Come creare un budget a base zero per la tua azienda

Il budget a base zero, a differenza di un budget standard, avvia il processo di budget da zero. Scopri di più sul budget a base zero per vedere se è adatto alla tua attività.

Il budget a base zero è un modo per cancellare la lavagna. Utilizzati frequentemente insieme a un piano strategico, i budget zero aiutano le aziende ad allineare i propri obiettivi alle proprie spese, eliminando le spese che non rientrano nel piano.

Scopri di più sul budget a base zero, sui suoi vantaggi e svantaggi e verifica se questo approccio può essere adatto alla tua attività.

Panoramica:che cos'è il budget a base zero (ZBB)?

Il budget a base zero, o ZBB, è il budget da zero:esaminare attentamente ogni spesa o spesa potenziale prima di decidere di aggiungerla al budget.

A differenza del budget tradizionale come un budget principale o un budget flessibile, che si concentra sui risultati storici, il budget a base zero viene utilizzato per allineare gli obiettivi strategici al tuo budget.

Differenze tra budgeting tradizionale e budget a base zero

Budget tradizionale	Budget a base zero
Guarda i numeri	Esamina gli obiettivi
Richiede poca analisi	Richiede la giustificazione delle spese
Si concentra sui costi	Si concentra sull'attività
È semplice da preparare	È un processo che richiede tempo
Si concentra sulle varianze	Considera tutte le spese allo stesso modo

Il budget a base zero viene spesso utilizzato quando le aziende cercano di tagliare le spese o riallocare i fondi disponibili in spese giustificabili.

La preparazione di un budget a base zero richiede in genere più tempo rispetto a un budget basato sui risultati, poiché ogni spesa viene attentamente considerata prima di aggiungerla al budget. Tieni presente che il budgeting a base zero presenta vantaggi e svantaggi, che spiegheremo in seguito.

3 vantaggi del budget a base zero

Ci sono molti vantaggi nella creazione di un budget a base zero, soprattutto se il budget dell'anno precedente era estremamente impreciso. Sebbene sia più dispendioso in termini di tempo rispetto alla creazione di un budget standard, dedicare del tempo alla creazione di un budget a base zero può ripagare.

1. Precisione

Quando giochi a una slot machine, molti giocatori di slot hanno affermato che i soldi che metti nella macchina cessano di essere denaro; è solo un numero nella parte superiore dello schermo.

I budget sono così. Una volta all'anno, ci sediamo tutti a un tavolo, bevendo caffè freddo e sgranocchiando pasticcini raffermo mentre determiniamo cosa dovrebbe entrare nel budget. In realtà, questa pratica raramente produce nuove informazioni, con la maggior parte dei dettagli del budget presi dal budget dell'anno precedente, con un aumento o una diminuzione presi in considerazione.

Questo processo richiede poco in termini di pensiero critico, o di pensiero, basandosi invece sull'importo speso nell'anno precedente.

Il budget a base zero elimina gli errori dell'anno precedente giustificando qualsiasi spesa aziendale inclusa nel budget piuttosto che riportare semplicemente gli errori dell'anno precedente.

2. Efficacia in termini di costi

Il budget a base zero riguarda sia il budget delle entrate che quello delle spese, con un'enfasi sulle spese. Tuttavia, anche un'analisi approfondita dei tuoi flussi di entrate fa parte del processo.

Ad esempio, le tue tazze da viaggio sono sempre state un venditore caldo con tutti i tuoi clienti. Ma la domanda di questi articoli è diminuita a causa del passaggio di più aziende al personale remoto. Di conseguenza, hai intenzione di ridurre il numero di tazze che acquisti per la rivendita nel nuovo anno, il che significa che i totali delle entrate dovranno essere adeguati così come le spese.

Questo è ciò che fa il budget a saldo zero. Elimina il rendimento passato, che potrebbe essere o meno adatto al tuo budget imminente, e ti costringe a scavare oltre i numeri fino alla base dietro quei numeri.

3. Migliore allineamento con gli obiettivi aziendali

A meno che tu non stia creando un budget per la prima volta, la creazione di un budget annuale spesso implica semplicemente l'aumento o la diminuzione dei totali del budget dell'anno precedente di una determinata percentuale. Questo non fa nulla per affrontare le carenze e le imprecisioni di budget, né si allinea con gli obiettivi strategici.

La creazione di un budget a base zero obbliga te e i tuoi dipendenti a esaminare attentamente ogni fonte di entrate e ogni spesa per determinarne la posizione nel budget e anche se merita un posto nel budget. Il budget a base zero ti aiuta a consolidare le spese tra i reparti, vedere esattamente da dove provengono le tue entrate e pianificare utilizzando solo tali informazioni.

2 limiti del budget a base zero

I vantaggi del budget a base zero sono evidenti. Ma ci sono alcuni aspetti negativi del processo di budgeting a base zero.

1. Dispendioso in termini di tempo

Anche per i proprietari di piccole imprese, la creazione di un budget a base zero non è un processo veloce. Questo perché ogni elemento pubblicitario nel tuo budget viene esaminato attentamente per vedere se è giustificato. Anche se sembra abbastanza semplice, può diventare rapidamente un processo noioso e dispendioso in termini di tempo. Non c'è dubbio che il risultato può fornire una precisione millimetrica che un budget standard non può, ma spetta a te determinare se è anche tempo ben speso.

2. È richiesta la partecipazione dei dipendenti

Se hai solo pochi dipendenti, questo non è un problema. Tuttavia, per le piccole e medie imprese con più reparti, la creazione di un budget a base zero significa anche che è necessaria la piena partecipazione di più dipendenti che rappresentano più reparti. Senza i rappresentanti di tutti i dipartimenti coinvolti, il budget a base zero non sarà accurato.

Come creare un budget a base zero per la tua attività

La creazione di un budget a base zero non è qualcosa che accade rapidamente. Al contrario, sarà necessario seguire alcuni passaggi di base per rendere il processo il più efficiente possibile. Se disponi di uno strumento di budgeting nel tuo software di contabilità, puoi utilizzarlo per creare il tuo budget a base zero, anche se sono disponibili numerosi modelli che possono essere utilizzati.

1. Identifica gli obiettivi

Prima di iniziare a inserire i totali del budget, è utile che i capi dipartimento identifichino i propri obiettivi. Ad esempio, se gli obiettivi del reparto vendite sono aumentare le vendite, è importante approfondire per determinare come ciò accadrà. Le spese seguiranno la stessa procedura.

Ad esempio, se si prevede di aumentare le dimensioni del reparto vendite, è necessario giustificare anche tale spesa aggiuntiva, con un corrispondente aumento delle vendite. Se hai costantemente pagato per una costosa campagna di marketing che ha portato a zero dollari, ora è il momento di rimuovere quella spesa dal tuo budget.

2. Determina come raggiungere gli obiettivi

Sebbene sia importante stabilire degli obiettivi, è necessario stabilire un percorso per raggiungerli. Verranno utilizzate campagne pubblicitarie? Verrà introdotto un nuovo prodotto? Cercherai di portare il tuo prodotto in più negozi? Aumenterai la tua presenza online? Queste sono tutte cose che devono essere determinate prima di completare il budget.

3. Esamina tutte le attività che producono reddito

Il budget a base zero può aiutare a ridurre le spese, ma può anche aiutare a individuare le opportunità per aumentare le entrate. Ciò è particolarmente importante per le piccole imprese con flussi di reddito limitati. Ad esempio, se vendi un solo prodotto, varrebbe la pena iniziare a venderne due o anche tre? La creazione di un budget a base zero consente di effettuare queste determinazioni.

4. Consolidare le attività e completare il budget

Dopo aver considerato tutte le entrate e le spese per la tua attività, puoi iniziare a consolidarle e dare priorità ai tuoi processi di spesa. Se stai attualmente eseguendo due campagne di marketing separate, perché non consolidarle in un'unica campagna e risparmiare denaro? L'obiettivo finale di un budget a base zero è utilizzare ogni dollaro di entrate per una spesa.

Esempio di budget a base zero

Se dovessi creare un budget standard per l'anno successivo, utilizzeresti i totali effettivi dell'anno in corso e basi il tuo budget su tali informazioni.

Ad esempio, il budget riportato di seguito mostra i totali del budget effettivo per il 2020. Se stavi creando un budget standard per il 2021, dovresti semplicemente esaminare ciascun totale e forse aumentare l'importo del 10-15%.

Il processo di definizione del budget in base zero è semplice, dal momento che si parte da zero, con ciascuna delle spese delle voci esaminate da vicino per determinare se la spesa deve essere aumentata, diminuita o eliminata.

Spese operative 2020
Affitto	$   35.000
Assicurazione	$     3.500
Elettricità	$     1.700
Gas	$     1.000
Internet	$     1.200
Telefono	$     2.500
Viaggi	$   15.500
Stipendi	$ 235.000
Forniture per ufficio	$     1.300
Spedizione e consegna	$   17.500
Manutenzione e riparazioni	$   11.000
Altro	$     4.100
Spese operative totali	$ 329.300

Ora sei pronto per preparare il tuo budget a base zero per il 2020. Sebbene le spese non variabili come affitto, gas ed elettricità possano essere leggermente modificate al rialzo per il nuovo anno durante l'esame delle spese, hai determinato alcune cose:

• Puoi risparmiare una notevole quantità di denaro cambiando fornitore di forniture per ufficio, con una riduzione da $ 1.300 all'anno a $ 900 all'anno.
• Esaminando le tue spese di viaggio per il 2020, ti sei reso conto che molti dei viaggi effettuati dai tuoi dipendenti non hanno contribuito ad aumentare le entrate per la tua attività. Ti sei anche reso conto che molti di quei viaggi e riunioni a cui hanno partecipato avrebbero potuto essere gestiti da remoto, a una frazione del costo. Come risultato di questi risultati, il tuo budget di viaggio scende da $ 15.500 a $ 7.500.
• La maggior parte delle operazioni di manutenzione e riparazione ha riguardato una vecchia attrezzatura, che è stata sostituita. Di conseguenza, puoi ridurre i costi di manutenzione e riparazione a $ 5.000.
• Sebbene in precedenza tutti i tuoi clienti usufruissero della spedizione gratuita, i costi di spedizione hanno continuato ad aumentare. Di conseguenza, addebiterai ai tuoi clienti i costi di spedizione per tutti gli ordini inferiori a $ 75. Ciò ti consentirà di ridurre il costo della spedizione da $ 17.500 a $ 10.000.
• Riunire i costi di Internet e telefono in un unico piano ti farà risparmiare più di $ 1.200 all'anno, portando il costo attuale di $ 3.700 a $ 2.500 all'anno.
• Ti libererai anche della categoria Altro, immaginando che se una spesa non ha una categoria in cui inserirla, può essere eliminata.

Spese operative 2021
Affitto	$   37.000
Assicurazione	$     3.650
Elettricità	$     1.800
Gas	$     1.100
Internet e telefono	$     2.500
Viaggi	$     7.500
Stipendi	$ 235.000
Forniture per ufficio	$        900
Spedizione e consegna	$   10.000
Manutenzione e riparazioni	$     5.000
Spese operative totali	$ 304.450

Utilizzando il budget a base zero, sei stato in grado di ridurre le tue spese di oltre il 7%.

Il budget a base zero è adatto alla tua attività?

Il budget a base zero è uno dei modi più semplici per allineare le tue spese ai tuoi obiettivi. Diversamente dal budgeting di alto livello o anche dal budgeting di progetto, il punto del budget in base zero è che ogni dollaro speso sia assegnato a una spesa particolare. L'utilizzo di un budget a base zero può anche aiutare a individuare le spese eccessive, nonché a identificare le priorità e finanziarle di conseguenza.

E anche se non utilizzi il budget in base zero ogni anno, la creazione di un budget in base zero ogni due o tre anni può aiutarti a riportare a fuoco le priorità della tua attività.