Una guida per principianti alla contabilità in partita doppia

La contabilità in partita doppia e la contabilità in partita doppia utilizzano entrambe addebiti e crediti per registrare e gestire le transazioni finanziarie.

In sostanza, la contabilità in partita doppia si basa sull'equazione contabile, che è:

Attività =passività + patrimonio netto

Utilizzando la contabilità in partita doppia, puoi essere certo che tutte le tue transazioni seguano le regole dell'equazione contabile. Usare questo sistema è l'unico modo per farlo.

A differenza della contabilità in partita singola, che richiede solo di registrare una transazione in un libro mastro, la partita doppia tiene traccia di entrambi i lati (debito e credito) di ogni transazione inserita.

L'utilizzo di questo sistema riduce gli errori e semplifica la produzione di rendiconti finanziari accurati.

In breve:come funziona la contabilità in partita doppia

• Passaggio 1: Crea un piano dei conti per registrare le tue transazioni finanziarie.
• Passaggio 2 :inserisci tutte le transazioni utilizzando addebiti e crediti.
• Fase 3: Assicurati che ogni voce abbia due componenti, una voce di addebito e una di credito.
• Passaggio 4: Verifica che i rendiconti finanziari siano in equilibrio e riflettano l'equazione contabile.

Una panoramica della contabilità in partita doppia

Benedetto Cotrugli, mercante italiano, inventò la partita doppia nel 1458.

Il sistema è stato successivamente condiviso dal matematico italiano e monaco francescano Luca Pacioli, che ha scrittoThe Collected Knowledge of Arithmetic, Geometry, Proportion, and Proportionality nel 1494, che includeva una descrizione dettagliata del sistema della partita doppia.

Se sei un libero professionista, un imprenditore individuale o un appaltatore, è probabile che tu abbia utilizzato la contabilità a partita singola, soprattutto se non utilizzi un software di contabilità.

Sebbene questo possa essere stato sufficiente all'inizio, se hai intenzione di far crescere la tua attività, probabilmente dovresti passare all'utilizzo di software di contabilità e contabilità in partita doppia.

Per capire quanto sia importante la contabilità in partita doppia, devi prima comprendere la contabilità in partita singola.

L'esempio più vicino di questa contabilità di base è il libro mastro del conto bancario che utilizzi per tenere traccia delle tue spese.

Quando accedi al tuo conto bancario online o ricevi il tuo estratto conto per posta, vedrai un elenco di tutte le tue attività del mese. Tale attività include cose come i $ 5,50 che hai speso al bar durante la riunione della colazione, nonché il pagamento del cliente che hai depositato.

Sebbene avere un registro di queste transazioni sia un buon primo passo verso una migliore gestione del flusso di cassa, questo tipo di registrazione non chiarisce l'impatto che ogni transazione ha sulla tua attività.

In questo modo registreresti la tua spesa per il caffè nella contabilità a partita singola.

Sebbene il tuo libro mastro ti dia un'idea di quanti soldi ci sono nel tuo account, non fa nulla per aiutarti a tenere traccia delle tue spese o sapere quanti soldi ti devono i tuoi clienti.

Nella contabilità in partita doppia, registri ancora $ 5,50 nel tuo conto di cassa, ma registri anche $ 5,50 come spesa.

Mostra la stessa transazione registrata utilizzando la contabilità in partita doppia.

Se hai cinque o meno transazioni mensili, probabilmente puoi utilizzare la contabilità a partita singola, ma ti consigliamo di passare alla partita doppia se:

• Sono in una fase di crescita
• Attualmente sono alla ricerca di investitori
• Stai pensando di richiedere un prestito bancario o altri finanziamenti per la tua attività

Come funziona la contabilità in partita doppia

È possibile creare manualmente più conti contabili, ma se stai passando alla contabilità in partita doppia, probabilmente vorrai passare anche al software di contabilità.

I prodotti oggi sul mercato sono progettati pensando agli imprenditori, non ai contabili. Anche se la tua conoscenza della contabilità non va oltre Contabilità 101, troverai la maggior parte delle applicazioni software di contabilità facili da usare.

Se non sei sicuro di quale applicazione software di contabilità sia adatta alla tua attività, assicurati di controllare le recensioni approfondite del software di contabilità di The Ascent.

Una volta deciso di passare alla contabilità in partita doppia, segui questi semplici passaggi.

Passaggio 1:imposta un piano dei conti

Sebbene tu possa certamente creare un piano dei conti manualmente, le applicazioni software di contabilità in genere lo fanno per te. Una volta creato il piano dei conti, puoi iniziare a utilizzare la contabilità in partita doppia.

I tipi di account che utilizzerai nel piano dei conti includono:

• Risorse :Tutto ciò che possiedi
• Responsabilità :Tutto ciò che devi
• Entrate/entrate :Cosa guadagna la tua attività
• Spese :Il costo di fare affari
• Patrimonio del proprietario :riflette il tuo attuale livello di proprietà

Fase 2:utilizza addebiti e crediti per tutte le transazioni

Un debito è sempre sul lato sinistro del registro, mentre un credito è sempre sul lato destro del registro.

Una voce di addebito aumenterà il saldo di entrambi i conti attivi e di spesa, mentre una voce di credito aumenterà il saldo di passività, entrate e conti di patrimonio netto.

Tipi di account comuni e come vengono aumentati o diminuiti.

Fase 3:assicurati che ogni transazione finanziaria abbia due componenti

Una volta che il piano dei conti è impostato e hai una conoscenza di base di debiti e crediti, puoi iniziare a inserire le tue transazioni.

Ad esempio, hai pagato in eccesso la bolletta elettrica per errore il mese scorso e ricevi un rimborso di $ 200,00 dalla compagnia elettrica.

Per inserire correttamente tale transazione, dovresti addebitare (aumentare) il tuo conto di cassa e accreditare (diminuire) il tuo conto spese per le utenze.

Questo è il modo corretto per inserire un rimborso dalla compagnia elettrica.

Se avessi inserito solo $ 200 come deposito, il saldo del tuo conto bancario sarebbe accurato, ma le tue spese di utilità sarebbero troppo elevate.

Questo può essere particolarmente importante quando si crea una fattura o si pubblicano più note spese per il viaggio.

Ad esempio, supponiamo che tu abbia recentemente speso $ 500 in viaggio. Se utilizzassi la contabilità a partita singola, ridurresti semplicemente il saldo del tuo conto bancario di $ 500.

Ma quando si utilizza la contabilità in partita doppia, si registrano le spese di viaggio in dettaglio, consentendoti di vedere quanto hai speso per il trasporto o altre spese di viaggio, fornendo anche con le informazioni finanziarie di cui hai bisogno per prendere decisioni migliori sui viaggi in futuro.

La contabilità in partita doppia consente di gestire meglio le spese aziendali.

Fase 4:esegui i tuoi rendiconti finanziari

È impossibile trovare investitori o ottenere un prestito senza rendiconti finanziari accurati ed è impossibile produrre rendiconti finanziari accurati senza utilizzare la contabilità in partita doppia.

Inserendo correttamente le transazioni, il tuo bilancio sarà sempre in equilibrio.

Come iniziare con la contabilità in partita doppia

Se sei pronto a utilizzare la contabilità in partita doppia per la tua attività, puoi iniziare con un foglio di calcolo o utilizzare un software di contabilità.

1. Usa un foglio di calcolo

Se la tua attività è davvero piccola, potresti essere in grado di utilizzare un'applicazione per fogli di calcolo per pubblicare le tue transazioni finanziarie, ma i fogli di calcolo sono utili solo se hai un'impresa molto piccola e utilizzano la contabilità a partita singola.

2. Usa un software di contabilità

Sebbene sia possibile creare manualmente un registro aziendale adeguato per la tua attività, ti ritroverai a dedicare molto tempo a fare riferimento a più libri contabili per effettuare registrazioni, calcolare i totali e successivamente trasferire quei totali sui conti corretti per produrre i rendiconti finanziari.

Il modo migliore per iniziare con la contabilità in partita doppia è utilizzare un software di contabilità. Molte applicazioni software di contabilità popolari come QuickBooks Online, FreshBooks e Xero offrono una demo scaricabile che puoi provare.

Tutte le applicazioni software di contabilità più diffuse oggi utilizzano la contabilità in partita doppia e ti semplificano l'avvio, consentendoti di avviare la tua attività in un'ora o meno.

L'uso del software ridurrà anche gli errori ed eliminerà i conti fuori bilancio.

Decidere se la contabilità in partita doppia è giusta per te

Sei:

1. Devi essere preso sul serio?
2. Necessità di aprire una linea di credito?
3. Devi aprire una carta di credito aziendale?
4. Necessità di attrarre investitori?
5. Necessità di richiedere un prestito?

In tal caso, dovresti utilizzare la contabilità in partita doppia. Il sistema è progettato per mantenere i conti in equilibrio, ridurre la possibilità di errore e aiutarti a produrre rendiconti finanziari accurati.

In questo modo, a te e ai tuoi investitori o al gestore della banca, avrete un'idea chiara della salute finanziaria della vostra attività. Anche la più piccola azienda può beneficiare della contabilità in partita doppia.