Dichiarazione dei redditi:grande guida per le piccole imprese

La prima cosa che ogni piccolo imprenditore deve ricordare è che se hai dipendenti, devi seguire le norme federali sulla tassazione del lavoro e tenere il passo con le normative in evoluzione. Più facile a dirsi che a farsi! Le statistiche sono deludenti e mostrano che il 40% delle piccole imprese paga una media di $ 845 di multe fiscali sui salari ogni anno.

Il mancato pagamento delle tasse sui salari o il mancato pagamento obbligatorio può comportare multe e sanzioni costose. Ma c'è qualcosa di ancora peggio:puoi ottenere una vera pena detentiva.

La conclusione è chiara:la negligenza nei calcoli e nei pagamenti delle imposte sui salari può essere rovinosa! Ma preavvertito è disarmato, come si suol dire. Analizziamo le tasse sui salari e assicuriamoci che tu possa mantenere la tua attività al sicuro. Questo articolo ti fornirà una guida dettagliata sulle tasse sui salari che un datore di lavoro deve pagare.

Contenuti:

1. Definizione dell'imposta sui salari

• Comprendere i tuoi obblighi fiscali sui salari
• Quanto costa l'imposta sui salari?

2. Come si calcola l'imposta sui salari?

3. Programma e regole di deposito dell'imposta sui salari

4. Moduli per l'imposta sui salari

• Modulo 940 — Dichiarazione dei redditi annuale federale contro la disoccupazione (FUTA) del datore di lavoro
• Modulo 941 — Dichiarazione dei redditi federale trimestrale del datore di lavoro
• Modulo 944 — Dichiarazione dei redditi federale annuale del datore di lavoro
• Modulo 945 — Dichiarazione annuale dell'imposta federale sul reddito trattenuta
• Modulo W-2 — Dichiarazioni salariali e fiscali

5. Errori comuni di dichiarazione delle imposte sui salari da evitare per una piccola impresa

Definizione dell'imposta sui salari

L'imposta sui salari è denaro dedotto dalla busta paga di ogni dipendente da un datore di lavoro e versato al governo per conto del dipendente. "Tasse sui salari" è in realtà un termine generico, poiché i datori di lavoro sono tenuti a trattenere le imposte sul reddito statali e federali, nonché alcune altre tasse.

Comprendere i tuoi obblighi fiscali sui salari

Devi occuparti di alcune cose per superare indenne la dichiarazione dei redditi sugli stipendi.

Per prima cosa:quando assumi il tuo primo dipendente devi ottenere un numero di identificazione del datore di lavoro federale (EIN). Potrebbe anche essere necessario ottenere i codici fiscali statali e locali per la dichiarazione delle imposte sui salari. L'EIN verrà utilizzato su depositi, resi e altri documenti correlati. Ora, sei un datore di lavoro legale che rispetta le norme federali sulle imposte sui salari! In qualità di datore di lavoro, hai obblighi nei confronti del governo e delle agenzie fiscali, l'IRS (Internal Revenue Service) e SSA (Social Security Administration), nonché nei confronti dei tuoi dipendenti.

Per legge federale, i datori di lavoro sono tenuti a versare contributi per finanziare programmi sociali, come la previdenza sociale, l'assistenza sanitaria, i programmi di previdenza sociale e pensionamento, ecc. Potrebbero esserci anche ritenute fiscali statali e locali sui salari.

Tutto sommato, le norme sull'imposta sui salari delle piccole imprese richiedono a un datore di lavoro di:

• Trattieni federale imposta sui salari dalla busta paga di un dipendente e depositare l'importo trattenuto. Le ritenute fiscali sui salari possono variare da stato a stato. Assicurati di contattare l'agenzia delle entrate per informazioni più dettagliate.

• Rapporti di file e restituzione di informazioni alle agenzie fiscali, presentando moduli dettagliati di dichiarazione dei redditi. È necessario segnalare correttamente le entrate, gli importi trattenuti e gli importi pagati per conto di dipendenti e appaltatori.

• Fornire a dipendenti e appaltatori i moduli assegnati dall'IRS spiegando l'indennizzo pagato e le somme trattenute.

📌 Nota: devi effettuare tutti i depositi fiscali federali tramite il sistema elettronico di pagamento delle tasse federali (EFTPS).

Quanto costa l'imposta sui salari?

imposta sui salari è composto da

• Imposte sul reddito federali e statali
• Tasse FICA (Previdenza sociale e Medicare )
• Tasse FUTA (un contributo alla riserva federale per la disoccupazione)
• tasse sull'assicurazione invalidità (si applica solo a stati come California, Hawaii, New Jersey, New York e Rhode Island)

Ci sono sia pagamenti obbligatori che facoltativi, che sono chiamati, rispettivamente, detrazioni fiscali sui salari obbligatorie e volontarie.

📌 Nota: Al contrario delle tasse sui salari, l'IRS utilizza un termine più ufficiale:tasse sul lavoro — per descrivere gli obblighi del datore di lavoro nei confronti del governo. Le persone possono trovare confusa questa intersezione di termini, ma generalmente sono gli stessi, esclusa la tassa sul lavoro autonomo. La tassa sul lavoro autonomo rientra nella categoria delle tasse sul lavoro, non delle tasse sui salari, perché come piccolo imprenditore sei un lavoratore autonomo e non ti paghi uno stipendio.

Come si calcola l'imposta sui salari?

Fase n. 1 per l'imposta sui salari:determina quali lavoratori sono soggetti a tassazione

L'IRS ha regole di diritto comune che includono una serie di test:

• test comportamentale
• test finanziario
• test di relazione

Utilizzare questi test per identificare i dipendenti soggetti a imposta e semplificare la dichiarazione dei redditi.

Fase n. 2 per l'imposta sui salari:calcola il salario imponibile

Devi calcolare la retribuzione lorda:l'importo totale che hai pagato al tuo dipendente è composto da salari orari, straordinari, bonus, partecipazione agli utili, regali a un dipendente e tutti gli altri tipi di compenso.

Fase n. 3 per l'imposta sui salari:trattenere (detrarre) le percentuali dalla busta paga di un dipendente

Ora devi calcolare la percentuale da trattenere per le tasse federali, statali e locali, oltre a FICA e FUTA.

Calcoli della ritenuta d'acconto sull'imposta sui salari

Le detrazioni fiscali sui salari delle piccole imprese previste dalla legge comprendono:

• Imposta federale sul reddito ritenute
• Imposta statale sul reddito ritenute, se applicabili
• Tassa locale ritenute, come tasse comunali, provinciali o distrettuali scolastici, se applicabili
• FICA — Tasse della legge federale sui contributi assicurativi
• Previdenza sociale ritenuta d'acconto del 6,2% nel 2020 e nel 202, fino al reddito massimo imponibile annuo o alla base salariale di $ 137.700 per il 2020 e $ 142.800 per il 2021
• Medicare ritenuta d'acconto dei dipendenti dell'1,45%
• Assistenza sanitaria aggiuntiva ritenuta d'acconto dello 0,9% per i dipendenti che guadagnano oltre $ 200.0001
• FUTA — Tasse federali sulla disoccupazione
• SUTA — Tasse statali sulla disoccupazione, se applicabili

Calcoli della ritenuta d'acconto volontaria dell'imposta sui salari

Dopo che sono state calcolate le detrazioni fiscali sui salari previsti dalla legge, si può pensare a quelle volontarie. Possono essere trattenuti solo con il consenso del dipendente e possono includere:

• Premi dell'assicurazione sanitaria (come cure mediche, dentistiche e oculistiche)
• Premi assicurativi sulla vita
• Piano pensionistico contributi (piano 401(k))
• Dipendente acquisto di azioni piani, come ESPP e piani ESOP
• Pasti, uniformi, quote sindacali e altre spese legate al lavoro

Dopo aver sottratto le detrazioni sulla busta paga sia obbligatorie per legge che volontarie, il dipendente riceve la retribuzione netta. Infine, versa (deposita) le detrazioni calcolate sull'imposta sui salari all'agenzia delle entrate.

Programma e regole per il deposito dell'imposta sui salari

Le tasse sui salari vengono pagate all'IRS semestralmente o mensilmente. Le date di scadenza del deposito dell'imposta sui salari dipendono dal numero di dipendenti che hai e dall'importo delle imposte sui salari che devi:

• Depositore mensile — deposito durante un determinato mese o prima del 15° giorno del mese successivo.
• Depositante semestrale — deposito mercoledì, giovedì e/o venerdì entro il mercoledì successivo; deposito il sabato, domenica, lunedì e/o martedì entro il venerdì successivo.
• Depositi FUTA — sono richiesti depositi per il trimestre entro il quale l'imposta dovuta supera $ 500. Paga entro l'ultimo giorno del primo mese successivo alla fine del trimestre. Se la data di scadenza per effettuare il deposito cade un sabato, una domenica o un giorno festivo, puoi effettuare il deposito il giorno lavorativo successivo.

📌 Nota: controlla tutto il calendario con tutte le date importanti per la stagione fiscale nel nostro articolo.

A meta 'strada! Ora prestiamo attenzione a segnalare salari, mance e altri compensi pagati a un dipendente.

Moduli per l'imposta sui salari

La prossima cosa importante dopo aver calcolato le detrazioni fiscali sui salari e aver depositato le ritenute è la dichiarazione dei redditi o la presentazione.

La dichiarazione dell'imposta sui salari sta segnalando le informazioni che hai utilizzato per calcolare le tasse sui salari del datore di lavoro all'IRS. È necessario utilizzare moduli speciali e completare il processo rigorosamente entro un periodo stabilito dall'IRS. Contatta le agenzie fiscali locali per scoprire se sei tenuto a presentare rapporti statali e locali.

I moduli di imposta sui salari più comuni assegnati dall'IRS sono:

→ Modulo 940 — Dichiarazione dei redditi annuale federale sulla disoccupazione (FUTA) del datore di lavoro

— utilizzato per riportare i FUTA pagati durante l'anno.

📝 Scadenza presentazione: 31 gennaio (se i datori di lavoro hanno versato tutti i depositi delle imposte sui salari alla scadenza, hanno 10 giorni di calendario aggiuntivi per presentare la domanda).

→ Modulo 941 — Dichiarazione dei redditi federale trimestrale del datore di lavoro

— mostra:

• l'importo raccolto per la ritenuta d'acconto sull'imposta sui salari da parte dei dipendenti
• l'importo raccolto per la ritenuta FICA (Social Security e Medicare) dai dipendenti
• l'importo totale dovuto per la ritenuta d'acconto FICA (compresa la quota del datore di lavoro di questa imposta)

📝 Scadenze di deposito:

• Quartetto I — 2 maggio
• II trimestre — 1 agosto
• Terzo trimestre — 31 ottobre
• IV trimestre — 31 gennaio (del prossimo anno)

→ Modulo 944 — Dichiarazione dei redditi federale annuale del datore di lavoro

— per i datori di lavoro, la cui responsabilità annuale per la previdenza sociale, l'assistenza sanitaria e le trattenute fiscali federali sul reddito è pari o inferiore a $ 1.000.

📝 Scadenza presentazione: 31 gennaio (se i datori di lavoro hanno versato tutti i depositi delle imposte sui salari alla scadenza, hanno 10 giorni di calendario aggiuntivi per presentare la domanda).

→ Modulo 945 — Dichiarazione annuale dell'imposta federale sul reddito trattenuta

— utilizzato per segnalare l'imposta federale sul reddito trattenuta dai pagamenti non salariali (pensioni, pensionamento militare, ritenuta d'acconto volontaria, ritenuta d'acconto).

📝 Scadenza presentazione: 31 gennaio (se i datori di lavoro hanno versato tutti i depositi delle imposte sui salari alla scadenza, hanno 10 giorni di calendario aggiuntivi per presentare la domanda).

→ Modulo W-2 — Dichiarazioni salariali e fiscali

— depositato per riportare informazioni su salari e stipendi, nonché:

• imposta federale sul reddito
• imposta sul reddito statale e locale (se applicabile)
• Ritenute fiscali per la sicurezza sociale e Medicare

📝 Scadenza presentazione: 31 gennaio

📌 Nota: Devi includere anche gli importi che hai depositato per le tasse sui salari del tuo datore di lavoro. Se i tuoi depositi sono inferiori all'importo dovuto, devi pagare l'IRS. Sii preciso con questi rapporti, poiché ti permetteranno di richiedere il rimborso dell'imposta sui salari in caso di pagamento in eccesso.

Scegli la modalità di segnalazione:

1. Fila manualmente compilando i moduli di imposta sui salari secondo le istruzioni fornite dall'IRS. Invia il modulo all'IRS, insieme a qualsiasi pagamento dovuto.

1. Utilizzare software per le imposte sui salari o servizio per archiviarlo elettronicamente.

1. Richiedi assistenza professionale da un commercialista o un professionista fiscale (ottima idea se vuoi massimizzare il rimborso dell'imposta sui salari).

Errori comuni di dichiarazione delle imposte sui salari che una piccola impresa deve evitare

Tenere il passo con le normative sul lavoro può essere difficile. Ci sono molti posti in cui inciampare quando si depositano le tasse sui salari, ma vorremmo metterti in guardia su quelle più comuni che ripetono i proprietari di PMI. È sempre meglio imparare dagli errori degli altri.

Errore n. 1 nella dichiarazione delle imposte sui salari:presentare i dipendenti indipendenti come dipendenti

L'importo che si paga a un appaltatore è chiamato "compensazione per i non dipendenti". Gli appaltatori dichiarano e pagano le tasse sui salari. Non devi depositare reddito o ritenute fiscali FICA dalle buste paga del tuo appaltatore. Ma devi presentare una relazione annuale per gli appaltatori (1099-MISC o 1099-NEC) all'IRS. Se presenti il ​​tuo dipendente come appaltatore, dovrai rimborsare le tasse per il loro lavoro insieme alle sanzioni e agli interessi maturati.

Errore n. 2 nella dichiarazione delle imposte sui salari:calcolo della retribuzione degli straordinari come retribuzione regolare

Quando si parla di tasse sui salari, le retribuzioni degli straordinari non sono le normali retribuzioni dei dipendenti. Sono calcolati in modo diverso. La legge federale afferma che un dipendente deve ricevere non meno di 1,5 della sua retribuzione regolare come stipendio straordinario. Gli Stati possono avere requisiti diversi per gli straordinari.

Errore n. 3 nella dichiarazione delle imposte sulle retribuzioni:non si dispone di un numero sufficiente di dati sulle buste paga

Conserva registri completi e accurati per convalidare le cifre che segnali alle agenzie fiscali. Un'entità fiscale può richiedere la documentazione per il backup delle dichiarazioni dei redditi sui salari. Registra informazioni dettagliate su ore lavorate, salari pagati, straordinari, bonus, mance, ferie, ferie e malattia.

Linea inferiore

Rispettare le normative sulla dichiarazione dei redditi delle piccole imprese è difficile e le sanzioni per la non conformità possono essere severe. Ci auguriamo che questo articolo ti abbia fornito una visione più chiara delle tasse pagate da un datore di lavoro per conto dei dipendenti.

Fai attenzione a mantenere la conformità con gli organismi di regolamentazione statali e federali. Evita gli errori di dichiarazione delle imposte sui salari e riduci il rischio di incorrere in sanzioni e interessi per le tasse non pagate o sottopagate. Ottieni assistenza tecnica affidabile e risparmia energia per concentrarti su ciò che conta:la tua attività. Perché oltre a pagare le tasse, il proprietario della PMI ha un sacco di cose da fare. Lo sai meglio!