4 tipi di automazione aziendale per la tua azienda

Gli strumenti di automazione aziendale aiutano le aziende e i loro clienti automatizzando ripetitivi, compiti quotidiani. Consentono ai dipendenti di concentrarsi su progetti più strategici e forniscono una traccia verificabile di dati che i team possono utilizzare per prendere decisioni più informate e applicare controlli coerenti.

Le aziende di tutte le dimensioni possono applicare l'automazione aziendale a una miriade di attività, progetti e processi. I vantaggi principali di solito includono risparmi di tempo e costi, eliminazione degli errori e impostazione dei controlli per garantire il rispetto delle politiche.

Come funzionano gli strumenti di automazione aziendale?

Gli strumenti di automazione aziendale utilizzano la tecnologia per eliminare il lavoro manuale dai processi aziendali quotidiani. Dalle risorse umane alle vendite alla contabilità, quasi ogni angolo delle operazioni di un'azienda può trarre vantaggio dall'automazione aziendale.

Utilizzando l'automazione aziendale, le aziende possono eliminare la necessità di lavoro manuale migliorando e semplificando i singoli passaggi che compongono i diversi processi. Per esempio, automatizzando il processo di selezione preliminare dei candidati al lavoro, le aziende possono risparmiare ore di lavoro significative che altrimenti sarebbero state spese sottoponendo a revisione iniziale tutte le domande ricevute.

Molto più che sostituire carta e PDF con dati digitalizzati, fattori di automazione aziendale nei passaggi chiave nel flusso di lavoro di un'azienda e quindi rende questi processi più economici, più veloce e meno soggetto a errori. Portando questi processi su una o più piattaforme tecnologiche, le aziende ottengono anche migliori capacità di reporting e la capacità di analizzare i dati nel tempo, poi usalo per prendere decisioni più informate.

Tipi di automazione aziendale

Rendendo "automatici" determinati processi aziendali, "l'automazione aziendale elimina le attività ripetitive, riduce le ore sprecate in attività ridondanti, e aiuta a migliorare la produttività complessiva. Per questi ed altri motivi, un numero crescente di organizzazioni sta introducendo sempre più automazione aziendale nelle proprie operazioni.

Ecco quattro tipi di automazione aziendale, come funzionano e quando dovrebbero essere utilizzati.

Automazione del marketing

Il marketing è un'importante attività commerciale che può essere sia laboriosa che costosa, rendendolo maturo per la semplificazione attraverso l'automazione.

Attraverso strumenti di automazione del marketing (che di solito assumono la forma di software), le aziende possono generare lead altamente qualificati pronti per l'impegno di vendita. Questi strumenti forniscono anche un framework per i team per indirizzare, costruire, eseguire e misurare il successo delle campagne di marketing, eliminando la complessità dalla qualificazione e conversione dei lead.

Alcuni software di automazione del marketing possono automatizzare i processi di email marketing, consentendo alle aziende di allineare meglio queste campagne con gli sforzi dei loro team di vendita. Le aziende possono anche utilizzare strumenti di automazione del marketing per monitorare e misurare l'attività di un potenziale cliente, identificare quando un lead soddisfa le condizioni note di disponibilità dell'acquirente e fornire lead alle vendite non appena soddisfano i criteri predefiniti.

L'automazione del marketing è utile per le aziende di tutte le dimensioni. Per esempio, un'azienda più piccola può utilizzare il software per sviluppare, generare e inviare e-mail mensili per trasmettere contenuti o offerte pertinenti a un elenco di distribuzione del cliente. Questo processo può ridurre significativamente il numero di ore dedicate ai "tocchi" dei clienti nel corso di un anno.

Un'azienda più grande, nel frattempo, potrebbe voler sfruttare le funzionalità estese di automazione del marketing, come la segmentazione dinamica di un ampio database di clienti, il targeting dei clienti con messaggi automatizzati tramite social media e sms, o flussi di lavoro personalizzati che si allineano con i processi di marketing specifici dell'azienda.

Automatizzando il marketing online e le campagne di lead generation, le aziende possono ridurre i costi di sviluppo e gestione di queste campagne. Questo, a sua volta, aiuta a creare un ritorno sull'investimento (ROI) misurabile più elevato per ciascuna di queste campagne.

Contabilità e automazione della contabilità

Automatizzando le loro funzioni di contabilità e contabilità, le aziende possono risparmiare molto tempo sui crediti (AR), conti da pagare (AP), fatturazione, collezioni, richieste di carte di credito, backup dei dati e altri processi finanziari che devono essere gestiti su base giornaliera o settimanale.

Possono anche applicare l'automazione a processi fondamentali come la chiusura dei libri contabili, gestione della contabilità generale (GL) e gestione del conto bancario. Rimuovendo gli elementi manuali dal lavoro del team di contabilità e gestendo il lavoro di elaborazione numerica e transazionale, l'automazione rende più gestibile un processo complesso.

Prendi la gestione dei debiti, Per esempio. Circa il 55% delle aziende gestisce ancora manualmente i propri processi AP. L'utilizzo di un sistema automatizzato per questa specifica area della gestione delle finanze aziendali consente di risparmiare tempo e denaro:l'acquisizione dei dati è automatizzata, le fatture vengono abbinate automaticamente ai documenti, e le approvazioni vengono inoltrate elettronicamente. Riduce inoltre gli errori nei dati e aiuta a prevenire le frodi attraverso un sistema di controlli "touchless" che avvengono dietro le quinte.

Combinato, queste funzionalità si traducono in importanti benefici. Il software di automazione AP riduce le attività manuali e libera il flusso di cassa. Le squadre possono inviare fatture, gestisci le approvazioni ed elabora i pagamenti attraverso un'unica piattaforma con approvazioni rapide e una migliore visibilità e controllo su importanti processi e dati finanziari.

Per aziende di tutte le dimensioni, la contabilità è un processo che richiede tempo e che include molti passaggi manuali. Automatizzando alcuni o tutti questi passaggi, le aziende possono liberare tempo per attività importanti come analisi, strategia e collaborazione tra i membri del team.

Automazione del processo

L'automazione dei processi aziendali (BPA) va oltre l'automazione di base e incorpora l'integrazione di applicazioni per aiutare le aziende a migliorare valore ed efficienza. Un sottoinsieme di BPA, l'automazione dei processi robotici (RPA) si concentra sull'automazione delle attività di routine, mentre il BPA aiuta le aziende a ottenere di più dai loro investimenti in automazione. BPA fa questo aggregando i dati su più fonti per sviluppare analisi che sarebbero difficili da ottenere manualmente.

Le aziende utilizzano BPA per funzioni come:

• Inserimento automatico degli ordini
• Automazione della posta elettronica
• Elaborazione batch automatizzata
• Trasferimenti di file automatizzati
• Generazione e distribuzione automatizzate di report

Dalle assunzioni alla gestione della posta elettronica alla contabilità, quasi ogni angolo delle operazioni di un'azienda trarrebbe vantaggio dal BPA, che non solo sostituisce il lavoro manuale, ma semplifica e migliora anche le fasi del flusso di lavoro che compongono il processo. Quando un processo aziendale è automatizzato, intere fasi del flusso di lavoro esistente:catene di e-mail e trasferimenti di documenti, per esempio, vengono eliminati.

Automazione delle risorse umane

L'assunzione di nuovi dipendenti è un processo in più fasi che inizia con un annuncio di lavoro online o con un'attività di reclutamento e termina quando il dipendente viene ufficialmente assunto. Molti passaggi di questo processo possono essere automatizzati.

Un sistema di gestione delle risorse umane (HRMS) è uno strumento prezioso per farlo. Come parte di un insieme più ampio di funzionalità, questi sistemi automatizzano il processo di gestione dei candidati. Ciò si riferisce specificamente alle offerte di lavoro automatizzate inviate direttamente ai candidati, che aiuta a condividere ruoli da ricoprire sia con il mondo esterno che con gli attuali dipendenti che potrebbero voler fare domanda per lavori interni o fare segnalazioni.

Un HRMS è prezioso per le aziende per le quali l'esperienza del candidato è una preoccupazione primaria:dalla domanda alla gestione del curriculum, alla pianificazione dei colloqui, alla presentazione di offerte, fino all'onboarding. Utilizzando questa automazione, I team delle risorse umane possono elaborare le domande di lavoro, gestire il libro paga, gestire i dati dei dipendenti attuali e passati, migliorare il processo di provisioning degli utenti e amministrare i vantaggi.

Poiché HRMS automatizza tutti gli aspetti della gestione delle risorse umane, inclusi onboarding e buste paga, fornisce analisi complete su questi processi. Automatizza inoltre i processi chiave delle risorse umane come la gestione del tempo libero dei dipendenti, benefici, e altri fondamentali. Utilizzando l'analisi, questi sistemi forniscono anche informazioni critiche sulla produttività e l'efficienza della forza lavoro di un'azienda.

Altre attività delle risorse umane che il software può gestire includono:

• Conservazione e recupero dei record dei dipendenti.
• Recensioni delle domande di lavoro presentate online.
• Distribuzione e firma dei contratti di lavoro, accordi di riservatezza, deroghe e altra documentazione per i nuovi dipendenti.
• Gestione moduli fiscali dipendenti.
• Idoneità all'iscrizione ai benefici.
• Requisiti di formazione (ad es. quando un dipendente si trasferisce in una nuova posizione).

Incaricato di valutare il lavoro dei dipendenti, I dipartimenti delle risorse umane possono utilizzare i dati del sistema per tenere traccia di tutte le attività di ciascun dipendente e generare report pronti all'uso per manager e leader. Se, Per esempio, il turnover dei dipendenti in magazzino è diventato un problema serio negli ultimi 90 giorni, l'azienda può utilizzare uno strumento HR per individuare il problema specifico e prendere migliori decisioni di assunzione.

Quali strumenti di automazione dei processi aziendali dovrei utilizzare?

Gli strumenti che utilizzi per automatizzare la tua attività dipenderanno dai processi specifici che ne hanno più bisogno. Mappando le tue esigenze in anticipo, e identificando le aree chiave della tua attività che sono mature per l'automazione, sarai in grado di scegliere la soluzione migliore per il problema specifico.

Ad esempio, se il tuo team di contabilità impiega troppo tempo ad abbinare le fatture agli ordini di acquisto e a inviare tali fatture attraverso il processo di approvazione interno, quindi uno strumento di automazione AP ti aiuterà a migliorare notevolmente questi processi. O, se il tuo team di marketing dedica molto del suo tempo allo sviluppo e all'invio di contenuti pertinenti ai clienti, allora una piattaforma di automazione del marketing è in ordine.

Quando si cercano aree da automatizzare, trova quelli in cui si trovano i tuoi dipendenti:

• Gestire un volume elevato di attività ripetitive su base regolare.
• Lavorare in grandi gruppi per portare a termine piccoli compiti.
• Scadenze mancanti a causa di lunghi, processi manuali.
• facendo del loro meglio, ma ha ancora un impatto negativo su altri processi aziendali (ad es. campagne di vendita che non possono essere avviate perché il marketing impiega troppo tempo per sviluppare e inviare e-mail di presentazione).
• Necessita di una migliore conformità, audit e altri documenti cartacei.

Mentre esplori i vari strumenti di automazione sul mercato, cercare soluzioni che aiutino a ridurre i costi e aumentare l'efficienza, i due obiettivi principali di qualsiasi soluzione automatizzata. Sia che tu stia implementando uno strumento di vendita e marketing, una piattaforma di contabilità automatizzata o una soluzione di gestione delle risorse umane, trovane uno strettamente integrato con il tuo sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o trova un sistema ERP con una piattaforma completa che includa più strumenti di automazione.

Quando il software automatizzato e l'ERP sono integrati, le aziende possono eliminare l'irregolarità dei dati, ridurre al minimo il tempo impiegato per spostare le informazioni attraverso questi sistemi e ottenere l'accesso a informazioni più accurate, informazioni in tempo reale. Ciò offre loro una visione olistica delle loro operazioni e consente loro di sfruttare appieno le capacità dei loro sistemi automatizzati.

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