Contabilità per le startup:una guida per principianti

Sei pronto per la contabilità della tua startup ma non sai da dove cominciare? Spiegheremo l'importanza di tenere traccia delle transazioni finanziarie e quando è possibile gestire la contabilità da soli.

I titolari di una start-up possono essere molte cose:un contabile, un avvocato, un designer, uno chef, un fornaio o un abile falegname. Quello che di solito non sono è un contabile o contabile esperto. Ma monitorare correttamente le tue transazioni finanziarie fa parte dell'essere un imprenditore, che tu sia una startup o un imprenditore affermato.

La contabilità aziendale di avvio può essere particolarmente importante poiché è probabile che tu stia gestendo la tua nuova attività con un budget limitato. Ma anche se sei abbastanza fortunato da avere milioni a sostegno della tua attività, i tuoi investitori vorranno sapere per cosa stai spendendo i loro soldi.

Perché la contabilità è importante per le startup?

Congratulazioni per aver avviato un'attività in proprio. Come imprenditore, il tuo obiettivo principale è vendere i tuoi beni e servizi. Ma come fai a sapere quando i tuoi clienti ti pagano se non registri il loro pagamento?

Come puoi prendere le detrazioni fiscali a fine anno se non tieni traccia delle tue spese? Una chiamata dalla banca sarà la prima indicazione che il tuo conto è in scoperto? Ecco perché la contabilità e la contabilità sono così importanti, in particolare per le startup.

Prima di iniziare, ci sono alcune cose che devi fare:

• Determina la struttura della tua attività
• Apri un conto bancario separato per la tua attività
• Trova un'applicazione software di contabilità con cui ti trovi a tuo agio
• Crea un sistema di contabilità per la tua attività

Una volta completati questi elementi, sei pronto per iniziare a gestire le transazioni finanziarie per la tua piccola impresa.

10 nozioni di base sulla contabilità di cui ogni startup deve tenere traccia

Sebbene sia possibile gestire la contabilità aziendale in un sistema di contabilità manuale, sarebbe molto più utile utilizzare un'applicazione software di contabilità.

La maggior parte delle applicazioni entry-level oggi sul mercato sono progettate per persone come te:imprenditori con conoscenze limitate di contabilità e basi contabili. Sono inoltre progettati per semplificare il monitoraggio delle transazioni finanziarie e la maggior parte ha un prezzo conveniente anche per il budget più piccolo.

Se non sei sicuro che qualcosa debba essere rintracciato, peccare per eccesso di cautela e presumere che lo faccia. In ogni caso, le seguenti voci finanziarie devono essere gestite correttamente.

1. Estratti conto bancari

Con l'avvento dell'online banking, gli estratti conto ingombranti sono un ricordo del passato. Tuttavia, la riconciliazione del tuo conto bancario è ancora importante. Riconciliare i tuoi estratti conto ogni mese ti consente di bilanciare il saldo della contabilità generale con il tuo saldo bancario, tenere conto di eventuali commissioni bancarie e trovare eventuali errori bancari che potrebbero passare inosservati se gli estratti conto non vengono riconciliati mensilmente.

2. Estratto conto della carta di credito

È altrettanto importante riconciliare gli estratti conto della carta di credito quanto lo è il tuo estratto conto bancario. La frode con carta di credito è una cosa reale e può intrufolarti con un sacco di piccoli addebiti per vedere se stai prestando attenzione. Assicurati di avere un backup per ogni addebito sull'estratto conto della tua carta di credito. Ciò è particolarmente importante se si dispone di una carta di credito aziendale utilizzata da più dipendenti.

3. libro paga

Se non hai ancora dipendenti, non devi preoccuparti delle buste paga. Tuttavia, se hai anche un solo dipendente, dovrai monitorare correttamente le buste paga. Ciò include tutto, dalla gestione dei record del personale dei dipendenti alla conservazione dei record di tempo dei dipendenti. Ciò significa anche che devi gestire tutti i moduli relativi al libro paga, inclusi i 941, i W-2 e i 1099.

Il modo migliore per gestire le buste paga è iscriversi a un servizio di buste paga che fa la maggior parte del lavoro per te. Ma anche se lo fai da solo, sei comunque responsabile della corretta conservazione delle buste paga.

4. Fatture

Una delle prime cose che dovresti imparare a fare è creare una fattura. Dopotutto, per quanto tempo rimarrai in attività se ai tuoi clienti non vengono fatturati i prodotti e i servizi che fornisci?

Anche in questo caso, qualsiasi applicazione software di contabilità acquistata avrà un componente di fatturazione incluso, il che significa anche il monitoraggio dei crediti. Se vuoi essere pagato, assicurati di fatturare regolarmente e di controllare tali fatture.

5. Prova di pagamento

Il tuo fornitore ti chiama per informarti che non spediranno alcun prodotto finché non pagherai la fattura. Il problema è che hai inviato loro un assegno tre settimane fa. Anche se potresti non tenere più gli assegni fisici, assicurati di tenere a portata di mano i tuoi estratti conto in modo da poter determinare se un assegno è stato cancellato e, in tal caso, richiedere una copia dell'assegno da consegnare al tuo fornitore.

Se non utilizzi gli assegni, conserva la prova del pagamento insieme alla fattura in caso di mancato pagamento.

6. Costi di avviamento

Se la tua attività è nuova di zecca, assicurati di tenere traccia di tutte le tue spese di avvio perché, secondo l'IRS, potresti essere in grado di detrarre fino a $ 5.000 in costi di avvio e organizzativi nell'anno in cui la tua attività diventa operativa. Eventuali costi eccedenti la detrazione dovranno essere ammortizzati.

7. Pagamenti ricevuti

Ogni volta che un cliente ti paga è un motivo per festeggiare. Assicurati che i pagamenti ricevuti dai tuoi clienti siano adeguatamente tracciati, sia che paghino con assegno, contanti, carta di credito, PayPal o tramite bonifico ACH. Ogni volta che un cliente paga, una registrazione di tale pagamento deve essere allegata alla fattura e archiviata. Se sei in anticipo sulla curva e utilizzi un ufficio senza carta, salva semplicemente una registrazione del pagamento nel loro file.

8. Fatture

Come nuova attività, devi stabilire un buon credito con i tuoi fornitori sin dall'inizio. Ciò significa pagare le bollette quando sono dovute. Ma assicurati di esaminare ogni fattura che arriva per assicurarti che sia accurata. È più facile di quanto pensiate pagare una fattura sbagliata, quindi non lasciare che accada.

Dopo aver inserito le bollette nei conti fornitori, monitorarle settimanalmente per assicurarti che vengano pagate in tempo. In caso contrario, probabilmente dovrai pagare commissioni di ritardo, interessi o entrambi.

Ti consigliamo anche di tenere traccia di quelle spese minori come tariffe di parcheggio, spese di spedizione, stampa e chilometraggio. Monitorare correttamente le spese aziendali assicurerà che le tue detrazioni di fine anno siano accurate e che tu abbia la documentazione per dimostrarlo.

9. Dichiarazioni fiscali

Se sei un'azienda nuova di zecca, è probabile che tu non abbia ancora alcuna dichiarazione dei redditi. Tuttavia, una volta fatto, tali dichiarazioni devono essere archiviate e conservate per almeno tre anni, anche se potrebbe essere una buona idea conservarle più a lungo.

10. Bilancio

Dovresti stampare una serie di rendiconti finanziari mensilmente o trimestralmente, a seconda della tua attività. Utilizzando un software di contabilità, l'esecuzione dei rendiconti finanziari richiede meno di un minuto, ma i dettagli in tali rapporti possono dirti molto sulla tua attività.

Se mantieni i rendiconti finanziari di chiusura di fine mese, la riconciliazione bancaria dovrebbe essere inclusa nei rendiconti finanziari per assicurarti che il saldo della contabilità generale e il saldo bancario corrispondano.

Opzioni di contabilità e contabilità per la tua startup

Se sei ancora indeciso sulla gestione della contabilità di base o sulla contabilità della tua attività, non sei solo. Se il pensiero di fare i tuoi libri è travolgente, hai molte altre opzioni, incluso l'aiuto di un CPA. Puoi anche assumere un contabile o un contabile esperto per la tua attività, o semplicemente esternalizzare l'intero processo.

Quando dovresti fare da solo la contabilità di avvio

Se ti viene in mente la parola "mai", potresti saltare questa parte. Tuttavia, se sei pronto, ci sono momenti in cui dovresti probabilmente occuparti della contabilità della tua attività.

• Quando hai appena iniziato: Chiedere l'aiuto di un esperto per impostare la contabilità aziendale può essere una buona idea. Tuttavia, se hai appena iniziato, probabilmente puoi gestire la contabilità senza troppo lavoro extra.
• Quando utilizzi un software di contabilità: Le applicazioni software di oggi sono progettate per rendere il processo di contabilità molto più semplice. Potresti essere sorpreso di quanto possa essere facile.
• Quando vuoi gestire tutti gli aspetti dell'attività: Potrebbe essere allettante affidare la contabilità a un'agenzia esterna, ma tenere traccia dei tuoi dati finanziari con rapporti come un rendiconto finanziario può darti un'idea molto migliore dell'andamento della tua attività.

Quando dovresti cercare ulteriore aiuto

Ancora non conosci la differenza tra uno stato patrimoniale e un conto economico? Stai iniziando a calcolare i numeri nel sonno? I numeri sul tuo bilancio ti confondono ancora? Se non conosci la differenza tra l'analisi del rendiconto finanziario e le previsioni finanziarie, potresti prendere in considerazione la possibilità di cercare aiuto.

• Quando le transazioni quotidiane aumentano: Se ti ritrovi a dedicare più tempo alla contabilità e meno tempo alla tua attività, è tempo di cercare alternative.
• Quando le transazioni iniziano ad accumularsi: Hai una pila di bollette non pagate sulla tua scrivania? Sono trascorse settimane o addirittura mesi da quando hai pubblicato una transazione, guardato il tuo estratto conto bancario o registrato un pagamento? Se è così, è ora di chiedere aiuto.
• Hai creditori o investitori a cui rispondere: Se hai un prestito bancario o investitori attivi, è ancora più importante che le tue finanze siano gestite correttamente. Trova un commercialista o un CPA che ti aiuti prima o poi.

Inizia la tua startup nel modo giusto

Come imprenditore, sta a te decidere se vuoi fare il lavoro pesante e gestire la contabilità da solo o trovare aiuto. In qualità di proprietario, scoprirai che è facile rimanere invischiati nelle attività quotidiane della gestione della tua attività ignorando quella pila di fogli in crescita sulla tua scrivania. Ma ignorare quella pila di fogli può creare più lavoro per te lungo la strada.

Gestire la tua contabilità e contabilità fin dall'inizio ti consentirà di mantenere un migliore controllo delle tue finanze. Saprai anche quando stai spendendo troppo e quando devi aumentare le vendite. Quindi, sia che tu svolga la contabilità da solo, assumi un contabile o un contabile o esternalizzi completamente queste attività, ricorda che migliore è la gestione della tua attività sin dal primo giorno, più è probabile che abbia successo.