Una guida per principianti ai pagamenti EFT

I pagamenti EFT o i trasferimenti di fondi elettronici sono progettati per spostare denaro tra conti bancari utilizzando una rete computerizzata.

Le transazioni EFT sono progettate per trasferire il pagamento elettronicamente da un istituto bancario a un altro.

I pagamenti EFT sono un buon modo per eliminare la necessità di stampare e spedire assegni cartacei ai fornitori e possono anche fornire ai clienti un modo rapido e semplice per pagare la fattura. Indipendentemente dal tipo di contabilità utilizzata dalla tua attività, puoi usufruire dei pagamenti EFT.

Panoramica:cos'è un pagamento EFT?

Nel 1978, gli Stati Uniti hanno approvato l'Electronic Fund Transfer Act, che ha contribuito a stabilire i diritti dei consumatori e dei partecipanti durante le attività di trasferimento elettronico di fondi.

I pagamenti EFT trasferiscono fondi tra conti utilizzando una rete computerizzata. Possono essere effettuati da un conto presso un istituto finanziario a un altro conto presso lo stesso istituto oppure possono essere effettuati tra due istituti diversi.

I pagamenti EFT sono utili sia per le aziende che per i privati, poiché eliminano la necessità di scrivere un assegno o utilizzare contanti per pagare una spesa aziendale. I pagamenti EFT sono spesso indicati come pagamenti elettronici, assegni elettronici, operazioni bancarie elettroniche o bonifici bancari elettronici.

Pagamenti EFT e ACH:qual è la differenza?

La rete Automated Clearing House (ACH) è un sistema utilizzato per spostare denaro tra due istituzioni finanziarie. In effetti, ACH collega tutte le istituzioni finanziarie statunitensi in modo che il trasferimento di denaro tra istituzioni sia sicuro e facile.

I pagamenti ACH vengono completati giornalmente in batch, con trasferimenti tra istituti che richiedono in genere da 1 a 4 giorni, a seconda delle banche coinvolte nella transazione. Tutti i pagamenti ACH sono considerati una transazione EFT, ma non tutte le transazioni EFT sono considerate un pagamento ACH.

I pagamenti ACH sono più spesso utilizzati per depositi diretti e pagamenti diretti, che includono il pagamento programmato di spese operative come affitto, utenze e spese del personale. E se attualmente paghi i tuoi dipendenti utilizzando il deposito diretto, anche questo è considerato un pagamento ACH.

Forse la differenza più grande tra EFT e ACH è che i pagamenti che utilizzano la rete ACH vengono verificati tramite un sistema di batching prima che il trasferimento sia completo.

Questo processo può richiedere da 1 a 4 giorni, a seconda dell'istituto bancario. Le banche più grandi tendono a elaborare le transazioni ACH più velocemente rispetto alle banche locali e alle cooperative di credito più piccole.

D'altra parte, i tempi di elaborazione EFT per transazioni come pagamenti con carta di debito e prelievi ATM vengono elaborati immediatamente e, sebbene più veloci, sono anche considerati meno sicuri.

Tipi di pagamenti EFT

I seguenti sono tutti esempi di pagamenti EFT:

• Deposito diretto: Se paghi i tuoi dipendenti tramite deposito diretto, questo è un pagamento EFT. Per pagare i tuoi dipendenti utilizzando il deposito diretto, dovrai ottenere le loro informazioni bancarie, incluso il numero di conto bancario e il numero di indirizzo bancario. Tutti i depositi diretti passano attraverso il sistema ACH.
• Transazioni ATM: Ogni volta che utilizzi un bancomat per prelevare denaro, trasferire fondi tra i tuoi conti o effettuare un deposito, stai utilizzando il sistema EFT.
• Bonifici bancari:sebbene non siano utilizzati frequentemente come in passato, i bonifici possono spostare rapidamente denaro tra istituti finanziari. I bonifici non utilizzano la rete ACH.
• Transazioni con carta di debito :Ogni volta che scegli di pagare in negozio utilizzando la tua carta di debito, stai utilizzando il sistema EFT.
• Pagamento fornitore: Puoi anche utilizzare i pagamenti EFT per pagare i tuoi fornitori. Elaborato in modo molto simile al deposito diretto, è necessario ottenere le informazioni bancarie dal venditore per elaborare i suoi pagamenti, che come il deposito diretto, passeranno attraverso il sistema ACH.

Come funzionano i pagamenti EFT?

Ricorda che mentre tutte le transazioni ACH sono EFT, non tutti gli EFT passano attraverso la rete di clearing house automatizzata. Daremo un'occhiata a due transazioni, il deposito diretto del dipendente e l'acquisto con carta di debito per vedere la differenza nell'elaborazione.

1. Deposito diretto

Poiché i depositi diretti sono trasferimenti di fondi elettronici che passano sempre attraverso la rete ACH, dovrai ottenere il nome della banca, il numero di conto e il numero di indirizzo bancario di un dipendente, nonché il tipo di conto.

Una volta ricevute queste informazioni, puoi impostare i dettagli del deposito diretto con il tuo conto bancario. La tua banca invia quindi la richiesta ACH, dove viene raggruppata e quindi trasmessa ai vari conti che si trovano nella registrazione originale.

Una volta che la banca ricevente riceve la richiesta, verificherà che i fondi siano disponibili nel conto di origine. Al termine del processo di verifica, la banca ricevente accredita sul conto l'importo del deposito diretto.

Poiché i trasferimenti ACH vengono verificati per verificarne l'accuratezza, in genere impiegano da 1 a 4 giorni per essere visualizzati su un conto, motivo per cui in alcuni casi il processo di deposito diretto deve essere avviato fino a 4 giorni prima del pagamento dei dipendenti.

2. Acquista con una carta di debito

Ogni volta che vai in negozio e decidi di utilizzare una carta di debito per il pagamento, stai utilizzando un pagamento EFT. Tuttavia, il tuo pagamento non utilizza il sistema ACH perché è istantaneo.

Il negozio non ha bisogno delle tue informazioni bancarie e non hai bisogno delle informazioni bancarie del negozio per pagarle. Scorri la carta, inserisci il PIN e il denaro viene spostato dal tuo account all'account del negozio, senza che sia necessaria alcuna verifica (a parte il PIN).

Poiché gli acquisti tramite bancomat e carta di debito non passano attraverso il sistema ACH, la transazione viene completata in tempo reale senza il ritardo tipico delle transazioni di deposito o addebito diretto che richiedono informazioni bancarie su entrambi i lati della transazione.

Dovresti utilizzare i pagamenti EFT nella tua attività?

L'utilizzo di pagamenti EFT come il deposito diretto e il pagamento diretto per i fornitori può essere vantaggioso per le piccole imprese. L'utilizzo di questi pagamenti automatizzati riduce le pratiche burocratiche, garantisce che fornitori e dipendenti vengano pagati in tempo ed elimina la necessità di creare assegni cartacei.

Puoi anche accettare pagamenti EFT dai clienti utilizzando un'opzione di pagamento online o fornendo ai clienti regolari i tuoi dati bancari in modo che possano pagarti regolarmente.

Se utilizzi regolarmente i pagamenti EFT, devi disporre di un processo in atto per garantire che tutte le transazioni siano registrate nella tua contabilità generale in modo tempestivo.

Se stai utilizzando un software di contabilità, probabilmente puoi scaricare tutte le transazioni bancarie nel tuo libro mastro. Se non riesci a connettere la tua banca alla tua applicazione software, dovrai inserire nel diario tutti i pagamenti EFT effettuati e i depositi ricevuti.

Se stai cercando di passare al software di contabilità per la tua piccola impresa, assicurati di controllare le recensioni del software di contabilità di The Ascent.