni per la gestione delle paghe possono creare un portale self-service per i dipendenti, consentendo al personale di gestire direttamente le informazioni personali come le modifiche all'indirizzo o visualizzare le informazioni sui benefici senza l'assistenza dei responsabili delle buste paga. I portali possono anche consentire ai dipendenti di inviare richieste di permessi, che possono poi essere esaminati dai manager per l'approvazione.

Tipi di software per le paghe per le piccole imprese

Esistono due tipi principali di software per il libro paga per le piccole imprese:software cloud basato su abbonamento e software on-premise che addebita una tariffa una tantum per una licenza perpetua. Ogni modello ha i suoi vantaggi, e il tipo migliore per la tua piccola impresa dipende in gran parte dalle sue particolari esigenze.

Software per la gestione delle paghe in cloud:

Le soluzioni aziendali basate su cloud tendono ad essere altamente configurabili e più facili da integrare con altri sistemi, in modo che tu possa adattarli alle tue esigenze aziendali. Per esempio, il software per le paghe cloud può integrarsi con altre applicazioni, consentendo ai dipendenti di tenere traccia del tempo, o rivedere le buste paga, informazioni sui benefici e presentare richieste di permessi. Molti fornitori di software ERP cloud hanno un modulo paghe in esecuzione sullo stesso database degli altri moduli come contabilità, facilitando il flusso di informazioni. È possibile accedere ai sistemi di buste paga in cloud ovunque, in qualsiasi momento, purché l'utente disponga di una connessione Internet. Finalmente, il venditore gestisce tutta la manutenzione e invia aggiornamenti frequenti, e i tuoi dati sono protetti in caso di interruzione. I modelli di prezzo basati su abbonamento rendono le soluzioni di gestione degli stipendi basate su cloud più convenienti per le piccole imprese perché non richiedono una grande spesa in contanti anticipata.

Software per la gestione delle paghe in loco:

Questo tipo di software per le paghe esegue un computer centralizzato locale o nel tuo data center, quindi puoi eseguire il libro paga solo su un computer su cui è installato il software o uno che può accedere al server con il software. Poiché i dati sono archiviati localmente, potrebbe non essere necessario l'accesso a Internet per eseguire il libro paga. Però, si corre il rischio di perdere dati critici se i sistemi si bloccano. A seconda del provider e dell'età del sistema, può essere difficile integrare il software di gestione delle paghe in loco con altre soluzioni aziendali.

Quasi il 40% degli intervistati globali è passato al software per le paghe cloud, e un altro 21% stava valutando una tale mossa, secondo un recente sondaggio (più della metà delle organizzazioni intervistate (52%) aveva meno di 1, 000 dipendenti).

Funzionalità del software per le paghe per le piccole imprese

Il software per la gestione delle paghe offre in genere le seguenti funzionalità:

• Calcoli automatizzati del libro paga
• Il libro paga automatizzato viene eseguito prima di ogni giorno di paga
• Possibilità di annullare o sospendere l'esecuzione delle buste paga se viene rilevato un errore
• Molteplici opzioni di pagamento, compreso deposito diretto e buste paga cartacee
• Detrazioni automatiche dei benefici
• Detrazioni per pensioni e assicurazioni sanitarie
• Self-service online dei dipendenti
• Controlli di accesso robusti
• Periodi di paga flessibili
• Integrazione con altri software aziendali
• Diversi tipi di guadagni inclusi gli stipendi, salario orario, e pagamenti variabili come i bonus
• Conformità con il governo federale degli Stati Uniti, leggi statali e locali sul lavoro e fiscali
• Calcolo automatico, invio e monitoraggio delle imposte sui salari
• Report dettagliati sui salari
• Mantenimento della cronologia delle buste paga per tutti i dipendenti
• Generazione del modulo fiscale dei dipendenti
• Gestione modulistica neoassunti
• Adattabilità per soddisfare le esigenze di un'azienda

Separare i must-have della tua azienda da quelli carini in questa lunga lista può essere una sfida, ma fa molto per assicurarti di scegliere un software per il libro paga con le giuste funzionalità per le tue esigenze. Piccole imprese con pochi dipendenti e strutture di pagamento semplici, Per esempio, potrebbe non aver bisogno di tutte le campane e i fischietti di un sistema di buste paga più ricco di funzionalità. Ancora, ci sono alcune caratteristiche che nessuna azienda dovrebbe trascurare, indipendentemente dalle sue dimensioni. Dieci caratteristiche chiave sono nella tabella seguente.

Necessità di base Conformità Rapporti e archiviazione Flessibilità e integrazione

• Calcolo automatico della busta paga
• Paga i dipendenti tramite deposito diretto o buste paga stampate
• Sicurezza

• File e paga federale, tasse statali e locali
• Soddisfa i requisiti del diritto del lavoro
• Rimani aggiornato con le modifiche delle leggi fiscali e del lavoro

• Gestisce la dichiarazione dei redditi sui salari
• Mantiene tutti i registri necessari per soddisfare i requisiti dell'IRS e del Dipartimento del lavoro (DOL)

• Scalabile e personalizzabile
• Si integra con altri software aziendali

Cose da considerare quando si sceglie un software per la gestione delle paghe per la propria piccola impresa

Quando si determinano i requisiti software per la gestione delle paghe per la propria attività e le funzionalità che potrebbero essere utili, considerare i seguenti criteri:

• Esigenze aziendali: È importante scegliere un software per il libro paga che corrisponda allo stile e alle esigenze della tua azienda. Prima di restringere la tua lista, ottenere un quadro chiaro dell'organico della tua organizzazione, la posizione dei dipendenti, la percentuale di lavoratori stagionali o temporanei, bilancio delle buste paga, se i dipendenti hanno benefici, quanto spesso verranno pagati, la crescita attesa del business, livello di analisi del libro paga richiesto e quanto controllo diretto sarà necessario sul processo.
• Prospettive del personale: I dipendenti dovrebbero pensare che la soluzione per il libro paga sia un'estensione naturale del loro lavoro. Eventuali modifiche dovrebbero portare miglioramenti dimostrabili. Per esempio, N&N Moving Supplies ha scoperto che una soluzione per il libro paga che garantiva ai dipendenti l'accesso da qualsiasi luogo tramite una dashboard personalizzata per tablet creata per una migliore esperienza dei dipendenti.
• Bilancio: Quanto può permettersi di spendere l'azienda in software per il libro paga? Qual è il prezzo più alto che continuerà a generare un ROI accettabile rispetto all'elaborazione manuale delle buste paga o all'outsourcing? N&N è stata in grado di ridurre i tempi di elaborazione delle buste paga dell'84% e di bilanciare i conti GL più velocemente, acquisendo informazioni sulle tendenze del costo del lavoro in tutte le sedi.
• Sicurezza: Il libro paga è una questione delicata. Le aziende limitano chi può vedere le informazioni sui salari come salari e benefici. Valuta se le funzionalità di sicurezza di una soluzione software per la gestione delle paghe corrispondono all'esigenza aziendale di mantenere riservati i dati sensibili.
• Flessibilità: Sarai in grado di modificare al volo i processi del libro paga? Per esempio, se un dipendente viene licenziato prima della fine del periodo di retribuzione, puoi gestire una busta paga fuori ciclo senza pagare un costo aggiuntivo?
• Controllo: Quale livello di dettaglio ti permette di vedere il software? Per esempio, è possibile visualizzare le spese del personale per reparto? Esiste una funzione self-service dei dipendenti che consente ai lavoratori di accedere e aggiornare le proprie informazioni senza dover contattare chi gestisce le paghe? Puoi gestire le buste paga ogni volta che la tua azienda ne ha bisogno?
• Compatibilità: Il software è compatibile con gli altri tuoi sistemi? Può essere integrato con altri software aziendali chiave, come il tuo sistema di contabilità?
• Supporto: Il fornitore di software per le paghe offre assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7? Sono pronti a lavorare con te per sviluppare un flusso di lavoro del libro paga adatto alla tua attività? Sono a conoscenza delle normative sui salari in continua evoluzione?
• Facilità d'uso: Quanto è facile usare il software? Quanto è facile integrarsi con altri software aziendali? Il software per il libro paga dovrebbe essere intuitivo e non avere una curva di apprendimento troppo ripida.
• Addestramento: Per sfruttare appieno le capacità di qualsiasi software di gestione stipendi, è necessario assicurarsi che qualsiasi membro del team che utilizza il sistema possa comprenderlo e trarne il massimo vantaggio. Il fornitore di software per il libro paga dovrebbe offrire risorse di formazione complete.
• Conformità: Il software incorpora automaticamente le modifiche alle leggi sui salari e alle normative fiscali? È solo a livello federale, o il software terrà il passo con tutte le giurisdizioni locali negli Stati Uniti?
• Scalabilità: Il software del libro paga è in grado di supportare più dipendenti e calcoli più complicati del libro paga man mano che l'azienda cresce?

5 suggerimenti per scegliere il software di gestione delle paghe giusto per la tua piccola impresa

Le aziende non acquistano spesso sistemi aziendali fondamentali come il software per il libro paga, quindi la selezione di un software per il libro paga può essere una sfida. I seguenti suggerimenti possono guidarti attraverso questo processo per evitare che si trascini o ti lasci sopraffare:

1. Documentare i requisiti in base alle esigenze aziendali. Un insieme documentato di requisiti per il tuo software di gestione delle paghe, priorità in ordine decrescente dal più importante al meno importante, è un potente strumento che puoi utilizzare in ogni fase del processo di acquisto. Mantiene il tuo team concentrato su ciò che è importante e aiuta a identificare il valore che ogni fornitore di buste paga porta in tavola.
2. Sviluppa una scheda di valutazione. Se la tua priorità principale è l'accesso mobile, self-service dei dipendenti, dichiarazione dei redditi automatizzata o altro, crea una lista di controllo delle funzionalità di cui non puoi fare a meno e assegna a ciascuna un punteggio in base all'importanza. Quindi, invitare due o tre delle principali parti interessate dell'azienda nel software del libro paga a partecipare alle presentazioni dei fornitori e valutarle.
3. Fai molte domande. Se sai cosa vuoi, uno dei modi migliori per essere sicuri che una soluzione software per la gestione degli stipendi sia in linea con le esigenze della tua azienda è porre domande specifiche al fornitore sul motivo per cui la loro soluzione è giusta per te. Confronta le risposte e determina quale sembra corrispondere alle tue esigenze sul libro paga.
4. Guardalo in azione. Assicurati che gli utenti finali del software per le paghe abbiano la possibilità di visualizzare una demo dal vivo e, se possibile, prova il sistema prima di acquistarlo. Vedere come funziona l'applicazione o utilizzarla da soli può rivelare rapidamente quale sistema ha le funzionalità che meglio si adattano alle tue esigenze ed è più facile da usare.
5. Controlla le recensioni e i rapporti dei clienti. Cerca ciò che piace e non piace agli altri clienti di sistemi specifici e confrontalo con le tue esigenze e preferenze. Rivolgiti alla tua rete:parla con le tue controparti di aziende di dimensioni simili per imparare dalle loro esperienze e aiutarti a guidarti nella giusta direzione.

Lista di controllo gratuita

Determinare le esigenze del personale aziendale

• Considera le dimensioni della tua attività e il numero di dipendenti.
• Avrai dipendenti stagionali e/o part-time oltre a dipendenti a tempo pieno? Stagisti pagati? I dipendenti saranno orari, stipendiato, o entrambi? Offrite bonus, commissioni o compensi in azioni? Sapere come sarà necessario strutturare i gruppi retributivi in ​​base alla retribuzione o al tipo di impiego.
• Ignora qualsiasi software per il libro paga che non soddisfa le tue esigenze.

Fai un elenco di funzionalità di cui non puoi fare a meno. Al di là del calcolo degli stipendi, tener conto di:

• Dichiarazione dei redditi automatizzata (compresi i crediti d'imposta)
• Molteplici modalità di pagamento dei dipendenti (deposito diretto, buste paga stampate automaticamente, carta di credito ricaricabile)
• Funzionalità self-service dei dipendenti
• Integrazione con altri software aziendali
• Configurabilità e scalabilità
• Conformità alle leggi fiscali e salariali
• Sicurezza
• Rendicontazione e tenuta dei registri dettagliate delle buste paga

Determina il livello di dettaglio e di analisi di cui avrai bisogno

• Assicurati che il software per la gestione delle paghe possa gestire la tua analisi, esigenze di rendicontazione e tenuta dei registri

Fare domande. Alcune domande da considerare:

• In che modo il software per la gestione stipendi rimarrà aggiornato con le modifiche ai calcoli delle retribuzioni? Si adatterà automaticamente agli aumenti salariali, modifiche al diritto tributario, o benefici cambia?
• In che modo il software manterrà la conformità quando verranno approvate nuove leggi sull'imposta sui salari e sul lavoro?
• Cosa può automatizzare il sistema? Il software del libro paga importerà automaticamente le informazioni contabili cruciali nel software di contabilità o nella contabilità generale della tua azienda? O fornirà un file di informazioni riepilogative che dovrai quindi importare manualmente?

Conosci il tuo budget ed esegui un'analisi costi-benefici. Verificare con il fornitore del libro paga per conoscere le tasse. Oltre una tariffa base, controlla se ci sono costi aggiuntivi come:

• Imposta commissioni
• Costo per l'esecuzione del libro paga
• Spese di dichiarazione fiscale
• Spese di conformità legale
• Costo aggiuntivo per ogni dipendente a libro paga
• Eventuali costi nascosti

Controlla le recensioni dei clienti

• Fai ricerche su ciò che gli utenti hanno da dire
• Nota pro e contro, soprattutto quelli comunemente citati

Usa le prove gratuite, se possibile

• Ottieni una demo dal vivo e determina se il software è intuitivo e facile da usare

Perché NetSuite è il miglior software per le paghe per le piccole imprese

Quando si cerca una soluzione software per il libro paga, è importante non trascurare i potenziali vantaggi di un provider che offre un'offerta ERP più ampia. Le soluzioni ERP basate su cloud, come NetSuite, dispongono di solide funzionalità e sono altamente configurabili, in modo che possano soddisfare le esigenze di qualsiasi attività commerciale. Questo tipo di soluzioni offre un'interfaccia utente familiare e unifica le funzioni aziendali principali, dalla finanza alle risorse umane e tutto il resto, così puoi scegliere ciò di cui hai bisogno per gestire la tua attività nel modo più efficiente. Le caratteristiche principali offerte da NetSuite SuitePeople includono:

Automazione. NetSuite SuitePeople calcola automaticamente gli stipendi, emette pagamenti ai dipendenti e aggiorna la contabilità generale della tua azienda, il tutto senza intervento manuale. La tua azienda può gestire le buste paga e vedere immediatamente l'impatto sulle finanze complessive. Allo stesso tempo, hai il controllo completo sul processo e puoi apportare le modifiche e gli aggiustamenti necessari. “Possiamo fare le buste paga in 10 minuti. Prima che fosse passata più di un'ora, ” Meredith Martinelli, Vicepresidente amministrativo presso N&N Moving Supplies, ha detto della sua esperienza con NetSuite. "Ha decisamente cambiato le mie responsabilità settimanali sul libro paga".

Buste paga illimitate. Alcuni fornitori addebiteranno un supplemento per eseguire un libro paga fuori ciclo, ma NetSuite non ti addebiterà costi aggiuntivi per elaborare il libro paga se un dipendente viene licenziato o se ne va e deve essere pagato al più presto. Con SuitePersone, puoi eseguire il libro paga quando vuoi.

Integrazioni. Le aziende hanno utilizzato la piattaforma cloud di NetSuite per migliorare l'efficienza delle operazioni finanziarie e dei flussi di lavoro delle risorse umane, compreso il libro paga, richieste di permessi e gestione delle prestazioni dei dipendenti. Per esempio, potresti utilizzare un'app di monitoraggio del tempo compatibile per inserire automaticamente i dati del cartellino nella funzione buste paga di SuitePeople, e aggiornerà automaticamente la tua contabilità generale il giorno di paga. Anche, nel ruolo di Atushi Murakami, Responsabile della strategia IT presso DeNA, un fornitore di siti di e-commerce, spiegato, “NetSuite ci ha dato accesso ai dati di base dei dipendenti e ci ha permesso di tenere traccia dei cambiamenti del personale per circa 2, 000 dipendenti in tutto il mondo, tutto in tempo reale. Per esempio, questo ci ha permesso di calcolare automaticamente i costi di sviluppo del software in-house sulla base di precisi, dati HR aggiornati.”

Risoluzione dei problemi. Poiché NetSuite offre una varietà di moduli tutti progettati per funzionare insieme e confluire in un database centrale, devi chiamare un solo fornitore se c'è un problema software o un errore:NetSuite è la contabilità e fornitore di buste paga. Integrazioni di terze parti, d'altra parte, può richiedere più tempo e sforzi per risolverlo perché potrebbe essere necessario chiamare diversi fornitori per determinare il problema e il modo migliore per risolverlo.

Aggiornamenti automatici. NetSuite rilascia nuove versioni del suo software più volte all'anno e sposta automaticamente tutti i clienti alla versione più recente, rendendo disponibili nuove funzionalità a tutti.

Senza software per le paghe, chiunque sia incaricato di gestire manualmente il libro paga è probabile che passi ore a lavorare attraverso fogli di calcolo, eseguire calcoli, presentare moduli all'IRS e monitorare i pagamenti delle tasse, il tutto oltre a pagare i dipendenti. Cosa c'è di più, quando gestisci manualmente le buste paga, conseguenze legali legate alla non conformità è un rischio costante, anche quando è il risultato di calcoli errati. Il software per la gestione delle paghe può gestire molte operazioni che richiedono tempo, processi soggetti a errori in modo che i responsabili del libro paga possano concentrare il loro tempo su attività di maggior valore, come gestire le persone e trarre informazioni dai dati sulla retribuzione dei dipendenti.