Come registrare un'indennità per i conti dubbi

I crediti inesigibili fanno parte del fare affari. Per mantenere i tuoi rendiconti finanziari accurati, è utile creare un fondo per i conti dubbi.

Un fondo svalutazione crediti è un conto contro attività utilizzato dalle imprese per stimare l'importo totale di beni e servizi venduti per i quali non si aspettano di ricevere il pagamento. Situato nel tuo bilancio, il fondo svalutazione crediti viene utilizzato per compensare il saldo del tuo conto clienti.

Che cos'è un fondo svalutazione crediti (ADA)?

Come proprietario di una piccola impresa, fai un gigantesco atto di fede ogni volta che estendi il credito ai tuoi clienti. Anche con l'analisi più rigorosa della capacità di pagamento di un cliente, ci sarà un momento in cui un cliente (o due) non paga quello che deve.

E mentre i saldi dei conti inesigibili possono essere cancellati a fine anno, a fini contabili, è meglio contabilizzare in anticipo le spese per crediti inesigibili utilizzando l'indennità per crediti dubbi (ADA) piuttosto che cancellare un gran numero di crediti inesigibili all'anno- fine.

Ecco a cosa serve il fondo svalutazione crediti. L'ADA è un conto di contro asset, il che significa che funziona per compensare il conto a cui è associato. Poiché l'indennità per crediti dubbi viene utilizzata con i tuoi conti attivi, l'ADA lavora per ridurre il saldo dei tuoi crediti.

Il fondo svalutazione crediti è facilmente gestibile utilizzando qualsiasi software di contabilità corrente. Per quelli di voi che utilizzano giornali di contabilità manuale, sarà necessario inserire le voci appropriate nei giornali per gestire correttamente i totali ADA.

Chi utilizza il fondo svalutazione crediti (ADA)?

Se stai utilizzando il metodo di contabilità per competenza, dovresti utilizzare l'indennità per crediti dubbi nella tua attività.

Anche se sei in attività da meno di un anno e non hai informazioni storiche a portata di mano per aiutare a stimare l'importo che dovrebbe essere registrato in un ADA, un'ipotesi prudente è meglio di niente e puoi modificare i totali come più storici i dati diventano disponibili.

E poiché il saldo del fondo svalutazione crediti riduce o compensa il saldo dei tuoi crediti, l'utilizzo di questo conto contro attività contribuirà a rendere più accurati i rendiconti finanziari.

Se disponi di molte attività relative ai crediti, è utile adeguare mensilmente il saldo ADA, ma se l'attività è limitata, dovrebbe essere sufficiente un aggiustamento trimestrale.

Come stimare il fondo svalutazione crediti (ADA)

Esistono diversi metodi di indennità che possono essere utilizzati per stimare il fondo svalutazione crediti. Sebbene la base storica sia probabilmente il metodo di indennità più accurato, le nuove attività probabilmente dovranno fare una "ipotesi migliore" prudente fino a quando non avranno una base da utilizzare.

1. Classificazione del rischio

Il metodo di classificazione del rischio presuppone che tu abbia una conoscenza preliminare della cronologia dei pagamenti del cliente, tramite l'analisi iniziale del credito o eseguendo un rapporto di credito. L'analisi del rischio può darti ulteriori informazioni su quali clienti potrebbero non pagare.

2. Percentuale storica

Forse il metodo più efficace, la percentuale storica utilizza i totali dei crediti inesigibili passati per prevedere il tuo ADA per l'anno in corso. Ad esempio, se l'anno scorso il saldo dei tuoi crediti era di $ 40.000 e avevi $ 4.000 di crediti inesigibili, puoi utilizzare queste informazioni per prevedere il totale dei crediti inesigibili per l'anno in corso.

3. Percentuale delle vendite

Forse il metodo migliore per le nuove attività senza una cronologia dei pagamenti del cliente valida, si calcola semplicemente una percentuale dei propri crediti come conto in dubbio, rivedendo periodicamente la percentuale per determinare quanto fosse vicina (o meno) la stima e apportando le modifiche necessarie per il prossimo periodo contabile.

Esempi di fondo svalutazione crediti (ADA)

Ecco alcuni esempi di come calcolare l'indennità per crediti dubbi.

Esempio ADA 1

L'anno scorso, il 10% del saldo dei tuoi crediti è finito come inesigibile. Da allora, hai migliorato lo screening dei clienti e istituito procedure di raccolta migliori.

Con vendite stimate in $ 60.000 per l'anno, si determina che l'indennità per crediti dubbi dovrebbe essere del 5%. Il calcolo per determinare l'ADA sarebbe:

$ 60.000 x 5% =$ 3.000

Per registrare l'indennità di $ 3.000 per i conti dubbi, dovrai completare la seguente registrazione prima nota:

Data	Account	Addebito	Credito
31/01/2020	Spese per debiti inesigibili	$ 3.000
31/01/2020	Indennità per crediti dubbi		$ 3.000

Il conto spese per crediti inesigibili è l'unico conto che influisce sul tuo conto economico aumentando le spese. Tutte le altre attività relative all'indennità per crediti dubbi avranno un impatto solo sul tuo bilancio.

La registrazione della registrazione di cui sopra compenserà il saldo attivo dei tuoi conti correnti di $ 3.000. Ad esempio, se il saldo attivo dei tuoi conti correnti è di $ 8.000, il valore effettivo del conto sarà di $ 5.000.

Ricordiamo che il fondo svalutazione crediti è solo una stima. È solo quando un cliente è inadempiente sul saldo dovuto che dovrai regolare sia il saldo ADA che il saldo dei crediti con la seguente registrazione prima nota.

Ad esempio, alla fine dell'anno, stabilisci di non essere in grado di riscuotere una fattura da $ 1.000, che richiede di effettuare la seguente registrazione prima nota.

Data	Account	Addebito	Credito
31/12/2020	Indennità per crediti dubbi	$ 1.000
31/12/2020	Contabilità clienti		$ 1.000

Questa voce riduce permanentemente il saldo dei crediti nella tua contabilità generale, riducendo anche il fondo svalutazione crediti.

Esempio ADA 2

Utilizzando il metodo della percentuale di vendita, quando esamini i tuoi crediti correnti, stimi che il 15% dei tuoi crediti correnti sarà inesigibile. Se il saldo attivo dei tuoi conti correnti è di $ 25.000, calcoli il saldo ADA come segue:

$ 25.000 x 15% =$ 3.750

Alla fine dell'anno, stabilisci che $ 2.000 dei $ 3.750 non sono riscossi e dovrebbero essere cancellati. Puoi farlo con la seguente voce di diario:

Data	Account	Addebito	Credito
31/12/2020	Indennità per crediti dubbi	$ 2.000
31/12/2020	Contabilità clienti		$ 2.000

Un mese dopo, dopo che i fondi sono stati cancellati, uno dei tuoi clienti effettua un pagamento di $ 1.500. La prima registrazione prima nota riduce l'indennità per crediti dubbi aumentando al contempo il saldo dei crediti.

Data	Account	Addebito	Credito
31/12/2020	Contabilità clienti	$ 1.500
31/12/2020	Indennità per crediti dubbi		$ 1.500

Per registrare il pagamento stesso, devi quindi addebitare contanti e accreditare i conti attivi.

Data	Account	Addebito	Credito
31/12/2020	Contanti	$ 1.500
31/12/2020	Contabilità clienti		$ 1.500

Il fondo svalutazione crediti è importante per la tua attività?

Se non vendi ai clienti a credito, non è necessario utilizzare l'indennità per crediti dubbi. Ma se lo fai, sei destinato ad avere dei crediti inesigibili e il modo più accurato per tenere adeguatamente conto di tali crediti inesigibili è utilizzare un conto di contro asset per stimare quali saranno i tuoi totali per l'anno.

L'utilizzo dell'indennità per crediti dubbi è particolarmente importante per mantenere l'accuratezza del rendiconto finanziario, che dovrebbe essere importante per qualsiasi imprenditore, non importa quanto grande o piccola possa essere la tua attività.

L'utilizzo del fondo svalutazione crediti ti consente di creare rendiconti finanziari che offrono una rappresentazione più accurata della tua attività.

Esistono diversi metodi che puoi utilizzare per stimare la tua indennità per crediti dubbi. Qualunque sia il metodo che scegli, se offri credito ai tuoi clienti, dovresti iniziare a utilizzare questo conto contro asset oggi.