Che cos'è la contabilità?:Una guida per le piccole imprese

Non sei ancora sicuro di cosa sia la contabilità? Spiegheremo esattamente cos'è la contabilità, ti forniremo un'introduzione alla storia contabile e spiegheremo perché è importante utilizzare la contabilità nella tua piccola impresa.

La contabilità è l'atto di organizzare, registrare e analizzare le informazioni finanziarie, fornendoti una conoscenza finanziaria approfondita sulla tua attività. La contabilità svolge un ruolo fondamentale nella tua piccola impresa, aiutandoti a gestire qualsiasi cosa, dalla crescita del business alla ricerca di investitori e alla garanzia di un prestito aziendale.

Panoramica:che cos'è la contabilità?

Scommetto che non sapevi che in Mesopotamia sono stati trovati documenti contabili di oltre 7.000 anni.

Anche se questo fu l'inizio, la contabilità in partita doppia non fece il suo ingresso fino al XIV secolo quando Luca Pacioli, un caro amico di Leonardo da Vinci, inventò un sistema che utilizzava un libro mastro, un diario e un memorandum per registrare le transazioni.

Pacioli ha descritto da vicino il processo di contabilità in partita doppia nel suo libro "De Computis et Scripturis", che si traduce in inglese in "Reckonings and Writings", e in seguito divenne noto come il padre della contabilità e della contabilità.

Pensato per essere una sorta di genio, il libro di Pacioli è stato tradotto in cinque lingue, con i principi di base del libro utilizzati ancora oggi.

Tuttavia, è stato solo nel 19° secolo che è nata la moderna professione di contabile, con dottori commercialisti dal Regno Unito che arrivavano negli Stati Uniti per controllare le società britanniche.

Molti di quei contabili rimasero negli Stati Uniti, stabilendo infine pratiche contabili. Da lì, nel 1887, fu creata la prima società di contabilità statunitense, seguita presto dall'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA).

Il 20° secolo ha visto il maggior numero di sviluppi che hanno avuto un impatto sulla contabilità, con il Financial Accounting Standards Board (FASB) creato nel 1973, seguito dal Governmental Accounting Standards Board (GASB).

La creazione di questi comitati per gli standard finanziari alla fine ha portato all'istituzione dei principi contabili generalmente accettati (GAAP), che incorporano 10 concetti chiave utilizzati dal FASB come metodi contabili approvati. Oggi, la legge statunitense richiede che qualsiasi società quotata in borsa segua le linee guida GAAP.

Oggi si ritiene che organizzazioni come gli International Financial Reporting Standards (IFRS) svolgeranno un ruolo molto più importante nella creazione di standard contabili globali che possono essere adottati dalle aziende di tutto il mondo.

Tipi di contabilità

I contabili non preparano solo le tasse. Possono anche svolgere un'ampia selezione di servizi, tra cui la revisione dei rendiconti finanziari e dei rapporti di contabilità generale, l'indagine sulle irregolarità finanziarie e la preparazione e la revisione dei rapporti interni.

Non tutti i contabili svolgono le stesse attività, poiché variano a seconda del tipo di contabilità che stanno eseguendo. Diamo un'occhiata ad alcuni di questi tipi.

1. Contabilità finanziaria

La contabilità finanziaria tiene traccia, registra e riporta le transazioni finanziarie dell'azienda attraverso la preparazione e l'analisi dei rendiconti finanziari.

Piuttosto che essere preparate per uso interno, le dichiarazioni sono preparate per essere distribuite a persone esterne all'azienda, inclusi investitori, creditori e clienti. I rendiconti finanziari generalmente preparati dai contabili finanziari includono quanto segue:

• Bilancio: Il bilancio è una dichiarazione che riassume le attività, le passività e il patrimonio netto dell'azienda utilizzando l'equazione contabile:Attività =Passività + Patrimonio netto
• Conto economico: Un conto economico copre un periodo specifico e fornisce informazioni su profitti e perdite per quel periodo.
• Rendiconto finanziario: Il rendiconto finanziario mostra la quantità di denaro che fluisce regolarmente in entrata e in uscita dall'azienda durante un determinato periodo. Il rendiconto finanziario esamina il flusso di cassa derivante dalle attività operative, dalle attività di investimento e dalle attività di finanziamento.
• Dichiarazione degli utili non distribuiti: Il rendiconto degli utili non distribuiti copre un periodo specifico e mostra i dividendi pagati agli azionisti nonché tutti i fondi che vengono trattenuti dall'azienda per un uso futuro.

La contabilità finanziaria riporta le performance passate e non guarda al futuro. Esistono due tipi di contabilità finanziaria che le aziende possono utilizzare:contabilità di cassa e contabilità per competenza o partita doppia.

Molte piccole imprese utilizzano la contabilità di cassa, ma tutte le attività che hanno azionisti, così come tutte le attività quotate in borsa, sono tenute a utilizzare la contabilità per competenza.

2. Contabilità gestionale

A differenza della contabilità finanziaria, la contabilità gestionale è incentrata sui processi interni.

La contabilità gestionale, nota anche come contabilità dei costi, si concentra sul processo decisionale osservando la strategia attuale, le prestazioni attuali dell'azienda e la gestione del rischio, esaminando i costi fissi e variabili, i punti di pareggio, i costi di produzione e i prezzi di prodotti e servizi.

La contabilità gestionale utilizza i rendiconti finanziari prodotti nella contabilità finanziaria, ma genera anche i seguenti rapporti per uso interno:

• Costo del prodotto
• Budget operativo
• Analisi della varianza
• Costi basati sulle attività

Piuttosto che analizzare le prestazioni passate, la contabilità gestionale guarda sempre avanti per migliorare le prestazioni future.

3. Contabilità fiscale

La contabilità fiscale è regolata dall'Internal Revenue Code (IRC). I contabili fiscali collaborano con i loro clienti per garantire che le aziende, le organizzazioni non profit e i singoli contribuenti seguano correttamente il codice IRC.

Sebbene il ruolo di un commercialista comprenda la preparazione accurata delle dichiarazioni dei redditi e la presentazione tempestiva di tali moduli, i contabili fiscali offrono anche consulenza in materia di pianificazione fiscale, che include lo sviluppo di una strategia sulla situazione fiscale specifica di ciascun cliente per massimizzare le detrazioni e ridurre al minimo la responsabilità fiscale.

I contabili fiscali devono avere familiarità con le leggi fiscali vigenti e mantenere tale familiarità per servire adeguatamente i propri clienti.

4. Contabilità governativa

La contabilità governativa si concentra sulla spesa e sulla responsabilità di tale spesa, utilizzando i fondi per gestire una varietà di programmi.

• Fondo generale: Il fondo primario utilizzato dal governo per gestire le attività non finanziate da un fondo speciale. Le attività amministrative e operative sono generalmente pagate dal fondo generale.
• Fondo permanente: Un fondo permanente utilizza solo i guadagni del fondo a beneficio diretto dei suoi cittadini, come la distribuzione di dividendi annuali.
• Fondo per entrate speciali: Uno speciale fondo per le entrate viene utilizzato per raccogliere denaro dal pubblico da utilizzare per uno scopo specifico.
• Fondo per progetti di capitale: Un fondo per progetti di capitale viene utilizzato per costruire o acquisire un capitale. Una volta che l'attività è stata completata o acquisita, il fondo viene estinto.
• Fondo per servizi di debito: Un fondo per i servizi del debito viene utilizzato per il pagamento del capitale e degli interessi sul debito a lungo termine.

L'attività deve essere monitorata per ciascuno di questi fondi per fornire al pubblico informazioni su come vengono utilizzati i fondi pubblici.

In questo o in qualsiasi altro tipo di contabilità, il modo più accurato per gestire le transazioni finanziarie è utilizzare un software di contabilità, progettato per semplificare l'intero processo contabile, un vantaggio importante per gli imprenditori senza conoscenze contabili.

Il ruolo della contabilità all'interno delle aziende

È difficile immaginare di gestire un'impresa senza l'uso della contabilità. La raccolta e l'analisi dei dati finanziari fornisce agli imprenditori e agli investitori le informazioni di cui hanno bisogno per prendere decisioni informate.

Sebbene i rendiconti finanziari siano importanti per entità esterne come istituti di credito e investitori, svolgono anche un ruolo importante nelle decisioni aziendali interne. Queste decisioni possono variare dall'assunzione di un altro dipendente all'aumento del prezzo dei prodotti che produci.

Ad esempio, come fai a sapere se il tuo prodotto ha un prezzo troppo alto o troppo basso se non disponi di dati che ti dicono esattamente quanto costa produrre quel prodotto? Come fai a sapere quanti soldi ti devono i tuoi clienti se non gestisci correttamente i tuoi crediti?

Come faranno i potenziali investitori a sapere se dovrebbero investire nella tua azienda se non possono visualizzare il tuo reddito attuale? In che modo gli agenti di prestito decideranno di prestarti denaro senza prima dare un'occhiata al tuo bilancio?

La risposta breve è che senza contabilità, non saranno in grado di fare nessuna di queste cose. E non saprai se la tua azienda sta facendo soldi o perdendo soldi senza la consapevolezza che la contabilità fornisce.

Domande frequenti

• Mentre molte attività di contabilità e contabilità si sovrappongono, l'obiettivo della contabilità è la tenuta dei registri, mentre la contabilità è l'analisi. In altre parole, mentre un contabile può essere responsabile della registrazione delle transazioni, è compito del contabile determinare cosa significano quei numeri.

• Sì. Anche se le piccole imprese potrebbero non risentire dell'impatto di un'azienda più grande, è comunque necessario gestire il denaro in entrata e quello in uscita dalla tua attività. Man mano che la tua attività cresce, dovrai gestire le riconciliazioni dei conti, le buste paga, i debiti e i clienti.

• Buone notizie per coloro che lottano con la contabilità 101:la maggior parte delle odierne applicazioni software di contabilità per piccole imprese sono progettate per i non contabili, utilizzano termini facilmente riconoscibili e automatizzano gran parte del processo contabile.

La contabilità è una parte importante della gestione di una piccola impresa

Che tu stia gestendo un'attività di consulenza dal tavolo della tua cucina o un'attività fiorente che impiega dozzine, hai bisogno di contabilità.

Sì, ci sono scorciatoie che puoi prendere e sì, puoi registrare le transazioni su fogli di carta, ma è altamente raccomandato implementare e utilizzare un sistema di contabilità adeguato. Potrebbe sorprenderti apprendere che gestire la contabilità della tua piccola impresa è molto più semplice di quanto pensi.

Niente più scuse. Se il successo aziendale è importante per te, assicurati che un buon sistema contabile sia parte di esso.