Una guida per configurare la fatturazione automatizzata per la tua azienda

La fatturazione automatizzata può farti risparmiare ore di fatturazione ai clienti. Segui i suggerimenti di The Ascent su come impostare un sistema di fatturazione automatizzato efficace.

L'Ascesa consiste nel trovare modi per far funzionare la tua piccola impresa in modo più efficiente. Dall'automazione del marketing allo sfruttamento dell'IA nella contabilità, siamo tutti pronti ad accogliere alcuni piccoli amici robot nella vita di piccoli imprenditori indaffarati.

La fatturazione è probabilmente nell'elenco delle attività che sai di dover svolgere ma che preferiresti non fare. Lascia che ti presentiamo un altro piccolo robot che può togliere parte di quel carico di lavoro dalla tua scrivania.

Panoramica:cos'è la fatturazione automatica?

Un sistema di fatturazione automatizzato si riferisce a una soluzione software che fattura o fattura i clienti senza un intervento manuale significativo. Il sistema funziona particolarmente bene nelle aziende che addebitano ai clienti un importo ricorrente ogni mese tramite un modello di abbonamento o di fidelizzazione.

Ad esempio, una piccola enoteca vicino a me offre un servizio mensile in cui confezionano tre bottiglie di vino sapientemente scelte per $ 25. Se utilizzassero un sistema di fatturazione automatizzato, non dovrebbero preoccuparsi di elaborare manualmente l'addebito ricorrente. Invece, il loro software di fatturazione se ne occuperebbe e li avviserà solo se la mia carta è scaduta o è stata rifiutata dopo più tentativi.

Anche gli studi di consulenza, legali e medici possono trarre vantaggio dall'implementazione di un sistema di fatturazione automatizzato, anche se non addebitano un importo uniforme a clienti e pazienti.

I sistemi di fatturazione automatizzati funzionano sia fatturando ai clienti e accettando il pagamento, sia addebitando automaticamente ai clienti un metodo di pagamento in archivio.

Puoi trovare la fatturazione automatizzata in soluzioni software standalone come parte del software di fatturazione o incluso nel software di contabilità. Il modo in cui decidi di impostare un sistema di fatturazione automatizzato dipende dalle esigenze della tua azienda e dalle funzionalità disponibili nella tua attuale gamma di software.

3 vantaggi della creazione di un sistema di fatturazione automatizzato

La fatturazione automatizzata può portare denaro alla tua attività più velocemente mentre ti alleggerisci un grosso compito.

1. Fatturazione più tempestiva

Il modello di abbonamento ha guadagnato così tanta popolarità in parte perché garantisce un flusso di entrate costante. Tuttavia, essenziale per il processo è una fatturazione tempestiva; quando fatturate ai clienti in modo incoerente, riscuotete entrate in modo incoerente.

Il software di fatturazione automatizzata non deve destreggiarsi tra più lavori, a differenza di un piccolo imprenditore. I sistemi di fatturazione automatizzati fattureranno i tuoi clienti in tempo.

2. Risparmio di tempo

L'invio di fatture commerciali può richiedere ore, soprattutto se utilizzi un sistema di fatturazione cartaceo. Sono sicuro che rivorrai indietro le ore trascorse a stampare banconote, piegarle, infilarle nelle buste e apporre francobolli.

I sistemi di fatturazione automatizzati generalmente funzionano in modo digitale. Non solo aiutano la tua attività a diventare senza carta, ma liberano anche l'ultima domenica di ogni mese che dedichi alla fatturazione.

Inoltre, tutti i software di fatturazione automatizzata dispongono di una funzione di "sospensione" che riprova le carte rifiutate e notifica ai clienti un metodo di pagamento scaduto o rifiutato, chiedendo loro di aggiornarlo. Senza l'automazione, saresti bloccato a dover raccogliere informazioni di pagamento valide.

3. Riduzione degli errori

L'addebito manuale dei clienti porta inevitabilmente a errori di trascrizione. Puoi evitare l'errore umano impostando correttamente un sistema di fatturazione automatizzato. Un minore intervento umano porta a un minor numero di errori di fatturazione che possono far arrabbiare seriamente i clienti.

Come impostare un sistema di fatturazione automatizzato efficace per la tua attività

Il sistema di fatturazione automatizzato ideale richiede poca o nessuna attenzione dopo averlo configurato. Ecco come iniziare a scegliere e configurare un nuovo sistema di fatturazione automatizzato.

1. Ricerca software di fatturazione specifico del settore

Gli studi medici non possono utilizzare lo stesso software di fatturazione automatizzato dei negozi di fiori. Se ci sono considerazioni speciali che devi considerare nel processo di fatturazione, come i pagamenti assicurativi, assicurati di scegliere una soluzione di fatturazione automatizzata in grado di soddisfarlo.

2. Garantire l'integrazione con il software di contabilità esistente

Assicurati che il tuo sistema di fatturazione automatizzato si integri con il tuo software di contabilità se non è già integrato.

Supponiamo che la tua azienda utilizzi il metodo di contabilità per competenza. Il sistema di fatturazione dovrebbe registrare automaticamente le prime note che riconoscono i ricavi e i conti attivi quando le fatture escono e aggiornano nuovamente i libri quando i clienti effettuano il pagamento. Le attività in contanti riconosceranno le entrate solo quando i clienti pagano.

L'implementazione di un sistema di fatturazione che non comunica con il tuo software di contabilità significa semplicemente trasferire il tuo attuale carico di lavoro di fatturazione nella contabilità.

3. Migra i dati di pagamento dei clienti

Dopo aver selezionato il software di fatturazione giusto per soddisfare le esigenze della tua attività, inizia a lavorare per importare le informazioni di pagamento dei tuoi clienti nel nuovo sistema.

Parte dell'integrazione del software di contabilità dovrebbe includere la migrazione senza interruzioni dei dati dei clienti.

4. Configura un portale di pagamento per i clienti

Quasi tutti i sistemi di fatturazione automatizzati includono un portale online rivolto ai clienti che accetta pagamenti online e consente ai clienti di scaricare le fatture e aggiornare il metodo di pagamento.

Personalizza il portale di pagamento con il nome e il logo della tua azienda in modo che i clienti sappiano che stanno effettuando l'accesso al sito Web corretto per pagare le bollette.

5. Personalizza le fatture

Se utilizzi un software di fatturazione per creare fatture ricorrenti, personalizzale aggiungendo il nome della tua azienda, il logo, le informazioni sul pagamento automatico e le informazioni di contatto. Non vuoi cambiare sistema di fatturazione e lasciare i tuoi clienti a chiedersi chi stanno pagando.

6. Esamina regolarmente le transazioni

Se hai visto il film Io, Robot , sai di non lasciare tutto ai robot. Entra regolarmente nel tuo sistema di fatturazione e verificane la precisione. Garantirne l'accuratezza selezionando casualmente almeno il 10% delle tue transazioni mensili, quindi assicurati che riflettano accuratamente l'importo dovuto da ciascun cliente.

Vuoi anche controllare che al tuo software di fatturazione non manchino clienti. Genera un rapporto sulla contabilità clienti dal tuo software di contabilità e confrontalo con l'elenco dei clienti fatturati nel tuo software di fatturazione.

Suggerimenti per l'utilizzo di un sistema di fatturazione automatizzato

Ecco alcuni modi per facilitare la transizione a un nuovo sistema di fatturazione.

1. Avvisa i tuoi clienti

Gli schemi di phishing invadono molte delle nostre caselle di posta e non vuoi che i clienti pensino che una fattura di nuova concezione sia l'ultimo tentativo di un truffatore di truffarli per centinaia di dollari.

Invia un'email speciale o includi una nota sulla fattura finale prima del passaggio, spiegando la tua transizione a un sistema di fatturazione aggiornato.

2. Valuta la possibilità di modificare i termini di pagamento

La configurazione di un nuovo sistema di fatturazione è un ottimo momento per modificare i termini di pagamento.

Diciamo che prima di implementare un sistema di fatturazione automatizzato, la tua azienda fatturasse i clienti tramite posta con 30 termini di pagamento netti. Il tuo nuovo sistema è completamente privo di carta, il che significa che non c'è alcun ritardo tra la fatturazione e la ricezione delle fatture da parte dei clienti e i clienti possono pagare le bollette online. È ragionevole ridurre i termini di pagamento in cambio di una maggiore comodità.

3. Esplora le opzioni del metodo di pagamento

Molti strumenti software di fatturazione automatizzata dispongono di portali online che consentono ai clienti di pagare le fatture utilizzando un numero qualsiasi di metodi di pagamento, dagli assegni elettronici alle principali carte di credito. Se la tua azienda accetta solo assegni spediti per posta, ora è un buon momento per facilitare il pagamento da parte dei clienti.

Non ti addebiterò più tardi

Tutti amiamo essere pagati, ma non tutti amano passare ore a fatturare i clienti e fare la contabilità. La fatturazione automatizzata offre alle piccole imprese il vantaggio di fatturare i clienti ora, non più tardi, senza aggiungere un'altra attività onerosa all'elenco.