Che cos'è la riconciliazione in contabilità?

I rendiconti finanziari forniscono un'istantanea della salute finanziaria di un'azienda. Forniscono un'ampia panoramica di un'azienda e servono da indicazione della sua redditività, solvibilità e liquidità. Tuttavia, questi indicatori sono validi solo quando esegui correttamente la riconciliazione dell'account.

Il processo di riconciliazione dei conti è parte integrante dell'attività, che aiuta a collegare la contabilità con gli estratti conto bancari, i registri con i contanti e a proteggere l'attività da eventuali discrepanze.

Eppure non molti imprenditori osano intraprendere da soli una riconciliazione del conto bancario. Ci sono ragioni legittime per cui si sentono in questo modo. Prima dell'alba delle soluzioni software per la riconciliazione dei conti, riconciliare in generale significava confrontare moltissime transazioni giornaliere con estratti conto bancari. Completare il processo di riconciliazione dell'account manualmente e in una sola volta è sempre stato quasi impossibile, poiché i documenti cartacei si perdono facilmente e spesso sono difficili da sostituire.

👉 Nell'articolo di oggi, esaminerò perché la riconciliazione è importante, cosa lo rende difficile e delineerò un modo sicuro ed efficiente per farlo in soli due clic.

1. Che cos'è la riconciliazione dei conti?

2. Perché hai bisogno di una riconciliazione dell'account?

3. Quali sono le cause delle differenze nel processo di riconciliazione dei conti

4. Come eseguire la riconciliazione dell'account

5. Quali sono le principali sfide legate alla riconciliazione dei conti?

6. Come eseguire facilmente la riconciliazione dell'account?

Che cos'è la riconciliazione degli account?

La riconciliazione dei conti è un importante processo contabile che confronta i record finanziari con un saldo bancario effettivo per garantire che le cifre siano completamente equilibrate. Non è sempre un processo facile, ma è fondamentale per la tua attività.

In genere il processo di riconciliazione dei conti avviene alla fine del periodo contabile per garantire che il saldo del conto di contabilità generale sia completo e accurato.

La verifica della riconciliazione del conto corrente richiede generalmente la corrispondenza di due dati. Il primo è fornito dai registri di un imprenditore ha (libro di cassa ) e il secondo è realizzato dalla terza parte come una banca (estratto conto ). Se abbini questi due rapporti, dovresti vedere zero differenze tra i due documenti:significa che hanno lo stesso valore in una data specifica.

📌 Nota: il processo di riconciliazione dei conti deve essere completato prima che una società certifichi l'integrità delle proprie informazioni finanziarie ed emetta i rendiconti finanziari.

Perché hai bisogno della riconciliazione dell'account?

Il processo di riconciliazione dei conti mantiene la tua attività in linea con le sue finanze, nonché con diversi requisiti normativi. Devi sapere dove stanno andando i tuoi soldi, quanto ti è rimasto e cosa devi farne.

È importante eseguire la riconciliazione dell'account perché ti aiuta a verificare che i tuoi record finanziari siano accurati. In caso contrario, potrebbe essere necessario modificarli. In questo modo, avrai le informazioni più recenti e aggiornate sulla situazione finanziaria della tua azienda.

Inoltre, la riconciliazione regolare del conto bancario ridurrà al minimo la probabilità di ricevere multe o sanzioni che generalmente potrebbero essere evitate.

📌 Nota: Prima di effettuare una riconciliazione dell'account, assicurarsi che tutti i documenti necessari siano disponibili e organizzati.

Cosa causa le differenze nel processo di riconciliazione degli account

Le differenze rilevate durante la riconciliazione dell'account sono chiamate discrepanze. La definizione della riconciliazione dei conti è un processo per assicurarsi che tutte le transazioni siano state contabilizzate. Ciò potrebbe accadere a causa di un errore umano o perché l'azienda ha utilizzato una serie di standard errati per tenere conto delle proprie transazioni. Qualunque sia la ragione, queste discrepanze nella riconciliazione dell'account possono causare seri danni alla tua attività se non vengono rilevate.

Ecco le cose più comuni che possono causare differenze di riconciliazione degli account.

Differenze temporali

È possibile che le transazioni siano state acquisite nella contabilità generale ma l'assegno non è stato ancora cancellato dalla banca o viceversa.

Omissioni

Questa discrepanza di riconciliazione del conto è correlata alle transazioni che appaiono sull'estratto conto ma non sono state ancora registrate dall'azienda nel libro cassa.

Errori

Gli errori di solito si verificano se il processo di riconciliazione dell'account va storto. Molto spesso accade perché le attività sono state registrate in modo improprio.

📌 Nota: se è stato rilevato un errore, deve essere annotato nella riconciliazione del conto e registrato in una registrazione prima nota di rettifica.

Come eseguire la riconciliazione dell'account

Ci sono molte ragioni per cui il processo di riconciliazione dei conti è importante. In primo luogo, può aiutare a determinare se si è verificato un potenziale errore nel processo contabile. Inoltre, può rilevare gli account che devono essere riconciliati. Ecco una panoramica su come eseguire la riconciliazione degli account per garantire che le posizioni finanziarie della tua azienda rimangano accurate.

Processo di riconciliazione dell'account Passaggio 1:verifica della contabilità generale

Cominciando dall'inizio. Per un'accurata riconciliazione dei conti, un contabile deve esaminare tutti i conti nella contabilità generale per verificare che non vi siano transazioni mancanti e che il saldo sia corretto.

Processo di riconciliazione dell'account Passaggio 2:confronto

Quindi, per una corretta riconciliazione dei conti, il contabile deve confrontare il saldo della contabilità generale con i dati provenienti da sistemi di terze parti indipendenti o altra documentazione di supporto (estratti conto bancari o della carta di credito).

Processo di riconciliazione dell'account Passaggio 3:eliminare eventuali discrepanze

Successivamente, il contabile studia le informazioni acquisite e adotta le opportune azioni correttive per eliminare eventuali discrepanze.

Processo di riconciliazione dei conti Passaggio 4:preparare le registrazioni prima nota necessarie

Se sono state rilevate discrepanze nella fase precedente della riconciliazione dei conti, gli errori di saldo devono essere corretti e contrassegnati in registrazioni prima nota speciali.

Processo di riconciliazione conti Passaggio 5:registrare le prime note

E questo è tutto! Ora le registrazioni prima nota sono pronte per essere pubblicate. Dopo questo passaggio, la contabilità generale verrà aggiornata per il periodo di riconciliazione.

Quali sono le principali sfide legate alla riconciliazione dei conti?

Man mano che sempre più aziende iniziano a utilizzare il cloud per la contabilità e le vendite in generale, molti problemi del passato stanno scomparendo. Non è più necessario tenere le scatole da scarpe piene di ricevute cartacee per tenere traccia delle spese aziendali. Nuove possibilità consentono alle aziende di vendere i propri prodotti più facilmente e raggiungere un pubblico più ampio.

Tuttavia, anche il passaggio all'e-commerce ha le sue sfide. Diamo un'occhiata a ciò che rende difficile il processo di riconciliazione degli account per le attività online.

Più canali

Ci si potrebbe aspettare che la riconciliazione dei conti cesserà presto di essere un problema, ma ci sono alcune sfide che sorgono con la crescita delle entrate. Ad esempio, le aziende di e-commerce potrebbero avere difficoltà a causa del gran numero di canali di vendita che utilizzano. Ognuno di questi canali deve essere preso in considerazione.

Commissioni della piattaforma

Un'altra sfida connessa al processo di riconciliazione dell'account e-commerce è che ogni piattaforma di vendita di solito addebita una commissione di servizio.

Alla fine di un periodo contabile, è necessario contabilizzare le commissioni pagate ai fornitori di servizi di pagamento. In caso contrario, le tue entrate saranno ridotte di un importo elevato. Tale discrepanza influirà su tutto, dalla pianificazione aziendale e dagli ordini di inventario a cose importanti come la stima dell'importo delle tasse dovute.

Dati sulle transazioni

Un'altra sfida ancora è che per eseguire una corretta riconciliazione dell'account, sono necessari dati. Se hai domande sulla validità di una determinata transazione, devi avere facile accesso alle informazioni non solo sul cliente (o venditore), ma anche sugli articoli (o prodotti) venduti.

Il problema qui è che anche se i tuoi dati vengono importati automaticamente, senza una buona soluzione molti di essi potrebbero andare persi lungo la strada, lasciandoti con pochi numeri. Identificare l'origine o alcune caratteristiche di una transazione in questione può diventare impossibile in questi casi.

Rimborsi

Un altro motivo per cui il tuo saldo bancario potrebbe non corrispondere ai tuoi registri contabili è che i rimborsi potrebbero non essere stati contabilizzati correttamente. Sfortunatamente, i rimborsi sono abbastanza frequenti nell'e-commerce ed è ragionevolmente importante registrarli accuratamente.

Per una corretta riconciliazione dell'account è fondamentale registrare non solo ogni vendita e rimborso, ma anche tutte le commissioni comandate o rimborsate dalle piattaforme di pagamento una volta emesso un rimborso.

Tieni presente che la maggior parte dei fornitori non rinuncerà a una commissione sulla transazione originale. Alcuni ti addebiteranno anche un costo aggiuntivo per l'emissione di un rimborso. Tutte queste attività devono essere registrate correttamente nei tuoi libri.

Doppi controlli

Molti esperti aziendali giungono alla conclusione che la riconciliazione manuale dei conti bancari può essere molto costosa per gli imprenditori.

Secondo il sondaggio, fino al 59% delle risorse del dipartimento finanziario può essere speso per la gestione delle transazioni. Incredibilmente, fino al 95% di questa energia viene spesa per transazioni che già corrispondono. Ciò è spiegato dal fatto che il processo di riconciliazione contabile manuale è lento nell'identificare le operazioni che richiedono effettivamente un'attenzione particolare.

Ecco perché la produzione di rendiconti finanziari accurati e il mantenimento di rendiconti economici e di voci di giornale ben gestiti diventano irragionevolmente costosi.

Come eseguire facilmente la riconciliazione dell'account?

La riconciliazione dei conti può essere eseguita manualmente, ma richiede molto tempo e conoscenze specialistiche. Inoltre, se commetti errori nella riconciliazione, non c'è modo di annullare il tuo lavoro. Ecco perché molti contabili utilizzano software di riconciliazione degli account per evitare tali complicazioni.

Come puoi vedere dalle statistiche sopra, le aziende dovrebbero utilizzare il cloud per aumentare l'efficienza e la semplicità del processo di riconciliazione degli account.

Ti starai chiedendo come rendere più efficiente la riconciliazione dei conti. Ecco alcuni passi concreti che puoi intraprendere.

1. Collega i tuoi conti bancari

Se utilizzi già un software di contabilità come Synder Accounting, puoi collegare facilmente i tuoi conti bancari per ottenere un'immagine dal vivo regolarmente aggiornata del saldo del tuo conto corrente.

In questo modo hai coperto metà del processo di riconciliazione del tuo account.

2. Collega canale di vendita e gateway di pagamento

La maggior parte delle soluzioni software di contabilità non ha integrazioni native dettagliate con tutte le piattaforme di pagamento che potresti utilizzare. Synder ti offre tale opzione e ti aiuta a coprire l'altra metà della riconciliazione dell'account. Usa Synder per connettere le tue piattaforme di pagamento, come Stripe, Square, Shopify Payments o PayPal, tra le altre, al tuo software di contabilità.

Una volta che i tuoi conti bancari e le piattaforme di pagamento ed e-commerce sono collegati al tuo software di contabilità, il tuo saldo bancario verrà regolarmente aggiornato. Le singole transazioni e i pagamenti verranno inoltre sincronizzati regolarmente con la tua contabilità in background.

3. Riconcilia

Quando tutte le piattaforme che utilizzi sono collegate al tuo software di contabilità, il processo di riconciliazione dei conti diventa il più agevole possibile. Ad esempio, se utilizzi Synder Accounting, tutto ciò che devi fare è classificare le tue transazioni (oppure puoi utilizzare la funzione Regole intelligenti per spese e depositi) e quindi controllare i tuoi rapporti.

📌 Nota :durante la riconciliazione, non è possibile creare le proprie transazioni nella scheda Banking, poiché potrebbero causare un errore. Ogni transazione verrà aggiunta solo quando sarà stata approvata dalla banca.

Questo è tutto! Quando colleghi i tuoi conti bancari e gateway di pagamento al tuo software di contabilità, ti assicuri di portare dati accurati nel processo di riconciliazione dei conti. Mantieni il pieno controllo delle tue finanze. Non ti resta che rivedere le partite esistenti!

Come puoi vedere, è possibile stabilire una routine semplice e diretta con due clic per un accurato processo di riconciliazione degli account. Provalo per vedere di persona!

Se hai altre domande, puoi sempre contattare il team di supporto di Synder utilizzando la chat in-app o altri modi per contattarci forniti nel piè di pagina di questa pagina. Prova Synder gratuitamente (non è richiesta la carta di credito) per testare in prima persona la magia di una semplice riconciliazione.